《数据库原理及应用》第九章报表.ppt

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第九章第九章报表报表本章要点掌握设计报表的方法，掌握创建报表的操作方法，掌握报表的使用方法，了解报表的组成，了解将窗体转换为报表的操作方法，了解创建其它报表的操作方法。

报表概述报表概述报表是报表是Access数据库的对象之一，主要作数据库的对象之一，主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印出来。

分组的信息，并将它们打印出来。

报表是专门为打印而设计的特殊对象。

报表是专门为打印而设计的特殊对象。

Access通过将数据库中通过将数据库中表、查询的数据表、查询的数据进进行组合形成报表，从而实现打印格式数据行组合形成报表，从而实现打印格式数据的功能。

在报表对象中可以添加多级汇总、的功能。

在报表对象中可以添加多级汇总、统计比较和图表。

统计比较和图表。

报表概述报表概述建立报表和建立窗体的过程基本一样，建立报表和建立窗体的过程基本一样，报报表与窗体的不同之处主要表现在：

表与窗体的不同之处主要表现在：

窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。

打印在纸上。

窗体可以与用户进行信息交互，而报表窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。

没有交互功能。

报表所能响应的事件比窗体少一些，但对于打报表所能响应的事件比窗体少一些，但对于打印控制来说已足够了。

印控制来说已足够了。

Access报表的三种视图报表的三种视图设计视图：

设计视图：

用于创建和编辑报表的结构、布用于创建和编辑报表的结构、布局、数据的分组与汇总特性；但该视图无法局、数据的分组与汇总特性；但该视图无法看到报表的设计工作是否达到了预期的打印看到报表的设计工作是否达到了预期的打印效果。

效果。

打印预览视图：

打印预览视图：

用于查看报表的页面数据输用于查看报表的页面数据输出形态；该视图所显示的报表布局、内容与出形态；该视图所显示的报表布局、内容与实际打印结果是一致的，即所见既所得。

如实际打印结果是一致的，即所见既所得。

如检查报表的布局是否与预期的一致、报表对检查报表的布局是否与预期的一致、报表对事件的响应是否正确、报表对数据的格式化事件的响应是否正确、报表对数据的格式化是否正确等等。

是否正确等等。

报表的三种视图报表的三种视图版面预览视图版面预览视图：

用于查看报表的版面设置。

用于查看报表的版面设置。

与打印预览视图的唯一区别是该视图只对数与打印预览视图的唯一区别是该视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化。

如果数据源中的部分数据进行数据格式化。

如果数据源是查询时，还将忽略其中的连接和筛选据源是查询时，还将忽略其中的连接和筛选条件，从而提高了报表的预览速度。

条件，从而提高了报表的预览速度。

由于报表对象一般是以表或者查询作为数据源，当由于报表对象一般是以表或者查询作为数据源，当表中的记录较多的时候，或者查询的运算量特别大表中的记录较多的时候，或者查询的运算量特别大的时候，宜采用版面预览视图，这样既能预览报表的时候，宜采用版面预览视图，这样既能预览报表的打印效果，又不至于等太长的时间。

的打印效果，又不至于等太长的时间。

报表的组成（报表的组成（P168）通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部分称为部分组成，这些部分称为报表的报表的“节节”，每个，每个“节节”都有其特定的功能。

都有其特定的功能。

报表报表页眉页眉仅在报表的首页打印输出（即报表的第一页打印一仅在报表的首页打印输出（即报表的第一页打印一次）次）。

主要用于打印报表的标题、封面、报表制作。

主要用于打印报表的标题、封面、报表制作时间、制作单位等只需要输出一次的内容。

时间、制作单位等只需要输出一次的内容。

页面页面页眉页眉在报表的每一页顶部打印输出，通常是报表的列标在报表的每一页顶部打印输出，通常是报表的列标题（报表中的字段名称），也包括报表的页标题题（报表中的字段名称），也包括报表的页标题报表的组成报表的组成组组页眉页眉在报表每组头部打印输出，同一组的记录会在主体节在报表每组头部打印输出，同一组的记录会在主体节中显示，它主要用于定义、显示报表输出每一组的标中显示，它主要用于定义、显示报表输出每一组的标题。

题。

主体主体主体是报表打印数据的主体部分。

可以直接将数据源主体是报表打印数据的主体部分。

可以直接将数据源中的字段拖到主体节中，或者将报表控件放到中的字段拖到主体节中，或者将报表控件放到“主体主体”节中用来显示数据内容。

节中用来显示数据内容。

组组页脚页脚组页脚的内容在报表的每组底部打印输出。

主要用于组页脚的内容在报表的每组底部打印输出。

主要用于输出每一组的统计计算信息（如分组总计等信息）。

输出每一组的统计计算信息（如分组总计等信息）。

组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。

可从组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。

可从“视图视图”菜单选择菜单选择“排序与分组排序与分组”选项，打开选项，打开“排序与排序与分组分组”窗体进行设定。

窗体进行设定。

报表的组成报表的组成页面页面页脚页脚：

在报表每页的底部打印输出。

主要在报表每页的底部打印输出。

主要用于打印报表的页号、制表人、审核人等信息。

用于打印报表的页号、制表人、审核人等信息。

可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计例如，在报表的页面页脚内插入一个文本框，直例如，在报表的页面页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为：

接输入或将其控件来源取值为：

=第第&Page&页，共页，共&Pages&页页“或者：

或者：

“插入插入”菜单菜单“页码页码”，插入后，报表中，插入后，报表中自动添加一个显示页码计算表达式的文本框：

自动添加一个显示页码计算表达式的文本框：

=“第第”&Page&“页页”报表的组成报表的组成报表报表页脚页脚是整个报表的页脚，主要用来打印整个报表数是整个报表的页脚，主要用来打印整个报表数据的计算汇总或统计结果等信息。

它的内容只据的计算汇总或统计结果等信息。

它的内容只在报表最后一页的尾部打印。

在报表最后一页的尾部打印。

可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计计例如：

在报表页脚内插入一个文本框，直接输例如：

在报表页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为：

入或将其控件来源取值为：

=“打印人：

李明打印人：

李明”。

报表的分类报表的分类纵栏式报表纵栏式报表：

也称窗体报表，一般在主体节区内显示一条也称窗体报表，一般在主体节区内显示一条或多条记录，而且垂直方式显示，纵栏式报表适合记录较或多条记录，而且垂直方式显示，纵栏式报表适合记录较少、字段较多的情况。

少、字段较多的情况。

表格式报表表格式报表：

是以整齐的行、列形式显示记录数据。

通常是以整齐的行、列形式显示记录数据。

通常一行显示一条，一页显示多条记录。

与纵栏式报表不同，一行显示一条，一页显示多条记录。

与纵栏式报表不同，数据的标题信息不是被安排每页的主体节区内显示，而是数据的标题信息不是被安排每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内，表格式报表适合记录较多、字段安排在页面页眉节区内，表格式报表适合记录较多、字段较少的情况。

较少的情况。

图表报表图表报表：

是指包含图表显示的报表类型，报表中使用图是指包含图表显示的报表类型，报表中使用图标，可以更直观表示出数据之间的关系。

标，可以更直观表示出数据之间的关系。

标签报表标签报表：

是一种多列布局的报表，是为适应标签纸而设是一种多列布局的报表，是为适应标签纸而设置的报表，将数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小置的报表，将数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域内。

标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等区域内。

标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。

信息。

创建报表的方法创建报表的方法使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建报表（创建报表（P171）自动创建报表可以创建纵栏式或表格式的报表自动创建报表可以创建纵栏式或表格式的报表其数据源是单一的表或查询的全部字段其数据源是单一的表或查询的全部字段注意观察注意观察自动生成报表的自动生成报表的“页面页脚页面页脚”内容，并理解其内容，并理解其构成与含义。

构成与含义。

使用使用“报表向导报表向导”创建报表（创建报表（P172）其数据源可以来源于多个表或查询其数据源可以来源于多个表或查询使用使用“报表设计视图报表设计视图”创建报表创建报表其数据源是单一的表或查询，可以是全部或部分字段。

其数据源是单一的表或查询，可以是全部或部分字段。

如果想要使用多表数据，需先创建一个基于多表的查询如果想要使用多表数据，需先创建一个基于多表的查询创建图表报表（创建图表报表（P174）创建标签报表（创建标签报表（P174）“报表向导报表向导”创建报表的步骤创建报表的步骤1.首先确定报表的数据源及字段。

首先确定报表的数据源及字段。

2.如果选择的字段属于一个表或查询，则向导会提如果选择的字段属于一个表或查询，则向导会提示是否添加分组级别；如果选择的字段是属于多示是否添加分组级别；如果选择的字段是属于多个表或查询个表或查询（一个基于多表的查询一个基于多表的查询），则会让选择，则会让选择查看数据的方式，然后同样会显示添加分组级别查看数据的方式，然后同样会显示添加分组级别对话框。

对话框。

3.指定报表中记录的排列次序，最多可以按指定报表中记录的排列次序，最多可以按4个字段个字段对记录进行排序。

对记录进行排序。

4.选择报表的布局方式：

递阶、块、分级显示、左选择报表的布局方式：

递阶、块、分级显示、左/右对齐等右对齐等5.选择报表的样式：

组织、大胆、正式、淡灰、紧选择报表的样式：

组织、大胆、正式、淡灰、紧凑等。

凑等。

6.确定确定“报表报表”标题，按标题，按“完成完成”按钮，保存报表。

按钮，保存报表。

“设计视图设计视图”创建报表创建报表使用报表设计视图创建报表使用报表设计视图创建报表可在主体节的底部可在主体节的底部添加一个直线控件添加一个直线控件，起美观，起美观或明晰的作用。

或明晰的作用。

使用使用（Shift）键配合鼠标选择多个连续字段键配合鼠标选择多个连续字段（或或直接用鼠标拖拽框住多个字段直接用鼠标拖拽框住多个字段）；使用；使用（Ctrl）键键配合鼠标选择多个不连续字段配合鼠标选择多个不连续字段报表控件的使用报表控件的使用报表中标签控件的使用报表中标签控件的使用报表中文本框控件的使用报表中文本框控件的使用报表中图形控件的使用报表中图形控件的使用报表设计报表设计-修饰报表修饰报表设计设计/修改报表布局修改报表布局选定要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个选定要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个节或控件节或控件选择选择“格式格式”“自动套用格式自动套用格式”对话框，选择需套用的对话框，选择需套用的格式。

格式。

其中其中“选项选项”按钮可以指定字体、颜色或边框的属性按钮可以指定字体、颜色或边框的属性。

“自定自定义”按按钮可以自定可以自定义一种套用格式。

自定一种套用格式。

自定义选项中，中，选第一第一项，则基于当前打开的基于当前打开的报表的格式来新建一个自表的格式来新建一个自动套用格式；套用格式；选第二第二项，则使用当前打开的使用当前打开的报表格式来表格式来更新所更新所选定的自定的自动套用格式。

套用格式。

选择相应的控件，使用选择相应的控件，使用“格式格式”下拉菜下拉菜单中相中相应选项，可，可以以对它它们的的对齐方式、大小和方式、大小和间距等距等进行行设置置报表设计报表设计-修饰报表修饰报表添加背景图案（添加背景图案（P179）：

）：

在报表在报表“属性属性”窗口的窗口的“格式格式”卡片中选择卡片中选择“图片图片”属性，设置属性，设置背景图片，并选择背景图片，并选择“图片类型图片类型”是是“嵌入嵌入”还是还是“链接链接”，以及，以及“图片缩放模式图片缩放模式”、“图片对齐方式图片对齐方式”、“图片平铺图片平铺”等属性等属性添加当前日期和时间（添加当前日期和时间（P179）“插入插入”“日期和时间日期和时间”，插入后，报