业务员费用控制管理办法.docx
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业务员费用控制管理办法
业务员费用控制管理办法
第一章目的
第一条为加强对公司销售人员业务费用开支的控制，跟踪业务员的真实的业务行程和防止业务员虚报业务费用开支和外勤补贴，提高公司的销售业绩和减少公司的损失，特制定本管理制度。
第二章业务员等级划分和业务费用分类
第二条业务员等级划分为区域经理、主任（一级和二级）、销售主管和业代人员。
第三条业务员费用分类，包括差旅费、通讯费、外勤补贴、业务招待费和办事处费用。
其中，差旅费包括火车费、汽车费（长短途）、公交车费和的士费等。
办事处费用包括租金、电费、水费、煤气费、物业费、宽带费和传真打印费等费用。
第三章业务员费用报销要求及有关事项
第四条业务人员差旅费用报销要求及注意事项：
一、业务人员出差车票报销:
1.报销车票应按火车票、汽车票、的士票、其它等项目分类填写，并依据出差时间顺序排列粘贴于底面纸左上角；
2.车票票面金额应保持清晰，报销人员应在车票背面注明上车、下车时间、行程路线以及随同人员姓名并签字确认；
3.车票要求以电脑票为主，若取得非电脑类车票（即定额发票）时，应在背面注明原因和实报金额；
4.若定额车票票面金额大于实际金额，应将定额发票金额手写修改为实际行车金额。
5.在发票背面注明各项信息和签字应偏靠发票背面的右下角。
6.差旅费报销单应及时寄回销售管理会计处，费用发生的期间至报销日不得超过两个月。
（以下费用参照此要求）
7.业务员应认真检查行程明细表是否填写完整、准确，若审核人员发现漏报或填写错误的将不给予提醒，后果由报销人员自负。
二、业务人员话费报销：
1．话费报销发票应为通讯公司开具的正式发票（不能为定额发票）并提供该发票的话费清单，发票清单背面签字和写明应报金额；
2．话费清单中应当扣除私话费用，并在话费清单中划出注明。
3．若因公司业务需要而发生的话费超过规定的标准限额应及时提出书面申请，方可给予报销。
话费报销将依当月的实际销售情况灵活调整给予报销。
三、业务人员出差补贴报销：
1.业务人员出差补贴标准参照《业务人员出差补贴标准》（以下简称《标准》）执行，若因岗位变动、调动区域等原因引起的补贴标准变动的情况，该区域业务主管应做出补贴标准变动的书面申请，经省区经理、总经理批复后传真到公司销售管理部、财务部备案方可执行；
2.业务人员出差为办事处所在地或周边地区的情况，尽量入住于办事处，不能在办事处住宿的应写明原因，否则按办事处补贴标准给予补贴；
3.出差补贴应详细写明出差天数、地点、补贴标准，不能直接简单的写汇总；
4.业务人员若因工作需要，县城主管人员到办事处或异地开会的情况，住宿补贴由办事处主任统一报销，办事处主任应在报销单后面注明参会人员、时间、地点；
5.业务人员回公司或回办事处的，隔夜到达则按办事处补贴标准给予报销。
6.业务员出差地离办事处或住家较近，应尽量回办事处入住或住家。
四、办事处费用：
1、各办事处主任应严格控制办事处的费用，及时做好办事处设备和物料登记。
如有设备或物料变更（增加或减少）的应事前向公司销售管理部上报并登记备档,否则造成的损失由办事处相关人员共同承担。
2、办事处产生的打印、复印和传真的，要求尽量在办事处或客户处进行。
紧急、特殊情况可在外进行打印、复印和传真，但必须争得上一级主管人员同意后方可执行，并于产生费用的正规报销发票后面注明事项。
3、办事处发生的水费和电费按公司规定只允许实报一半，煤气费不允许报销。
4、报销办事处水费和电费时应附收款收据和水电费消费清单（须经正规收费单位盖章）。
5、办事处的宽带费、固定话费和物业管理费等费用均可按实报销。
6、以上费用应提供发票或收款收据或是房东代付费用的证明，方可允许报销。
7、办事处租金应按租赁合同规定的付款方式支付，并提供房东的身份证明及收款证明。
（详细信息请阅读公司制定的《租房流程和相关要求》）。
8、办事处购买办公设备和办公用品应事先向公司提出提前申请。
9、购买办公设备（固定资产、办公桌、办公椅或床等用品）报销时应附照片。
第三章业务员标准
第五条业务员出差费用和补贴报销标准，现做如下规定：
职务
电话费
车费
出差补贴
（元/天）
办事处补贴
（元/天）
住家补贴
（元/天）
备注（说明）
区域经理
区间交通费实报
城市交通费实报
140
60
30
1.住家补贴只允许在市场上实际产生的餐饮费用补贴
2．请假半天按当天外勤补贴的一半报销。
主任
600以下实报
区间交通费实报
城市交通费上限300元
120
50
20
二级主任
400以下实报
区间交通费实报
城市交通费上限200
100
40
20
主管
300以下实报
区间交通费实报
城市交通费上限150元
60
20
10
业代
/
/
40
/
/
由区域经理以上人员安排抽调集中铺市方可报销
第六条若公司有分市场类别，可以根据不同的市场类别（如一类市场、二类市场、三类市场等）和消费水平重新规定费用报销标准和补贴标准。
第七条报销标准的其他规定：
1、对于话费确实因工作需要超限部分的可以向公司额外申请；
2、如果区域经理没有住办事处，应提前向公司申请并说明原因；
3、其他部门人员补助按以上级别参照执行，今后人员的职务调整后的补助如无特殊通知就按本规定实施；
4、如有特殊情况需另行申请。
业务员所负责的区域在市区或乘坐公车较便利应办理公交卡，原则上不允许打的士，有特殊紧急事情除外。
第四章业务员费用审核基础数据
第七条销售管理会计和销售会计对业务员上交的报销单进行审核前，必须有相关数据资料的支持，才能使费用审核的结果更真实和合理，有利于对业务员报销的不真实、不合理的费用进行控制。
第八条业务员费用审核基础数据主要有销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表、销售人员行程表、非电脑票票价参考表、办事处住宿登记表、业务铺市申请、业务员处罚表和发票连票号码登记表。
（详见附表1至附表6）
第九条费用基础数据的来源
1．销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表和销售人员行程表由销售管理部指定专人负责整理。
行程表根据对业务员行程的电话跟踪记录进行编制。
2．电脑票票价参考表由销售管理会计根据以往审核业务员报销的非电脑类车票目的地以及票价等相关信息进行登记，以供后期审核业务员乘车票价时参考。
对于取得的定额发票应以电脑票的价格为准。
3．办事处住宿登记表由办事处主任根据每日业务人员的住宿情况进行记录。
4．发票连票号码登记表由销售管理会计将业务员报销的定额发票（或非电脑类发票）逐张进行登记，并通过专门的查验方法检查连票情况。
要求：
按分类登记各办事处所有业务的票号
第十条各种费用基础数据表应于次月2号之前报送至销售管理会计和销售会计处。
第五章业务员费用审核方法和技巧
第七条业务员费用的审核流程和审核方法
第八条差旅费审核技巧
一、检查连票
讲解：
什么是连票？
连票在本制度里面可以解释为发票号码连续或相差几个号码，但是报销的日期却相隔好几天的现象，例如，车票号码1001与车票1002分别在2010年5月5日和2010年5月10日报销，这种情况肯定是不合理的，因为相连的两个号码不能相隔5天才被取走，这种现象就是连票问题。
核查范围在100位以内的票号，此检查方法主要是针对定额的汽车票和的士费。
以上是三种常见的连票现象：
1、自身连票：
业务员当月报销的车票互相连号。
2、相互连票：
办事处的业务员之间可能存在相互连票问题，审核要以办事处为单位统一审核，统一核对票据。
一般应以电脑票为主，如出现连续两张以上长票（手写票），需说明原因，否则扣除车票及补贴。
3、次月连票或者多月连票：
A、业务员上月报销的车票与当月的车票或当月报销的车票与以前月份可能存在连票现象；
B、办事处的业务员之间可能存在次月连票和多月连票现象。
二、检查票据合理性：
（针对县城主管）
1、业务员出差的地区离办事处或家里较近（注意检查票面金额在16元以内的车票）,要求当天回办事处和回家过夜，否则取消当天补贴，除特殊原因除外；
2、关注负责多个区域的业务员的行程，如业务负责3—4个县城，不可连续呆在同一个县城超过4天以上，否则取消一半补贴，除特殊原因除外；
3、关注业务员的车票目的地是否是其所负责的区域，若不是说明原因，否则不予报销车票并取消当天外勤补贴。
三、检查票据真实性：
（针对所有业务）
1、检查票据的行程时间：
a、如发现业务当月上车时间基本都是早上9点以后的车票，要向相应的负责人说明并了解情况，必要时应给予处罚通报；
b、如发现车票时间紧促（一天转了几次车，时间相隔紧促的转车）无特殊原因注明，应格外注意，在短时间内业务根本没办法做事，不合理；
c、检查的士票的行车时间是否超过22点，正常来讲这一时间段无业务上的事情可办理，行程不合理，除出差乘车到达目的地下车超过22点或其他特殊原因以外。
2、检查票据上面的地级市名称：
业务员在县城打的的车票的地名应属该地级市范围内，防止以其他地级市的发票充真报销。
3、关注随同出差的业务员共同打的的车费是否重复报销。
四、检查票据金额真实性：
1、核对各办事处到汽车站和火车站来回的士票金额（尤其是整数的的士票额外注意）
2、核对出差相同区域的主任和主管报销的票据金额是否一致
3、核对定额的汽车票票价，如B地往返A地取得定额发票票价应趋同于A地至B地电脑票的价格。
五、主管出差补贴的真实性：
1、核对每月办事处住宿登记表，核实片区，主任和主管是否住办
2、核对每月办事处行程登记表，核实主管行程是否与办事处登记行程一致（包括人事主管登记的主管行程跟踪表）
第六章业务员费用审核审批流程
第八条对业务员上报的各项费用应严格按照《差旅费和补贴的报销标准》以及结合实际情况或特殊情况进行审核。
第九条为规范业务员费用的审核审批流程，加强各审核环节的费用控制力度以及明确各责任人的审批权限，现制定如下审核审批流程：
业务员费用审核审批流程
流程序号
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
责任人
报销人
经办人
销售经理
销售管理会计
销售会计
会计主管
总经理
审核
审批
职责
按报销的要求正确、清晰、完整地填写报销单以及粘贴发票
职责同①，业务主管审核业代人员的报销单并签字确认。
审核业代人员和业务主管业务发生的合理性和真实性并签字确认。
严格按照《行程》、《标准》、《处罚规定》审核业务员的报销单据，若有问题应上报主管解决。
严格按照《行程》、《标准》、《处罚规定》复核业务员的报销单据，若有问题应上报主管解决。
审批由销售会计和销售管理会计审核完毕的报销单
审批报销单，准予报销付款。
备注
由于业代人员是业务主管的下线，报销人员可能会是业代人员，故经办人须经业务主管签字。
第七章业务员费用台账
业务员费用和销售比率表、每月办事处费用对比分析表
第十条销售管理会计对审核完毕的差旅费、通讯费和办事处费用登记台账。
（详见附表8和附表9）
第十一条销售会计在对差旅费、通讯费和办事处费用单据进行复核时，若有发现问题或疑问应及时与销售管理会计交流，遇到无法确定的问题应上报上级领导以寻求解决，并修改费用台账。
第十二条将每月的费用台账上报会计主管和总经理以供其分析。
第十三条销售会计应编制每月业务员费用和销售额对比表
第十四条销售会计应编制每月办事处费用支出对比分析表，着重分析各办事处每月水电费耗用差异，若耗用较高或耗用起伏不定应询问原因。
第八章业务员费用审核问题的处理
第九章业务员费用报销的相关处罚规定
第十一条针对业务员在报销费用中存在的问题且屡次指正屡次未改的现象，特制定以下处罚规定：
1、办事处虚假或未完整地提供住宿登记情况，则视工作的影响程度对办事处主任处以50至100元的处罚，情节严重或屡犯不改可考虑开除或调离岗位；
2、各报表编制责任人若未按时提供基础数据表（未按时且未事先说明原因的或是提供不真实的数据），则对责任人处以50元至200元的处罚,，情节严重或屡犯不改可以考虑开除或调离岗位；
3、业务员不得虚报差旅费，否则取消该月车票报销；
4、对于电话费中私话费用未划出注明被审核人员发现者，该话费发票将暂扣留不予报销或直接扣罚200元作为私话费用；
5、审核时发现电话费中含有彩票和炒股等私用增值业务一律扣除；
6、未按规定粘贴发票的，累计次数达到三次扣罚30元。
（销售管理会计应复印未按规定粘贴的发票作为日后扣罚的证据）
7、的士票中乘坐时间超过21点30分一律不予报销（紧急事件或特殊情况应提前申请或说明原因）；
8、发票字迹模糊不清且发票金额无法辨别，则该发票不予报销并扣罚10元。
9、发现有连票问题（个人或两人以上连票），该发票不予报销并取消当天的外勤补贴，并依据情节轻重给予相应的处罚；对于累计连票达到三次以上的处罚300元。
10、各类车票混杂粘贴则扣罚30元；
11、车票背面未签字不予报销，视票面金额大小以不同方式进行处理；
12、报销的发票和外勤补贴从发生日期至报销日期超过两个月的不予报销。
13、报销的发票背面未写明发生的日期不予报销。
第十章附则
第十二条本管理制度自****年**月**日起执行，最终解释权归财务管理中心。
附表：
1、销售区域分布表
2、销售人员负责区域表
3、销售人员人事档案表
4、销售人员行程表
5、非电脑票票价参考表
6、办事处住宿登记表
7、发票连票号码登记表
8、每月通讯费台账
9、每月差旅费及办事处费用台账
10、每月办事处固定资产台账
11、业务员费用和销售额比率表
12、每月办事处费用对比分析表
13、有关审核差旅费的处罚结果
14、业务员报销标准额度调整申请表
撰文者：
____
前言
本制度仅作为公司审核业务员出差相关费用的工具和依据，但并不能凭一纸制度就将业务员报销的费用牢牢锁死。
审核人员必须积极地主动地走出办公室去了解费用发生的实际情况，时时与销售部管控人员进行沟通和交流，并且向业务员了解市场动态，以掌握最新最实际的审核信息。
如此一来，审核人员在审核费用和控制费用时更有主动权，有理有据也会做得更顺手。
当然，业务员费用控制制度并不是独立存在的，它也需要结合公司的销售考核制度以及其它相关的制定共同执行，才能发挥其更有效更令人信服的控制作用。
例如某业务员报销某月话费590元，制度规定的报销标准为300元，但是该业务员当月的销售额比上月销售额多了一倍，那么相应的当月发生的话费也随着增加，如果还是以制度规定的报销标准给予报销，显然有些不合理，因此费用控制制度可以销售考核的数据为基础来制定一套浮动的费用报销标准制度。
费用的审核和控制的相关制度还存在诸多不合理的方面和管控漏洞，这就需要在审核和控制的过程中不断地规范和改进。
对于业务员虚报出差费用和谎报业务行程难免会有管控不到位的时候，仍然存在着许多边边角角可钻的空子无法填补。
因此受诸多客观因素的影响本制度的控制面具有一定的局限性，我们也是在实践中不断地修改和出台相关制度来堵塞管控的漏洞，以制定一套比较实用的业务员费用控制制度。
由于涉及到本公司机密问题，暂只能提供以下未完整的制度条例。
精心整理，仅供参考用途
精心整理，仅供参考用途（日期：
2020年2月13日）
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