第一章秘书工作概述.ppt

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秘书实务柴世民老师公共管理学院联系方式：

153434467276289801博客教学目的教学目的初步掌握秘书实务技能。

具体初步掌握秘书实务技能。

具体包括包括11、秘书会务管理技能。

、秘书会务管理技能。

22、秘书事务管理技能。

、秘书事务管理技能。

33、秘书文书拟写技能。

、秘书文书拟写技能。

教学重点与难点教学重点与难点一、教学重点一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、技能训练二、教学难点二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析案例导入案例导入季市长与他的秘书与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。

不少人称季市长是全才、天才。

只有他的妻子知道，老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人市长的秘书老许。

季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。

俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。

市长要出面接待，许秘书为此准备好了谈话提纲。

案例导入案例导入会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。

那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。

后来，季市长又接见了一个考古代表团。

季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古案例导入案例导入成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。

有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身?

当他得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。

一天，日本一个建筑代表团要来市访问。

季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。

因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。

结果，在会谈中客人问起中国案例导入案例导入园林建筑各流派的艺术风格时，季节长一时难说清楚。

好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。

从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。

如果有，他一定要带在身边。

哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留下的资料读完、记住。

前不久，许秘书积劳成疾住院了。

恰巧这前不久，许秘书积劳成疾住院了。

恰巧这时美国水生物代表团前来访问。

市政府办时美国水生物代表团前来访问。

市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。

明天就要与美国朋友会谈，市长下料来。

明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放在那水生物研究方面的综合资料，照例放在那儿。

许秘书病中还没有忘记自己的职责。

儿。

许秘书病中还没有忘记自己的职责。

第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。

没想到市长谈吐自如，旁征博业性很强的问题。

没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。

不仅美国专家对市长的学识引，毫无外行窘态。

不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹.老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。

市长升任省长后，每晚睡觉前看第增加了五倍。

市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。

秘书已经退休了，二天需要的资料的习惯没变。

秘书已经退休了，但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。

市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。

通过案例分析，如何理解市长夫人对市长通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：

的评价：

“老季不过是个比别人勤奋些的老季不过是个比别人勤奋些的凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，凡人。

这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人还有一个不出名的更勤奋的人市长的秘市长的秘书老许书老许”1.1.11.1.1“秘书秘书”词义的演变词义的演变宫中秘藏之书宫中秘藏之书：

最初是指具有秘密性最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。

质或神秘色彩的图书。

职务之称职务之称:

秘书工作人员秘书工作人员,是从清末开始是从清末开始的的,这是现代秘书概念的源头。

这是现代秘书概念的源头。

社会职业：

秘书已被看作是广泛的社会社会职业：

秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

业）。

1.11.1秘书的定义、分类及层次秘书的定义、分类及层次1.1.21.1.2秘书的定义秘书的定义所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

人员。

什么是辅助性工作？

什么是辅助性工作？

什么是综合性服务？

什么是综合性服务？

国际秘书联合会：

秘书应是上司的一位特国际秘书联合会：

秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室事务的处理殊助手，她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围和判断能力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。

内作出决定。

欧洲职业秘书联合会欧洲职业秘书联合会：

对其上司的活动和：

对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。

她能在一定范围内作出决定和发出多工作。

她能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。

指示，并在做生意的场合代表她的上司。

秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的企业。

秘书的主要工作是围绕雇于私人的企业。

秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。

事，主要职责是辅助管理、综合服务。

（王育（王育秘书实务秘书实务）狭义秘书：

专门从事办公室程序性工狭义秘书：

专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

为领导决策及其实施服务的人员。

广义秘书：

位居领导人身边或领导机广义秘书：

位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。

（秘书上岗资格考试务与信息助手。

（秘书上岗资格考试教材）教材）伟人的秘书1.1.31.1.3秘书的职业特色秘书的职业特色1.1.直接性直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的直接安排的,秘书也是直接向领导请示、秘书也是直接向领导请示、汇报的汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。

结果的成败与领导有直接的关系。

2.2.稳定性稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。

3.3.知识化知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

4.4.年轻化年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。

他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。

5.5.女性化女性化近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。

西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。

但是，在我国，男秘书也不少，各级政府办公室人员中男秘书不少。

1.1.41.1.4秘书的分类秘书的分类第第一一、按按单单位位性性质质不不同同：

机机关关秘秘书书，企企业业秘秘书书，私私人人秘秘书书，商商业业秘秘书书，涉涉外秘书。

外秘书。

第第二二、按按工工作作内内容容不不同同：

行行政政秘秘书书、机机要要秘秘书书，文文字字秘秘书书，教教学学秘秘书书，信信访访秘秘书书、通通讯讯秘秘书书、医医学学秘秘书书，法法律律秘书等。

秘书等。

第第三三、按按服服务务对对象象不同：

公公务务秘秘书书、私人秘书。

私人秘书。

第四、按级别分秘书可以分为第四、按级别分秘书可以分为A.助理级秘书助理级秘书也常被称为“见习秘书”，包括接待员，打字员等，其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等。

这些工作的具体内容以后会讲的。

B.文书级秘书文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会B.文书级秘书计出纳记账的工作，保管保密文件等。

正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工作的责任都要高于见习秘书C.执行级秘书执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。

其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策等。

执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。

D.行政级秘书行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监，经理私人助理等。

其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和调配工作。

1.1.5秘书职业资格证书制度国家为了推动秘书职业培训和职业技能鉴定工作的展开，在秘书人员中推行国家职业资格证书制度。

考试书目是秘书国家职业资格培训教程。

该教程的指导思想是“以职业活动为导向，以职业能力为核心”结合最新秘书工作理论与实践，突出了职业培训特色。

在结构上按照模块化方式，把秘书分为五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书四个级别进行编写。

秘书职业资格培训教程教材秘书职业资格培训教程教材秘书职业资格培训教程教材内容目录第一章会议管理第一节会前筹备第二节会中服务第三节会后落实第二章事务管理第一节接待第二节办公环境管理第三节办公室日常事务管理第四节办公用品管理第五节信息管理秘书职业资格培训教程教材内容目录第三章文书拟写与处理第一节文书拟写第二节收发文处理第三节文档管理秘书职业资格培训教程基础知识教材秘书职业资格培训教程基础知识教材第一章文书基础第二章办公自动化基础第三章沟通基础第四章速记基础第五章企业管理基础第六章