关于word文档双面打印装订成册的页码问题.docx

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关于word文档双面打印装订成册的页码问题

关于word文档双面打印装订成册的页码问题

这两天接受了一个任务，要编辑一本班主任论文集的册子，骑马式装订。

册子包括封面一个页面（单面打印），内容部分24个页面（双面打印），共25个页面。

每个页面分两栏，共50个分栏，除封面、封底所在页面的两个分栏无页码外，内容部分也有两个分栏无页码，其余各分栏设页码。

首先遇到的两个问题是：

1.怎样安排内容部分各分栏页码；2.怎样按照页码安排分别插入各分栏的页码。

安排页码的问题比较好解决，就是用最笨的办法。

先用24页空白小纸骑马式装订成册，除去目录页正反两面不写上页码外，其余页按顺序在每页上写好页码-1、0、1、2、3、…、45、46，完后再拆除装订针，看看各分栏的页码是怎样安排的。

结果如下图。

图中每个页面（紫罗兰颜色的框线）中间的红色数字是各页面的页码，下面左右的两个“第××页”是分栏页码。

纸张为B4（36.4×25.7）,页面上下边距为2厘米，左右边距为1.5厘米，栏间距为3厘米。

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顺便提一下，下图是一个word表格，表格总宽度为22.84厘米，35列，15行，每个页面按B4实际尺寸（36.4×25.7）的十分之一整理表格,即表格中每个页面的上下边距表格行高为0.2厘米，左右边距表格列宽为0.15厘米，栏间距表格列宽为0.3厘米，页与页之间的表格列宽为0.2厘米。

除去上下0.2厘米边距行高后的正文表格行高为2.57-0.2-0.2=2.17厘米，除去左右0.15厘米边距列宽，再除去中间的0.3厘米栏间距表格列宽后的正文左右两栏表格列宽均为（3.64-0.15-0.15-0.3）÷2=1.52厘米。

而含有0.15～0.2厘米这样小尺寸行高、列宽的表格，一般情况下难以整理，只有使用表格压缩的方法才能实现。

本表格除正文和目录栏的字体采用宋体5号外，其余窄的行和列内采用宋体八号字（5磅）,当然还可以更小。

再将表格属性中“单元格——选项”的“上下左右边距”都改为0厘米。

然后就可以将表格的一些行高和列宽设置为0.15这样小的值了。

表格单元格的这种小尺寸设置，可以用于整理带窄边框的卡片等。

关于表格压缩，请参看本空间《字体磅值与段落行距之间的关系》一文中的相关叙述。

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从上图可以看出分栏页码编排的规律是：

从-1到46是48个数字（即48个分栏）,按“之”字形路线排到末尾栏后又按“之”字形路线返回。

每个页面上两个分栏页码数字之和为45，都与第一个页面的相同，即48-2-1=45。

如果不设无页码的分栏，则“第01页”是在目录分栏上，第一个页面的两个分栏页码就为“第48页”和“第01页”，最后一个页面的两个分栏页码就为“第24页”和“第25页”，每个页面上两个分栏页码数字之和为49，都与第一个页面的相同，即48+1=49。

接下来如何插入这些分栏页码是个难题。

尽管先前对如何插入页码有不少经验，这回却也费了不少脑筋。

想来想去，还是先在页眉插入各页面的页码，以便于观察各页面对应的分栏页码。

然后再设法插入分栏页码。

如果采取不打开页眉页脚编辑，直接在每个分栏下页脚的适当位置（如居中位置）分别插入一个文本框，在文本框内键入“第××页”，则最简单不过了。

但这总共要插入46个文本框，还要将每个文本框放到统一的居中位置，操作起来却也比较麻烦。

如果册子的页面有上百个或更多，麻烦可想而知。

但如果打开页眉页脚编辑，在页脚插入页码，则只要在第一个页面的页脚插入两个文本框，并拖放到合适的位置，然后在两个文本框内随意输入两个分栏页码，如：

两个“第1页”，“第1页”。

再设置文本框框线为白色后，下面的所有页面都会在同一位置自动复制这两个文本框和两个同样的分栏页码，或者说，下面的所有页面都会在同一位置建立这两个文本框的镜像。

省却了重复插入48个文本框的麻烦。

接下来是解决如何在各分栏输入不同页码的问题，这只有通过在每一页面插入分隔符（分节符）的办法来解决。

步骤如下：

鼠标单击“视图/页眉页脚”，打开页眉页脚编辑，在第一页即封底、封面所在的页面进行了如上所说的插入两个文本框，并输入两个分栏页码“第1页”，“第1页”后，鼠标双击页面任意位置，关闭页眉页脚编辑。

接着将文字输入光标定位在第二页（即正文分栏页“第46页”所在的页面）起始处，鼠标单击“插入/分隔符”，打开“分隔符”对话框，点选“分隔符类型”下的“分页符”复选框和“分节符”类型下的“下一页”复选框，然后点“确定”。

再将文字输入光标定位在第三页（即正文分栏页“第45页”所在的页面）起始处，再鼠标单击“插入/分隔符”，打开“分隔符”对话框，跟上面一样点选那两个复选框。

如此这般，继续在所有页面的起始位置插入分隔符后，鼠标双击任意页面的页眉或页脚处，打开页眉页脚编辑。

将鼠标重新移到第二页，将文字输入光标定位在该页面的页脚编辑框内任意位置。

然后鼠标单击“页眉页脚工具条”中的“链接到前一个”按钮，即可对该页的两个分栏页码设置成与第一页不同的分栏页码，即：

左栏为“第46页”。

右栏暂时保持与第一页相同的“第1页”不变。

（注：

暂时不要修改右栏“目录”下的“第1页”页码字样，更不要删除这个文本框，因为删除了这个此处认为多余的文本框，下面所有页面与之对应的镜像文本框都会删除。

）

接着将鼠标移到第三页，可以看到这一页（及以下所有页）的两个分栏页码又与刚才修改的第二页的分栏页码相同。

再将文字输入光标定位在该页面的页脚编辑框内任意位置。

然后鼠标单击“页眉页脚工具条”中的“链接到前一个”按钮，又可对该页的两个分栏页码设置成与第二页不同的分栏页码，即：

右栏为“第45页”。

这时仍不要删除左栏的“第1页”页码及其文本框，同样是因为下面所有页面的分栏页码需要用它建立镜像。

接着将鼠标移到第四页，可以看到这一页（及以下所有页）的两个分栏页码又与刚才修改的第三页的分栏页码相同。

再将文字输入光标定位在该页面的页脚编辑框内任意位置。

然后鼠标单击“页眉页脚工具条”中的“链接到前一个”按钮，又可对该页的两个分栏页码设置成与第三页不同的分栏页码，即：

左栏为“第44页”，右栏为“第01页”。

这时就可以回过头来删除第三页和第二页的那个不需设分栏页码的文本框，以及删除第一页（封底封面页）的两个不需设分栏页码的文本框。

接着将鼠标移到第五页，可以看到这一页（及以下所有页）的两个分栏页码又与刚才修改的第四页的分栏页码相同。

按照上面的操作，修改该页的两个分栏页码。

接下来将余下的所有页面按照上面的方法修改其分栏页码即可。

最后关闭页眉页脚编辑。

再接下来的任务是将原正文内容按修改后的分栏页码进行位置调整。

这一步工作需要仔细，否则打印后会出现册子各页前后内容连接不上的问题。

最好是先将文档复制一个副本，然后再同时打开原文档和副本，将副本的正文内容依次复制粘贴到原文档的相应分栏页码所在位置。

看了以上叙述，也许有的朋友会说，以上操作过程太繁复，其实在word的“页面设置——页边距”对话框中，有一个“页码范围——多页”的下拉选单，其中就有“书籍折页”选项，还有与“书籍折页”相关的其它选项，如：

书籍的页数，内外侧边距等；选择了“书籍折页”选项，word就会按每页横向两栏、双面打印，装订成册的要求，自动调整打印页面。

在“页面设置——纸张——打印选项”对话框中还有“双面打印”选项和“逆序打印”复选框。

另外，在打印机的“打印”对话框中，还有“手动双面打印”复选框。

在“打印范围”下拉选单中还有“打印奇数页、打印偶数页”以及“打印自定义页”的选项，等等。

笔者一开始也曾试过上面的办法，先将文档页面设成纵向，高25.7厘米，宽18.2厘米（原B4纸横向宽36.4厘米的一半），再选择“书籍折页”，并将内外侧边距设成1.5厘米，上下边距为2厘米。

但不知为什么，打印结果，虽然分栏页码没问题，上下边距也没问题，可是内外边距（即栏间距）却是3.17+3.17=6.34厘米，而不是1.5+1.5=3厘米。

接下来，无论是在选择“书籍折页”之前还是之后，将内外边距怎样修改，打印结果总是内外边距（即栏间距）为3.17+3.17=6.34厘米，而且由于栏间距过大，相对B4纸张尺寸来说，页面宽度不够，以至于页面右边每行末尾的几个文字打印不出来。

于是作如下瞎猜想：

原来word书籍折页打印是针对标准的A3、A4、A5纸张的，并无针对B4纸张的设置，并且是默认内外侧边距均为对称的3.17厘米。

对于高25.7厘米，宽18.2厘米纸张、纵向页面，选择“书籍折页”打印，就等同于是在A4纸张、纵向页面的情况下，选择“书籍折页”打印。

而A4纸张、纵向一栏，在其右边再增加一栏（折页镜像栏），就成为横向的A3纸张、两栏打印。

对于A3纸张，3.17厘米的内外侧边距算不上太宽，可以容忍。

但放在B4纸张上，就不行了，非得用A3纸张打印，至少是39cm*27cm左右的试卷纸张打印才

行，更令人讨厌的是不能自定义内外侧边距，还有一点就是打印时，必须选定一次打印所有页面。

经过多次试验，最终放弃了选择“书籍折页”打印的方式，采用笔者所述的这种笨而繁复却稳妥的办法。

按照文章开头所说的笨办法编辑好了论文集后，拿到打印室的黑白激光复印打印一体机上，先连续打印完奇数页面，然后翻转纸张再连续打印偶数页面，装订成样册，一切OK，真是一本完美漂亮的册子。

审核通过，再打印一份，不是装订起来，而是作为原件放到只适用B4纸张的理光高速复印机上用39cm×27cm规格的试卷纸双面复印，准备复印装订100本册子，每个教师人手一册。

结果一开始就发现，在B4纸张的理光高速复印机上，用试卷纸双面复印，正反页的两栏间位置错位不少，无法从中间对称装订。

考虑到完全用B4复印纸复印100本册子，纸张成本过高，而试卷纸双面复印，装订又成问题，只好改为试卷纸单面复印，单页对折，左边装订成册，不考虑正反页边距对称了，虽不美观，却也无奈。

这样一来，双面打印的B4文档原件由于分栏页码对不上，不能用了，只有重新排版。

而重新排版只有按照正常的页号顺序插入各分栏的页码，即：

第-2页（封底），第-1页（封面），第0页”（目录），第1页（正文），第2页，第3页，…，第46页，再将原来按照分栏页码编排而打乱了顺序的文档内容重新调整为正常顺序。

为了不打印出前两个页面3个分栏的“第-2页，第-1页，第0页”，本来可以在这三个页码上再插入一个文本框来遮盖即可，但由于操作习惯，又采用插入分隔符的方法，将文档第一个页面划为第一节，第二个页面划为第二节，第三个页面以下的所有页面划为第三节，然后删除“第-2页，第-1页，第0页”。

编辑完后，再拿到打印室的黑白激光复印打印一体机上，准备和原先那样先连续打印奇数页面，再翻转纸张连续打印偶数页面。

结果出现一个令人费解的问题，激光打印机不工作，连续打印设置无效！

只有设置成一页一页地打印，打印机才正常工作。

这是什么原因呢？

想了半天，觉得问题可能出在插入的分隔符上。

可是转而又想，为什么上次同样是插入了分隔符，打印机能连续打印，而这次却不能。

左想右想，觉得问题可能还是出在插入的分隔符上。

细想一下，上次是每一个页都插入了分隔符，文档的每一节都统一地只有一个页面。

但这次是第一个页面为第一节，第二个页面为第二节，第三节则包括多个页面。

所以设置连续打印奇数页面，对于第一节和第二节来说，并无奇数页序列，只有第三节存在奇数页序列，于是打印机无法按照打印设置的指令工作。

试试删除第一节和第二节，将整个文档只划分为一节，看打印机能否像上次那样连续打印奇数页和连续打印偶数页，结果如愿以偿。

特将这一经历记下来，以备其他遇到同样问题的朋友不至于束手无策。

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为了能自动产生各分栏页码，用插入两个域代码的方法，左边栏：

第{={page}*2-4}页；右边栏：

第{={page}*2-3}页。

域代码的意思是：

页码数值=第几页面×页面分栏数-4。

减4是为了使第二个页面的第二栏即右边栏的页码为第1页。

例如：

第一页面左边栏的页码数值为：

1×2-4=-2。

右边栏的页码数值为：

1×2-3=-1。

第二页面左边栏的页码数值为：

2×2-4=0。

右边栏的页码数值为：

2×2-3=1。

第三页面左边栏的页码数值为：

3×2-4=2。

右边栏的页码数值为：

3×2-3=3。

（注：

上面的所说的页面页码，“第1页”是从第二个页面第二栏，即右边栏开始的。

而正常情况下，“第1页”是位于第一个页面的第一栏，即左边栏。

这样，第一个页面插入的两个域代码就是，左边栏：

第{={page}*2-1}页；右边栏：

第{={page}*2}页。

如果要将两栏页码设置为“第X页共Y页”的形式，则左边栏的域代码是：

第{={page}*2-1}页 共{={numpages}*2}页）；右边栏的域代码是：

第{={page}*2}页 共{={numpages}*2}页）

关于插入域代码的方法，在《细说word的插入功能

（一）》中已有叙述，这里以本册子《班主任论文集》的页码设置为例，再重复说一下插入域代码的方法：

打开页眉页脚编辑，将文字输入光标定位于第一个页面的页脚编辑框起始处，即左边栏的起始处，然后按住Ctrl键不放，再连续按两次F9键，就插入了一个复合域（这时可以看到，在下面所有页面的页脚同一位置都出现了这个复合域）。

然后在这个复合域的几个域括号之间，按上文的样式输入“第-2页”的域代码“第{={page}*2-4}页”（这时同样可以看到，下面所有页面的复合域内都出现了同样的域代码）。

右键点击这个复合域（此时整个域变为灰色块），在随后出现的右键菜单中，点击“更新域”，域代码“第{={page}*2-4}页”更新显示为“第-2页”（这时可以看到，下面所有页面的域代码都更新显示为与该页面左边栏相对应的双数页码，第0页、第2页、第4页、第6页……等）。

再连续按空格键，将文字输入光标推移到右边栏的起始处，再插入一个复合域，输入“第-1页”的域代码（第{={page}*2-3}页），然后，按上面的方法将这个域更新显示为“第-1页”（这时可以看到，下面所有页面的这个相同域代码都更新显示为与该页面右边栏相对应的单数页码，第-1页、第1页、第3页、第5页……等）。

最后，点击word工具栏上的居中按钮，将两个分栏页码置于各分栏的居中位置。

如果要使折页装订后每页正面的页码位于右下角，每页反面的页码位于左下角，则在两个居中的分栏页码之间连续按空格键，将两个页码推至两头即可。

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MSOffice办公软件鼎鼎有名，既然word中有“书籍折页”打印，相信肯定能用。

笔者有个怪毛病，对于迷惑不解的问题，总是耿耿于怀，不弄明白不甘心。

于是今天又新建一个word文档，设置为纵向、八个页面，琢磨“书籍折页”打印的设置问题。

结果终于找出打印出来后栏间距过大（6.34厘米）的问题所在。

原来是设置的步骤顺序不对，纸张规格中的宽度也不对，不是想当然的认为页面显示只有一栏，页面宽度就减半为18.2厘米，而应该仍然设为36.4厘米，页面内外侧边距设置也不当。

采用“书籍折页”打印方式时，或许不能将内外侧边距设成同样的宽度。

并且由于“书籍折页”打印是从折页第一个页面的右边栏开始，所以内侧边距其实是“第1页”（即折页第一页面右边栏）的右侧边距，外侧边距反而是右边栏的左侧边距。

于是将内侧边距设为2.16厘米，外侧边距设为1.4厘米。

下面说一下设置步骤。

“书籍折页”打印的设置步骤：

新建一个word文档，打开页面设置，在页面设置的页边距对话框中，先点击“页码范围——多页”右边的下拉选单，选择其中的“书籍折页”选项，在随即出现了“每册中页数”的下拉选单，选“全部”。

可以看到，word页面立即自动设置为横向。

然后再设置适当的上下边距和内外侧边距，我的设置是上下边距各2厘米，内侧边距2.16厘米，外侧边距1.4厘米。

再设置纸张规格为标准B4纸（36.4厘米×25.7厘米）。

版式中的页眉页脚设置为各1.25厘米，文档网格栏数不要修改，虽然默认的设置及显示都是一栏，但折页打印时自动为两栏打印。

然后输入文档内容，最后按常规顺序、普通方法插入页码，即“第1页，第2页，第3页，……，第8页，页码对齐方式，可以选择“居中”，也可以选择“外侧”。

一般是选择了“书籍折页”方式，默认页码位置为页脚，对齐方式为外侧。

至此全部设置完毕。

页面的打印顺序，有两种情况：

第一种是非自动进纸，一个页面一个页面打印（如KⅢ针式打印机）。

由人工放进一张纸，在该张纸正面打印第一个页面（即打印的分栏页码为第8页,第1页）后，将纸翻过来，在该张纸反面打印第二个页面（即打印的分栏页码为第2页,第7页），再放进一张纸，正面打印第三个页面（即打印的分栏页码为第6页,第3页），反面打印第四个页面（即打印的分栏页码为第4页,第5页）。

第二种是自动进纸、连续打印所有页面（如多功能复印打印一体机）。

这时，需要在打印选项设置中选中“手动双面打印”复选框。

连续页面打印顺序则是先打印单数页面（第一个页面和第三个页面），再打印双数页面（第二个页面和第四个页面）。

打印的分栏页码顺序为：

第8页和第1页；第6页和第3页；第2页和第7页；第4页和第5页。

打印出来一看，出乎意料地与用笨办法编辑打印的几乎一样，甚至还更好。

册子2.16厘米的右边距，中间装订处的边距为1.4厘米，更加合理，完全达到设置要求。

现在可以抛弃笨办法，直接用“书籍折页”打印的简便方法编辑册子了。

最后还有一点需要特别提醒，选择“书籍折页”方式打印，必须一次性选择文档全部页面连续打印。

如果打印途中因打印机或电脑故障，或停电等，需要从某一页面接着开始打印时，又会将最后一个页面调到该打印页面的左栏重复打印，以至于所有打印页面全部乱套，原先已打印的页面将全部作废。

若选择一个页面一个页面地打印，情况也是如此。

于是，只有重新从第一个页面开始打印。

要解决这个问题，做到能够灵活地选择任意折页页面打印，有一个办法就是，把“书籍折页”打印方式改设为“拼页”打印方式。

即：

打开页面设置，将“页码范围——多页”右边下拉选单中原先选择的“书籍折页”改选为“拼页”，其它所有设置保持原来的设置不变。

打印时，按照“书籍折页”从页面中间骑马式装订的页码排序，选择相应的两个分栏页码拼成一个页面打印即可。

即，点击窗口菜单栏“文件”按钮，再点击下拉菜单中的“打印”，在“打印”对话框点选“页码范围”复选框，输入要拼页打印的两个分栏页码，两个分栏页码之间用英文逗号分开。

比如，文档有八页，可拼打为四页，则打印第一个拼页页面的两个分栏页码依次为8,1；第二个拼页页面的两个分栏页码依次为2,7；第三个拼页页面的两个分栏页码依次为6,3；第四个拼页页面的两个分栏页码依次为4,5（请参看本文开头部分的那个页码编排图表）,注意两个分栏页码的次序，并且每次打印一个拼页页面，不要每次打印两个拼页页面。

打印完一个拼页页面后，将纸张翻过来，再点“文件/打印/页码范围”，输入指定页码，然后点“确定”,在纸张反面开始第二个拼页页面的打印。

为使叙述清楚，稍微罗嗦了一点。

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