档案信息化与电子文件(档案)管理(提纲)陈云峰6.ppt

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档案信息化建设与电子文件（档案）管理省档案局信息处省档案局信息处陈云峰陈云峰20142014年年99月月主要内容一一.档案信息化及数字档案馆的基本概念档案信息化及数字档案馆的基本概念二二.数字档案馆建设及数字档案馆建设及数字档案馆建设指南数字档案馆建设指南三三.数字档案室建设及数字档案室建设及数字档案室建设指南数字档案室建设指南四四.电子文件（档案）的管理电子文件（档案）的管理五五.电子档案移交与接收办法电子档案移交与接收办法解读解读六六.档案数字化加工档案数字化加工七七.档案信息安全档案信息安全一.档案信息化及数字档案馆的基本概念档案信息化建设档案信息化建设利用信息技术提升档案管理水平利用信息技术提升档案管理水平档案工作各环节引入信息技术档案工作各环节引入信息技术数字档案馆（室）建设数字档案馆（室）建设对档案信息化的精确定位对档案信息化的精确定位

（一）档案信息化建设的主要内容全国档案信息化建设实施纲要（20022002年）年）要求：

1.档案信息化基础设施2.档案信息资源建设3.档案管理应用系统建设4.档案信息化标准规范建设5.档案信息化人才队伍建设6.档案信息安全体系建设

（二）数字档案馆定义数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

和共享利用的档案信息集成管理系统。

以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标（2013年10月）（三）数字档案室定义运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并能过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案并能过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

信息服务的档案信息集成管理平台。

1.1.档案资源数字化档案资源数字化2.2.档案实体虚拟化档案实体虚拟化3.3.档案管理系统化档案管理系统化4.4.信息传递网络化信息传递网络化5.5.档案利用知识化档案利用知识化（四）数字档案馆（室）建设目的综合档案馆：

综合档案馆：

保护档案原件保护档案原件档案原件损毁的几个原因（时间、档案原件损毁的几个原因（时间、物理条件、化学条件、人为因素）物理条件、化学条件、人为因素）满足利用需求满足利用需求纸质档案和数字档案的利用区别纸质档案和数字档案的利用区别（检索、效率、复制）（检索、效率、复制）机关档案室：

机关档案室：

适应信息社会发展适应信息社会发展纸质文件、电子文件双轨运行，电子文件比纸质文件、电子文件双轨运行，电子文件比重越来越高重越来越高满足利用需求满足利用需求纸质档案和数字档案的利用区别（检索、效纸质档案和数字档案的利用区别（检索、效率、复制）率、复制）（五）数字档案馆（室）建设意义有利于提高档案工作效率和现代化水平有利于提高档案工作效率和现代化水平有利于确保数字档案永久存储和安全保管有利于确保数字档案永久存储和安全保管有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享资源的社会共享有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化构优化有利于提高各级政府公共服务能力有利于提高各级政府公共服务能力有利于促进社会主义文化的发展繁荣有利于促进社会主义文化的发展繁荣有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求求二.数字档案馆建设数字档案馆建设指南数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

案信息集成管理系统。

主要内容：

主要内容：

基础设施架构基础设施架构（硬件）（硬件）管理平台系统管理平台系统（软件）（软件）数字档案资源建设（产品）数字档案资源建设（产品）其它与相关的项目其它与相关的项目

（一）基础设施建设（硬件）服务器网络终端设备存储设备数字化设备.

（二）管理平台（软件）收集功能收集功能管理功能管理功能利用功能利用功能（三）数字档案资源建设1目录数据2全文数据3电子文件接收4资源整理（四）安全管理（保管）1.1.信息安全信息安全信息安全信息安全/数据安全数据安全数据安全数据安全2.2.技术越是发展，安全问题越是突出技术越是发展，安全问题越是突出技术越是发展，安全问题越是突出技术越是发展，安全问题越是突出3.3.档案信息安全档案信息安全档案信息安全档案信息安全=档案实体安全档案实体安全档案实体安全档案实体安全长久保存策略长久保存策略存储架构选择存储架构选择安全保障体系安全保障体系（五）制度建设1标准规范体系建设（国家标准、行业标准、地方标（国家标准、行业标准、地方标准的执行）准的执行）2软件操作管理制度（操作规程、权限设置、各种信息操作规程、权限设置、各种信息记录记录）3数据采集加工制度（数据格式、数据存储、工作流程数据格式、数据存储、工作流程）4数据库维护管理制度（数据管理、日志管理、数据数据管理、日志管理、数据备份备份）5信息发布工作制度（发布范围、审批程序发布范围、审批程序）6档案信息安全保密制度（病毒防范、入侵监测病毒防范、入侵监测）（六）人才队伍建设专业队伍建设专业队伍建设档案从业人员素质提高档案从业人员素质提高（七）数字档案馆建设指南国家档案局国家档案局20102010年年66月发布月发布1.1.档案局馆领导档案局馆领导（是什么？

、为什么？

、干什么？

）（是什么？

、为什么？

、干什么？

）基本概念、建设意义、基本要求、建设目标基本概念、建设意义、基本要求、建设目标2.2.档案信息化建设部门人员档案信息化建设部门人员（怎么干？

）（怎么干？

）基本步骤、基本功能、具体建设内容基本步骤、基本功能、具体建设内容3.3.全体档案工作者全体档案工作者（怎么用？

）（怎么用？

）了解数字档案馆的架构、增强信息化意识、充分利用信息化手段了解数字档案馆的架构、增强信息化意识、充分利用信息化手段三.数字档案室建设数字档案室建设指南机关档案是机关重要的信息资源，机关档案信息机关档案是机关重要的信息资源，机关档案信息化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设的重要内容。

务建设的重要内容。

（一）主要内容档案信息化基础平台建设档案信息化基础平台建设数字档案管理应用系统建设数字档案管理应用系统建设机关数字档案资源建设和开发利用机关数字档案资源建设和开发利用

（二）基本原则1.1.资源为先资源为先2.2.标准规范标准规范3.3.整体推进整体推进4.4.确保安全确保安全（三）建设方式1.自建系统2.依托单位信息系统（硬件）3.依托同级国家综合档案馆（软件）（四）基础设施建设

（一）自建系统1.1.服务器。

服务器。

2.2.终端设备。

终端设备。

3.3.扫描仪、数码相机、数码摄像扫描仪、数码相机、数码摄像机等数字化设备。

机等数字化设备。

4.4.光盘刻录机、磁带机等存储备份设备光盘刻录机、磁带机等存储备份设备以及磁盘、光盘、磁带等存储介质以及磁盘、光盘、磁带等存储介质5.5.网络设备。

网络设备。

6.UPS6.UPS（不（不间断电源）。

间断电源）。

（二）依托单位信息系统1.1.存储空间（对单位信息系统提出要求）。

存储空间（对单位信息系统提出要求）。

2.2.数字化加工设数字化加工设备。

备。

3.3.安全设备（防火墙等）安全设备（防火墙等）（五）软件系统建设（方式一）（五）软件系统建设（方式一）自建系统自建系统两个问题：

两个问题：

系统软件系统软件/行业软件行业软件定制软件定制软件/商品软件商品软件档案管理软件的功能：

档案管理软件的功能：

1.1.电子文件归档管理系电子文件归档管理系统统2.2.数字档案室管理系统数字档案室管理系统3.3.档案查询利用系统档案查询利用系统4.4.电子档案移交系统电子档案移交系统（六）软件系统建设（方式二）依托同级国家综合档案馆软件基本架构软件基本架构CS/BSCS/BS网络网络用户管理用户管理（七）档案室档案数字资源（七）档案室档案数字资源电子文件的归档电子文件的归档存量档案的数字化加工存量档案的数字化加工（八）数字档案室建设指南20142014年年77月发布月发布概念与基本特征概念与基本特征建设原则与内容建设原则与内容基础设施建设基础设施建设应用系统建设应用系统建设数字档案资源建设数字档案资源建设保障体系建设保障体系建设四.电子文件（档案）的管理

（一）什么是电子文件、电子档案

（一）什么是电子文件、电子档案

（二）电子文件和电子档案的关系

（二）电子文件和电子档案的关系（三）电子文件的特点（三）电子文件的特点（四）准确性、完整性、可用性和安全性（四）准确性、完整性、可用性和安全性（五）原则和标准（五）原则和标准（六）（六）元数据元数据（七）（七）XMLXML封装封装（八）电子文件的法律依据（八）电子文件的法律依据

（一）电子文件的定义电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

音频、视频等不同形式的信息记录。

电子文件是文件电子文件是文件电子文件属于文件范畴，具有文件属性电子文件属于文件范畴，具有文件属性什么是文件什么是文件由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。

动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。

（二）电子档案电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

电子文件和电子档案的关系电子文件=电子档案归档（三）电子文件的特点人机屏障人机屏障对生成技术环境的依赖性对生成技术环境的依赖性信息与载体的可分离性信息与载体的可分离性文件寿命短文件寿命短文件密度高文件密度高文件复制易文件复制易（四）准确性、完整性、可用性、安全性准确性准确性电子文件改动在物理形态上可以做到电子文件改动在物理形态上可以做到“不留痕迹不留痕迹”。

“完好无损完好无损”/电子文件存电子文件存储载体对信息内容不再具有储载体对信息内容不再具有“固化固化”和和“验证验证”作用作用/在数字环境尤其是网络环在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点对电子文件构成巨大安境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点对电子文件构成巨大安全威胁全威胁/法律上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定法律上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定完整性完整性电子文件的生成、阅读、运行、处理均依赖于特定的数字环境，要保持电子文件的有效性，电子文件的生成、阅读、运行、处理均依赖于特定的数字环境，要保持电子文件的有效性，必须保存电子文件的生成环境必须保存电子文件的生成环境/电子文件的结构复杂性使得完整保存其生成方式变得十分电子文件的结构复杂性使得完整保存其生成方式变得十分困难困难/由于电子文件具有信息与载体的可分离性，信息的增删更改十分方便由于电子文件具有信息与载