会议服务教案.docx
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会议服务教案
会务工作
教学目
通过本章学习,了解会务工作基本内容及工作程序,学会拟定会议方案,掌握会议组织工作环节和会务工作中文书工作。
教学方法
该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”课程范型,采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化方法组织教学。
教学重点
会议筹备工作;
会议方案制作;
会见及会谈操作程序及方法;
案例分析。
教学难点
会议方案制作;
会场布置;
案例分析;
技能训练。
教学时数
理论教学4.0课时
实训教学8.0课时
教学内容
案例导入:
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门领导光临,在请柬上把开会时间、地点写得一清二楚。
接到请柬几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知?
一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有及礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别单位用了,只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉,但造成不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?
会议概述
什么是会议?
会议由哪些要素组成?
哪几个是最基本要素?
会议是人类群体有组织地会晤、议事行为或过程。
它需要三人以上共同参及,以一定方式聚合在一起,目是为了议事,解决各种问题,而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导。
会议要素:
1、形式要素:
会议名称、会议时间、会议地点、及会人员、会议方式。
2、内容要素:
会议指导思想、会议议题、会议目、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素:
会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定贯彻落实。
4、财务要素:
会议经费、会议设备、会议服务设施。
最基本会议要素
会议时间、会议地点、及会人员、会议议题、会议程序。
会议种类有几种?
根据不同标准,常见会议种类有:
按组织类型分:
内部会议和外部会议,正式会议和非正式会议;
按会期分:
定期会议和不定期会议;
按出席对象:
联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等;
按功能性质:
决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等;
按议题性质:
专业性、专题性、综合性等;
按规模大小:
特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十 人或数人)等;
按召开方式:
常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等;
按及会者国籍及议题范围:
国内会议和国际会议等。
会议有什么作用?
(一)会议积极作用
1.交流信息,互通情报。
通过会议报告、发言、讨论,可以交流工作情况,相互通气,彼此较快地了解全局,克服认识上主观局限性。
2.发扬民主,科学决策。
通过会议可能听取各种不同意见,集思广益。
3.增强友谊,促进团结。
会议是人及人直接接触,通过 交流思想,总结工作,开展批评及自我批评沦,有助于加强上下 级之间、同级之间了解,增进团结。
4.统一认识,协调行动。
通过会议作出决议、决定,共同 贯彻,以推动工作开展,防上各行其是,减少相互矛盾。
5.带动消费,促进经济。
成千上万会议,已经形成“会议产业”。
(二)会议负面作用。
1.造成时间、精力浪费。
美国一位管理学家说过“领导人相当一部分生命要在会议中度过”。
前苏联一位文秘专家叫作卡婕琳娜曾引一份研究资料:
“会议比重占指挥员和专家工作时间30%~33%。
”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间40%是在开会。
”在我国,领导人员开会比重究竟占多少,目前尚无人去研究,大约不会低于上述所列百分点。
如果众多领导者都陷入会海,哪里会有时间和精力去做他们该做事呢?
2.金钱浪费。
开会就要用钱,越高级、越长、越大型会议,一般说来用钱越多。
会议费用有些是正当而必须,有些则是可用可不用,有些则纯属铺张浪费。
3.信息重复、浪费。
有些会只是层层传达,复述上级意见,或者为会而会,走过场、搞形式,本身并不结合实际,其结果是制造重复信息,滋长文牍主义。
4.滋长不正之风。
长期以来,有少数干部成了专门开会“职业开会者”,还有些人极力争取参加各种会议,无非是借机在旅游胜地公费游览。
还有些人除了“开会”外,别无他事,开完会并不去认真传达贯彻,成为典型会议型官僚主义者。
近年来还出现利用会议敛财,收取各种名目赞助。
课堂讨论:
你参加过一些什么样会议?
你是否喜欢这些会议?
为什么?
会议申报及审批形式有哪些?
口头申报、书面申报、会议申报。
会议申报应遵循什么原则?
精简从严原则、“一枝笔”原则。
指导会务工作原则有哪些?
1、准备充分;2、组织严密;3、服务周到;4、确保安全。
会议成本意识
开会时要耗费经费,一般来说会议人工成本是这样计算:
会议成本=2ABT
式中 A—及会者平均工资3倍(以小时计);
B—参加会议人数;
T—会议时间(以小时为单位)。
A为及会者平均工资3倍是因为劳动产值远比工资高,乘以2是因为开会时经常性工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中,成本就将更高昂。
而会议总成本还需要加上开会所需经费。
会议秘书工作基本任务
1,组织工作
主要包括:
(1)协助领导确定会议议题;
(2)根据议题安排议程、日程;
(3)发会议通知,负责会议报到;
(4)对及会人员进行编组;
(5)布置会场,安排座次;
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等);
(7)负责会议签到;
(8)会中组织和协调;
(9)会场其他组织和管理;
(10)会外联络和协调(负责及会议有关邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面联系和组织)。
(11)会议结束收尾工作。
2.文书工作
主要包括:
(1)会议文书起草;
(2)会议文书编写;
(3)会议文书印发及管理。
3.生活管理工作
主要包括:
(1)及会人员食宿管理;
(2)会议财务管理;
(3)会议交通保障;
(4)会议文化活动;
(5)及会人员医疗保健。
4.安全保卫工作
主要包括:
(1)会议保密工作;
(2)会议警卫工作;
(3)会场内外安全保卫工作。
从以上秘书工作基本内容中,我们可以看出,会议工作对秘书组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高要求。
秘书办会,离不开办文、办事能力。
会议工作最能集中反映出秘书综合素质。
会务工作具体内容
会务工作流程图
会前:
确定会议主题及议题→确定会议名称→确定会议规模及规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间及会期→确定及会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查
会中:
报到及接待工作→ 组织签到→ 做好会议记录→做好会议值班保卫工作→ 会议信息工作→ 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作→做好后勤保障工作
会后:
安排及会人员离会→ 撰写会议纪要→会议宣传报道→会议文书立卷归档→催办及反馈工作→会议总结
一、确定会议筹备方案(大中型)
议题确定后,秘书人员应根据领导意图、工作需要,制定会议筹备方案。
会议筹备方案就是会议计划。
它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、及会人员、议程、日程及经费预算等项目。
具体如下:
(一)、确定会议主题和议题。
(二)确定会议名称。
(三)、确定会议议程。
(四)、确定会议时间和日期。
(五)、确定会议所需设备和工具,要满足会议需要
(六)、确定会议文件范围,并做好文件印制或复制工作
(七)确定会议经费预算。
(八)、确定会议住宿和餐饮安排
(九)大型会议还需确定筹备机构及人员分工。
会议筹备方案示例如下:
可信公司技术训练专题研讨会
(筹备方案)
一、会议主题
为了增强本公司综合竞争力,提高产品质量和管理水平,特召开此次技术训练专题研讨会。
会议重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造竞赛,并提出提高训练质量对策,探讨新技术训练方法。
二、会议时间、地点
拟定于3月5日上午9:
00至下午4:
00,在公司1号会议厅召开。
3月5日上午8:
30报到。
三、参加会议人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监,以及公司下属各部门技术骨干30人。
总计50人。
会议议程
会议由主管副总经理主持。
上午:
(1)总经理做关于技术训练问题工作报告。
(2)培训部总监专题发言。
(3)生产部总监专题发言。
下午:
(1)分组讨论。
(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比计划草案。
(3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题:
(1)技术训练及提高企业综合竞争力。
(2)技术训练及技术创新。
(3)如何提高技术训练质量。
(4)技术训练方法再讨论。
六、会场设备和用品准备:
准备会议所需投影仪、白板和音像设备,由公司前台秘书负责。
七、会议材料准备:
由总经理办公室牵头准备。
(1)总经理工作报告。
(2)培训部、生产部总监专题发言稿。
’
(3)公司开展技术竞赛评比计划(草案)。
(4)副总经理总结报告。
八、会议服务工作:
由行政部综合协调。
(1)会议通知。
(2)会议日程表。
(一)怎样确定会议主题及议题
会议主题是指关于会议要研究问题、达到目。
确定主题主要方法:
一是要有切实依据;二是必须要结合本单位实际;三是要有明确目。
议题是对会议主题细化。
(二)怎样确定会议名称?
会议名称要拟得妥当,名实相符。
会名不宜太长,但也不能乱简化。
会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成,如“中国共产党第十五次全国代表大会”,其中“中国共产党”即组织名称,也可称单位;“第十五次全国代表大会”即会议内容。
有会议名称由单位、年度、内容构成,如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。
有会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。
如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。
会议名称要用确切、规范文字表达。
有些会议名称是固定,如董事会等;有些会议名称是不固定,应根据会议议题或主题来确定,有名称中还可以包括时间、范围等因素。
如:
“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
(三)确定会议规模及规格
确定会议规模及规格依据是会议内容或主题。
同时本着精简效能原则。
会议规模有大型、中型、小型。
会议规格有高档次、中档次和低档次。
(四).确定会议时间和地点应注意哪些问题?
1、会议时间有三种含义:
一是指会议召开时间;二是指整个会议所需要时间、天数;三是指每次会议时间限度。
2、确定会议时间应考虑:
首先是需要,如每周一次工作例会,通常放在周末下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。
一年一度职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年工作、生产计划,通过各种预算等。
有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强季节性或季度性。
其次是可能,即最好是每位及会者都能参加时间。
如日本有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。
再次是适宜,先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间适宜。
在领导出差返回当天尽量不安排重要会议。
有外部人员参加会议,要考虑邀请有关上级领导和嘉宾能否到会。
还要考虑本单位或本公司工作或生产经营规律,尽量避免在工作或生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长会议。
此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
最后是会议时间限度。
据心理学家测定,成年人能集中精力平均时间为45至60分钟,超过45分钟,人就容易精神分散,超过90分钟,普遍感到疲倦。
因此,每次会议时间最好不超过一小时。
如果需要更长时间,应该安排中间休息。
(会议议题应集中,日程安排应高度紧凑,尽量缩短时间。
会议连续进行最佳时间是3小时之内,超过这一限度,会议效果呈下降趋势。
)
安排会议时间要考虑人们生理规律。
一般上午9:
00—1l:
00,下午2:
30—4:
30,人们办事效率较高。
确定会期长短应及会议内容紧密联系。
要注意提高效率,尽量开短会。
3、会议地点问题:
会议地点,又称“会址”。
既是指会议召开地区、城乡,又是指会议召开具体会场。
为了使会议取得预期效果,选择会议最佳会址也得考虑多种因素。
第一、应根据不同会议类型来选地点。
如:
国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议,应选择富有专业特征城乡地区召开,以便结合现场考察。
假如,棉花种植会议到深圳去开,钢铁生产会议到青岛去开,就不可理喻了。
小型、经常性会议就安排在单位会议室。
会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂地方,以免受到干扰。
第二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和及会者方便前往。
一般应选择在距领导和及会者工作地点均较近地方。
第三、会场大小应及会议规模相符。
一般来说,每人平均应有2~3平方米活动空间比较适宜。
同时应考虑会议时间长短,时间长会议,场地不妨大些。
第四、场地要有良好设备配置。
桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。
同时应该根据会议需要检查有无需要租用特殊设备,如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。
应尽量避开闹市区。
同时,“外界干扰”还包括室外各种噪音,打进会场电话,以及来访和参观等。
因此在场外应挂起“会议正在进行中,谢绝参观”牌子,并要求关闭所有手机。
会场内部也应具有良好隔音设备,以保证会议能在安静环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借费用必须合理。
(五)、怎样确定及会人员范围及人数
会议由哪一级人员参加,由哪些单位派人出席,哪些单位派人列席,事先都应全面考虑好。
秘书部门平时应掌握本地区或奉系统机关和干部人数基本资料。
在确定会议规模和人数之后,应进一步分配会议人数及名单。
大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
(五)怎样确定会议议程及会议日程
(1)会议议程及会议日程区别。
●会议议程:
是对会议所要通过文件、所要解决问题概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。
它是为完成议题而作出顺序计划,即会议所要讨论、解决问题大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。
拟定会议议程是秘书人员任务,通常由秘书拟写议程草稿,交上司批准后,在会前复印分发给所有及会者。
会议议程是会议内容概略安排,它通过会议日程具体地显示出来。
●会议日程:
是指会议在一定时间内具体安排。
一般采用简短文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里,使人一目了然,如有说明可附于表后。
会议日程需在会前发给及会者。
会议日程是根据议程逐日作出具体安排,它以天为单位,包括会议全程各项活动,它是及会者安排个人时间依据。
会议日程表制定 要明确具体,准确无误。
(2)安排会议议程和日程要注意问题。
●要把握会议目,即了解会议召开原因。
*先安排关键人物时间,要保证重要人物能够出席会议。
根据多数人意见安排日程,保证尽可能多人员都有时间参及会议。
●例会原则上要定时召开,且时间不宜过长。
时间应控制在一个半小时左右,避免出现会议给人们带来疲劳。
●如遇几个议题,应按其重要程度排列,最重要排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。
上午8:
00~1l:
30,下午3:
00—5:
30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳时机。
所以,安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午,分组讨论可安排在下午,晚上则安排一些文娱活动。
(3)大中型会议议程一般安排如下。
开幕式,上司和来宾致辞;
上司做报告;
分组讨论;
●大会发言;
参观或其他活动;
会议总结,宣读决议;
●闭幕式。
(4)会议议程及日程样式示例。
●会议议程示例。
英豪公司销售团队会议议程
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9:
00在公司总部三号会议室举行。
1、宣布议程。
2、说明有关人员缺席情况。
3、宣读并通过上次会议记录。
4、通信联系情况。
5、东部地区销售活动总结。
6.销售一部关于团队沟通问题发言
7.公司销售人员招聘和重组。
8.销售二部经理人选
9.下季度销售目标
(六)、印发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。
通知内容包括会议名称、会议目和主要内容、会期、地点、及会人员、报到日期和地点、携带材料和个人支付费用、主办单位、联系人姓名和电话等。
重要、大型会议通知要编文号,一般会议通知不编文号。
发会议通知一要及时,使及会人员能按时参加;二要准确,防止重发、错发、漏发。
用于涉外业务会议通知,宜用印制精美、设计独特请柬。
这样,既可表示对被邀者尊重,又可引起他们注意并对会议产生兴趣。
(七)、确定会议所需用品和设备
(1).必备用品是指各类会议都需要用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需特殊用品和设备。
检查空调设备,必要时做好开机准备,一般要在会议前两小时开机预热或预冷。
检查好灯光、扩音设备。
检查黑板、白板,确保已擦干净;准备好粉笔、指示棒、板擦等。
安放图架,准备好配套图表和足够纸张。
如有陌生人或外来人参加会议,摆放好姓名牌,注意文字要大小适当,清楚易认。
在每人座位前摆放纸笔。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰议程,还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长会议,要安排好茶水、饮料,并指定专人服务。
如果是电话、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好。
上述工作完成后,须提前半天至一天进行一次全面检查,以便及时发现问题,进行整改。
(八)、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
(九)、确定及会人员名单
出席会议和列席会议有关人员。
应根据会议性质、议题、任务来确定及会人员。
1.会议经费主要内容
*文件资料费:
包括文件资料制作、印刷费,文件袋,证件票卡制作、印刷费用等开支。
*邮电通讯费用:
如发会议通知,则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用;若召开电视、电话等远程会议,则使用有关会议设备系统费用也应计算在内。
*会议设备和用品费:
如各种会议设备购置和租用费。
*会议场所租用费:
如会议室、大会会场租金,以及其他会议活动场所租金。
*会议办公费:
如会议所需办公用品支出费用,会场布置等所需要费用。
*会议宣传交际费:
如现场录像费用,及有关协作各方交际费用。
*会议住宿补贴费:
一般情况下住宿费是由及会人员自理一部分,由会议主办者补贴一部分。
也有主办单位全部承担情况。
如果无住宿要求,应明确及会人员完全自理这一部分,则预算中可不列此项。
*会议伙食补贴:
通常由主办单位对会议伙食补贴一部分,由及会者承担一部分。
*会议交通费:
即参会人员交通往返费用,如果由会议主办单位承担,则应列入预算;会议期间各项活动如需使用车辆等交通工具,其费用也应列入预算。
*其他开支:
包括各种不可预见临时性开支。
2.审核时要逐项细审
要让起草人员将部分费用细目表一并承上。
如计算设备租用费时,应了解:
都租用了哪些设备?
设备租用行情是怎样?
不同型号、功能费用差距有多大?
主审秘书对这些都需了然于胸。
对经费把关,不可太松,否则会造成浪费;也不可太紧,否则会影响到会议质量。
例文分析:
. 天地公司新产品发布会经费预算
公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。
及会人员预计200人,现就会议所需各项经费提出预算。
一、场地租用费
金隅大厦一楼会议室租金一天5000元,两天共计10000元,。
二、摄像设备租用费
拟租摄像机2台,每台每天租金2000元,,共计4000元。
三、聘请专家咨询费
拟请专家2人,每人每天支付5000元,共计10000元。
四、宴请费用
10人一桌,每桌标准2000元,共计40000元。
五、交通费用
租用旅行车2辆,每辆每天500元,两天共计2000元。
六、会议用品费
资料印制费:
每份宣传资料成本为5元,需印制2000份,共计10000元。
七、纪念品
到会记者预计50人,