酒店管理ppt第7章.ppt

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清华大学出版社清华大学出版社Excel电子表格电子表格第7章管理Excel表格数据Excel电子表格处理电子表格处理学习目标学习目标在在Excel表格中使用记录单功能表格中使用记录单功能使用数据排序功能对数据重新进行排列使用数据排序功能对数据重新进行排列综合利用学习过的知识综合利用学习过的知识管理管理Excel表格数据表格数据使用分类汇总功能将数据进行汇总管理使用分类汇总功能将数据进行汇总管理效果展示效果展示7.1记录单的使用记录单的使用本节要点本节要点添加记录添加记录查找记录查找记录应用举例应用举例制作制作“客户来访登记客户来访登记表表删除记录删除记录修改记录修改记录14253添加记录选择除标题外其他含有数据的单元格区域。

选选择除标题外其他含有数据的单元格区域。

选择择“数据数据/记录单记录单”命令，打开记录单对话框。

命令，打开记录单对话框。

在其中单击在其中单击按钮，打开添加记录的对话框，在按钮，打开添加记录的对话框，在各文本框中添加相应内容。

各文本框中添加相应内容。

修改记录修改记录要修改记录中的数据，除了在工作表中直接修改外，还可使用记录单对数据进行修改。

查找记录当数据库中的记录较多时，手动查找会很麻烦，当数据库中的记录较多时，手动查找会很麻烦，这时可使用输入查找条件查找记录的方法快速查这时可使用输入查找条件查找记录的方法快速查找需要的记录找需要的记录。

删除记录在记录单对话框中除了可以添加记录、修改记录和查找记录以外，还可以删除记录。

应用举例应用举例制作制作“客户来访登记表客户来访登记表”在在“客户来访登记表客户来访登记表”工作簿中使用记录单添加数据记录，工作簿中使用记录单添加数据记录，并通过记录单对数据进行修改、查找以及删除等编辑操作并通过记录单对数据进行修改、查找以及删除等编辑操作。

制作效果7.2数据的排序数据的排序本节要点本节要点多列数据排序多列数据排序数据排序单列数据排序单列数据排序应用举例应用举例排序排序“产品订单表产品订单表”自定义排序自定义排序单列数据排序若需对表格中的数据按某一字段进行排序时，可利若需对表格中的数据按某一字段进行排序时，可利用用Excel的简单排序功能完成的简单排序功能完成。

在在“产品销售记录产品销售记录”工作簿中根据工作簿中根据“销售额销售额”对数对数据进行升序排序据进行升序排序。

多列数据排序数数数数据的高据的高据的高据的高级级排序是指按照多排序是指按照多排序是指按照多排序是指按照多个条个条个条个条件件件件对对数数数数据据据据进进行排行排行排行排序，序，序，序，这这是是是是针对简单针对简单排序后仍然有相同排序后仍然有相同排序后仍然有相同排序后仍然有相同数数数数据的情据的情据的情据的情况况况况进进行的一行的一行的一行的一种种种种排序方式。

在排序方式。

在排序方式。

在排序方式。

在“产产品品品品销销售售售售记录记录1”1”工作簿工作簿工作簿工作簿中根据中根据中根据中根据“销销售售售售额额”和和和和“单单价价价价”对对数数数数据据据据进进行升序排序。

行升序排序。

行升序排序。

行升序排序。

自定义排序自定义设置自定义设置自定义设置自定义设置排序效果排序效果排序效果排序效果应用举例排序“产品订单表”在制作在制作在制作在制作“产产品品品品订单订单表表表表”工作簿工作簿工作簿工作簿时时常常常常常常常常会会会会按照按照按照按照订单订单金金金金额额、预预付款以及付款以及付款以及付款以及数数数数量的大小量的大小量的大小量的大小来决来决来决来决定生定生定生定生产产的的的的顺顺序，序，序，序，通通通通过过制作制作制作制作的的的的产产品品品品订单订单表的表的表的表的订单订单金金金金额额和和和和预预付款付款付款付款进进行排序行排序行排序行排序7.3数据的筛选本节要点本节要点自定义筛选自定义筛选自动筛选自动筛选应用举例应用举例筛选筛选“超市超市销售统计表销售统计表”高级筛选高级筛选自定义筛选自定义筛选数据筛选高级筛选高级筛选自定义筛选自定义筛选自动筛选自动筛选对数据进行自动筛选即选取需筛对数据进行自动筛选即选取需筛选的工作表表头，然后选择选的工作表表头，然后选择“数数据据/筛选筛选/自动筛选自动筛选”命令，表头的各字段命令，表头的各字段名右侧将显示黑色三角形按钮名右侧将显示黑色三角形按钮，单击该按，单击该按钮，在弹出的下拉列表中选择筛选条件，钮，在弹出的下拉列表中选择筛选条件，则表格中将显示符合条件的记录。

则表格中将显示符合条件的记录。

自定义筛选自定义设置自定义设置自定义设置自定义设置筛选效果筛选效果筛选效果筛选效果高级筛选如果要通过已经设置好的条件来对工作表中的数据进行筛选，可以使用Excel中的高级筛选功能，在“应聘成绩表2”工作簿中通过高级筛选功能筛选出“广告知识”大于70，考试总分大于250分的应聘者记录应用举例筛选“超市销售统计表”在工作中常常会对销售数据进行统计，如超市工作中常常需要对每个月或季度的销售商品进行统计，筛选出哪种商品的销售最高，哪种最低，本例中将对超市商品的销量进行筛选7.4数据的分类汇总本节要点本节要点分类汇总显示或隐藏分类汇总显示或隐藏分类汇总应用举例应用举例分类汇总分类汇总“车辆管理表车辆管理表”创建分类汇总创建分类汇总创建分类汇总分类汇总是按照表格数据中的分分类汇总是按照表格数据中的分类字段进行分类汇总，其中还需类字段进行分类汇总，其中还需要设置分类的汇总方式以及汇总要设置分类的汇总方式以及汇总项，要使用分类汇总，首先需要项，要使用分类汇总，首先需要创建分类汇总。

创建分类汇总。

显示或隐藏分类汇总为了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要的数据隐藏起来，以减小界面的占用空间，当需要查看被隐藏的数据时，再将其显示应用举例分类汇总“车辆管理表”分类汇总设置分类汇总设置分类汇总设置分类汇总设置汇总效果汇总效果汇总效果汇总效果上机及项目实训上机及项目实训7.5制作制作“值班记录表值班记录表”制作制作“日常费用管理表日常费用管理表”制作“值班记录表”Step1Step2Step3制作“日常费用管理表”练习

（一）练习

（一）打开“员工档案表”工作簿，使用记录单在其中输入各项数据，然后使用排序功能对“基本工资”进行升序排序练习

（二）练习

（二）打开“客户资料管理表”工作簿，使用筛选功能对其中的城市进行筛选，然后使用分类汇总功能，按照城市进行汇总提高：

提高：

Excel2003中管理表格数据中管理表格数据用用记记录录单单、数数据据排排序序、数数据据筛筛选选和和分分类类汇汇总总等等管管理理数数据据的的操操作方法作方法的相关技巧：

的相关技巧：

在在ExcelExcel中使用记录单时，若选择包含标题的单元格区域后中使用记录单时，若选择包含标题的单元格区域后选择选择“数据数据/记录单记录单”命令，系统将打开因无法识别列标签命令，系统将打开因无法识别列标签而不能执行此命令的提示对话框而不能执行此命令的提示对话框在对含有英文字母的数据进行排序时，要将大写字母排列在对含有英文字母的数据进行排序时，要将大写字母排列在相同的小写字母前在相同的小写字母前在工作表中若要对数据清单中相同类别的数据进行分类汇在工作表中若要对数据清单中相同类别的数据进行分类汇总，首先应将数据清单中的数据根据类别进行排序，再进行总，首先应将数据清单中的数据根据类别进行排序，再进行分类汇总分类汇总使用自定义筛选功能时，在使用自定义筛选功能时，在“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话对话框中输入筛选条件时，可以使用通配符代替字符或字符串框中输入筛选条件时，可以使用通配符代替字符或字符串