商场新鲜营采合一操作流程.docx

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商场新鲜营采合一操作流程

新鲜营采合一操作流程

第一部分生鲜营采管理规定

一、目的：

为了实现生鲜经营的规范化、制度化、标准化，切实推进生鲜整改计划，提高生鲜营采的效益，特制定本规定。

二、范围：

生鲜商品的营采操作流程、自购流程及验收标准。

三、内容：

1、营采流程业务操作规定：

（1）建立供应商档案

1、根据公司整体经营思想和经营方针，商品政策选择供应商，了解供应商的企业性质、规模、供货服务和销售辐射网络，索取各项相关资料（营业执照、税务登记证、卫生许可证等资信材料）及商品样品。

2、根据所取得的资料和供应商进行谈判，谈判内容包括：

供应商资格认定、合作方式、商品选择、商品价格、结算方式、进店费用、年返佣金）等。

3、谈判条款确认后，填写供应商签约申请表，同时附上有关厂家资信材料，报生鲜采购经理初审。

4、供应商签约申请表批准后，与供应商签订一式三联的合同及供应商基本信息表交供应商填写盖章后，把合同和相关资料交生鲜采购经理、报采购总监审批，财务审批盖章。

5、审批、盖章完成后，合同由财务留一份存档，并督促监督供应商交纳相应的各项费用，其余两份合同返回生鲜部。

6、取出合同由信息部录入供应商资料，并通知供应商取回合同。

7、信息部录入供应商资料时，要按合同条款及时准确地录入供应商合同的内容。

（2）建立商品档案

1、供应商如有新品进店，必须向生鲜部采购业务提供商品报价单，报价单需详细注明商品品名、包装单位、销售单位、含税进价、报价周期等商品信息。

2、生鲜部采购组填写《新商品录入表》要依次填写供应商代码、供应商全称、商品品名、包装规格、销售单位、含税进价等。

3、商品售价由生鲜部采购组依据毛利指标和市场价格来确定，且必须经采购经理审核签字后方可生效。

4、填写新商品资料后，附供应商报价单及新商品入场费用的《协议书》报业务经理审批。

5、生鲜采购经理在《新商品录入表》单上签字同意，报生鲜部经理、财务审批后信息部方可进行新商品的录入，录入员录入工作完成后签名确认并存档。

（3）订货工作

1、各店生鲜部各组主管或员工指导按当天所需购货量填写订货资料，交店面系统办给予《订货单》。

2、打印出的订单经门店生鲜部值班经理签名确定后，方可生效。

3、系统办对确定生相应有误的商品进行重新制订，并传真或电话通知供应商按订单送货。

若无法联系相应供应商的及时通知店面相关负责人。

4、因某种原因，可以取消订单，在订单未审批之前，门店订货人员有权限取消订单，并及时通知供应商，如供应商未能在订货的期限内送货，该订单自动失效。

5、供应商凭有效订单传真件送货到门店收货部，门店收货部按生鲜商品的收货标准进行收货。

（4）自购商品流程（另附）

（5）收货标准规定（另附）

（6）签单流程

（7）

①、合同书：

采购组生鲜采购经理采购总监

合同用章：

采购组生鲜采购经理采购总监财务部

②、新品单：

采购组生鲜采购经理采购总监财务部

③、促销协议：

采购组生鲜采购经理采购总监

财务部

④、变价：

采购组生鲜采购经理

⑤、商品订货：

门店生鲜部主管门店生鲜经理

2、生鲜部的职能、组织架构及岗位职责。

（1）生鲜部的职能

生鲜部是由公司总经理直接管辖的营采部门，在公司统一的经营方针、采购政策的指导下，全面负责各分店生鲜商品的采购和店面日常营运，保持生鲜部门平稳的盈利能力；共享规划各种采购、厂家管理动态及供应商资源，并对生鲜商品的各项销售及营业指标负责；制订规划合理的商品政策及整体促销方案，负责整个生鲜经营成本的控制，提升生鲜营运效益；制订生鲜营采规范和流程，对分店生鲜人员进行商品专业知识及操作工艺培训；协调供应商与店面营运的关系；负责公司新形式卖场生鲜布局的规划和统筹。

致力于为顾客提供新鲜、美味的商品，为卖场吸引人流，创造浓厚的销售气氛，提升销售业业绩。

（2）生鲜部的组织架构

生鲜部经营商品的类别分为：

散装南北干货组、冷藏冷冻组、蔬菜组、水产组、鲜肉组、熟食组、生鲜类专柜。

生鲜商品在经营中实行自营与联营两种方式的有效结合。

生鲜部由生鲜采购经理、营运经理、店面生鲜主管、生鲜业务、店面各区组长及自购人员组成，营采组织架构如下：

生鲜总部人员架构

（3）生鲜营采岗位职责

①、生鲜部经理

a）负责制定公司生鲜经营政策、年度工作计划、各项经营指标并组织实施

b）负责生鲜部门日常的工作的全面管理及监督，直接对总经理负责；

c）负责生鲜商品的采购规划，制定合理的商品政策、供应商政策、及供应商资源的拓展整合；

d）负责店面生鲜营运的总体规划和全面监督，制订生鲜盘点的政策，实行成本及损耗的有效控制，全面提升生鲜部门的赢利能力；

e）负责制定有效的促销策略及价格政策、毛利政策；

f）负责店面生鲜人力资源的统筹安排，制定分店生鲜人员商品专业知识及技能培训规划；

g）负责店面生鲜的卖场规划及经营品类的选择和调整；

h）负责分店生鲜经营指标落实情况的监督监控；

i）负责对下属部门工作绩效的考核和监督，完成公司新开卖场的生鲜规划及统筹；

②、生鲜采购经理

a﹑负责生鲜经营政策的执行实施，生鲜业务工作的拓展，并直接对生鲜部经理负责；

b、协助部门经理对各生鲜采购业务的工作进行协调和统筹安排；

c、协助部门经理完成生鲜经营各项政策的制订并提出合理的建议；

d、协助部门经理完成生鲜商品结构和品种的选择及调整；

e、负责组织业务实施生鲜商品的采购、品项选择、合同签定及供应商渠道的拓展和资源整合；

f、负责组织实施生鲜促销策略，评估分析促销效果；

g、协助经理处理分店生鲜经营出现的问题，致力于提升生鲜经营效益，及时跟进分店反馈的意见及建议；

h、负责完成实现业务指标、推进业务进度，并直接监督各业务工作的开展和绩效考核。

I、协助经理完成新开卖场生鲜的规划和统筹。

③、生鲜营运经理

a﹑协助生鲜经理制订生鲜营运流程规范；

b、负责组织实施生鲜营运规范化和标准化，提高营运效率；

c、负责生鲜总部与店面生鲜营运的协调及沟通，建立有效的沟通渠道；

d、协助部门经理规划和制订店面生鲜员工薪酬绩效和组织架构。

e、负责处理生鲜营运与其他相关部门的协调及沟通；

f、负责店面生鲜盘点的规范工作及损耗的有效控制；

g、负责制定生鲜部门日常管理制定及生鲜总部日常行政工作的规范和监督，并组织市调工作的开展；

h、负责及时处理店面反映的生鲜营运问题，并组织市调工作的开展；

I、负责生鲜员工专业技能培训的系统化、规范化并组织实施培训。

④、店面生鲜主管

a﹑负责执行总部生鲜部制订的工作计划、完成各项工作任务；

b、负责制定本店生鲜部门的工作计划并组织和监督实施；

c、负责本部门各类销售数据的分析汇总及上报；

d、负责对本部门员工工作的检查监督和考核；

e、协调本部门与其它部门的有效沟通；

f、负责生鲜商品质量、价格和陈列的检查；

g、负责实施总部制订的促销计划并协调货源；

h、负责市调信息的汇总整理。

⑤、生鲜业务

a﹑遵守生鲜部的业务规范，在上级的监督下，完成所分管类别的各项的指标达成情况；

b、负责分管类别的商品的入货及合同签订情况；

c、负责对分管类别促销商品的选择及价格和毛利初定，并向经理报批；

d、负责编制进货计划，检查商品销售和商品适销情况，完成类别商品的各项销售报表的分析及整理汇总工作；

e、负责招商厂家进店资格的初审把关；

f、负责采购商品的结构调整和经营品各种的检查，保证经营品种类别齐全，品种丰富；

g、负责客户档案整理和汇总；

h、根据进货计划和市场情况，及时了解市场动态，解决进货中的问题。

⑥、店面各区生鲜组长

a﹑负责所分管区域品的品质监控、价格检查、陈列监督；

b、负责分管卖场、冷库、加工间及员工的卫生达标情况；

c、负责各种设备、设备设施的保养和维护；

d、负责确定合理的订货量和陈列量；

e、负责卖场陈列的规范及POP的布置；

f、负责对本区域员工、促销员的管理和监督；

g、负责执行生鲜主管交付的各种工作任务，并及时反馈销售信息；

h、负责完成所负责商品的市调工作并上报。

⑦、采购助理

a﹑协助采购业务完成商品资料的录入及整理工作；

b、协助业务完成商品渠道的拓展及选择工作，并开始操作业务流程；

c、协助业务进行市场调查，负责完成商品市调资料的整理和汇总工作；

d、负责供应商合同及其它资料的整理和汇总；

e、负责完成商品变价及新品录入工作；

f、负责完成各类销售报表的整理和汇总工作，为业务提供分析参考的依据；

g、负责收集促销商品销售数据的整理；

h、负责完成部分文案工作，协助部门整理培训资料。

⑧、采购文员

a﹑协助经理、主管对各业务的工作进行监督和考核；

b、完成部门各种文件的收发、传递工作；

c、完成部门领导所交付的各项日常工作任务，做好部门员工的考勤工作；

d、完成各项计划、方案、报表的输入及整理工作；

e、完成部门各类会议的记录整整理工作；

f、完成公司各种会议安排的通知布置工作；

g、完成各类分店上交文件、报表的汇总传递工作；

h、负责为经理、主管提供各类销售报表，提供参考依据。

⑨、生鲜总部人员编制

生鲜总部经理（1人）、业务经理（1人）、营运经理（1人）、采购业务（2人）、采购助理（1人）、采购文员（1人）

⑩、自购组的职能

严格按照公司各种规章制度和管理规定，并在生鲜部经理、业务经理的指导下完成生鲜商品的采购工作，包括商品渠道的拓展、自购商品质量的监控、促销商品的选择、市调工作的开展、商品陈列的建议、生鲜商品专业知识培训、对商品结构调整提出建议等。

自购业务不再参与分店具体的营运工作，可接受分店的监督并直接对生鲜经理负责。

自购组由业务和自购员构成，分店涉及现金的自购业务全部由自购组操作完成！

A、自购业务岗位职责：

a﹑自购组日常全面管理工作，并直接对生鲜经理负责；负责对自购流程规范的监督、对自购员行为监控；

b、负责对自购现金使用安全监督，不参与具体的市场交易行为和现金使用；

c、负责对店面的商品陈列、订货量、卖场布置、POP的书写等方面可给予指导性意见，但不参与店面具体的营运工作；

d、负责促销方案的制定，促销商品的选择及售价制定；

e、负责完成批发市场和竞争对手的市调工作，为生鲜部分店提供参考性意见；

f、负责对分店员工进行分管商品的专业知识培训；

g、负责对自购单据流转的监督；

h、对自购商品的质量进行有效控制，并对分店意见及时进行跟进。

B、自购员岗位职责：

a﹑负责所分管商品的采购工作，并直接向业务负责并接受防损员的监督；

b、自购业务操作无条件接受业务全面的监督监控和检查；

c、在业务的监督下使用现金进行市场交易行为；

d、直接负责自购商品单据的流转和填制；

e、负责向业务反馈市场住处和促销信息；

f、直接负责所购商品的质量，并直接承担质量带来的损失；

g、自购员工对自购资金的使用负直接责任；

h、在业务的指导下完成相对应的市调工作；

I、自购员确保完成自购任务后在业务监督下协助分担分店的营运工作。

通过明确业务和自购员的职责，有利于提高采购的透明度和效率，同时也有利于形成整个生鲜采购流程的规范性和制度化。

第二部分生鲜商品自购流程

一、目的：

为了规范生鲜商品自购流程，加强生鲜商品的监控力度、降低损耗，特此制订本流程。

二、范围：

自购生鲜商品。

三、内容：

1、自购操作流程（流程图附后）

1自购人员向生鲜专人借款；

2自购人员领取自购备用金；

3自购人员到批发市场购买商品；

4店面验收商品、自购员填制《生鲜商品自购统计表》；

5生鲜管理专人、财务销帐。

2、自购资金的动作流程（流程图附后）

1自购员到生鲜管理专人处按规定详细填写备用金借款单，并签名确认。

2生鲜管理专人按《借款单》上的借款金额经生鲜总监签字确认后到财务部供限备用金并交予自购员；

3自购员在采购员完成后，即把货交于仓务部收货人员验收，收货员按收货标准进行验收，收货员核对重量并即时填制《生鲜商品订货单》，由收货员、防损员、自购员同时签名确认。

4仓务人员收货后即时把《生鲜商品订货单》第一联由仓务部留底复核、第二联交予防损员存档核查、第三联交于自购员转制《生鲜商品自购统计表》在完成购货的第十天在生鲜管理专人处进行借款金的对帐销帐工作。

5单据组凭已由收货员、防损员、自购员、业务经理同时签名确认的第一联《生鲜商品自购统计表》打制《生鲜商品购进单》。

于收货后一个工作日内把已经打制的购进单第一联留底复核、第二联交予自购员、第三联交予财务。

6自购员凭借单据组交回的电脑购进单直接关室财务处对单进行最后的销帐（生鲜管理专人处的销帐工作凭借《生鲜商品自购统计表》可以先进行对帐。

备注：

1自购员在用款完毕后，必须及时填写《生鲜商品自购统计表》，并要求单据组完成《自购商品购进单》电脑单的打制返回工作。

自购员可以先凭借一联《生鲜商品自购统计表》于借款完成自购工作的第二天连同用款余额一起生鲜管理专人核对销帐。

每一个用款人只可以相继借一次款，如需借出第二款，必须同先报销第一次借款，如遇特殊情况不能按此规定办理，必须需经生鲜总监批准。

2流程规定自购人员转制《生鲜商品自购统计表》、而在收货无误后，仓务部完成验收后将一联《生鲜商品自购统计表》交于单据组打制《生鲜商品购进单》。

仓务部对电脑单据的及时转制上交负直接责任。

3、单据报帐流程（流程图附后）

1采购完成后，自购用款人将用款余额、人工转制并由有关负责人签名生效后的《生鲜商品自购统计表》交到生鲜管理专人处进行核对销帐工作。

2生鲜管理专人将收到的《生鲜商品自购统计表》进行金额、重量与借款额的核对，确认无误完成借款的销帐工作。

3财务凭借自购员的一联《生鲜商品自购统计表》和单据组上交的《电脑购进单》完成电后的对帐和销帐手续。

4、自购费用报销流程（流程图附后）

1自购报销费用须有报销凭证（包括购货小票、租车证明、停车费等票据），且必须有自购本人、随同防损员、供应商签名证明；

2自购人员填写《自购费用报销明细表》，每两天汇总交总部生鲜管理专人；

3生鲜管理专人核实小票及《自购费用报销明细表》，填写费用报销单，由业务经理、生鲜总监审核后交财务；

4财务部于上交日起两个工作日内审批、报销费用；

5生鲜管理专人到财务领取报销费用，并于当天与自购人员销帐。

四、责任：

1、自购员重点负责商品的购买，关键在于随着购货量的增加，如何确保整个流程的高效性。

由于生鲜商品的特殊性，允许在分店收货时，自购员所给的商品重量与实际收货重量有3%的误差，在误差范围内按自购员的重量为入库量。

同时将进货价给予仓务部，并完成《汇总统计表》的填制工作。

2、采购经理对备用金的使用负有监督和管理责任，必须定期对备用金的使用及库存进行检查，经确保备用金的安全。

3、财务部把现金交于生鲜部管理专人后，自购员在进行自带现金采购的前一天或当天，填写《借款单》交于管理专人，要求用款详细填写用款时间、借款金额、借款用途、还款日期并签名确认。

第三部分生鲜商品验收货流程

一、目的：

为进一步加强生鲜商品的验收管理，提高验收效率，建立规范的流程，降低损耗，实行生鲜成本的有效控制，特制定本管理规定。

二、范围：

生鲜自购商品的验收货及供应商商品的验收货。

三、定义：

验收货流程：

生鲜商品送达店面后，收货部门验收商品入库的全过程。

四、内容：

生鲜商品的验收严格按照公司的验收货管理规定进行，因为生鲜商品本身的特殊性，生鲜商品的验收将严格按照生鲜商品的收货标准进行。

1、验收货的基本要求

1收货人员应本着对公司负责的原则，在公司利益的基础上严格按照订货单上的品种和数量进行收货。

2由生鲜部门品质负责人负责检查商品的品质、鲜度，严格把好商品质量关。

3收货人严格按照订货数量进行收货，对有质量问题、规格问题或超出订货数量、品种的商品可拒收或咨询相关业务部门负责人解决。

4防损部监控相关验收货标准的执行，发现违规现象及时通知上级相关部门处理。

5必须确保每个供应商收货时不超过30分钟，收货时鲜鱼及鲜肉需优先收货。

6仓务部收货后必须做好《供应商情况反馈表》的记录。

7进货商品价格应以供货清单的价格为准，如有差异应以最低价格为准。

8生鲜商品按订单100%进行过称验收，除去平均皮重于净重量，但必须确保收货时间在半个小时内完成。

2、注意事项

1地磅称、台称的测试：

收货前必须对地磅称、台称进行检验，以确保收货准确。

2订单的准备：

按收货时间顺序排列单据，检查订单是否齐备。

3、蔬菜类收货

1自购类

A、收货时间：

由蔬菜收货人员于每天凌晨分两批准时进行有关收货工作。

B、收货标准：

叶菜类：

因为叶菜类蔬菜本身需要大量的水份来保鲜工作，因此在收货时会存在大量水份，请在扣除篮后的净重可以允许3%的误差，如在收货时发生有残损、变黄、变烂等严重现象的叶菜超过5%，质量损失由自购员全部承担，并及时上报生鲜部跟进处理。