GS50财务软件操作说明集团.docx

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GS50财务软件操作说明集团

一、职责维护：

基础管理-系统管理-系统管理-职责维护

【创建到模板】：

将已经建好的职责创建成一个模板，方便以后利用模板快速创建职责。

【全局职责】：

授权岗位TAB页中的【全局职责】选中，表示该职责能被分配给所有岗位；如果要局限某几个单位的岗位分配，可以添加适用的组织范围。

二、岗位维护：

基础管理-系统管理-系统管理-岗位维护

【状态】：

职责当前状态，绿色表示当前为可以使用状态，红色表示职责为停用状态。

【创建到模板】：

将已经建好的职责创建成一个模板，方便以后利用模板快速创建职责。

【从模板创建】：

从现有的模板里进行快速创建职责的操作。

【查询】：

在快速查询文本框中输入职责的编号或者名称，点击查询，可模糊查询符合条件的记录。

授权岗位TAB页中的【全局职责】选中，表示该职责能被分配给所有岗位；如果要局限某几个单位的岗位分配，

可以添加适用的组织范围。

三、用户维护

基础管理-系统管理-系统管理-用户维护

【组织范围设置】：

点击【选择】按钮，系统出现组织选择界面，选择用户所属的组织即可，组织可以多选。

可以为用户指定一个默认组织，当用户分配的岗位中有隶属于此默认组织时，登录系统时当前组织为指定的默认组织。

【身份验证】

【身份验证策略】：

指登录系统时身份验证方式。

为用户设置了身份验证策略以后，登录时用户不能选择其它的登录方式。

现在系统支持单一身份认证、组合认证、混合认证三种方式。

单一身份认证是指传统的一种身份认证的模式。

组合身份认证是指认证两种认证方式，在登录时只有同时输入两种身份认证信息，同时通过认证才能登录系统。

混合认证是指可以选择多种身份认证方式，登录时只要通过一种身份认证即可。

【认证方式组合】：

为选择的身份认证策略选择认证方式，系统默认提供三种认证方式，并且支持扩展。

【授权岗位】

【添加】：

点击此按钮，系统弹出岗位选择窗口，选择相应的岗位后实现用户与岗位的关联。

如果用户关联

了多个岗位，可以指定一个用户登录系统时的默认岗位。

（注意事项：

用户选择了组织后，在添加岗位的时候才能调出用户组织下的岗位，不然只能添加系统岗位。

）基础数据

组织――单位定义

【公司性质】：

有三种选择，合并公司、抵消公司、普通公司。

若是一个合并公司，则不能进行相应的会计处理，

其会计信息由它的下属公司合并而来；若是一个抵消公司，则用于记录同属于一个合并公司的所有公司的内部交易

科目的余额，主要是来抵消合并公司的余额表及其它报表。

一个抵消公司可以同普通公司一样进行凭证处理、记账

等，但它主要的数据来源是普通公司的内部交易，根据内部交易产生记账凭证；若是一个普通公司，则可以进行各

种业务的处理。

【同时保存为内部往来单位】：

如果选择此项，则当保存单位信息后，系统同时会自动在往来单位定义功能中增加一个此内部单位的信息。

【内部往来单位编号】：

如果选择了前面的同时保存为内部往来单位，则系统会自动生成一个内部往来单位的编号，也可以自行修改成需要的编号。

【调整】：

调整单位到某个合并公司下。

可以在非启用和启用状态下进行调整。

账簿字义：

账簿定义是在组织定义之后，当组织定义中定义了一个核算单位后，核算单位就形成了一个主账，账簿定义就是提供为每个核算单位定义一个或多个副账的功能。

单位定义：

建立“地区”后，已使用的级数不允许修改，没有使用的级数，可以再次修改其长度。

如设置了三级地区，仅仅使用到第二级，那么第三级的长度可以修改。

【折算方式】：

有直接换算和间接换算两种选择。

该选项指原币折算为折算币时采用乘法还是除法。

若选择直接换

算，则折算币=原币*汇率；若选择间接换算，则折算币=原币/汇率。

账集是指具有相同核算性质的分类。

当一批单位具有相同的会计日历、本位币、科目体系时就可以设为同一类账集。

隶属于同一账集的单位受账集参数控制。

【往来单位分单位控制】：

不同普通公司的往来单位是否分开控制，如果分开控制，每个普通公司都拥有往来单位数据；如果不分开控制，则只共用一套往来单位数据。

分单位控制，则必须引用或分配才能使用；否则可以使用所有单位。

【核算项目是否分单位控制】：

核算项目如果分开控制，每个普通公司都拥有自己的核算项目；如果不分开控制，则只共用一套核算项目数据。

若分单位控制，则各个单位只能使用本公司维护的或集团用户定义的项目；否则所有项目都能使用。

【年度启用】：

可以定义本年年度启用标志，在初始完基础数据后，选择此选项，才能打开本年的会计期间进行账

务处理或者上年度进行账务年结。

【内部交易设置】：

可以定义未确认的内部交易是否可以结账、未确认的内部交易是否可以形成抵消凭证、是否允

许金额不相等的交易确认、对符金额按照最大还是最小确认。

总账

产品接口

总账系统属于财务财务管理系统的一部分，

既可独立运行又可同其他产品协同运转、

传递相关的数据和凭证，

下图

描述了总账产品与其他产品的关系，如图

1.3.1：

普通公司参数：

[数据单元优先列示]：

一般在打开报表时，报表显示在左边，数据单元显示在右边。

如果勾选了此参数，则数据单元显示在左边，报表显示在右边。

[报表取数默认数据单元]：

每个单位可指定本公司的一个默认数据单元，主要用于管理驾驶舱中如果没有定义指标公式的数据单元的话，则默认取该单元数据。

[批量打印调整纸型]：

如勾选了此参数，则当前公司在批量打印时，可以更改打印纸型。

如果不勾选该参数，则批量打印时仍不允许更改打印纸型。

[数据单元帮助显示单位树形列表]：

此参数是指定数据单元的显示方式，是则按树形结构显示，不是则全部列示。

例如在定义报表公式时，选择数据单元时弹出的帮助信息显示方式即由此参数控制。

系统设置：

【财务会计】【总账】【基础数据】【系统设置】

1、凭证选项

进入系统设置功能后，系统默认在凭证选项标签界面。

【凭证日期序时】：

控制同一类凭证是否实行序时编号，即凭证编号较大者的凭证日期必定大于或等于凭证编号较

小的日期。

选中此选项，系统将检查当前所做凭证的凭证日期是否大于或等于上一张凭证，满足此条件才允许保存。

不选此选项，则系统对此将不予以检查和控制。

【凭证必须完整】：

控制在制单时，是否允许保存不完整凭证。

选中此选项，系统将在保存凭证的时候进行凭证内

容完整性以及金额一致性的检查，通过检查才允许保存，如果总账金额与其辅助金额不符，借贷金额不一致，分

录或者辅助分录的任意信息缺失等，系统将予以提示。

不选此选项，则系统对此将不予以检查，则不完整的凭证也

可以保存。

【货币资金赤字警告】：

控制科目设置为现金或银行存款的现金科目，在凭证保存时，系统判断该类科目的借方余

额是否小于贷方金额。

选中此选项，若借方余额是否小于贷方金额，则会给出提示。

不选此选项，则系统对此将不予以检查。

注意事项

对于使用货币资金赤字警告这个参数控制，系统仅在凭证

保存时进行提示，如下图。

即使科目发生赤字，只要在提示窗口上单击【确定】按钮，凭证也允许保存。

如果想修改凭证，按【取消】按钮。

【凭证套打】：

控制是否用套打纸打印凭证。

选中此选项，系统可以在已经印刷好的凭证上的指定位置上打印凭证上的各项数据。

不选此选项，则系统对此将不予以检查。

【必须输入数量单价】：

控制设为数量账科目的凭证是否必须输入数量及单价才能保存。

选中此选项，设为数量账

科目的凭证必须输入数量及单价才能保存；不选此选项，在凭证输入时可以不输入数量及单价也可以保存。

【允许任何人修改不完整凭证】：

控制修改不完整凭证的用户限制。

选中此选项，则不同的制单人也可以修改不完

整凭证，不选此选项，则只有同一个制单人允许修改。

【允许修改凭证编号】：

控制制单时的凭证编号是否允许制单人进行修改。

选中此选项，则制单人可以修改凭证编

号；不选此选项，则只能默认系统自动形成的编号，不能修改。

【录入辅助信息摘要】：

控制进行辅助核算的科目在录入辅助信息是否需要录入摘要。

如果科目进行辅助核算，选

中此选项，那么在凭证辅助信息输入时需要录入用途一栏；不选此选项，则辅助信息中的用途将自动继承该辅助信

息对应其科目所在分录的摘要信息。

【制单时科目名称逆序】：

控制制单时弹出的科目帮助菜单中科目的排列顺序。

选中此选项，在选择制单界面选择科目所弹出的科目帮助信息窗口中，编号小的科目显示在前面；不选此选项，则编号大的科目显示在前面。

【制单使用系统日期】：

控制制单日期是否默认显示系统当前日期。

客户端右下角显示的日期即系统日期。

【允许修改其他人凭证】：

控制凭证修改人的限制条件。

选中此选项，不同的制单人也可以修改其他人做得凭证；

不选此选项，则只允许制单人修改其所做的凭证。

【只显示本人所做凭证】：

控制进行查询时显示的凭证范围。

选中此选项，在制单界面中只能查询当前制单人所做

的凭证，而不能显示其他人所做的凭证。

【显示所有凭证】：

控制进行查询时是否显示的凭证范围。

选中此选项，在制单界面中可以查询到全部凭证。

【联查时允许查看别人凭证】：

控制进行联查凭证时是否可以查询到别人所做凭证。

选中此选项，在进行账表穿透

联查凭证时，可以显示全部凭证；不选此选项，则只能查询到当前制单人所做的凭证。

【是否在制单的时候进行交易确认】：

若使用内部交易管理，控制制单时进行内部交易确认。

选中此选项，可以在

制单界面直接进行内部交易信息确认；不选此选项，只能在交易确认窗口进行内部交易确认，制单界面的交易确认

按钮将不起作用。

【允许凭证编号按制单人递增】：

控制凭证编号是否需要按制单人分段增加。

选中此选项，凭证编号可以分段递增，

即允许制单人甲所做的凭证编号是00001、00002、⋯，制单人乙所做的凭证编号是00100、00101、00102、⋯，制

单人丙所做的凭证编号是00200、00201、00202、⋯；不选此选项，则所有制单人的凭证都将按照00001、00002、

00003⋯编号

注意事项

允许的前提为允许修改凭证编号。

【制单保存时只提示一次金额】：

控制多条分录金额不正确的凭证在保存时系统给出的提示信息的条数。

选中此选项，如果有两条或多条分录金额不正确时，系统在进行凭证保存时只进行一次提示；不选此选项，则会给出多条提示信息。

【默认制单人】：

若使用内部交易管理要求自动生成抵消凭证或次交易方凭证，指定该凭证的制单人。

注意事项

在自动生成抵消凭证或次交易方凭证时，此项信息必须录

入，否则将无法生成凭证。

【默认审核人】：

若使用内部交易管理要求生成的抵消凭证或次交易方凭证自动审核，指定该凭证的审核人。

注意事项

在对生成的抵消凭证要求自动审核时，此项信息必须录入，

否则将无法对生成的抵消凭证进行自动审核。

【默认记账人】：

若使用内部交易管理要求生成的抵消凭证或次交易方凭证自动记账，指定该凭证的记账人。

注意事项

在对生成的抵消凭证要求自动记账时，此项信息必须录入，

否则将无法对生成的抵消凭证进行自动记账。

【默认凭证类型】：

若使用内部交易管理要求自动生成对方凭证，指定该凭证的凭证类型。

注意事项

在自动生成抵消凭证或次交易方凭证时，此项信息必须录

入，否则将无法生成凭证。

【默认消息接收人】：

若使用内部交易管理设置通过消息发送交易信息确认等信息，指定该交易的消息接收人。

注意事项

在使用消息功能确认内部交易时，此项信息必须录入，否

则将无法发送消息。

2.辅助核算

【制单中往来单位快速查找方式】：

设置在制单时查找往来单位的过滤方式。

3.其他

【财务主管】：

设置显示在凭证中的各普通公司财务主管的姓名。

【分级连接符】：

设置显示在凭证中的各级次科目、辅助核算等信息之间的连接符号。

【是否只显示本单位科目参数】：

控制普通公司在单位科目定义处是否只显示本单位的科目。

【数量精度】：

设置核算数量时结果保留几位小数。

【单价精度】：

设置账务处理时单价保留几位小数。

【允许误差】：

设置账务处理中允许计算误差的精度。

【引入时检查编号引入历史】：

设置在进行凭证导入时检查需要被导入的凭证编号是否已被导入。

【引入时检查内码引入历史】：

设置在进行凭证导入时检查需要被导入的凭证内码是否已被导入。

【财务会计】【辅助】【基础数据】【专项类别定义】

用户可以根据企业的实际情况进行定义。

先要规划好哪些方面的内容需要核算，大概多少类别可以够用，由此来规

则专项类别的编码结构。

在专项类别定义时，其编号是根据集团公共设置中的项目编码结构来生成的。

建立专项核算本身是为了简化科目，使核算和查询更方便快捷。

但如果是以下情况，则专项核算会更麻烦，那不如

直接使用明细科目更直观，更便于使用。

1.核算项目比较单一、项目个数较少，如核算工程，一个工程没有下一

级明细工程，不必分明细级。

2.核算的明细科目个数较少，级数较少,一般不超过三级。

因此并不一定都是做专项

核算的好，要考虑企业的实际情况而定。

专项类别允许的个数，与项目编号的长度有关，其计算公式为：

最多类别个数

=700

/

（项目编号长度

+1）

有些专项核算可能要核算累计发生，例如工程核算，一项工程可能要跨几年，

需要知道工程的累计投入，

象这样的

核算就需要设置“结转累计”选项，指年结时是否将累计发生转入下年。