外联部工作具体流程及方法样本.docx

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外联部工作具体流程及方法样本

外联部工作详细流程及办法

高校间联合活动

Q1：

如何与高校获得联系？

A：

可以通过进入对方官网得到联系方式。

另一种方式是充分运用自己新老同窗，通过一层层人际网获得对方联系方式。

Q2：

如何与高校进行联系？

A:

普通是先发短信，短信内容依照不同活动目、活动需求而定。

如果对方没有任何回应，再打电话过去。

联系时，一定要注意称谓、措辞等。

之后（始终到活动所有结束之前），与之保持紧密联系。

Q3：

短信应当怎么写？

A：

尊敬XX大学XX学院主席/部长您好！

N月N日将在我校举办……，咱们衷心期盼贵校……组织/贵协会（如果不知详细组织名字，要查或问下全称）能来我校出席活动。

请于N月N日星期N之前告知能否来参加（或告知与会人数），收到烦请您回答咱们谢谢！

北师大地遥学院学生会外联部XX。

我方作为主办方接待事宜

Ｑ4：

活动即将开始，对方暂时告诉咱们她们出席不了活动。

之前该如何避免这种现象发生？

Ａ：

咱们联系普通是外联部长，她们普通比较忙，也许是忘掉了这件事。

这就需要咱们在之前始终与她们保持紧密联系，强调此处活动重要性，并不断提示对方安排出席人员，还要列出各校出席人员联系方式表，并与之获得联系。

在活动前一天再次提示对方活动时间、地点以及注意事项。

以保证对方准时出席。

Q5：

与高校代表打电话注意什么？

A：

开头先自我简介：

“您好，我是北京师范大学地遥学院外联部XX（最佳告诉她们你姓名，以便日后联系），请问您是XX学校XX组织XX吗？

”接下来说正事儿~

打电话前先把自己要说话想清晰，尽量用最简短话表达最多意思！

交谈过程中时刻注意礼貌与自信，对方没说清晰要追问，对方问到自己不理解问题，也可以实事求是，问清晰后尽快发短信告诉对方。

Q6：

接待高校代表入会场时注意什么？

A：

提前告诉她们将近到站或校门时告知自己。

在引导她们走向会场时最佳交流一下，可以问她们学校状况，或者简介咱们学校，最佳别没话说。

活动结束后如果需要话，再送她们出校门，至少客气一下。

也许会结交到好朋友哦~

名家邀请准备阶段

1.如何寻找名家联系方式？

名家讲坛名家不拘于任何一种形式，既可以是作家等文化名人，也可以是体育明星、公司家，但须具备一定知名度和社会影响力。

或者名家传记撰写者，名家身边人等。

名家联系方式可通过如下几种途径获得：

1）网络查找有关信息：

入门时常采用，搜索范畴广，但虚假信息多

2）通过往届积累联系人查找：

效率较高，目的性强

3）关注举办校园活动剧组、栏目和名人：

普通以高效巡讲形式进行，成功率较高

4）人际关系：

运用亲朋朋友关系查找，操作较以便，也较易成功

5）中介机构：

费用较高，但工作量小，成功率高，特殊状况下采用

2.与名家联系应注意什么？

1）充分查阅名家资料，避免不必要错误

2）明确学联性质（直属学联），理解这个组织，准备好简要为名人简介咱们。

3）使用敬语，有礼貌沟通

4）电话联系以表达诚意

5）坚持不屑努力，经常性沟通

6）当名家表达近来档期已满时，不放弃联系，为后来工作寻找机会

7）不卑不亢，树立北师大学联良好形象

名家讲坛活动流程

●讲坛主题及名家：

●活动时间：

●活动地点：

●活动前期准备工作和宣传工作人员安排表：

 如有合伙社团，先分派工作，后统一调度

注：

如活动有合伙单位，要拟定协调好双方负责某些，开场前也要仔细确认。

以防活动中浮现不必要麻烦和纰漏。

一、前期准备

✧批教室及派票场地、桌椅在拟定论坛时间后2天内完毕

✧画海报在活动举办3天前完毕

✧传单（制作后，活动3天前印好）

✧制票，盖章，制作观众信息登记表

✧名家讲坛宣传视频制作，内容扩充

✧接待人员明确学联及师大历史及特色，准备好向名家简介咱们。

也可以谈大学生生活现状。

✧充分理解名家资料，避免浮现不尊重对方错误。

注：

批场地流程

1）审批教室（普通教室、敬文讲堂、教九502）

A社联审查考核补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章

B送往团委邱季端体育馆122柏教师处签字，120葛教师处盖章

C送往保卫处106审核签字盖章（需要嘉宾简历）

D送往主楼A102教务处教学服务中心审批适当教室

E教室审批表一式三份，审批结束后第一联（白）留在教务处，第二联（绿）交回保卫处，第三联（黄）交回社团联合会审查考核部，并补登活动地点。

2

2）审批大型活动场地（中北楼后、图书馆、食堂、操场）

A社联审查考核补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章

B送往团委邱季端体育馆122柏教师处签字，120葛教师处审核盖章

a中北楼后学五对面到校长办公室（主楼A403）审核

b图书馆到图书馆办公室审核

c食堂到餐饮中心（学子二楼）审核

d操场到体育学院（邱季端101）审核

C送到保卫处106审核签字盖章

D大型活动审批表一式四份，审批结束后，第四联（黄）由社团自行留存，第二联（粉）交回保卫处，第三联（蓝）交到相应校办，图书馆，餐饮中心工体办公室，最后将第一联（白）交回社团联合会审查考核部，并补登活动举办地点。

（审批条幅需要在审查考核部领取登记表，填写后再交给物业管理人员，由她们负责安排悬挂，悬挂结束后要做好条幅回收工作）

注：

所有审批单子一定在活动前送至活动当天负责人手上。

二、前期宣传

1）海报：

（提前两天张贴海报，分上下午，共四次，上午十点后，下午四点后）

（在海报充分状况下（每次28张））：

地点分派

A教二、教四、教九各1（2人）

B教八、教七、电子楼各1（2人）

C学五前1、澡堂旁边1、西南楼1、西北楼1、西西楼1（2人）

D研究生路2、东西操场2、艺术楼1（2人）

E中南楼后那条路2、学十二等一排宿舍楼2（2人）

F中南中北小院3、立身路5（2人）

（注：

可依照海报数量恰当增减，如数量很少，可删去某些人流不密集地点，如教八教七电子楼等，并相应减少其她地点海报数量）

2）传单：

派票前1天发，每两人一栋楼，依照宿舍以便限度分派。

3）喷绘：

提前一周去做

提前五~六天挂出来由1人负责（好好与对方联系后拟定）

4）横幅：

提一周去做由1人负责（好好与对方联系后确认，究竟要写哪些内容）

三、外场派票（提前一天或当天）

地点：

邱季端西南角

时间：

11：

30—12：

00准备工作共需4人。

将喷绘取下铺在地上，将宣传物置好

12：

00开始发票，共6人负责

2个人负责发票并让领票同窗登记，

4个人维持秩序，现场发传单宣传

四、活动正式开始

1）前期准备：

（共需工作人员7人、主持人1人、摄像或拍照1人：

规定拍到与嘉宾合影，观众照片）

如下以活动20:

00开始为例

19：

30—19：

45工作人员到场

在场内外各张贴海报2张确认打开嘉宾室或者教工休息室门确认活动使用设备（话筒个数，音量，电力，多媒体启动）等确认活动所需物资（矿泉水，纸杯，鲜花，横幅，座签等）确认拍摄人员到位。

19：

45—20：

00观众入场

2名工作人员检票2名工作人员负责场内秩序1名工作人员引领嘉宾

C

20：

00活动正式开始

（主持人1名、献花工作人员1名、多媒体操作人员1名、场内机动人员3名、拍照或摄像（之前确认相机内存及电量）1名

2）活动流程

A开场前主持人提示一下手机静音和不要提前退场

B播放名家讲坛宣传视频（要和合伙方交流决定与否播放）

C简介活动主题及嘉宾简介

D嘉宾讲座

E现场互动（提前与嘉宾沟通好进行，设立托儿数名）

F向嘉宾献花

G活动结束嘉宾退场，观众退场

H.工作人员收拾会场

I总结活动，保存照片及资料，向名家发去感谢信，活动照片。

五、活动阶段也许浮现问题

1接待嘉宾有什么注意事项？

1）提前准备好礼物和名牌

2）提前一种小时到活动现场布置、调试

3）嘉宾如果初次来我校，尽量到校门口迎接；若无法到门口迎接，至少在礼堂外或教学楼前接待

4）服装得体大方，发言有礼貌，尽量多向嘉宾简介师大及学联

5）活动正式开始前，请嘉宾到休息室休息（教九和敬文有休息室），备好水、水果

6）如果嘉宾提前到达学校，尽量批有休息室教室，如果没有休息室则尽量与助理沟通使嘉宾不致太早到。

2.礼仪人员应如何着装？

1）穿黑色高跟鞋，化淡妆

2）按规定穿礼服或正装

3）学联有专门礼仪队，普通定期选拔礼仪人员，有需要可联系其负责人

3.主持人应如何着装？

1）女生化淡妆，穿高跟鞋，最佳穿裙装

2）男生穿西装，有条件化淡妆（学联内部有主持人选拔，选上同窗将有机会主持学联和社团举办各种活动。

欢迎人们踊跃报名参加）

4.PPT若无法使用该如何应对？

1）提早备份

2）将其上重要内容告知支持人，由主持人在串词中讲出

5.若现场观众较少该如何解决？

1）让工作人员入座

2）发动同窗来捧场

3）到附近人流量大地方进行宣传

6.观众提问时间如果冷场怎么办？

1）工作人员提问

2）主持人提问

7.如何送嘉宾离席退场？

1）请嘉宾离席要有礼貌

2）可借机询问嘉宾与否有其她名家联系方式

3）送嘉宾上车

8.如何清理睬场？

1）迅速打扫干净

2）可回收物品回收

3）与管理员再会、道谢

4）将购买物品收据交给部长或者副部长，由她们去财务部报账再返还。

5）将感谢信发给名家。

万众瞩目赞助

拉赞助可分为四个阶段：

策划、交涉、贯彻、反馈。

一、策划阶段

一方面，目的要明确：

说服对方，使之与你建立合伙关系。

如何说服？

这是问题核心。

整个说服过程是建立在双基本上，即在分析双方利弊后提出一种使双方受益合伙方案。

1）对方需要什么？

虽然求各不相似，但是归根究竟，有一点是很明确，即对方但愿通过合伙产生宣传效益，进而带来经济效益；但愿投入1块钱能给她带来10块甚至更多利益。

2）我方优势何在，如何发挥？

这是对前一问题回答，是说服对方与你而非与她合伙根据。

3）两者结合，分析双方合伙基本，提出使对方宣传效益有作用合伙方案，即策划书。

在寻找合伙伙伴过程中，需特别考虑我方优势与对方契合点。

例如学校活动具备宣传方面优势；各院系也各有特点，例如计算机系去找电脑商；体育活动去找体育器材专营，艺术系、外语系，因女生多，去找美容美发、时装化妆等商家，从理论上说成功率比较高。

二、交涉阶段

如果策划阶段是“示爱”，那么交涉阶段应当“拟定关系”了。

因而，该阶段工作重心是化解对方疑惑，商讨合伙细节，最后拟定详细合伙模式。

一方面应当注意某些礼仪上细节问题，例如

（1）衣着整洁，并尽量稳重些，给对方暗示：

我是尊重你；我是干练，有经验；

（2）不迟到，向对方表白：

我是守时，我是守信，跟我合伙没错；（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话问题务必十分注意，特别是双方初次会面时候。

固然，这就规定咱们平时就要培养良好习惯。

另一方面，要充分运用语音、语调、语调、语速、手势等说服对方。

须知：

只有事先说服自己，才有也许说服别人。

固然，这里涉及一种“度”把握，否则，过犹不及，适得其反。

如何把握“度”问题，若现对方已被调动起来，你可恰当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦，那么适可而止，策划书改写，或简要列举，或重复强调，也要因人而异。

那么，如何观测？

观测脸部神情，特别是观测眼睛，是最有效。

有人说，处处留意皆学问，如果咱们把人际交往当作是一门学问，那么这门学问治学捷径正是：

心细。

固然，这里又涉及一种“度”问题，即是“注视”而非“逼视”，否则会使对方恼火，使双方尴尬。

如何把握这个“度”，还是老办法，观测对方反映，灵活解决。

以上谈都是某些交往过程中应当注意问题，事实上，该阶段重要任务是与对方商讨合伙细节问题，真正目的是确立合伙关系。

固然，前提是态度要诚恳。

能做什么，准备如何去做，规定明确而详尽。

特别要注意是，没有把握事项不能随意答应下来，由于这些讨价还价将是合同条款根据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责任。

交涉过程中，应当强调是宣传方式，即你能做什么，准备如何贯彻，而不要一味夸大宣传效益。

由于广告就是一种投资，投资就是要承担一定风险。

这里有两层含义：

一方面，宣传效益不等于经济效益，利弊得失判断工作应当由对方去完毕；另一方面，宣传效益最后要通过宣传行为来实现，因而有哪些宣传方式准备如何贯彻才是咱们自始自终要强调突出，这事实上是消除对方后顾之忧，引导对方作出有助于我方判断。

经费预算，是谈判工作重中之重。

如果可以作价格调节，该退让还是要退让，以免因小失大。

如果无法让步，那么要特别注意说话技巧。

曾有一家商家很有合伙意向，只待我在经费上作出让步，而我所列经费是非常实在，没有任何调节空间了。

谈了三层意思：

1）我方价格是很实在，并且基本上都用在宣传方面，我方是有诚意。

2）合伙双方要有合伙诚意，如果你方在价格上还坚持另有规定，那么，就是你方缺少合伙诚意体现。

3）一起把活动搞好，是咱们共同目的，必须经费是不能“偷工减料”；我方价格很实在，因此咱们不应当把时间花在一二拾、一两百讨价还价中，而应当商讨如何保证地把活动做得最佳，这才是对双方都更有利。

其实，整个正面交涉过程事实上就是揣摩对方心理，并有针对性地一一化解矛盾过程。

最后强调一点，在整个交涉过程中，确的确实要站在对方利益角度考虑问题，理由很简朴：

只有对方结识到你有为她着想，她能从活动中受益，她才乐意投资，你才干获得资助。

这是整个过程核心。

三、贯彻阶段

在诸多同窗想象中，拉赞助仅局限在前两步，觉得拿到钱就结束了。

其实这是一种误解。

签合同，拿到钱，只是合伙开始，真正工作刚刚展开，例如还要贯彻合同条款，还要提供反馈资料。

对于合同条款贯彻问题，不但仅是态度问题，还是性质问题，决定了双方是合伙关系还是欺诈与被欺诈关系。

如果是前者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一输，事实上是“双输”，往往是被欺诈者“一朝被蛇咬，十年怕井绳”，而欺诈者“捡个芝麻，丢了西瓜”。

如何做好贯彻工作，我觉得最佳方式即与对方经常沟通，一起探讨，并付诸实行。

这里还涉及到积极反馈问题。

四、反馈阶段

先回答一种问题：

为什么要反馈？

一方面，规定反馈，这就鞭策你把承诺贯彻到位，把工作做到家；

另一方面，从学习和锻炼角度来看，只有反馈，与商家多沟通，才干总结经验，吸取教训，从而得到提高。

广告就是投资，投资就有风险，因主客观因素，谁也不也许做每一次每一项都让商家百分之百地满意（更何况有些商家盼望值过高），那么，在反馈过程中与商家探讨问题何在，有无补救办法……普通说来，只要你工作的确到位甚至基本到位，商家普通是不会太为难学生。

商家最恨是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不见踪影；商家最怕是被骗感觉，特别是被“学生娃”骗感觉，这种感觉也许比丢了几种钱更让她们难受。

第一，好服务方能招来“回头客”；

第二，这些“回头客”往往乐于从中穿针引线，帮你简介她人，人们可以想象此类合伙成功率极高；

第三，如果你善于交际，你们可以探讨某些其她共同感兴趣话题，往往可以建立良好人际关系，而对方往往是有着丰富生活阅历长者，你可以从中学到许多为人之道，在笔者看来，这比什么都重要。

更何况，一旦对方信任你，欣赏你，她们就将全力支持你。

最后，作一点小结。

拉赞助要诀是“胆大、心细、脸皮厚”。

胆大——超越与陌生人打交道心理障碍问题。

心细——处处留意皆学问。

脸皮厚——脸皮，像手茧，越磨越厚。

譬如，笔者之因此能敢自不量力，班门弄斧，皆归功于长期磨练成果——脸皮够厚。

一位手机商说，校内大学生具备相称大消费潜力。

运用组织各种活动向学生进行宣传，不但能节约诸多广告成本，并且还省去了诸多审批手续上麻烦.因此,咱们在拉赞助过程中一定要有信心,要有坚持不懈精神,只要咱们做好了以上这些何患不嬴何忧不胜。

备注一：

如何获得公司联系办法：

1.114查公司号码。

2.通过协会或师兄师姐获得已联系过公司联系资料。

3.逛街时候，注意一下各个商家联系电话，她们也许成为你下一种赞助商。

4.通过网络得到公司联系方式。

5.通过商品得到公司联系方式。

6.通过朋友，同窗，亲人得到公司联系方式。

备注二：

联系公司注意小问题。

1.不要在前台小姐那里挥霍太多时间，她没有决定权。

2.当公司叫你传真过去时候，不要理她，最佳说送上门或直接会面会谈。

由于传真价格不是你可以承担，并且大某些都是没有成果。

3.去一家公司，无论你如何失败，对方如何没有诚意和兴趣都好，你一定要拿到其中一种人联系方式（卡片）。

4.拉赞助时候，除了简介话，其她少说，让你赞助商多说话，并认真仔细回答她问题。

并记录她观点和看法。

5.拉赞助时候注意提及详细、细节东西。

这样话公司会觉得咱们是准备充分和认真对待。

关于拉赞助指引教材

1．熟悉自己学校，熟悉活动。

2．收集近来学校内外活动信息，通过收集这些信息可以让你清晰什么公司有兴趣。

3．锁定公司后，先对该公司有初步理解，谋求话题和合伙点。

4．出发前多准备某些资料，可以学校同类型活动好一面或协会某些历史典型资料。

5．选取好你拍挡，每次拉赞助最佳2－3个人一组，男女搭配。

分好工：

谁做记录，谁解说，谁回答问题。

6．选取好去路线、明确公司地址，并且与公司负责人先用电话约好时间。

7．外出拉赞助，除了拉赞助外，一行一动都代表着学校形象，因此注意言行，装束。

8．拉赞助最大财富不是拉不拉得到赞助，是你可以接触一种公司，甚至一种公司高层。

理解她们运作和思维。

然后把它变成你经验和财富。

迎新时期在高校搞宣传

一，赞助商在迎新时期在高校搞宣传有什么好处呢？

A，最佳投资时机：

作为大学新生，只该群体踏入社会第一种阶梯，是对一切商业信息既敏感又冲动时期。

因而，公司在这时期赞助边际效用最大，令每一分钱都发挥到最大宣传推广效果。

B，刺激短期销售：

大学生新生入学时，由于第一次拥有消费自主权，往往冲动会成为购买第一因素。

此外，由于新生入学后，她们也需要大量和生活有关产品，因而这个市场需求很大，并且消费冲动是她们首要购买因素。

在这时期选取恰当赞助，其宣传推广力度将与其销售量呈现几何级数增长，这是每个公司都不能忽视“80后”现象。

C，哺育市场：

有远见公司在新生入学时赞助迎新活动，销售业绩往往不是最重要考虑因素，最重要因素是能为公司哺育市场，提高产品在大学生美誉度。

每个人都懂得，“80后”个性化社群虽然购买力强劲，但她们购买方式已经不同于上一辈，她们对价格不敏感，崇尚个性，品牌忠诚度不高特点决定了公司要在将来市场上分一杯羹，就应当“从娃娃开始抓起”。