会议服务教案.docx

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会议服务教案

会务工作

教学目

        通过本章学习，了解会务工作基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作环节和会务工作中文书工作。

教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化方法组织教学。

教学重点

       会议筹备工作；

       会议方案制作；

       会见及会谈操作程序及方法；

       案例分析。

教学难点 

       会议方案制作；

        会场布置；

       案例分析；

       技能训练。

教学时数

 理论教学4.0课时

 实训教学8.0课时

教学内容

案例导入：

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门领导光临，在请柬上把开会时间、地点写得一清二楚。

      接到请柬几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?

 一气之下，都回家去了。

     事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有及礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成不良影响也难以消除。

     这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？

会议由哪些要素组成？

哪几个是最基本要素？

      会议是人类群体有组织地会晤、议事行为或过程。

它需要三人以上共同参及，以一定方式聚合在一起，目是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导。

会议要素：

   1、形式要素：

会议名称、会议时间、会议地点、及会人员、会议方式。

   2、内容要素：

会议指导思想、会议议题、会议目、会议任务、会议作用、会议结果。

   3、程序要素：

会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定贯彻落实。

   4、财务要素：

会议经费、会议设备、会议服务设施。

最基本会议要素

     会议时间、会议地点、及会人员、会议议题、会议程序。

会议种类有几种？

     根据不同标准，常见会议种类有：

     按组织类型分：

内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

     按会期分：

定期会议和不定期会议；

     按出席对象：

联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；

     按功能性质：

决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

    按议题性质：

专业性、专题性、综合性等；

    按规模大小：

特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十　　　人或数人）等；

　  按召开方式：

常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

  　按及会者国籍及议题范围：

国内会议和国际会议等。

会议有什么作用？

（一）会议积极作用

   1．交流信息，互通情报。

通过会议报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上主观局限性。

    2．发扬民主，科学决策。

通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

   3．增强友谊，促进团结。

会议是人及人直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评及自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间了解，增进团结。

   4．统一认识，协调行动。

通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

   5．带动消费，促进经济。

成千上万会议，已经形成“会议产业”。

（二）会议负面作用。

   1．造成时间、精力浪费。

美国一位管理学家说过“领导人相当一部分生命要在会议中度过”。

前苏联一位文秘专家叫作卡婕琳娜曾引一份研究资料：

“会议比重占指挥员和专家工作时间30％～33％。

”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间40％是在开会。

”在我国，领导人员开会比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。

如果众多领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做事呢?

   2．金钱浪费。

开会就要用钱，越高级、越长、越大型会议，一般说来用钱越多。

会议费用有些是正当而必须，有些则是可用可不用，有些则纯属铺张浪费。

   3．信息重复、浪费。

有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

   4．滋长不正之风。

长期以来，有少数干部成了专门开会“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。

还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型会议型官僚主义者。

近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目赞助。

课堂讨论：

   你参加过一些什么样会议？

你是否喜欢这些会议？

为什么？

   会议申报及审批形式有哪些？

   口头申报、书面申报、会议申报。

   会议申报应遵循什么原则？

　精简从严原则、“一枝笔”原则。

指导会务工作原则有哪些？

   1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。

会议成本意识

   开会时要耗费经费，一般来说会议人工成本是这样计算：

会议成本=2ABT

    式中 A—及会者平均工资3倍（以小时计）;

          B—参加会议人数; 

          T—会议时间（以小时为单位）。

     A为及会者平均工资3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。

而会议总成本还需要加上开会所需经费。

会议秘书工作基本任务

   1，组织工作

   主要包括：

（1）协助领导确定会议议题；   

（2）根据议题安排议程、日程；

     （3）发会议通知，负责会议报到；

     （4）对及会人员进行编组；

     （5）布置会场，安排座次；

     （6）印发会议证件（出席证、列席证、工作证等）；

     （7）负责会议签到；

     （8）会中组织和协调；

     （9）会场其他组织和管理；

     （10）会外联络和协调（负责及会议有关邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面联系和组织）。

     （11）会议结束收尾工作。

   2．文书工作

    主要包括：

（1）会议文书起草；

（2）会议文书编写；   

    （3）会议文书印发及管理。

   3．生活管理工作

    主要包括：

（1）及会人员食宿管理；

（2）会议财务管理；

     （3）会议交通保障；

    （4）会议文化活动；

    （5）及会人员医疗保健。

   4．安全保卫工作   

    主要包括：

（1）会议保密工作；

（2）会议警卫工作；       

    （3）会场内外安全保卫工作。

   从以上秘书工作基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高要求。

秘书办会，离不开办文、办事能力。

会议工作最能集中反映出秘书综合素质。

会务工作具体内容

会务工作流程图

会前：

确定会议主题及议题→确定会议名称→确定会议规模及规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间及会期→确定及会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查

会中：

报到及接待工作→ 组织签到→ 做好会议记录→做好会议值班保卫工作→ 会议信息工作→ 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作→做好后勤保障工作

会后：

安排及会人员离会→ 撰写会议纪要→会议宣传报道→会议文书立卷归档→催办及反馈工作→会议总结

一、确定会议筹备方案（大中型）

     议题确定后，秘书人员应根据领导意图、工作需要，制定会议筹备方案。

会议筹备方案就是会议计划。

它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、及会人员、议程、日程及经费预算等项目。

具体如下：

（一）、确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）、确定会议议程。

（四）、确定会议时间和日期。

（五）、确定会议所需设备和工具，要满足会议需要

（六）、确定会议文件范围，并做好文件印制或复制工作

 （七）确定会议经费预算。

（八）、确定会议住宿和餐饮安排

 （九）大型会议还需确定筹备机构及人员分工。

会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

（筹备方案）

一、会议主题

     为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。

会议重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造竞赛，并提出提高训练质量对策，探讨新技术训练方法。

二、会议时间、地点

     拟定于3月5日上午9：

00至下午4：

00，在公司1号会议厅召开。

3月5日上午8：

30报到。

三、参加会议人员

     公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门技术骨干30人。

总计50人。

会议议程

     会议由主管副总经理主持。

上午：

（1）总经理做关于技术训练问题工作报告。

（2）培训部总监专题发言。

   （3）生产部总监专题发言。

下午：

（1）分组讨论。

（2）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比计划草案。

   （3）主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

（1）技术训练及提高企业综合竞争力。

（2）技术训练及技术创新。

   （3）如何提高技术训练质量。

   （4）技术训练方法再讨论。

六、会场设备和用品准备：

      准备会议所需投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备：

由总经理办公室牵头准备。

（1）总经理工作报告。

（2）培训部、生产部总监专题发言稿。

   ’

   （3）公司开展技术竞赛评比计划（草案）。

   （4）副总经理总结报告。

八、会议服务工作：

由行政部综合协调。

（1）会议通知。

（2）会议日程表。

（一）怎样确定会议主题及议题

     会议主题是指关于会议要研究问题、达到目。

确定主题主要方法：

一是要有切实依据；二是必须要结合本单位实际；三是要有明确目。

议题是对会议主题细化。

（二）怎样确定会议名称？

     会议名称要拟得妥当，名实相符。

会名不宜太长，但也不能乱简化。

会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。

有会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅（单位）1997年（年度）总结表彰（内容）大会”。

有会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。

如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。

会议名称要用确切、规范文字表达。

     有些会议名称是固定，如董事会等；有些会议名称是不固定，应根据会议议题或主题来确定，有名称中还可以包括时间、范围等因素。

如：

“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）确定会议规模及规格

      确定会议规模及规格依据是会议内容或主题。

     同时本着精简效能原则。

     会议规模有大型、中型、小型。

     会议规格有高档次、中档次和低档次。

（四）．确定会议时间和地点应注意哪些问题？

   1、会议时间有三种含义：

一是指会议召开时间；二是指整个会议所需要时间、天数；三是指每次会议时间限度。

   2、确定会议时间应考虑：

首先是需要，如每周一次工作例会，通常放在周末下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。

一年一度职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年工作、生产计划，通过各种预算等。

有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强季节性或季度性。

其次是可能，即最好是每位及会者都能参加时间。

如日本有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。

再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间适宜。

在领导出差返回当天尽量不安排重要会议。

有外部人员参加会议，要考虑邀请有关上级领导和嘉宾能否到会。

还要考虑本单位或本公司工作或生产经营规律，尽量避免在工作或生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长会议。

此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

   最后是会议时间限度。

据心理学家测定，成年人能集中精力平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。

因此，每次会议时间最好不超过一小时。

如果需要更长时间，应该安排中间休息。

  （会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。

会议连续进行最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。

）

  安排会议时间要考虑人们生理规律。

一般上午9：

00—1l：

00，下午2：

30—4：

30，人们办事效率较高。

确定会期长短应及会议内容紧密联系。

要注意提高效率，尽量开短会。

   3、会议地点问题：

会议地点，又称“会址”。

既是指会议召开地区、城乡，又是指会议召开具体会场。

为了使会议取得预期效果，选择会议最佳会址也得考虑多种因素。

  第一、应根据不同会议类型来选地点。

如：

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

   专业性会议，应选择富有专业特征城乡地区召开，以便结合现场考察。

假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

   小型、经常性会议就安排在单位会议室。

会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂地方，以免受到干扰。

   第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和及会者方便前往。

一般应选择在距领导和及会者工作地点均较近地方。

    第三、会场大小应及会议规模相符。

一般来说，每人平均应有2～3平方米活动空间比较适宜。

同时应考虑会议时间长短，时间长会议，场地不妨大些。

    第四、场地要有良好设备配置。

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。

同时应该根据会议需要检查有无需要租用特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

    第五、场地应不受外界干扰。

应尽量避开闹市区。

同时，“外界干扰”还包括室外各种噪音，打进会场电话，以及来访和参观等。

因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”牌子，并要求关闭所有手机。

会场内部也应具有良好隔音设备，以保证会议能在安静环境中顺利进行。

    第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

    第七、场地租借费用必须合理。

（五）、怎样确定及会人员范围及人数

     会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。

秘书部门平时应掌握本地区或奉系统机关和干部人数基本资料。

在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。

大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（五）怎样确定会议议程及会议日程

（1）会议议程及会议日程区别。

   ●会议议程：

是对会议所要通过文件、所要解决问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

它是为完成议题而作出顺序计划，即会议所要讨论、解决问题大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。

拟定会议议程是秘书人员任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有及会者。

会议议程是会议内容概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

   ●会议日程：

是指会议在一定时间内具体安排。

一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。

会议日程需在会前发给及会者。

会议日程是根据议程逐日作出具体安排，它以天为单位，包括会议全程各项活动，它是及会者安排个人时间依据。

会议日程表制定 要明确具体，准确无误。

（2）安排会议议程和日程要注意问题。

   ●要把握会议目，即了解会议召开原因。

   *先安排关键人物时间，要保证重要人物能够出席会议。

根据多数人意见安排日程，保证尽可能多人员都有时间参及会议。

   ●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。

时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来疲劳。

   ●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要排列在最前面。

尽量保证在最佳时间开会。

上午8：

00～1l：

30，下午3：

00—5：

30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳时机。

所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

   （3）大中型会议议程一般安排如下。

   开幕式，上司和来宾致辞；

   上司做报告；

   分组讨论；

   ●大会发言；

   参观或其他活动；

   会议总结，宣读决议；

   ●闭幕式。

   （4）会议议程及日程样式示例。

   ●会议议程示例。

               英豪公司销售团队会议议程

   公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：

00在公司总部三号会议室举行。

   1、宣布议程。

   2、说明有关人员缺席情况。

   3、宣读并通过上次会议记录。

   4、通信联系情况。

   5、东部地区销售活动总结。

6．销售一部关于团队沟通问题发言

   7．公司销售人员招聘和重组。

 8．销售二部经理人选

   9．下季度销售目标

（六）、印发会议通知

   发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。

通知内容包括会议名称、会议目和主要内容、会期、地点、及会人员、报到日期和地点、携带材料和个人支付费用、主办单位、联系人姓名和电话等。

重要、大型会议通知要编文号，一般会议通知不编文号。

   发会议通知一要及时，使及会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。

   用于涉外业务会议通知，宜用印制精美、设计独特请柬。

这样，既可表示对被邀者尊重，又可引起他们注意并对会议产生兴趣。

（七）、确定会议所需用品和设备 

（1）．必备用品是指各类会议都需要用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需特殊用品和设备。

   检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

   检查好灯光、扩音设备。

检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。

安放图架，准备好配套图表和足够纸张。

    如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。

在每人座位前摆放纸笔。

   多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

    如果有选举、表决、表彰议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

   会期较长会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

   如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

  上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（八）、建立会议组织机构

      会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

 （九）、确定及会人员名单

     出席会议和列席会议有关人员。

应根据会议性质、议题、任务来确定及会人员。

 1．会议经费主要内容

   *文件资料费：

包括文件资料制作、印刷费，文件袋，证件票卡制作、印刷费用等开支。

   *邮电通讯费用：

如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统费用也应计算在内。

   *会议设备和用品费：

如各种会议设备购置和租用费。

   *会议场所租用费：

如会议室、大会会场租金，以及其他会议活动场所租金。

   *会议办公费：

如会议所需办公用品支出费用，会场布置等所需要费用。

   *会议宣传交际费：

如现场录像费用，及有关协作各方交际费用。

   *会议住宿补贴费：

一般情况下住宿费是由及会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。

也有主办单位全部承担情况。

如果无住宿要求，应明确及会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

    *会议伙食补贴：

通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由及会者承担一部分。

   *会议交通费：

即参会人员交通往返费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

   *其他开支：

包括各种不可预见临时性开支。

   2．审核时要逐项细审

   要让起草人员将部分费用细目表一并承上。

如计算设备租用费时，应了解：

都租用了哪些设备?

设备租用行情是怎样?

不同型号、功能费用差距有多大?

主审秘书对这些都需了然于胸。

   对经费把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析：

   ． 天地公司新产品发布会经费预算

   公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。

及会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

   一、场地租用费

   金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

   二、摄像设备租用费

   拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

   三、聘请专家咨询费

   拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

   四、宴请费用

   10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

   五、交通费用

   租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

   六、会议用品费

   资料印制费：

每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

   七、纪念品

到会记者预计50人，