秘书学概论6日常工作(上).ppt

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秘书学概论2022/11/51第六章日常工作（上）第六第六章章日常工作（上）日常工作（上）第一节第一节办公室管理办公室管理第二节第二节通讯工作通讯工作第三节第三节接待工作接待工作第四节第四节日程安排日程安排2022/11/52第六章日常工作（上）第一节第一节办公室管理办公室管理一、办公室管理的作用一、办公室管理的作用11、办公室是指挥部、办公室是指挥部22、办公室是工作室、办公室是工作室33、办公室是、办公室是“窗口窗口”二、办公室布置与布局二、办公室布置与布局11、小办公室、小办公室22、大办公室、大办公室33、接待室、会议室、接待室、会议室2022/11/53第六章日常工作（上）三、办公室管理的内容与要求三、办公室管理的内容与要求1、整洁整洁:

整齐整齐清洁清洁2、安静安静3、光线、空气与温度光线、空气与温度4、色调与美化：

色调色调与美化：

色调单纯柔和单纯柔和5、设备与用品设备与用品2022/11/54第六章日常工作（上）第二节第二节通讯工作通讯工作一、电话接打一、电话接打1、正确、有效、礼貌、正确、有效、礼貌2、接听电话的程序和要求接听电话的程序和要求3、打出电话的程序和要求、打出电话的程序和要求二、邮件收发二、邮件收发1、邮件收进的程序和要求：

、邮件收进的程序和要求：

分类分类-拆封拆封-登记登记-分送分送-阅办阅办2、邮件发出：

、邮件发出：

内容校核内容校核-信封信封-邮件寄发邮件寄发3、现代通讯事务：

现代通讯事务：

1）传真；）传真；2）电传；）电传；3）电脑网络通讯）电脑网络通讯2022/11/55第六章日常工作（上）第三节第三节接待工作接待工作一、接待工作的类型及方式一、接待工作的类型及方式1、接待类型、接待类型2、接待方式、接待方式1）迎送式）迎送式；2）引见式；）引见式；3）参与式；）参与式；4）陪同式；）陪同式；5）完全式）完全式二、接待工作的原则与要求二、接待工作的原则与要求1、文明礼貌文明礼貌2、负责负责3、与人方便与人方便4、讲求时效讲求时效5、按制度办事按制度办事6、遵守纪律遵守纪律2022/11/56第六章日常工作（上）三、接待工作的程序与内容三、接待工作的程序与内容1、内宾接待的一般程序与内容内宾接待的一般程序与内容接受任务接受任务了解来宾了解来宾制订计划制订计划预订食宿预订食宿迎接来宾迎接来宾商议日程商议日程安排会谈安排会谈陪同参观陪同参观送别客人送别客人接待小结接待小结2、外宾接待的一般程序与内容、外宾接待的一般程序与内容接受任务接受任务了解来宾了解来宾制订计划制订计划预订食宿预订食宿欢迎来宾欢迎来宾商议日程商议日程礼节性拜访礼节性拜访宴请宴请正式会谈正式会谈签订协议书签订协议书陪同参观游陪同参观游览览互赠礼品互赠礼品欢送来宾欢送来宾接待小结接待小结2022/11/57第六章日常工作（上）第三节第三节日程安排日程安排一、一、日程安排的原则和要求日程安排的原则和要求1、服从于组织的总目标和整体计划、服从于组织的总目标和整体计划2、区分轻重缓急、区分轻重缓急先远后近，先重后轻先远后近，先重后轻3、随时补充、调整、随时补充、调整不可墨守成规，应随机应变不可墨守成规，应随机应变4、提示和督促、提示和督促5、酌留弹性、劳逸结合、酌留弹性、劳逸结合不超过工作量的不超过工作量的50%2022/11/58第六章日常工作（上）二、订约事宜二、订约事宜1、事先征求上司意见、事先征求上司意见正式邀请：

请柬正式邀请：

请柬非正式邀请：

电话非正式邀请：

电话2、再次确定，及时提醒、再次确定，及时提醒3、善用台历和备忘录、善用台历和备忘录三、差旅事宜三、差旅事宜1、做好准备工作、做好准备工作制定差旅计划，领取经费制定差旅计划，领取经费办理车、船、机票，预备生活用品办理车、船、机票，预备生活用品与对方单位联系妥帖，预定客房与对方单位联系妥帖，预定客房办理护照、签证办理护照、签证2、旅途服务：

生活服务、身体健康、人身安全、旅途服务：

生活服务、身体健康、人身安全3、随时联络、随时联络2022/11/59第六章日常工作（上）情境操作题情境操作题一一、小小张张上上岗岗作作秘秘书书才才一一个个月月，工工作作热热情情很很高高，他他知知道道秘秘书书待待人人接接物物也也能能向向社社会会展展现现出出公公司司的的形形象象。

因因此此凡凡有有客客来来访访，他他必必热热情情相相迎迎，主主动动握握手手问问候候。

你你认认为为小小张张的的做做法法有有无无不不妥妥？

如如有有，请请指指出出问问题题出出在在哪里，并请你谈谈哪里，并请你谈谈秘书人员应如何做到亲切迎客。

秘书人员应如何做到亲切迎客。

二、二、有客人来厂里要见厂长，秘书小张引导他到厂有客人来厂里要见厂长，秘书小张引导他到厂长办公室。

请问，小张应长办公室。

请问，小张应如何正确引导客人如何正确引导客人？

三、某位客人与张厂长约好上午三、某位客人与张厂长约好上午10：

00会面，张厂会面，张厂长却因临时有事处理不在办公室。

请问，当这位客人长却因临时有事处理不在办公室。

请问，当这位客人到来后，秘书应到来后，秘书应如何接待如何接待？

2022/11/510第六章日常工作（上）情境操作题情境操作题四、四、某厂办公室主任通知秘书小王，后天将有参观团某厂办公室主任通知秘书小王，后天将有参观团来本单位参观学习，并让小王提前做好来本单位参观学习，并让小王提前做好接待室环境接待室环境准备工作准备工作。

请问小王应如何做好这项工作？

。

请问小王应如何做好这项工作？

五、一位五、一位贸然来访的客人要见领导贸然来访的客人要见领导，身为秘书，应当，身为秘书，应当怎样接待？

怎样接待？

六、小关在机场六、小关在机场接到了来访的客人接到了来访的客人后，抢着帮客人提后，抢着帮客人提行李，并引导其乘车。

他先将行李放入后备箱，接着行李，并引导其乘车。

他先将行李放入后备箱，接着打开小轿车的前门，请客人坐在司机的旁边，然后自打开小轿车的前门，请客人坐在司机的旁边，然后自己坐在右后座。

小关的做法有何不妥，请说明原因。

己坐在右后座。

小关的做法有何不妥，请说明原因。

2022/11/511第六章日常工作（上）情境操作题情境操作题七、七、A公司王经理如约来到李秘书所在公司王经理如约来到李秘书所在B公司与公司与B公司公司的刘经理会面，商谈有关事宜。

请问，李秘书应该的刘经理会面，商谈有关事宜。

请问，李秘书应该如何如何正确接待正确接待A公司的王经理。

公司的王经理。

八、秘书小王引导客人来到会客室，他用右手推开门，八、秘书小王引导客人来到会客室，他用右手推开门，左手示意客人请进，并且请客人坐在门口处。

然后小左手示意客人请进，并且请客人坐在门口处。

然后小王从茶盘中随意拿起一只茶杯给客人冲了满满一杯浓王从茶盘中随意拿起一只茶杯给客人冲了满满一杯浓茶，用右手托杯底，左手拿着杯把儿，递给客人。

请茶，用右手托杯底，左手拿着杯把儿，递给客人。

请问，小王的做法有何不妥？

怎样做才算是问，小王的做法有何不妥？

怎样做才算是对客人的尊对客人的尊重重？

2022/11/512第六章日常工作（上）2022/11/513第六章日常工作（上）