管理文秘1.ppt

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管理文秘曲阜师范大学教育科学学院高庆蓬绪论绪论管理文秘概述管理文秘概述n一、管理文秘的基本概念n

（一）什么是管理n管理是人类社会特有的实践活动，凡是由两个或两个以上的人组成的、有一定活动目的的团体都离不开管理。

工业革命以后，管理得到普遍重视和系统研究。

n美国管理学界宣称：

工业革命发生在英国，使英国成为第一个工业化国家，而管理革命发生在美国，使美国最先成为现代化国家。

n通俗说是“管人理事”，但对管理的定义并未取得一致的认识。

n管理职能论：

管理是由计划、组织、指挥、协调和控制等职能为要素组成的活动过程。

亨利法约尔（1916）nn管理决策论：

管理就是决策。

赫伯特西蒙提出，他认为决策贯穿着管理的过程，管理者所做的一切工作归根结底是在面对现实和未来、面对环境与员工时不断地作出各种决策，使组织的一切活动可以不断运用下去，直到获得满意的结果，达成令人满意的目标。

n管理系统论：

管理就是根据一个系统所固有的客观规律，施加影响于这个系统，从而使这个系统呈现一种新状态的过程。

阿法纳西耶夫提出。

他认为：

任何社会系统都是由若干单元或子系统组成的复杂系统；系统各个组成部分具有耦合功能，系统的发展变化遵守一定的客观规律；管理职能就是根据系统的规律对系统施加影响；管理的任务就是使系统呈现出新状态，以达到预定的目的。

n管理绩效论：

管理，是一种以绩效责任为基础的专业职能。

彼得德鲁克提出。

他认为：

管理是专业性的工作，与其他技术工作一样有自己特有的技能、方法、工具和手段；管理人员是一个专业管理阶层；管理的本质和基础是执行任务的责任。

强调了管理的自然属性。

n管理环境论。

管理就是设计和保持一种良好的环境，使人在群体里高效率地完成既定目标。

哈罗德孔茨给管理下的定义。

他认为：

作为管理人员，需完成计划、组织、人事、领导、控制等管理职能；管理适用于任何一个组织结构；管理适用于各级组织的管理人员；所有管理人员都有一个共同的目标：

创造盈余；管理关系到生产率。

n管理教育论。

管理就是社会主义教育。

毛泽东1964年提出的。

管理的关键是人的精神状态；管理的根本方法是通过教育提高人的觉悟，激发人的积极性；管理与社会制度有关，只有通过社会主义教育才能使组织成员确立社会主义的共同理想和共同的目标，此时，组织才会实现最好的管理。

n管理资源论。

管理是通过计划工作、组织工作、领导工作和控制工作的诸过程来协调所有的资源，以便达到既定的目标。

亨利西斯克给出的定义。

管理首先是协调资源，资源包括资金（Money）、物质（Materials）和人员（Men）即“3M”；各种管理职能是协调的手段；管理是有目的的过程，协调资源的目的是为了达到既定的目标。

n管理协调论。

管理就是由一个或者更多的人来协调他人的活动，以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动。

小詹姆斯H唐纳利等人提出的概念。

简化的说法为：

“管理是通过其他人的工作达到组织的目标”。

这种表述包含三点内容：

管理其他人及其他人的工作；通过其他人的活动来收到工作的效果；通过协调其他人的活动来进行管理。

n“人为为人”论：

苏东水（东方管理学派）提出。

管理就是一种有目的、有组织、有计划的人与人之间相互作用的行为过程。

管理本身是一个从“人为”到“为人”的过程。

n以上定义从不同角度揭示了管理的含义，可以概括出管理活动的基本特征：

n1管理总是朝向预定目标的，即泰罗所说“确切地知道你要别人去干什么”；n2管理通常有一套程序（过程），计划、组织、领导和控制就是其中必不可少的部分；n3管理的载体是组织：

管理总是存在于一定的组织中，组织也必须加以管理；n4管理的对象是人或说是人的行为：

主要不是通过自己，而是通过他人去完成既定目标。

n所以：

管理就是在一定组织中，管理者按照一管理就是在一定组织中，管理者按照一定程序协调他人的行为，实现既定目标的社会定程序协调他人的行为，实现既定目标的社会活动。

活动。

n

（二）什么是秘书（文秘）n管理文秘是教育部中国普通高等学校本科专业设置大全中公共事业管理专业的必修课程。

但“文秘”不是规范性的名称，正规的名称应是“秘书”。

n秘书的涵义：

n字面：

秘密文书工作者n学术界的观点：

1宫中秘藏之书：

我国古代，秘书指皇宫里秘密珍藏的图书资料。

n2辅臣：

秘书的英文为Secretaty，有两种译义：

辅臣和帮助上司处理文书和事务的人员。

前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件、印玺及宫廷内务的大臣，后沿用为主管政府事务的部长或常务副部长。

如“ChiefCabinetSecretaty”n3行政职位：

秘书是行政人员，各级政府机关都设秘书长和秘书，均属国家公务员。

“所谓秘书是一种职务，指与领导者保持较小的空间，专为其提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。

”n4社会职业：

属于第三产业，是以处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。

秘书国家职业标准：

秘书是“从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。

国际行政管理专业协会给秘书的定义是：

“具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责、积极进取、干练果断地在授权范围作正确决定的经理助手。

”二学科性质与理论体系n

（一）管理文秘（管理秘书学）的学科性质管理文秘是管理学与秘书学的结合，即运用管理学的原理、方法来研究秘书行为和活动。

关于秘书学的学科性质，主要有三种观点：

1综合说。

“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。

”2边缘说。

“秘书学是一门新兴的边缘学科”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门科学的知识圈交叉重叠的产物”。

3分支说。

“秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。

从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中行政管理学的分支。

”秘书是一项管理性工作，因此，秘书学可以定位于管理学的下位学科。

（二）管理文秘的理论体系n以管理学的视角考察秘书行为活动，可以把秘书工作概括为“办文、办事、办会”。

n管理文秘的主要内容：

n文件管理：

对各种文件进行管理是秘书管理工作的重要内容。

n公关事务管理：

秘书要和人打交道，就要对自己的内外形象进行管理、搞好接待和沟通。

n办公室管理：

包括办公室环境的维护、办公室工作程序管理、办公用品的管理以及办公效率和时间管理等。

n信息管理：

对信息的收集、整理、传递、储存、利用和反馈进行管理。

n会议管理：

会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理等工作的管理。

三、管理文秘工作的特点及原则n

（一）管理文秘工作的特点n1辅助性。

在上司的领导、指挥和控制之下，又是从旁帮助上司完成组织目标。

应清楚自己的助手地位和工作的辅助性质。

n2综合性。

不同类型、不同性质工作的集合，如既有程序性的例行工作、又有突发性的非例行工作；既有机要性工作、又有非机要性工作。

n3服务性。

秘书职业属于第三产业，具有鲜明的服务性。

一是服务的直接性，秘书是上司的直接助手，其工作内容与上司是一致的并直接对上司负责。

二是服务的稳定性，秘书与其服务对象之间相对固定，全面合作，朝夕相处。

三是服务的广泛性，应对“上中下”三个层面服务。

n4机密性。

秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。

（二）管理文秘工作的原则n1服务第一。

把为领导、为员工、为基层、为其他各级各类工作人员、为实现组织的各项职能提供服务放在首位。

n2全面质量管理。

强化质量意识，追求文秘工作的全面优化。

n3系统原则。

把整个组织的活动视为一个整体，以系统的思维认识和处理问题。

n4时效性。

时效是事物有效的时间限度，许多事物只在特定时间范围内才具备有效性，要有正确的时间观念。

n5经济性。

以最小的投入产生最大的效益，要有成本控制观念和制度。

四、秘书的素养n

（一）秘书的知识结构n1基础知识：

社会科学基础知识和自然科学基础知识n2专业知识：

秘书业务知识，有公文写作知识、文书处理知识、办公室管理知识、会议组织知识、信息科学知识等。

n3行业知识：

所在行业的系统的专业知识。

n4相关知识：

为适应工作需要，加以进修提高的知识，如法学、社会学、心理学、领导科学、统计学等。

（二）秘书的能力要求n1写作能力：

公文和事务应用文的写作能力n2口头表达能力：

普通话、简明扼要、有条理n3听知能力：

善于耐心倾听和正确理解别人的发言，能从他人的冗长的发言中概括出要领，或从众口交加中抓住重点。

n4阅读概括能力：

既要善于精读，从字里行间领会其微言大义，又要善于快读，抓住关键，提炼浓缩。

n5社交活动能力：

有社会活动能力，懂得各种场合的礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

n6协调能力：

善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致、善于发现领导与领导之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

n7应变能力：

秘书的大部分工作是常规性的，应严格按政策和规章办事。

但也常有意想不到的情况。

秘书要有遇急不慌、临危不乱、处事冷静的应变能力，做到原则性与灵活性的结合。

n8使用办公机械的能力：

凡是办公室有的器械、设备，秘书人员都要学会使用。

（三）秘书的职业道德n职业道德是从事一定职业的人，在工作过程中，所应遵循的、与其特定职业活动相适应的行为规范。

n秘书的职业道德可以概括为“忠诚、保密”。

n秘书职业技能培训鉴定教材：

n忠于职守，自觉履行各项职责n服从领导，当好参谋n兢兢业业，甘当无名英雄n谦虚谨慎，办事公道，热情服务n遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私n恪守信用，严守机密n实事求是，勇于创新n刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质n钻研业务，掌握秘书工作各项技能n1忠于职守：

忠于国家、民族的利益，忠于本机关、本单位的政治和经济利益；对工作认真负责、一丝不苟；恪守本分，甘当助手、配角。

n2严守秘密：

严守党和国家机密，不泄露本单位的政治、军事、经济、科技情报；不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，不议论他人的隐私。

n3恪守信用：

工作和人际交往中恪守信用，遵守允诺。

n4文明礼貌：

待人接物要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，态度真诚。

n5廉洁奉公：

奉公守法、廉洁清白，不以权谋私。

n思考与练习n1什么是管理？

n2什么是秘书？

现代秘书的确切含义是怎样的？

n3管理文秘工作的特点和原则是什么？

n4秘书应具有怎样的知识结构？

n5秘书应具有哪些能力？

n6怎样理解秘书的职业道德？

第一章文件管理n一、文件概述n

（一）文件的含义及特征n文件是法定组织依法制定，用来处理各种公务，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。

n特征：

n1文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件n2文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件。

公务是指由法定组织管理众人之事而产生的各种事务。

n3文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件n4文件是由法定作者制定的，非法定作者制成的不是文件n5文件是有特定格式的：

包括文件形成的特定程式、文件的特定体式、用印等。

n公文是文件的主体，包括通用公文和专用公文。

通用公文指国务院发布的国家行政机关公文处理办法（2000）中规定的十三种公文和中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例（1996）中规定的十四中公文（其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种公文党政机关相同）。

专用公文是指除通用公文之外，各行业根据特殊需要而使用的专用公文，如诉状、上诉状、控告书、答辩状等就属于司法专用文书。

课程计划、课程标准、课程表、校历、作息时间表等就属于教学专用文书。

（二）文件工作管理n文件工作管理是对构成文件工作的机构人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、协调、控制活动，以实现充分发挥文件的作用、为本机关各项职能工作和社会有关方面提供适用信息的目的。

二、公文的种类与格式n

（一）常用公文的文种和适用范围n常用公文是指党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用而且使用频率较高的公文。

n1命令（令）：

适用于依照宪法和有关法律规定颁布法律和公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人员