学校协同办公系统建设方案.docx

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学校协同办公系统建设方案

学校协同办公系统

建设方案

编号：

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1.0

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作者

2010年12月21日

1.0

创建

1项目概述4

1.1项目背景4

1.2建设意义5

2项目需求分析5

3系统设计6

3.1设计原则6

3.1.1先进性、成熟性6

3.1.2实用性6

3.1.3标准性6

3.1.4可扩展性和互连性6

3.1.5稳定性6

3.1.6安全性6

3.1.7灵活性、易用性7

3.1.8经济性7

3.2整体设计8

3.2.1架构设计8

3.2.2技术关键点9

3.2.3工作流引擎9

3.2.4基于数据支持9

3.2.5系统标准9

3.2.6协同办公平台应用系统10

3.2.7信息知识资源管理10

3.2.8整合现有应用系统11

4系统建设方案11

4.1内部办公系统12

4.1.1内部新闻12

4.1.2内部论坛12

4.1.3最新待办12

4.1.4公文收发13

4.1.5通知公告15

4.1.6内部邮件15

4.1.7流程流转16

4.1.8短信提醒21

4.2外部系统应用22

4.2.1基础信息查询22

4.2.2成绩查询22

4.2.3互动交流22

4.2.4家长申请23

4.2.5校长信箱23

4.3手机应用23

4.3.1新闻公告23

4.3.2流程审批23

4.3.3成绩单查询23

1项目概述

1.1项目背景

目前，随着把教育信息化纳入国民经济和社会信息化规划，并配套制定了先关的建设规划方案，加快建设步伐，构筑教学创新平台，各个学校对信息化的需求都有了较高的需求。

教育在本质上就是对知识和经验的共享和交流，而网络的本质就是一种信息共享服务，它在很大程度上改变了时间和空对间人们之间信息交流的约束，可以让人们以极低的代价、极高的效率共享信息和知识。

所以对于教育这种几乎可以纯数字化的行业而言，应该是最能发挥移动网络优势的行业之一。

在国家大力发展教育信息化的大背景下，学校推进信息化来加强办学水平、提高师生的信息化素养、促进家长与学校形成合力共同开展教育是目前极为迫切的任务。

同时，为扩大教育集群网的影响力，在组建统一教育门户的前提背景下，进一步挖掘教育行业需求，对行业市场进行实时关注，整合行业产品、提出行业整体解决方案。

在明确教育行业特点后，经过大量的实践调查，提出发展家校互动平台，实现互动交流的应用目标。

结合教育行业特点、信息化趋势与用户需求，目前行业发展的方向是通过建立一个综合性的网络教育互动信息平台将各种优质的教育资源和沟通手段有机的结合起来，通过信息平台与教育集群网一定程度上捆绑教师群体，最终通过全面推广进而培养稳固家长群体，逐步培养行业对移动网络与品牌的依赖性，从而形成一套完整的带有信息化特色的服务体系和标准体系。

在完善校园信息化建设过程中，如果利用先进性的信息技术实现校园信息共享和资料共享。

通过校园统一的办公平台实现校园无纸化办公和自动化办公模式的建设和推广。

通过现代化的通讯技术帮助学校实现电子办公，提升工作效率，减轻学校家长、老师和学校管理人员的工作负担。

步入现代化的的数字校园管理模式。

1.2建设意义

电子办公、信息化办公是现代化社会发展的必然趋势，在教育行业信息化发展的大势所趋下，利用高新信息技术手段，促进校园建设，提升整体的社会服务水平和形象。

在信息化建设过程中，协同办公模式的实现保证了学校办公系统之间的数据联动和信息共享。

通过办公系统作为信息平台，保证多系统的联合使用，利用数据接口，保证数据的共享和联合办公。

通过学校形象门户，向社会提供信息展示门户，家长可以通过登录学校统一信息门户查询学生的相关信息。

通过学校提供的访问接口，家长也可以通过手机访问学校门户，进行信息查询和相关业务操作。

通过门户的信息交流，为学校与家长、社会之间提供了信息交流的平台，在平台上进行相互交流和咨询，可以更好的提升学校的整体形象。

2项目需求分析

按照校园信息化建设的整体目标和原则，对学校信息化建设，具有十分重要的意义，建设的整体规划包括：

✧为学校提供统一的信息门户，向社会展示学校风采；

✧为学校与家长间提供咨询交流窗口；

✧为家长提供信息查询平台，家长可以查询学生信息；

✧为学校提供统一的办公平台，提升办公效率和水平；

✧为学校提供规范化的信息平台，保证资源共享和自动化办公；

✧保证学校与家长间的沟通，减轻双方的心理负担；

✧标准化学生管理，为学校提供了标准的学生考勤和安全的管理；

✧强化学习管理模式，实现信息绿色公开与查询；

✧实现手机与手机短信通知模式的拓展，增强系统实用性。

3系统设计

3.1设计原则

3.1.1先进性、成熟性

采用国际先进技术路线和体系结构，选用成熟的产品，结构化程度高，扩展性、升级性好，能够适应学校的业务需求和行业技术的发展。

3.1.2实用性

系统设计应以方便实用为宗旨，应具有简单友好的用户界面、稳定可靠的运行性能以与灵活多样的输入输出方式，使系统能够顺利地投入运行。

3.1.3标准性

在系统的开发过程中必须遵循国家标准、行业标准与用户单位相应标准与规范要求，具备国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口，保证系统能与其它系统进行信息交换。

3.1.4可扩展性和互连性

系统必须具备模块化，适应新功能的扩充。

支持与各类数据库系统的连接。

3.1.5稳定性

系统采用流行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议、中间件等，保证系统的稳定性。

并能跨越多种操作系统使用。

3.1.6安全性

系统采用的开发平台必须具备，包括网络、服务器、用户认证、数据库、文档/视图、域（字段）等方面能够有效地保证系统中数据的安全性。

同时提供完善的备份机制、数据库集群功能

3.1.7灵活性、易用性

系统应能进行灵活的功能、权限调整和平滑移植，各种调整无需修改程序代码。

在易用性方面应满足使用者的使用习惯，易使用、易维护、易升级，实现“傻瓜”式的操作，将实施、培训成本和周期降到最低。

3.1.8经济性

在满足现有需求的情况下，尽可能以最小代价完成系统设计、实现业务功能、网络通信以与网络维护等任务，尽可能使系统的后期运行费用降低。

并在以后的扩展中能最大限度地利用现有平台与应用构架。

同时考虑系统扩展的可行性，避免可能出现的扩展难度。

3.2整体设计

3.2.1架构设计

系统总体架构图

系统功能结构图

3.2.2技术关键点

3.2.3工作流引擎

工作流引擎是协同工作系统之中的核心构件，我公司提供的工作流引擎具备自由流程、往复流程、流程改派、流程退回、流程收回、流程切换等多种适合中国政务特点的流程操作功能，更提供适合最终用户的自定义模式和适合二次开发商的编程开发模式。

工作流架构图

3.2.4基于数据支持

（）结构化数据一个标准——正是解决上述问题的快速途径，不论是结构化或非结构化的资料，都能以最高的效率、最少的资源，实现跨平台、跨系统的信息交换，特别是在支持新的通讯手段方面具有更大的优势，遵循统一的数据规范，可以支持不同应用系统之间的数据共享、数据交换和稿件统计、稿件跟踪等方面的问题，为系统的数据处理以与和其它系统进行互动提供了技术上的保证。

3.2.5系统标准

为实现统一基础平台的“一站式”工作环境，实现与各种信息源的连接，提供整个校园范围内信息的无缝访问，需要为本次开发的基础应用平台和基础应用软件系统定制开发相应的应用程序集成的部件（单点登陆和信息展现），为基础应用平台和基础应用软件提供单点登陆和信息显示服务。

3.2.6协同办公平台应用系统

办公平台作为整个统一基础平台和用户的直接接口，提供了基础的平台功能服务。

平台服务提供了一个开放的构架，集成了各种结构化和非结构化的信息，并为用户提供了统一的信息共享入口，同时，也为校园内部的信息发布和集成提供了统一渠道，将内部站点和后台的数据中心、文档管理、业务管理以与其他信息系统有机集成，为校园内部的信息使用者提供了必要的协作工具和服务，供办公人员快捷获取和交流所需信息。

另外，办公平台服务在安全、个性化、可扩展性和可伸缩性等方面也具有显著的特点。

协同办公平台服务提供以下主要功能：

●一站式服务：

用户只需进入统一风格且个性化的一站式办公平台，即可方便地访问和调用统一基础平台中的功能模块、数据单元和应用资源。

●个性化服务：

针对每一个用户特定的信息需要，定制具有独特风格和内容的个性化用户界面和提供个性化的信息服务。

●办公业务协同：

整合各应用系统中的业务流程，通过集中、统一的多业务信息交换中心连接到各应用系统，实现应用系统的流程整合、协同工作。

●智能检索：

提供用户查询自己权限范围内所需相关资料的途径，通过输入关键字等方式，快速找到分散于网络与校园内部的各种文件，达到资源共享的目的。

3.2.7信息知识资源管理

信息知识资源管理系统将对各校园部门的资料进行统一管理，实现校园信息资料库或信息资源之间的共享，避免各单位之间的重复建设，提高资源的利用效率。

个人信息存储管理系统主要提供与用户个人工作相关信息的存储、使用、共享和个性化展现等功能。

3.2.8整合现有应用系统

统一用户管理系统不仅需要管理新开发的各个应用系统，同时能够将现有的应用系统整合到信息平台，提供统一的用户管理，具体体现在以下两个方面：

整合现有校讯通系统中的用户身份管理：

通过建立现有应用系统中用户与统一用户管理系统中用户的映射，并进行与时的同步更新，实现对现有应用系统的用户身份管理。

整合现有校讯通系统的用户授权管理：

提供对现有应用系统的“入口”控制，即控制用户能否通过信息处理平台访问现有应用系统。

在用户登录到现有应用系统后，由应用系统自身的授权管理控制用户的操作权限。

整合校园一卡通系统相关功能，是用户可以在通过权限认证后，能够对一卡通相关信息进行查询，比如查询学生或者老师的考勤情况，出入校门情况等。

也可以对一卡通的消费情况进行查询。

整合学校现有的工资管理系统接口，从接口中获取相关的基础信息，教师可以在通过权限认证后，查询自己的工资单信息，做到工资透明和数据共享。

整合139社区微博，可以让系统用户可以更好的通过平台、利用微博展示个人的风采。

通过整体的数据接口保证现有系统中的相关系统数据信息可以进行共享和数据传统，使用户可以登录协同办公系统以后，可以登录到系统中进行相关的信息查询和业务办公。

4系统建设方案

按照学校的信息化建设的整体规划，在建设方面，我们提供一个整体协同办公平台，用户可以通过登录协同办公平台进行信息查询和业务处理。

在通过统一的身份认证和权限管理后，不同角色的用户登录系统可以进行不同的信息查询，内部办公人员通过办公系统可以进行公文处理和相关的自动化办公。

4.1内部办公系统

4.1.1内部新闻

内部新闻模块主要是为内部办公人员提供学校最新的新闻和资讯信息，显示在网站首页上，方便内部办公人员在登录系统后，可以与时的查看学校的内部新闻信息。

4.1.2内部论坛

4.1.2.1站务管理

发布论坛公告，校园最新动态、校园10排行，版主任免、管理与奖惩定公布。

4.1.2.2教师专区

提供教师沟通、交流的园地。

在这里可以分享自己教学经验，感人事件，经典课件，教师答疑等功能。

4.1.2.3学生专区

学生班级动态，作业讨论的场所。

4.1.2.4家长专区

家长交流讨论的场所。

4.1.2.5休闲娱乐

学习园地、美食、灌水、感人故事、优秀作文欣赏的分享。

4.1.3最新待办

处理需要自己去办理的工作流程。

在待办事项中显示所有自己需要处理的流程，未处理的流程会定期发送短信提醒的方式去通知办理人处理，具有督办权限的人员可以去催促办理人员与时处理流程。

解决漏办和遗忘工作的情况。

4.1.4公文收发

按照公文流转程序，提供公文流转的全部功能，实现公文在部门内部与各相关部门之间以与上下级之间的协同处理，提高办公效率。

支持各种标准公文格式，用户能够根据工作需要定制自己的公文模板。

各用户可根据自己的需要定制流程。

一是子流程的调用，包括同步子流程的调用和异步子流程的调用；二是流程的再分配；三是任务流程可在任意节点步骤的灵活回滚与跳跃；四是提供图形化的流程跟踪显示，显示目前流程所处的状态，五是提供领导的流程监督功能，领导可以查看本部门流程的发起与处理的相关情况。

主要是根据用户权限实现网上发文、收文、办理、查询、审批、会签等功能。

收文办理按来文单位级别进行分类、排序，可以按标题等进行查询；机要室的收发文办理必须指定专人来办理。

实现结合，实现痕迹保留的功能，能够使公文在流转的过程中保留各步的修改痕迹。

4.1.4.1发文管理

发文管理是对企事业单位的发文处理流程进行管理和监控，实现发文流转的电子化、自动化。

发文管理应具备发文拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、催办、办结、归档、查询、统计等功能，催办功能由工作流管理系统实现；同时发文应可实现修改痕迹保留、发文编号可自动生成和手工调整、发文的主题词可自动引标等。

发文拟稿可由单位里任一人员进行，发文拟稿后由拟稿人选择适当的办文流程进行发文的流转。

图11发文流程

拟稿环节还提供创建正文和修改正文、上传附件的功能。

创建正文允许用户选择引入已编辑完毕的文档，或者创建一个新的文档重新编辑输入发文文稿。

修改正文将自动打开已创建的正文，允许用户编辑修改，上传附件允许添加附件。

4.1.4.2收文管理

收文管理是对企事业单位的正式红头文件的接收处理流程进行管理和监控，实现收文流转的电子化、自动化。

收文管理具备收文登记、拟办、签批、办文、分阅、承办、催办、办结、归档、查询、统计等功能，催办功能由系统实现；同时收文登记环节应可实现纸制文档的自动扫描等。

收文登记一般由办公室机要员进行，收文登记时由办公室机要员选择适当的办文流程进行收文的流转。

图12收文流程

4.1.5通知公告

通知公告模块为用户提供通知和公告的发送和交流平台，学校管理员可以通过该功能在系统中对所有用户发送校园通知、会议通知、校园公告等。

通知发布采用在线编辑器，具有良好的可视环境，可插入文件、图片、数据库、动画、视频、音乐等附件，支持图文编排系统。

发布后立刻显示在系统首页，支持反馈状态统计管理。

4.1.6内部邮件

集成内网邮件系统，实现内部邮件收、发功能，并实现与即时通讯、手机短信集成。

邮件收发：

提供邮件的起草、发送、接收管理。

文件夹管理：

提供邮件夹的添加、删除管理，包括收件箱、草稿箱、已发送邮件、垃圾箱等，提供邮件在文件夹内移动管理。

提醒管理：

支持网络短消息提醒和手机短信提醒。

4.1.7流程流转

4.1.7.1发起流程

“网上审批”下的“发起审批”用于发起网上审批流程。

1.进入左侧功能菜单协同办公→网上审批→发起审批，进入流程向导第一步创建流程，选择“流程类型”,系统会自动生成“流程名称”，用户也可以自定义流程名称。

2.进入下一步“发文”然后输入相关信息，点击“开始流程”后将会提示“操作成功”转到“待办审批”页面。

注意：

●进入处理流程需安装控件（支持在线编辑）。

若无法自动安装请到左侧功能菜单下载控件。

●发起流程人员需要对该流程类型具有的发起权限。

图创建一个审批流程

图填写审批表单

图查看审批流程

点击“显示流程”将会出现预定义流程。

输入相关信息后点击“发起审批”，便可发起流程。

（注意：

是/否显示流程，是根据管理员来设置）

4.1.7.2我的审批事项

“网上审批”下的“我的审批”用于查看/修改“我参与的审批事项”、“我发起的审批事项”和“历史办理记录”。

图我的审批事项管理界面

点击“查看/修改”，如下图，可以显示详细表单和处理信息，以与修改和打印表单。

图事项表单管理界面

点击“修改”可修改流程名称。

4.1.7.3催办

1.进入左侧功能菜单协同办公→网上审批→我的审批→历史办理记录→查看

2.若下一节办理人员还未处理，将会现示，办理人员。

点击“催办”，以短消息形式发给下一节办理人员。

4.1.7.4流程查询

“网上审批”下的“工作查询”用于对流程的查询。

选择流程类型后，根据相关条件进行查询。

图审批工作查询功能

图多条件查询

4.1.7.5待办审批

“网上审批”下的“待办审批”显示要处理的审批事项。

如图：

图待办审批管理界面

4.1.7.6流程管理

工作流是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

工作流要解决的主要问题是：

为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

如果采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。

而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往流转，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计等，将大大提高效率。

在系统中，可应用于收文、发文管理、督办督察、出差申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、固定资产管理等业务。

需要基于工作流引擎开发自定义流程系统，用户不需要了解任何工作流的运行原理与变量设置，无须编程，即可定制出功能强大、灵活多变的工作流程。

系统应提供可定制的工作流引擎，可供系统各模块自由调用。

系统全面采用工作流管理与控制，各项工作的流程可以根据管委会实际工作规范进行配置。

系统管理员无需编程便可灵活自定义出符合各种业务特征需求的流程，流程数量不限，调整灵活，能完全适应未来的需求发展与变化。

工作流直接归档；支持多种办理方式；支持多种办理人与办理权限选择和控制；支持直流、分流、辅流、条件分支、自由流程与流程嵌套等多种流向方式。

从工作流规划、设计、授权、运行，调整、以与监控和管理，动态地反映一个完整的业务处理过程。

流程管理应具有表单和流程定制功能，可以根据客户的需要，定制各种公文办公流程、请假流程、采购流程以与各种业务交易流程。

同时配合权限进行管理。

“工作流管理”包括“表单定制”、“表单流转”、“表单列表”、“表单分类”、“流程定制”和”工作平台”等模块。

4.1.7.6.1表单定制

表单定制：

可任意的定制出差、请假、报销、借支、物品领用等表单，表单的定制采用向导式，普通人员即能完成表单定制工作。

而无须专业的计算机知识。

同时，所定义的表单的每个字段可以进行授权操作。

表单定制与流程定制工具结合，编辑流程对应表单样式。

支持所见即所得方式编辑表单。

4.1.7.6.2表单流转

表单流转管理和公文流程管理一样，可对已经流转的报表事项进行各种操作，比如：

删除、转交、催办等。

对整个流程可以进行暂停流转、继续流转、取消流转等操作。

同时还可以选择流程的流转方式：

手工流转、自动流转等。

4.1.7.6.3表单列表

在此列出系统里已经定义好的表单，以供用户查看。

4.1.7.6.4表单分类

按分类名称列出系统里面的所有表单分类，用户也可以根据业务需要进行表单类别的修改、删除和添加等操作。

4.1.7.6.5流程定制

“流程定制”是通过图形化的方式定制各种类型的流程。

包括公文中的“收发文流程”、“会议流程”、“请示报告流程”、“业务表单流程”等，可进行流程的修改、增加、删除等管理工作。

4.1.8短信提醒

办公系统中的重要应用不能一直等待操作人，办公系统通过短消息的方式弥补网络办公的不足。

对于重要或者紧急的文件，有权限的发送人员可以通过短消息的方式发送到需要操作的领导或者操作人员手机上，加快了办公文件的处理速度。

单位内部的办公室人员，可以通过群发手机短信的方式发送会议通知。

4.1.9工资信息

教师登录系统可以查看自己每个月的工资信息。

默认显示当月工资情况，通过年月可以查询每月的工资信息。

4.2外部系统应用

为提高学校与家长之间的互动交流，提升学校的整体服务水平，家长可以通过网络访问学校的外部系统，可以进行学生基本信息查询、成绩查询、信息反馈、互动交流等。

4.2.1基础信息查询

家长登录外部系统后，可以查看自己孩子的每天、每月来到学校和离开学校的详细时间。

可以通过平台查看最新的学校课程安排、培训指导安排、校车线路时刻表、最新学校通知公告、家长会的召开时间等形式的通告，为学生家长提前做好自己手头工作的安排打好铺垫。

同时通过平台可以查看每天老师布置的课程作业情况。

为孩子在学校的健康成长做好监督和关注，增强教师与家长、教师与学生、家长与孩子的多方关注和沟通。

4.2.2成绩查询

定期、与时的发布学生的考试成绩，家长登录系统后可以第一时间掌握学生每门功课的考试成绩。

在每学期期中、期末的成绩单可以直接通过系统进行查收，减轻家长和学生长途奔波学校去拿成绩单的艰辛。

4.2.3互动交流

教师通过内部系统直接将学生最近的情况提交出来，家长只要通过外部系统就可以看到老师对孩子最近的评价和留言；在该平台下教师可以直接发送至家长的一封信等沟通形式的信函。

同时家长可以通过邮件与教师取得联系，就最近孩子的情况与老师共同沟通，有效解决离线沟通的困惑和不方便，搭建起一个互通交流的平台。

4.2.4家长申请

家长通过在线申请方式，可以提交自己孩子的病假申请、请假申请、培训申请、学习申请等多种方式来完成不能与时到达学校的流程申请和审批方式。

由家长提出申请，教师或是班主任进行批准或打回，分领导签批，最后存档备份，在学期末做统计和报表，与时反馈给家长。

同时可以在线打印进行纸质文档备案。

4.2.5校长信箱

学生家长可以通过校长信箱直接与校长进行沟通，就学生生活、校园建设、资助计划提供自己独特的见解或帮助。

4.3手机应用

通过手机在线阅读和办公，与时查看最新动态，了解学校大事记、关注课堂动态；在线处理流程审批和办理。

实现手机办公和办公同步。

4.3.1新闻公告

通过手机的方式可以轻松浏览网页，查看学校新闻大事、与时了解学校政策法规、班级动态、培训信息，如同在上一样，畅想信息的沟通无界限。

4.3.2流程审批

在手机上也可以轻松在线审批流程，解决教师外出或学习时不能与时响应的问题，提高信息化办公的效率。

4.3.3成绩单查询

家长通过手机方式就可以直接查询自己孩子的成绩。

同时可以发送指定指令去获取当天的课程安排情况，与时了解学生课堂表现情况。