恒悦星级酒店物资采购管理制度采购供应链管理.docx
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恒悦星级酒店物资采购管理制度采购供应链管理
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第一章总则
一、为规范酒店物资采购管理工作，提高物资采购质量、降低物资采购成本，使酒店物资采购工作有章可循，特制定本制度。
二、采购部为酒店物资申购单受理、物资市场调查、物资供应商比选、物资采购实施及采购物资质量跟踪的主要责任部门。
三、本制度所述的物资采购，不包括因专项服务需要而进行的服务采购、建设工程项目的物资采购、营销广告采购等。
四、本制度涉及采购的物资，分为固定资产、低值易耗品、其它营业性物品等三大类，各大类又分若干小类。
1、固定资产类（分类见酒店《固定资产管理制度》）；
2、低值易耗品类（分类见酒店《低值易耗品管理制度》）；
3、其它营业性物品类：
A类：
办公文具、日杂用品、维修配件、药品、花草、柴油、餐具、厨具类；
B类：
布草、印刷品、机币、一次性客用品类；
C类：
干货、海鲜、三鸟、鲜活、药材、腊味、冻品、蔬菜、水果类；
D类：
粮油、餐料、烟酒类；
E类：
精品、奖品类。
第二章物资申购单（表）的填报、受理和变更
一、物资申购单（表）包括《固定资产申购表》、《低值易耗品申购表》、《月度采购计划表》（见附件一）、《出品部每日入厨物资计划表》、《采购申请单》（见附件二）。
二、物资申购单（表）的填报办法
（一）固定资产、低值易耗品类：
申购表的填报按酒店《固定资产管理制度》和《低值易耗品管理制度》执行。
[A]
（二）其它营业性物品类：
按填报频率分定期填报和不定期填报两种，其中：
A、D类按月填报；C类按日填报；B、E类不定期填报。
1、定期填报的：
1）A、D类（按月填报）：
（1）实行“先计划后申购”的办法。
申购部门须在每月25日前填写次月《月度采购计划表》，经仓库主管核实库存情况后送财务部成本经理审核。
审核后原件返回申购部门，后者复印三份，自行留存一份，送财务总监和成本部各一份，原件送采购总监签收；[A]
（2）需申购时，申购部门根据上述计划表填写《采购申请单》——财务总监审核——采购总监签认。
[A]
2）C类（按日填报）：
申购部门填写《出品部每日入厨物资计划表》或《采购申请单》——部门负责人签认——采购总监签认。
[A]
2、不定期填报的：
1）B类：
（1）部门新购：
a）申购部门须在货到前六十日前提出书面申请——部门负责人签认——总经办审批——申购部门和营销部提供样式送采购部——采购部提供物资样板——申购部门和营销部签认样板（三份）——供应商签认样板。
样板由财务部仓库、供应商和采购部各存一份（其中布草类物资样板只需一份，由布草部保存）。
样板的管理按酒店《样板管理规定》执行；[B]
b）确认样板后，申购部门填写《采购申请单》——部门负责人签认——财务总监审核——采购部签认。
[B]
（2）仓库补货：
仓库主管根据物资定额库存量下限填写《采购申请单》（其中布草类由布草部申购）——部门负责人签认——财务总监审核——采购总监签认。
采购部以仓库最近进货物资为样板进行采购。
如须改板时，按前款“部门新购”程序执行。
[A]
2）E类：
申购部门填写《采购申请单》——部门负责人签认——财务总监审核——采购总监签认。
[A]
（三）《出品部每日入厨物资计划表》、《采购申请单》均一式三联，申购部门送采购总监签认后，自行留存一联，送采购部和仓库各一联。
[A]
三、物资申购单（表）送达采购部的时间
上述各类采购物资的申购单（表）须按以下时间送达采购总监签认。
1、固定资产类：
货到前十天；[A]
2、低值易耗品类：
货到前十天；[A]
3、营业性物品类：
1）A类：
货到前三天；
2）B类：
货到前三十天；
3）C类：
货到前一天下午3时前；
4）D类：
货到前二天；
5）E类：
货到前七天。
四、物资申购后的变更
1、经审批同意的物资申购单（表），如出现下列情况，申购部门须立即以口头或电话方式通知采购部，并在一小时内填写《物资采购变更申请单》（见附件三），办理正式变更手续。
[B]
1）相关技术部门或资产管理员根据市场情况提出更为合理的购买建议时；
2）团体宾客接待被取消时；
3）其它原因。
2、采购部签收申购部门提交的《采购变更申请单》前后：
1）未下订货或送货单的，由采购部人员在申购单原件上签名撤消并知会申购部门及仓库；[A]
2）已下订货或送货单的，采购部须立即以电话或传真方式通知供应商取消订货或送货单并取得其确认（必要时须书面确认），或通知采购员停止采购。
经磋商确定不能取消的订货或送货单，采购部在《采购变更申请单》上注明原因——采购总监签认——财务总监签署意见——总经办审批。
审批同意后，按审批意见办理。
《采购变更申请单》原件由采购部留存，复印件送仓库及使用部门各一份。
[A]
第三章物资供应商的选定
一、物资供应商分为固定供应商和零星供应商。
1、对需求频繁、需周期性采购的低值易耗品或其它营业性物品，酒店采取与供应商签订供货合同（协议），货款以月结、季结或批结方式支付时，其物资供应商定为固定供应商；
2、对由采购部随机采购，并以现金交易方式支付货款的供应商定为零星供应商。
二、固定供应商的选定
1、日常工作中，采购部根据物资申购部门的申购要求，通过实地考察、查阅资料、参加展会、同行介绍或网络媒体等方式进行市场调查，详细了解物资的市场供应状况、相关供应商的资质证书、资信状况、交货条件、售后服务及产品质量、性能、价格等情况，如实填写《供应商调查表》（见附件四）；[B]
2、采购部按照生产厂家→代理商→经销商→批发商→专业供应商调查顺序，以质优价廉、资信良好、售后服务佳为原则对供应商进行筛选。
属技术性采购物资的，技术部门应参与筛选，技术部门加签技术意见。
筛选后，至少选择三家以上的供应商作为比选对象，由采购部填写《供应商比选表》（见附件五）；[B]
3、《供应商比选表》经采购部提供比选建议，采购总监签署意见后，连同《供应商调查表》报总经办审批；[A]
4、总经办批准选定的供应商，同类低值易耗品和同类其它营业性物品的采购至少选定两家作为固定供应商。
采购部根据批复意见，按酒店《合同管理制度》的有关规定与其签订采购合同（或协议）；[B]
5、酒店各部门参与物资申购人员一律不得泄露固定供应商的调查与比选情况。
[B]
三、零星供应商的选定
1、采购员根据申购部门的要求，根据“货比三家”的原则，按照生产厂家→代理商→经销商→批发商→专业供应商顺序，对所购物资的质量、价格等进行比选后，选定合适的零星供应商；[B]
2、采购业务完成后，采购员将选定的零星供应商的名称、地址、联系电话等登记在《零星供应商登记簿》上。
采购部行政秘书定期整理建档。
[A]
四、采购部可将信誉良好、供货质量有保障、价格合理的部分零星供应商推荐为酒店的固定供应商，并按本章第二条“固定供应商的选定”程序执行。
第四章物资采购方式的确定
一、酒店物资采购方式分为固定采购、直接采购、招标采购等三种。
1、固定采购：
指酒店与固定供应商签订合同（协议）（以下统称合同），由固定供应商在合同期内持续供货的采购方式。
供货合同原则上使用酒店合同文本。
如须使用供应商提供的合同文本，采购部须对其合同条款审核修订并与供应商协商一致后，报总经办审批。
审批同意后按酒店《合同管理制度》的有关规定执行；[A]
2、直接采购：
采购部根据经审批同意的申购单，在确定固定供应商无相关申购货源或与固定供应商的合同中未包括相关申购货源时，采购员采用现金交易方式向零星供应商采购的方式；
3、招标采购：
对大宗物资或重要设备，参照国家物资采购招标的相关办法及地产公司《项目发包管理制度》的有关规定，由采购部配合相关部门草拟物资采购招标方案，经总经办审批同意后，以公开招标、邀标或议标方式采购时采用的方式。
二、采购方式的确定：
1、固定资产类视情况采用招标采购、固定采购或直接采购方式，具体采购方式由采购总监建议报总经办审批确定；[A]
2、低值易耗品类视情况采用固定采购或直接采购方式，具体采
购方式由采购总监确定；[A]
3、其它营业性物品类中的A、B、C、D类物资一般采用固定采购方式。
特殊情况下的采购方式由采购总监确定；[A]
4、其它营业性物品类中的E类物资视情况采用直接采购或固定
采购方式，具体采购方式由采购总监确定。
[A]
第五章物资采购价格的审批与调整
一、酒店物资采购价格的审批分为固定采购价格审批和直接采购价格审批。
（一）固定采购价格的审批
1、每月23日前，采购部要求固定供应商将次月的物资供应价格以书面形式报价，并于二个工作日内对上述报价进行市场调查、核实，与供应商协商调整后，填写《固定采购物资定价表》（见附件六）——采购总监签认——财务部成本经理审核——使用部门负责人签认——总经办审批。
审批后的原件由采购部保留，另复印三份，送财务部、使用部门、供应商各一份；[A]
2、对《固定采购物资定价表》中未列明但供应商可供货的物资，由采购部和供应商初步协商价格后送货，再按前款程序于二个工作日内补办定价手续；[A]
3、财务部或使用部门如对本月已审批的固定供应商物资供应价格有异议时（高于市场价），持异议部门将相关情况书面知会采购部，采购部据此进行市场再调查，如调查情况属实，采购部于十个工作日内与供应商磋商调整物资供应价格或另选供应商；如情况不属实，采购部书面陈述原由反馈给财务部或使用部门，如财务部仍有异议的，由其报总经办审定。
[B]
（二）直接采购价格的审批
1、采购部对物资市场价格进行调查后，填写《直接采购物资参考价格表》（见附件七）——采购总监签认——财务部成本经理审核—使用部门负责人签认——总经办审批。
审批后的原件由采购部保留，另复印一份送财务部；[A]
2、《直接采购物资参考价格表》中已核定的价格原则上为物资采购价格的上限。
当物资的采购价格高于参考价格的核定价格需要调整时，按下述第二条第3款执行。
二、物资采购价格的调整
1、对经审批确定的物资采购价格，采购部须每月进行市场价格调查，收集、分析相关资料并以此作为价格调整的依据；[A]
2、固定采购价格的调整：
每月调整一次。
采购部根据市场价格变动情况或使用部门要求，每月与固定供应商对《固定采购物资定价表》中的价格磋商调整后，按上述固定采购价格的审批程序执行。
[A]
3、直接采购价格的调整：
随时调整。
采购时：
1）采购部根据市场价格变动情况或财务部成本部的要求，填写《直接采购物资价格调整表》（见附件八）——采购总监签认——财务部成本经理审核——使用部门负责人签认——总经办审批。
审批后的原件由采购部保留，另复印一份送财务部；[A]
2）采购部按《直接采购物资价格调整表》中已核定价格的上限进行直接采购。
[A]
3）对《固定采购物资价格定价表》、《直接采购物资参考价格表》范围之外的物资，急需时可按紧急采购实施，并将物资采购价格纳入《直接采购物资参考价格表》。
第六章物资采购的实施
一、经采购总监签认的物资申购单（表），由采购总监统一安排采购工作。
[A]
二、采购部于每周五17:
00前，按次周固定采购物资的合同付款要求和直接采购借款计划，填写《资金使用计划表》，经采购总监签认后送财务部。
[A]
三、物资采购的实施：
（一）固定采购的实施：
1、采购部采购员凭经审批同意的《采购申请单》和《固定采购物资定价表》的物资采购价格，以传真或电话方式向固定供应商通知或下采购订货单（送货单），要求其予以确认；[A]
2、采购部行政秘书每天下午16:
30前清点《采购申请单》，对未按时到货的物资即时与采购员取得联系，由其向供应商催货。
采购部视情况签发《追货通知书》（见附件九）给供应商或与其取消采购订货或送货单另行采购。
必要时，相关部门按合同约定或《供应商承诺书》追究供应商的违约责任。
[A]
（二）直接采购的实施：
1、属直接采购的物资，采购部凭经审批同意的《采购申请单》和《直接采购物资参考价格表》的参考价格为上限直接采购；
2、属固定供应商不能按时供货且追货未果时，采购总监凭已向供应商下的《采购申请单》组织采购员直接采购。
[A]
（三）招标采购的实施：
采购部参照国家物资采购招标的相关办法、地产公司《项目发包管理制度》和酒店《合同管理制度》的有关规定实施。
四、凡因经营需要急于采购的物资，在未能按本制度第二章中的有关规定及时办理申购手续时，可作紧急采购处理：
[B]
1、固定供应商可供货时，采购部按经审批同意的《固定采购物资定价表》中的价格向其购买。
固定供应商缺货时，经采购总监批准，采购部可先按市场价直接采购，后按“直接采购价格的审批”程序补办价格审批手续。
[B]
2、申购部门须在一个工作日内补办申购审批手续，并将经部门负责人审批同意的《采购申请单》送达采购部。
[A]
五、申购变更的后续处理：
1、对定板制作的物资，采购部在接到申购部门取消订单通知后，供应商已完成或基本完成制作且不同意取消订单时，采购总监须在《采购变更申请单》上签署意见报总经办审批同意后返回申购部门，并按以下方式办理：
[A]
1）终止采购。
采购部与供应商协商后，按合同或双方约定向对方作合理赔偿；
2）保质期较长且日后可使用的物资，继续采购，入库待用；
2、非定板制作的物资，采购部接到申购部门取消订单通知时，采购员已完成采购的，经采购部与供应商协商后，按以下方式办理：
[A]
1）可退、换货的，按本制度第八章相关规定执行；
2）不能退、换货的，采购部报总经办审批后，按审批意见执行：
（1）入库待用；
（2）仍交申购部门使用；
（3）由财务部折价处理。
第七章采购物资的验收
一、采购物资由财务部或布草部（布草类）组织相关部门共同验收，采购部予以配合。
[A]
二、采购物资的验收根据经审批同意的物资申购单（表）、合同（协议）及相关验收资料进行，有样板的须按样板验收。
[B]
三、采购物资的分类验收：
1、固定资产、低值易耗品类：
按酒店《固定资产管理制度》和《低值易耗品管理制度》执行。
[A]
2、其它营业性物品类：
货到即验。
1）A、D类：
验收人员按《采购申请单》的要求对物资验收合格后，财务部仓管员填写《入库单》、《直拨单》或《验收单》；[B]
2）B类：
按《采购申请单》的要求和样板验收。
其中，布草类经布草部验收合格后，由布草部验收人员填写《验收单》或《入库单》；印刷品、机币类、一次性客用品类由财务部仓管员和使用部门共同验收合格后，由财务部仓管员填写《验收单》或《入库单》；[B]
3）C类：
验收人员按《出品部每日入厨物资计划表》或《采购申请单》的要求对物资验收合格后，由财务部仓管员填写《直拨单》；[B]
4）E类：
验收人员按《采购申请单》的要求对物资验收合格后，由财务部仓管员填写《验收单》。
[B]
四、验收人员对物资验收标准或物资质量的认可存在意见分歧时，原则上以使用或管理部门的意见为准。
[B]
1、使用或管理部门认为符合验收标准的，按上述验收合格办法执行；
2、使用或管理部门认为验收达不到申购要求，但仍可以使用时，须对物资的折扣量或折扣价提出建议，经采购部与供应商协商达成一致并报财务总监同意后，可验收进货；如达不成一致意见则按退、换货处理；[B]
五、验收人员对物资验收标准或物资质量的认可存在重大意见分歧时，财务部或布草部书面陈述原由报总经办审批。
审批后按审批意见办理。
[B]
六、验收不合格的物资按本制度第八章“采购物资的退、换货”执行。
[B]
第八章采购物资的退、换货
一、根据与供应商的合同（协议）或口头约定，酒店采购物资可办理退、换货的，按以下办法处理：
（一）对验收不合格的采购物资：
1、验收人员立即通知采购部；[A]
2、采购部立即与供应商联系，协商办理退、换货事宜。
[A]
1）属招标采购或固定采购的，采购部须视情况以适当方式即时通知供应商限期撤回需退、换物资。
如供应商不能按时撤回，由仓库主管根据物资情况报财务总监，财务部和采购部经协商后提出处理意见，采购部按合同有关条款及处理意见执行；
2）属直接采购的，由采购部直接办理退、换货。
（二）采购物资经验收合格后，使用或管理部门在使用过程中发现采购物资不符合使用要求时：
使用或管理部门填写《退货单》，陈述退、换货原因，将物资和《退货单》送仓库主管，仓库主管再将《退货单》送采购部，采购部与供应商联系，按上述招标采购、固定采购或直接采购的退、换货办法执行，同时，使用或管理部门须予以配合。
[A]
二、根据酒店《物资保质期管理规定》，其它营业性物品中可退、换货的C、D类物资：
1、有保质期的，仓库主管、使用部门按《物资保质期管理规定》中的保质期限，提前一个月填写《退货单》送采购部；[A]
2、采购部与固定供应商协商，通知其退换物资；[A]
3、因仓库、使用部门通知退、换货不及时，造成损失的，由财务部成本部将实际情况以书面形式上报总经办审批。
审批后，按审批意见执行。
第九章其他
一、采购物资中有保修期的物资，保修期内须保养或维修时，由使用或管理部门通知采购部，采购部联系供应商前来保养或维修；[B]
二、已过保修期须保养或维修的物资，经相关技术部门确认无法自行保养或维修时，采购部会同相关技术部门须提供两至三家供比选的外协单位以书面形式报总经办审批。
审批后，相关技术部门再联系经审批选定的外协单位进行保养或维修。
[B]
三、采购物资须保养或维修的，其保养或维修办法见酒店《维修管理制度》。
第十章附则
一、本制度的解释、修改权属总经办。
二、本制度经总经办批准后生效，自公布之日起执行。
校对人：
罗烨审核人：
郑子超批准人：
卢培
深圳z海悦国际酒店有限公司
二○○二年十二月十八日
附件一：
表格编号HG-03-K-001
z海悦国际酒店有限公司
月采购计划表
申请部门：
日期：
商品编码
名称
规格及型号
产地
单位
数量
预计到货日期
备注
成本部：
________采购部：
_________使用部门：
________制表：
_________
附件二：
表格编号:
HG-03-K-002
深圳z海悦国际酒店有限公司
采购申请单
申请部门：
日期：
NO：
0000001
物品名称
规格/型号
产地
单位
数量（重量）
采购方式
（本栏由采购总监以“√”、“×”方式选定）
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
固定；直接；招标
财务总监：
分管副总：
采购总监：
申请部门负责人：
附件三：
表格编号:
HG-03-K-003
深圳z海悦国际酒店有限公司
物资采购变更申请单
申请部门：
日期:
申购单号/申购日期
物品名称
变更内容
变更原因
□数量 □型号 □样板
采购总监意见：
签名：
财务总监意见（数量变更时）：
签名：
总经办审批：
签名：
申请部门负责人签名:
附件四：
表格编号:
HG-03-K-004
深圳z海悦国际酒店有限公司
供应商调查表
调查项目：
供应商名称
调查日期
地点
调查人员姓名
调查项目记录
营业
执照
1、营业执照（查看原件）：
1）注册名称：
2）注册地址：
3）注册资本金额：
4）法定代表人姓名：
5）经营范围：
6）营业执照有效期：
供应商办公场所状况
1、办公场所状况：
1）面积（估计）：
2）物业性质：
自有；租赁；写字楼；住宅
2、主要办公设备：
3、办公环境和办公秩序：
续表（反面）
供
应
商
类
型
1、供应商类型：
生产厂家；独家代理商；一般代理商；
经销商；批发商；零售商；
2、代理商证：
有；无；
3、经销商证：
有；无；
4、生产规模（如为生产厂家）：
5、产品有无鉴定证书：
有；无；
6、产品符合的标准名称：
；
7、产品已销售的数量和主要销售区域：
8、在深圳地区的主要客户名称：
9、产品性能及外观质量：
10、产品已获的荣誉称号：
售后
服务
调查
中发
现的
其他
问题
调查人员签名：
附件五：
表格编号:
HG-03-K-005
深圳z海悦国际酒店有限公司
供应商比选表
比选项目：
供应商
内容
供应商名称
供应商名称
供应商名称
供应商类型
生产厂家；代理商；
经销商；批发商；
专业供应商；零售商；代理商证；经销商证。
生产厂家；代理商；经销商；批发商；
专业供应商；零售商；代理商证；经销商证。
生产厂家；代理商；
经销商；批发商；
专业供应商；零售商；代理商证；经销商证。
价格
保质期
付款
方式
售后
服务
优惠
条件
其他
采购总监：
制表人：
附件六：
表格编号:
HG-03-K-006
深圳z海悦国际酒店有限公司
固定采购物资定价表
供应商：
制表日期：
商品名称
商品号
规格
单位
产地
上月定价
本月报价
本月定价
差价
最高价
最低价
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