OFFICE 疑难解答2.docx
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OFFICE疑难解答2
ASCII文本文件
ASCII文本文件是只使用ASCII字符的文本文件。
您可以用“文件”菜单的“打开”命令导入ASCII文本文件。
并且这是关联的，因为许多记帐程序通过创建ASCII文本文件来共享信息。
ASCII字符
ASCII字符集包括您在键盘上看到的字符，还有您看不到见的其他不可打印的字符，但您不用担心。
Excel提供了操作ASCII字符的文本函数，可以显示不同的ASCII码代表哪个字符，并显示哪个ASCII码返回哪个字符。
作为一种通用的规则，如果您在使用Excel，请不必考虑ASCII字符。
为什么？
因为您可以键入需要用键盘键入的所有ASCII字符。
安排会议
如果您的计算机连接到包含Exchange服务器的局域网上，您可以使用Outlook安排集体会议。
通过检查每位与会者的“日历”，Outlook会寻找一个空闲时间段来适应每个人的安排。
计划会议
1.显示“日历”。
2.从“动作”菜单中选择“安排会议”命令。
3.单击“邀请其他人”。
4.双击与会者名称，将他们添加到“全部与会者”列表中，然后单击“确定”。
5.从“开始时间”和“结束时间”框中选择与会者空闲的一段时间。
6.单击“自动选取”，Outlook将自动选择所有与会者使用的下一个时间线。
7.单击“安排会议”。
8.在“主题”文本框中描述会议。
9.确认“开始日期”和“结束日期”框中的会议日期和时间。
10.单击“发送”按钮。
取消会议
要取消会议，您可以显示“日历”，双击该会议，然后单击“删除”按钮。
Outlook会询问您是否想给其他与会者发送取消通知。
只要您是发送会议请求的最初会议组织者，您就可以取消会议。
请求会议
1.显示“日历”。
2.从“动作”菜单中选择“新会议请求”命令。
3.输入邀请参加会议的人员姓名。
4.在“主题”文本框中描述会议。
5.在“开始时间”和“结束时间”框中输入会议日期和时间。
6.单击“发送”按钮。
帮助
如果您需要MicrosoftOffice2000的帮助，您会发现最简单的方法是尝试使用工具栏上的“帮助”按钮。
单击这个按钮，就会出现“Office助手”来回答您的问题。
如果您不想使用“Office助手”，可以右键单击“Office助手”，选择快捷菜单的“选项”命令。
清除“使用Office助手”复选框，然后您就可以使用传统的Windows联机帮助系统了。
要这样做，请选择“帮助”菜单中的帮助命令，在Windows的协助下，将显示Office2000的帮助信息。
磅
一磅等于1/72英寸。
在Office中，您可以以磅来指定字体大小和行的高度。
然而，要注意的是一个12磅的字体不一定能放到高为12磅的行中。
因为这个原因，您设置的行高的磅值应大于您设置的字体的磅值。
饱和度
饱和度是指颜色的纯度--即这种颜色与灰色有多少区别。
您可能不需要对颜色设置饱和度。
但如果您希望进行设置，您可以使用任意特定的配色方案来更改单个颜色的特征。
要更改饱和度，请选择“格式”菜单的“幻灯片配色方案”命令并单击“自定义”选项卡。
在“配色方案”对话框中单击“更改颜色”，然后在“背景颜色”对话框中单击“自定义”选项卡。
保持分辨率的独立性
开发Web站点时，记住访问者查看您的站点的方式是十分重要的。
您希望无论设置，您的网页都能在访问者的浏览器中得到很好的效果。
有些访问者可能会使用与您类似的标准桌面系统，以800×600的分辨率最大化窗口查看，使用56K调制解调器通过Internet 下载。
不过，很多人还是使用老式的计算机以14.4Kbps的速度进行下载，并以640×480的分辨率来查看Web页。
有些人使用电视来查看Web页，还有一些人可能使用分辨率小于640×480的掌上机进行查看。
甚至还有一部分人可能是盲人，要使用文本到语音的转换器。
要满足以上所有人的要求，您需要保持您的分辨率独立，同时尽可能地提供每个对象的文本。
要达到真正的分辨率独立，或者创建在任何大小的窗口下效果都很好的Web页，几乎是不可能的。
但在不付出太大代价的情况下，使用通常采用的分辨率较好地完成工作，还是可能的。
通常人们能够看到您的Web页的全部内容，即使他们采用的分辨率与您所期望的不同时。
但是，您的Web页布局可能会与您所希望的有所不同。
现在，最为常用的分辨率是640×480和800×600，同时由于大显示器的价格下降，1024×768的分辨率也变得更普遍。
这些分辨率是指屏幕上所显示的像素或点数：
在640×480的分辨率下，屏幕上水平方向上有640个像素，而垂直方向上有480个像素，它们一起组成了屏幕上所看到的图像。
如果您知道访问者使用的设备类型，就可以限制需要预览Web站点的分辨率。
如果您预计访问者将使用新的计算机，那么您就可以使用800×600的分辨率来创建网页。
而如果访问者使用的是最为普遍的计算机，甚至是使用电视或手持设备来查看您的Web站点，那么您就应该使用640×480的分辨率来创建网页。
要开发特定分辨率的网页，经常在适合该分辨率的浏览器窗口中预览您的网页是很重要的。
您应保证导航栏适合于窗口，同时要保证您的布局不会因为分辨率的变化而面目全非。
如果您采用了文本环绕的图像、表格和表单等高级格式，那么要保证经常用不同的分辨率来测试它们。
保存Web页
您可以把工作簿或所选工作簿保存为Web页，甚至把工作簿或所选工作簿的点发布到Web服务器，这样其他人也可以使用该工作簿。
要把工作簿或所选工作簿保存为Web页，请选择“文件”菜单的“另存为Web页”命令，然后按下面的步骤进行：
1.通过单击快捷方式图标──“历史”、“MyDocuments”、“桌面”、“收藏夹”或“Web文件夹”──可以指定放置工作簿文件的位置，也可以从“保存位置”下拉列表框中选择保存文档的位置。
2.单击“保存”选项按钮──“整个工作簿”或“选择”──来指定保存为Web页的内容。
3.单击“更改标题”将显示您可以命名Web页的对话框。
4.在“文件名”下拉列表框中输入新Web页的文件名。
5.验证“保存类型”下拉列表框显示了您正在保存的是Web页。
6.命名工作簿文件，但不要输入文件扩展名。
Excel会为您加上扩展名，因为它使用文件扩展名来确定文件类型。
7.要保存一个简单的显示工作簿图片的Web页，请单击“发布”，并按“发布为Web页”向导中的指令来循序渐进地完成剩余的工作。
要用HTML文件格式来保存整个工作簿或所选的工作簿，请单击“保存”。
注意，如果单击“发布”，从本质上说您正在创建的是显示工作簿或所选工作簿图片的Web页。
而如果您单击“保存”，您正在创建的将是工作簿或所选工作簿的完整的副本──除非您使用HTML文件格式来代替传统的二进制文件格式。
如果您希望用户能在InternetExplorer上用Web组件使用您的工作表时，请选中“添加交互”复选框。
保存文件
频繁地保存文件可以避免因意想不到的断电而丢失所做的工作。
第一次保存文件时，您需要在"另存为"对话框中指定文件名和文件夹。
下一次保存该文件时，Office将使用该文件名和文件夹。
如果要更改文件名或位置，则您可以再次使用"另存为"对话框来创建此原始文件的副本。
保存和另存为命令之间的区别
“保存”命令将当前文档的副本保存到上一次已经指定的文件名和位置。
而“另存为”命令用新文件名、位置、或文件类型创建当前文档的副本。
不必担心文件扩展名
当命名文件时，您不需要键入文件扩展名。
Office程序会自动地将正确的扩展名添加到所命名的文件名后。
更改保存选项
要更改默认的保存设置，您可以单击"工具"菜单，单击“选项”，单击"保存"选项卡，选中所需的选项，然后单击“确定”。
同时保存所有打开的文件
您可以同时保存所有文件。
按住shift键，单击“文件”菜单，然后单击“全部保存”。
更改文件类型
文件类型确定了文档格式（例如，模板）以及创建文件的程序和版本（例如，Excel2000）。
如果您正在与某个用户共享文件，而该用户只有程序的较早版本，那么您可能需要更改该文件的类型。
保存演示文稿
要保存PowerPoint演示文稿，请选择"文件"菜单的"保存"或"另存为"命令，或者单击"保存"工具栏按钮。
第一次保存演示文稿
要保存一个新演示文稿，请选择"文件"菜单的"保存"命令，或者单击"保存"工具栏按钮，然后按以下步骤进行：
1.使用快捷方式图标--历史记录、MyDocuments、桌面、收藏夹或Web文件夹--或者"保存位置"框指定演示文稿文件的保存位置。
2.在命名演示文稿文件时可以不输入文件扩展名。
PowerPoint会为您添加文件扩展名，因为PowerPoint将用文件扩展名区分PowerPoint文件和其他类型的文件。
3.使用"保存类型"列表框可以指定文件以不同于常规PowerPoint演示文稿文件格式的格式保存。
（例如，要用以前的PowerPoint版本打开该演示文稿文件，您就要指定相应的文件格式。
）
重新保存演示文稿
如果您有一个保存过的演示文稿，并且希望以同样的名称并在同样的位置保存该演示文稿，请选择"文件"菜单的"保存"命令，或单击"保存"工具栏按钮。
备注页
"备注页"是另一种演示文稿视图。
在"备注页"视图上将显示幻灯片和您已经附加到幻灯片上的备注。
一般说来，"备注页"被用作演讲者备注。
这样，您对某个特定幻灯片的说明将与该幻灯片一起出现在同一页上。
创建演讲者备注
要在PowerPoint的"备注页"视图上创建"演讲者备注"，请选择"视图"菜单的"备注页"命令。
PowerPoint将显示"备注页视图"窗口。
在这里输入您要附加到幻灯片中的"演讲者备注"，除非您单击工具栏上的"显示比例"按钮以调整窗口的大小，否则您在读窗口中的备注时会比较困难。
打印演讲者备注
要打印"演讲者备注"，请选择"文件"菜单的"打印"命令，打开"打印内容"下拉式列表框，选择"备注页"，然后单击"确定"。
编辑文本
在编辑文本之前，您需要突出显示或选定要修改的文本。
然后，您就可以在一个文档或多个文档之间（即使是在不同程序的文档之间）对文本执行删除、替换、移动（剪切）或复制等操作。
不管是哪一种情况，这些操作都是相同的。
“Office剪贴板”与“Windows剪贴板”有所不同，后者同时只能存放单条信息，而前者是一个临时存储区，最多可以存放12种选择，您可以将任一条或者全部信息粘贴到新位置。
您还可以通过拖放编辑，不将选定的文本保存到剪贴板上，而直接执行移动或复制操作。
快速剪切或复制选定内容
按Ctrl+X键可以剪切突出显示的内容，按Ctrl+C键可以复制突出显示的内容，然后按Ctrl+V键可以将选定内容粘贴到新位置。
按不同格式粘贴信息
选定对象或文本，单击“常用”工具栏上的“复制”按钮，单击要粘贴该对象的位置，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，选择所需的对象类型，然后单击“确定”。
便携式计算机
如果是在便携式计算机上使用Office2000，应该考虑两个问题。
第一点，因为便携式计算机上的定点设备使用起来比较费劲，所以要记住的是你要要进行的任何操作都可以通过键盘来完成。
例如，您可以通过按Alt键来激活菜单栏。
而您这样做了以后，则可以通过按下带下划线的字母或它们名称中的数字来选择菜单和命令。
第二点，如果您的便携式计算机上有一些Office2000的安装功能不能工作，此时您就必须访问原始的Office2000安装信息--例如最初的安装光盘。
正如在安装Office2000和检测与修复中所讲的，在您工作或可能需要修复程序中受损的组件时，您就会需要安装一些附加的组件。
标题幻灯片
标题幻灯片是演示文稿中的第一张幻灯片。
它将命名演示文稿和推荐者，如果您使用内容提示向导创建演示文稿，该向导会为您创建标题幻灯片。
表单
表单使您可以收集来自站点访问者的信息。
要使用表单，访问者只需在表单域中键入信息，单击一个将信息提交给Web站点服务器的按钮，然后服务器根据表单处理程序的指令来收集和处理信息。
所有的MicrosoftFrontPage表单都具有以下几个基本的元素：
∙询问或请求信息
∙访问者在其中键入信息的域
∙“提交”和“全部重写”按钮，允许访问者控制他（她）是否提交或清除表单
∙与表单相关的表单处理程序，控制对访问者的输入所做的反应
值得注意的是，为了使用表单或处理表单数据，FrontPage不要求创建计算机编程脚本。
（当Web站点中包括表单时，通常是这样的情况。
）FrontPage创建了自动处理表单的脚本。
然而，您的Web服务器需要支持FrontPageServerExtensions。
病毒
病毒是有害的程序，您不会知道它什么时间运行，而一旦它允许就将破坏您的数据或文件。
大多数计算机病毒是由被感染的可执行文件传播的（可执行文件是作为应用程序运行的文件）。
要保护这些文件，您需要要经常升级防病毒程序，例如McAfeeVirusScan。
（您可以从下载免费的演示杀毒程序，或者在计算机商店购买零售版本。
不管怎么样，过几个月就要更新您的杀毒程序。
）最近出现了一种新型的病毒。
通常称为宏病毒，这是一种包含在Word文档中的令人讨厌的病毒，或者说在任何包含可执行命令的文档中就有宏病毒。
要防止宏病毒，在打开文档之前Word能给您提供禁用宏的选择。
播放列表
播放列表就是您希望PowerPoint播放（或放映）的幻灯片放映列表。
在这里我并不打算深入到所有与如何创建和使用播放列表有关的细节问题。
我只是带大家浏览一下全部过程。
要创建播放列表，您需要创建一个文本文件，在文件中列出您要放映的演示文稿的完整路径和文件名。
（以LST文件扩展名来保存这个文本文件。
）然后，要运行由所列演示文稿组成的庞大的幻灯片放映，您只须打开这个文本文件而不用打开演示文稿。
关于播放列表的详细信息，请参见PowerPoint联机“帮助”文件中的播放列表主题。
不间断空格
Word能对文本进行换行。
如果在键入内容时到了行的末端--例如，单词Madagascar键入到一半时到了行尾，Word将把这个长的字移到有足够空间的下一行。
Word认为这样做是合适的。
通常Word都是正确的。
然而，如果您不希望Word将两个特殊的词分到不同的行，您可以使用不间断空格。
要做到这一点，请在按Spacebar键的同时按住Ctrl和Shift键，或是选择“插入”菜单的“符号”命令，单击“特殊字符”选项卡，在列表框中选择“不间断空格”。
Word将在文档中放置一个空格--就像您只按下空格键一样，但Word不会在这个空格处分行。
它将使用该行中的其他空格。
菜单和对话框选项
菜单是一组相关命令的列表。
例如，“编辑”菜单中包含了编辑文档的命令，如“删除”和“剪切”命令。
“快捷菜单”是右击正在工作的对象时打开的菜单，其中包含与特定对象相关的一组命令。
单击后跟省略号（...）的菜单命令，可以打开一个对话框，在其中可以选择各种选项并给出执行此命令的信息。
当您在不同程序之间进行切换时，您会发现所有的Office程序菜单和对话框的外观很相似，并且操作方法也相同。
个性化菜单
当您第一次打开菜单时，菜单将先显示最近频繁使用的一些命令。
您可以指向“其他命令”下拉箭头，以显示全部菜单。
使用工具栏按钮和快捷键比使用菜单命令快
您可以通过查看菜单命令左端的工具栏按钮图标来了解相应的工具栏按钮。
快捷键（如Ctrl+V）显示在菜单命令的右端。
快捷键的使用方法是：
按住快捷键的第一个键（如Ctrl键），再按第二个键（如V键），然后同时释放两个键。
确定和取消按钮
最常用的对话框按钮是“确定”按钮和“取消”按钮，“确定”按钮确认您所做的选择并关闭对话框，而“取消”按钮则不接受所做的选择并关闭对话框。
使用Tab键漫游对话框
除了通过单击鼠标在对话框中移动之外，您还可以通过按Tab键从一个框或按钮移动到下一个框或按钮。
选择对话框选项
所有的Office对话框都包含相同类型的选项，包括：
选项卡
单击选项卡可以显示其中的选项。
每个选项卡都包含一组相关的选项。
单选钮
单击单选钮可将其选中。
通常情况下，您只能选中一组单选钮中的一个按钮。
微调框
单击向上（或向下）箭头，可增加或减小数字，您也可以在框中键入数字。
复选框
单击复选框可选中或取消选中选项。
带有复选标记表示选中了此复选框；清除复选标记表示取消选中了此复选框。
列表框
单击列表框中的下拉箭头可以显示选项列表，然后单击所需的选项。
文本框
单击此框，键入所需的信息。
按钮
单击按钮可执行特定的动作或命令。
单击后跟省略号（...）的按钮可以打开另一个对话框。
预览框
许多对话框都可以显示反映所选选项的图像。
插入点
插入点是一个闪烁的竖线，用来显示键入内容时的位置。
要做到这一点，请启动Office2000应用程序（Word、Excel、PowerPoiint），然后，您将看到一个竖条在您键入的文本前面移动。
这就是插入点。
插入投票按钮
当您需要在办公室内部做一个简单的调查时，您可以使用Outlook的投票按钮。
当您通过网络发送调查表后，投票按钮可以帮助您方便地跟踪获得的响应结果。
按钮在哪里？
当您将投票按钮添加到邮件中时，您是看不到这些按钮的。
只有邮件收件人才可以看到这些按钮。
带有投票按钮的邮件
当您接收到带有投票按钮的邮件时，投票按钮将显示在工具栏的下面。
要做出响应，您可以单击适当的投票按钮。
这时，将打开一个对话框，询问您是希望立即发送响应，还是发送前编辑响应。
单击适当的单选钮，然后单击“确定”。
将投票按钮添加到邮件中
1.创建调查问题的邮件。
2.单击“选项”按钮以显示“邮件选项”对话框。
3.选中“使用投票按钮”复选框，然后从下拉列表框中选择要使用的投票按钮。
4.单击“关闭”。
插入图像
如果您曾经使用过MicrosoftWord，并在其中插入过图像，您将会发现这一过程在FrontPage中也非常相似。
在大多数情况下，您可以在Web页文档中单击一个位置，放置光标，然后再单击“插入图片”工具栏按钮来插入图像。
非Web中的文件
如果要插入的文件来自计算机的其他位置，您可以单击“文件”按钮，然后单击WorldWideWeb按钮来定位WorldWideWeb上的图像。
文件格式
FrontPage可以识别下列的图像文件类型：
BMP、EPS、GIF、JPG、PCD、PCX、PNG、RAS、TGA、TIF和WMF。
使用剪贴板
您可以从其他应用程序插入图像：
在其他应用程序中打开图像，将它复制到“剪贴板”中，然后使用FrontPage中的“粘贴”工具栏按钮，将它粘贴到Web页中。
将图像添加到剪辑库中
单击“剪辑库”中的“输入剪辑”按钮，选择并将图像添加到“剪辑库”中。
或者单击“联机剪辑”按钮，从MicrosoftOfficeWeb站点下载其他的剪贴画。
保持较短的下载时间
请注意观察Web页右下角、CAPS锁定和NUM锁定指示栏左边的状态框。
该状态框指示了使用28.8Kbps的调制解调器连接查看网页需要的时间。
如果可能，您应尽量查看下载时间在10秒以内的内容。
旋转图像
单击“图片”工具栏上的“水平翻转、“垂直翻转”、“向左旋转”或“向右旋转”按钮，您可以垂直或水平翻转图像，或将图像向左、向右旋转90°。
插入文本对象
有时，您可能想在Web页中插入一个文本对象，而不是使用FrontPage来输入文本。
例如，您已经在字处理程序中创建了一份文档，您也许希望将其插入到Web页中，而不想重新输入一遍。
或者您可能需要添加一个键盘上没有的符号或字符（特别是当您创建多语言站点时）。
插入格式化的文本
如果FrontPage在转换文档时出现错误（这种现象经常在转换电子表格文档时发生），试一试先将文件保存为RTF格式（.rtf）文件。
插入符号
1.单击Web页中要插入符号的位置，放置光标。
2.从“插入”菜单中选择“符号”。
3.单击要插入的符号。
单击其他的符号，您可以一次插入多个符号。
4.单击“插入”。
5.单击“关闭”，关闭“符号”对话框。
查看服务连接属性
在运行“Internet连接向导”时，它将使用Internet服务供应商来设置新帐号的属性。
您可以查看这些属性，也可以在需要时更改这些属性。
在服务器上保留邮件副本
要在服务器上保留邮件副本以便您可以从另一个位置搜索到他们，您可以单击“高级”选项卡，选中“在服务器上保留邮件副本”复选框。
显示服务属性
1.从“工具”菜单中选择“服务”选项。
2.从下拉列表框中选择要查看或编辑属性的服务。
3.单击“属性”。
4.使用Outlook显示的选项卡、按钮和框，进行帐号设置的更改。
5.单击“确定”。
查看和预订新闻组
一旦下载了可用的新闻组列表，您就可以显示投递到每个新闻组的邮件列表。
然后，您就可以开始阅读发送到新闻组的邮件了。
如果您查找到一个感兴趣的新闻组，您就可以预订该新闻组，以便方便地访问该新闻组并阅读投递到该新闻组的邮件。
连接到Internet
当您单击“转到”时，如果OutlookExpress没有显示发送到新闻组的邮件列表，则说明您没有连接到Internet。
单击“连接按钮，连接并下载新闻组邮件标题的列表。
搜索新闻组说明
选中“同时搜索描述”复选框，搜索新闻组描述和名称。
查看新闻组邮件
1.选择您的新闻组服务器。
2.单击“新闻组”按钮。
3.要显示某个主题的新闻组列表，您可以在文本框中输入一个关键词。
OutlookExpress将列出所有名称中带有该关键词的新闻组。
4.选择要预览邮件的新闻组。
5.单击“转到”。
OutlookExpress将显示发送到选中新闻组的邮件。
6.要阅读邮件，您可以从列表中选择。
OutlookExpressNews将在“预览”窗格中显示邮件文本。
预订新闻组用于免费查看邮件
预订了新闻组，您就可以将新闻组添加到您的“文件夹列表”中。
然后，当每次运行OutlookExpress时，您都可以快速方便地查看投递到该新闻组的新邮件，而不必从长长的新闻组列表中进行选择。
用鼠标右键进行预订
要预订当前显示的新闻组（还没有预订的新闻组），您可以在列表中右击该新闻组，然后从快捷菜单中选择“预订”命令。
取消预订新闻组
通过显示新闻组列表并单击“已预订”选项卡，您还可以取消预订的新闻组。
从列表中选择要取消预订的新闻组，然后单击“取消预订”。
查找和替换文本
查找和替换命令使得在文档中查找或替换指定的文本或公式很容易。
例如，您可能会需要从一个很长的报告中找出每一幅参考图片，检查它的显示是否正确；又如，您可能想在Excel公式中将对单元格A3的所有引用替换为引用单元格G3。
在Office的各个程序中，查找和替换对话框稍微有些变化
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