五星级酒店招议标采购流程.docx
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五星级酒店招议标采购流程
五星级酒店招议标采购流程
五星级国际酒店招议标采购工作条例
一、招议标工作概述………………………………………………………2
（一）招标小组成立及组成成员…………………………………2
（二）招议标工作基本原则和要求………………………………2
二、招标说明书格式要求
（一）投标人须知………………………………………………3
（二）合同格式条款…………………………………………5
（三）标书格式合同及要求…………………………………………8
三、招议标采购处理细则
（一）招议标采购范围……………………………………………9
（二）实行询比价采购范围……………………………………9
（三）招议标市场调研…………………………………………10
（四）供应商选择………………………………………………10
一、招议标工作流程………………………………………………11
二、招议标评分标准及细则………………………………………12
三、合同签订………………………………………………………12
（一）合同签订权限及会审…………………………………13
（二）合同文本的对象处理…………………………………13
（三）合同终止及续签………………………………………13
一、招议标工作概述
为降低采购风险，满足酒店开业大批量物资采购需要，达到合理控制采购成本、提高采购效率、促进酒店开业进度的工作目标，经财务部牵头与酒店筹备组各部门成员一致讨论，按照天泰国际酒店筹备期采购工作要点，制定天泰国际酒店招议标工作条例，具体内容如下：
（一）成立天泰国际酒店招议标小组
根据筹备组全体成员会议讨论精神，二0一二年五月八日在芜湖天泰花园筹备处正式成立酒店采购招议标工作小组，具体成员名单：
组长：
***，副组长：
*****、成员：
******共***人。
（二）招议标采购工作基本原则和要求
1、物资招议标工作必须采取公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优的原则，进行“比质、比价、比服务”的综合评价。
2、招议标采购工作必须在财务部及采购部的监督下进行。
采购部负责组织物资的招议标工作，对授权范围内申购部门的招议标处理方式先评标，后将1-3家标书结果提交采购部负责人处再议标、定标，直至签订合同。
4、采购部组织招标的经办人员原则上不能参与议标与评标。
二、招标说明书格式要求
酒店招标文件
标书编号：
招标人：
*****国际酒店
1、投标人须知页码
2、合同格式页码
3、投标书格式页码
4、货物需求清单及报价表页码
5、资格证明文件页码
一、、投标人须知
为了切实做到“公开、公平、公正、透明”，引导投标人进行正确投标，特制定本通告：
A总则
1、投标费用：
无论在投标过程中的做法和结果如何，投标人承担所有与编写和递交投标文件及样品有关的费用，招标人在任何情况下不负担这些费用。
2、采购用品要求：
适应五星级酒店档次的用品或一次性用品并要求提供多层次实物样品
3、采购方式：
招标人实行定价采购实施方案，对市场价格相对平稳的物资采取约定期内（一年）定价采购。
B招标文件
4、投标人应仔细审阅招标文件中所有须知、格式及条款。
投标人未按招标文件要求提供全部资料或提交的投标文件未对招标文件作出实质性响应，那么投标人所投的投标文件将视为废标。
5、如何要求对投标文件提出澄清的投标人，应在投标截止日期前按招标通知中载明的通讯地址以书面形式（包括信函、传真）通知招标人。
招标人对投标截止日期前收到的任何澄清要求以书面形式予以答复。
6、在投标截止日期前任何时候，无论何故，招标人可主动地或在答复投标人提出澄清的问题时对招标文件进行修改；招标文件的修改将以书面形式通知所有投标人，并对其具有约束力，投标人应立即以传真形式确认已收到该修改；为使投标人在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改，招标人可酌情推迟规定的投标截止日期。
C投标文件的编制
7、投标文件的组成：
（1）按规定填写的投标书格式和投标报价表；
（2）证明投标人有资格投标以及如果中标有能力履行合同的证明文件；
（3）证明投标人提供的物品及其辅助服务是合格的，并符合招标文件要求的证明文件。
8、投标书格式：
投标人应填写招标文件中提供的投标书格式及其适用的投标报价表，注明提供的物品、生产厂家、品牌、价格、服务承诺。
9、投标报价：
报价为一轮报价，价格为到达招标人公司综合含税价，含17%增值税。
投标人在投标文件所附的投标报价表上写明的拟提供物品的单价在合同执行过程中是固定不变的，非固定的投标价格将被招标人拒绝。
10、投标文件的式样和签署：
投标文件须由投标人或经正式授权并对投标人有合同约束力的人签字，后者将“授权委托书”以书面形式附在投标文件中。
投标报价表每页须有投标人签字和盖章。
投标文件中不许有加行、涂改，若有涂改须由签署投标文件的人进行签字；传真投标概不接受。
D投标文件及样品的递交
11、投标人应将投标文件及相应样品密封后，在投标截止日期前递交至招标人，并注明招标编号及在规定的开标日期前注明“不准启封”的字样。
12、提交投标文件截止日期为2012年**月**日前，对于迟交的投标文件及相应样品，招标人将拒绝接受。
13、投标人在投标文件提交后可对其进行修改或撤消，但招标人须在提交投标文件截止日期前收到该修改或撤回的书面通知，投标截止日期后不得修改投标文件。
E开标和评标
14、开标
（1）招标人在规定的时间、地点开标，不邀请投标人参加。
（2）为有助于对投标文件的审查、评估、比较，招标人可以请投标人澄清其投标内容，提出澄清的要求与答复均应是书面的，但不得要求或提出改动价格或对标书内容进行实质性的修改。
15、评标方法：
招标人在评标时，通过对样品质量的比较，在同等质量的前提下，以投标质优价廉者中标，除考虑投标人的报价外，将会综合考虑以下因素：
a投标人的保供能力、交货周期；
b与合同条款规定的付款条件的偏差；
c提供售后服务的情况；
d投标人的资信、存货等情况。
F授予合同
16、招标人将把合同授予中标人；在授予前，仍需进行资格审查。
如果通过，则授予合同，否则，招标人将对候选的投标人的能力做类似的审查。
17、合同签定：
（1）中标人确定后，招标人将以书面形式通知中标人，并将中标结果通知所有未中标的投标人。
（2）中标通知书对招标人和投标人具有法律效力。
若中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。
（3）中标人在收到中标通知书后，应在中标通知书规定的时间内，派授权代表前来签定合同。
（4）为保证招标人2013-2014年一次性用品的正常供应，避免出现投标人采用先压低投标价格中标，执行合同过程中以次充好或要求提价否则不予供货等不正当手段竞争等情况发生，中标人在签署合同前，需交纳元整（RMB：
元）履约保证金。
二、合同格式
定价供货协议
卖方：
卖方合同号：
买方合同号：
签订地点：
买方：
签订日期：
第一条产品名称、数量、金额、供货时间等：
一、名称、规格型号、品牌：
详见附件一
二、合同单价：
详见附件一
三、交货时间、要求：
（1）卖方应按确定的品牌，根据买方实际需求清单，及时组织供货。
为保证买方急需，卖方应适当备有库存。
若卖方不能及时满足买方需求，影响买方经营的，买方享有解除合约之权利。
（2）交货时卖方须随货附交货清单，交货清单内容应包括：
产品名称、规格型号、品牌、生产厂家、数量等。
交货清单一式三联，经买方验收签字后，一联留买方，一联结算时附发票后，一联由卖方留存。
（3）卖方代办运输影响交货时间，由卖方承担责任，并设法采取补救措施，确保买方营业需要。
（4）卖方应当按适应五星级酒店档次的确定品牌供货，不得随意更改。
在特殊情况下（该品牌市场缺货，或市场质量状况较差），需更换品牌时，卖方必须要事先取得买方的同意后保质供货，价格双方另行商定。
第二条质量要求
一、卖方应当保证所供产品的质量正宗，如买方发现有假冒产品，卖方除负责及时调换外，还要在履约保证金中每次扣除元，若因产品质量问题造成买方损失的，还需另外赔偿买方经济损失。
在约定期内发生两次所供产品为假冒产品的，买方将解除供货协议。
二、当产品本身存在质量缺陷，买方有权选择退货或调换，卖方须及时补缺，保证买方营业正常需求。
第三条交（提）货地点、方式：
一、交货地点：
买方营业地
二、交货方式：
按买方实际需求清单供货。
第四条运输方式及到达站、费用负担：
一、运输方式、到达站：
汽运至买方营业地。
二、费用负担：
卖方负责承担。
第五条验收标准、方法及提出异议的期限。
一、验收标准：
按合同第二条执行。
二、验收方法：
以买方验收为准。
三、提出异议的期限：
若质量和数量有异议，在货到30日内提出。
第六条结算方式及期限：
产品验收合格（符合合同有关条款）后次月结算，在卖方提供有效发票和运输发票后支付。
第七条违约责任：
一、卖方违约责任：
（1）卖方不能交货的，应向买方偿付违约金。
产品的违约金为不能交货部分货款总值的10%；
（2）卖方所交产品的名称、规格、数量、质量等不符合合同规定的，由卖方负责包换或包退，并承担调换或退货而支付的实际费用。
卖方不能调换的按不能交货处理；超过交货期的按逾期交货处理。
（3）逾期交货的应比照中国人民银行有关延期付款的规定，按逾期交货部分货款总值计算，向买方偿付逾期交货的违约金。
（4）产品发错到货地点或接货人的，卖方除应负责运交合同规定的到货地点和接货人外，还应承担买方因此多支付的一切实际费用和逾期交货的违约金。
（5）卖方未经买方同意，单方面改变运输路线和运输工具的，应当承担由此增加的费用。
二、买方违约责任：
（1）实行送货或代运的产品，买方违反合同规定拒绝接货的，应当承担由此造成的损失。
（2）由于买方保管、贮存和使用不当等原因造成的产品质量问题由买方负责。
第八条解决协议纠纷的方式：
双方协商解决，若协商解决不成，向买方所在地法院（芜湖市中级人民法院）起诉。
第九条其它约定事项：
本协议价格在约定期限内一般情况下不作调整，若市场价格波动较大，双方另立协议确定价格。
未尽事宜，双方另行协商。
第十条协议约定期限
本协议约定期限为自2012年×月××日起至2013年×月××日止。
有效期一年。
第十一条本协议附件一均为本协议不可分割的组成部分，与协议正文具有同等效力。
第十二条对本协议条款的任何变更、修改或增减，须经双方协商同意后授权代表签署书面文件，作为本协议的组成部分并具有同等的效力。
第十三条本协议自双方授权代表签字、盖章后生效，协议一式四份，买卖双方各持两份。
买方：
卖方：
地址：
地址：
法定代表人：
法人代表人：
委托代理人：
委托代理人：
经办人：
经办人：
电话：
电话：
传真：
传真：
开户银行：
开户银行：
帐号：
帐号：
邮政编码：
邮政编码：
税号：
税号：
附件一：
定价物资供货清单
（品名、规格、数量、单价、金额、包装等）
三、投标书格式
致：
天泰国际酒店有限公司
根据贵方为2012-2013年一次性用品招标采购的投标邀请（标书编号2012××××），签字代表（全名、职务）经正式授权并代表投标人（投标人名称）提供下述文件及物品。
1、投标报价表；
2、资格证明文件；
3、适应五星级酒店标准的投标实物样品
据此函，签字代表宣布同意如下：
1、所附投标价格表中的报价为有效的。
2、投标人将按招标文件的规定履行合同责任和义务；
3、投标人已详细审查全部招标文件，包括澄清函和修改文件以及全部参考资料和有关附件，投标人完全清楚其应放弃提出一切引起含糊不清或误解的权利；
4、本投标自开标日起有效期为个工作日；
5、投标人同意提供按照买方可能要求的与其投标有关的一切数字或资料，并对买方可能不接受最低价投标及任何投标表示理解。
投标人名称（公章）：
授权代表姓名：
地址：
电话：
四、货物需求清单及报价表
五、格证明文件
1、业执照
2、公司简介
3、税务登记证
4、法人证书
5、法人代表授权书
6、卫生许可证（投标单位）
7、卫生许可证（产品生产单位）
8、近期主要业绩
9、商标使用许可证
10、单个品种检验报告
11、经审计的2011年财务报表
12、其他：
最近3年本公司牵涉的主要诉
三、酒店物资招议标采购处理细则
（一）招标工作范围及要求：
1、酒店开业所需的家具用品、陶瓷器皿、客房易耗品、清洁用品、棉织品、电器设备、印刷品、柴油、液化气以及必备的办公用品、修理用品备件、还包括酒店开业以后用的大米、食用油、等各项物资原则上必须通过招议标进行采购。
2、开业物资采购申请单中的单类品种一次性需支付5000元以上或月累计支付超5000元以上，且属于酒店开业后常用的采购物资，需经过招议标进行采购。
3、除酒店开业物资采取招标采购外，酒店正常营业后，招议标工作每年进行一次，合同到期前二个月由采购部协同使用部门开始准备下一阶段的招议标工作，及时确定新的供应渠道，签订新年度的供货合同。
合同执行过程中如遇供应单位严重违反合同约定，造成酒店利益损失的可终止合作关系，采购部重新开展招议标工作，寻找新的供应单位。
4、招议标确定的供应商在合同有效期内多批次供货，每批次价格可根据市场变化，实行询比价确认。
（二）实行询比价采购范围：
1、采购的物资只能从唯一渠道获得采购的物资或天泰集团内已进行招议标的。
2、使用数量小，无批量优势，用招议标采购不能进一步降低价格的物资。
3、、供应商供货范围和品种因公司经营变化而发生变动，单次采购总金额低于5000元，且只需采购部采取单批次购置时。
4、酒店营业后的鲜活原材料及调味品均实行询比价采购，且价格按每期鲜活及调味品定价执行，询价人员由采购部、财务部及餐饮部厨房三个部门组成。
5、对特批的计划外物资按照货比三家的原则实行零星紧急采购。
（三）招议标市场调研要求
采购部和使用部门应积极开展市场调研，做好招议标前的准备工作（标的、标书的拟定等），统计拟定招标物资的原采购渠道、原采购价格和预计需求量，并进行市场调研，对招议标物资的市场分布、生产厂家进行了解，提交对前期供货单位合同履行情况的评审报告，努力寻找满足资质条件的新渠道。
对不具备招标采购的物资做好询价、比价和议价工作，并建立各类物资市场价格原始台帐。
对不具备招标条件的物资采购调研应按以下操作程序进行：
1、采购员或已授权的使用部门需在市场调研的基础上，要初步对有意向合作单位进行评估。
2、收集各种有效证件：
包括产品经销单位资信证件、产品生产单位资信证件等相关的有效证件。
3、提供三家以上符合要求的供应商报价。
4、由采购部负责人进行审核，并派人进行针对性的市场调研，补充资料。
（四）供应商选择
1、供应商资信的审查
由采购部、财务部和使用部门根据采购部收集的资料、生产厂家、价格及其变化趋势进行综合调查、分析、论证后，对有资格供货的供应商进行资信审查（注册资本、企业信誉、违规行为、产品质量和经营范围等），以确定是否具有供货合同履约能力和独立承担民事责任的能力。
2、供应商的选择原则及评定
采购部根据市场调查的结果，会同相关部门拟订招标供应商，参加投标厂商不得少于三家。
招标书送达后集体（招标小组和使用部门责任人，重要标书须有董事长参加）揭标、评标，议标，然后确定中标单位。
四、招标采购工作流程
1、统计招标材料
物资申购部门需按照物资采购的招议标范围，汇总所属部门招议标物资的采购需求量，协同采购部寻找5-7家供货商，开拓采购渠道、掌握采购价格。
2、供应商评审
采购部或使用部门按照比质、比价、比售后服务原则从5-7家供应商当中选取3家供货商的详细资料提交各酒店招议标小组，经小组成员初步评议后进行公开发标，下达招标通知。
3、招投标对象递送标书
招标对象必须按照酒店招投标的规定要求和时间节点向酒店采购部投送标书，若延迟投递标书，将被认为弃标。
4、招标小组评标效力
采购部在收到供应商密封的标书后需提前二天通知招投标小组成员，告知：
评标时间、评标地点。
若财务部或超过评标小组半数以上（评标小组共7人）成员因故未能按规定时间抵达开标现场，不得评标。
5、评标
招标小组进行集体评标，依据评分规则经达成一致意见后，以书面形式初步议定评标单位，财务部负责评标过程中原始单据收集，留档备存。
6、定标
招标小组在第一时间内将招标小组评标结果进行上报，经董事长批复后，由采购部通知中标单位与采购部签订供货合同协议。
五、招议标评分标准及细则
1、价格标准
招标小组成员在揭标后需严格按照招标单位提供的货品价格进行评分，在价格评分过程中，小组成员要充分考虑该货品的品牌效力和市场占有率予以客观评价。
2、质量标准
作为评标的一项重点，招标小组在进行质量标准评分时要对招标货品的规格、大小、成色、紧密度等产品本身因素并结合该货品价格及市场口碑进行评分。
3、环保、售后及其他
招标小组成员在进行完价格、质量评分后，还要结合货品的环保要求、特殊物品微量元素含量（如家具类）、以及可提供质保、售后服务进行综合打分。
六、采购供货合同签订
1、正式合同签订隶属于酒店采购部。
根据招标、议标结果，采购人员要参照《合同法》及相关规定要求拟定规范的合同，由采购、财务等相关部门审核后，办理“合同审查会签单”，报酒店总经理和董事长批准后正式签约。
合同签订后，合同原件及会签表原件交财务部，比价原始资料由采购部留存。
2、合同签订原则
原则上所有物资的采购都需签订正式的文本供货合同，并确保供应单位资信齐全。
对于酒店开业后鲜活原材料等以个体名义经营的供货商在合同或合作协议中需提供固定的经营场所、有效证件及联系方式。
3、招议标采购非合同类采购货品处理
零星购入对质量要求不高、购买数量少、单位价值不超过200元、不涉及售后服务、不涉及质保索赔事宜且每次采购总金额不超过1000元的物资（包括备件、办公用品）采购可不签订合同，并可以在市场中直接以现金采购。
4、合同变更或续签
物资供应合同在实际执行过程发生变更，经双方协商可以终止合同，并按合同签订程序重新签订合同或选择新的合同单位。
若在合同执行过程中，供货方违反合同约定事项，严格按照合同违约条款。
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