会议接待管理.ppt

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会议接待管理会议接待管理教学提示教学提示重点：

会议接待工作的基本内容重点：

会议接待工作的基本内容难点：

会议接待礼仪。

难点：

会议接待礼仪。

【职业情景职业情景】滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。

公司营销方五金、交电等。

公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销，薄利多销为该公司的一大特色。

销为该公司的一大特色。

案例分析案例分析【职业情景职业情景】该公司目前已与国内该公司目前已与国内150150多家厂商建立了直接的业务关多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。

各厂商通过商业糖酒批发公司反系，以互惠互利为合作之本。

各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

适逢滨江市商业糖适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货务恳谈会，邀请年供货10001000万元以上的万元以上的3030家企业老总莅临滨江家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。

剪彩后，市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。

剪彩后，3030家厂商的老总还将举行购物签名活动。

家厂商的老总还将举行购物签名活动。

【职业情景职业情景】在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，谈会议在友好、热情的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电相互问好，谈论对近期国家大事的看法。

期间还有很多传接电话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知话。

作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

道怎样说。

事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。

有达到预期的效果。

讨论讨论11、出现这种情况，是否有会议安排方面的、出现这种情况，是否有会议安排方面的问题？

问题？

22、面对这种情况，夏雨该怎么做？

、面对这种情况，夏雨该怎么做？

1.1.会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规格格布置会场布置会场准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案制作会议证件制作会议证件会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构确定与会者名单确定与会者名单2.2.会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作报到及接待工作报到及接待工作做好后勤保障工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作会议信息工作会议信息工作3.3.会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要催办与反馈工催办与反馈工作作安排与会人员离会安排与会人员离会会议总会议总结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归档档会议的宣传报道会议的宣传报道会议接待流程会议接待流程1、与会议主办者洽谈。

、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

册。

8、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、准备会议资料。

（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

）秘服务。

）

（一）会前工作

（一）会前工作

（二）会中工作

（二）会中工作1、机场、码头、车站：

专人、专车分批分时段按要求接站。

、机场、码头、车站：

专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场：

会议秘书分发会议资料，来客接待。

、会议酒店现场：

会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

相关安排等工作。

（二）会中工作

（二）会中工作66、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

费和付费的方式。

77、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

88、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

代表的人、财、物等安全工作。

99、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIPVIP、残障代表、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

及家属等）的安排及接待工作。

1010、协调会议期间的交通工具的安排。

、协调会议期间的交通工具的安排。

1111、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

务。

（三）会后工作（三）会后工作11、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

及处理工作。

22、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

33、与会议主办者的费用结算工作。

、与会议主办者的费用结算工作。

44、欢送代表工作。

、欢送代表工作。

会议接待工作的基本内容会议接待工作的基本内容11、接待准备计划拟定、接待准备计划拟定22、会议接待物品准备、会议接待物品准备会场设施会场设施-常用文具常用文具-生活用品生活用品-会场装饰用会场装饰用品品-视听器材视听器材-专门用品专门用品一、接待准备一、接待准备二、会议现场接待服务二、会议现场接待服务11、报到及接待工作、报到及接待工作

（1）与会人员的接送与会人员的接送;（22）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排;（33）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买购买;（44）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（55）其他属于招待方面的工作。

）其他属于招待方面的工作。

二、会议现场接待服务二、会议现场接待服务22、组织签到、组织签到（11）工作人员代签到。

）工作人员代签到。

（22）簿式签到。

）簿式签到。

（33）电子计算机签到。

）电子计算机签到。

（44）证卡签到）证卡签到（55）座次表签到）座次表签到会议签到方式会议签到方式工作人员代签到工作人员代签到会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。

例如：

假人员也要用规定的记号表示。

例如：

“”表示到会，用表示到会，用“”表示缺席，用表示缺席，用“0”表示请假等。

表示请假等。

这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。

对于一些大型会议，与会人员很多，议和一些常规性会议。

对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

会议签到方式会议签到方式簿式签到簿式签到与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。

签到簿上的内容一般有姓名、职置自己的姓名，表示到会。

签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。

务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。

簿式签到的优点是利于保存，便于查找。

缺点是这种方法只簿式签到的优点是利于保存，便于查找。

缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。

用簿式签到就不太方便。

会议签到方式会议签到方式电脑签到电脑签到电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。

电脑签到是先进的签到手段，一些大确、迅速地显示出来。

电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。

型会议都是采用电脑签到。

会议签到方式会议签到方式证卡签到证卡签到会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证瞳交人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证瞳交给会议工作人员，表示到会。

其优点是比较方便，避免临开给会议工作人员，表示到会。

其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。

缺点是不便保存查找。

证卡签到多用于会时签到造成拥挤。

缺点是不便保存查找。

证卡签到多