财务管理制度资料.docx
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财务管理制度资料
财务管理制度
财务部是公司一切财政事务及资金活动的管理与执行机构,负责公司日常财务管理,筹资管理和财务分析工作,其工作范围和职责主要有:
1、负责公司财务管理工作.编制公司各项财务收支计划;审核各项资金使用和费用开支;办理日常现金收付,费用报销,税费交纳,银行票据结算,保管库存现金及银行空白票据,按日编报资金日报表;做好公司筹融资工作;处理、协调与工商,税务,金融等部门间的关系,依法纳税.
2、负责公司会计核算工作.遵守国家颁布的会计准则,财经法规,按照会计制度,进行会计核算;编制年度,季度,月份会计报表;按照会计制度规定设置会计核算科目,设置明细账,分类账,辅助账,及时记账,结账,对账,做到日清月结,账账相符,账实相符,账表相符,账证相符;管理好会计档案.
3、负责公司成本核算和成本管理.设置成本归集程序和成本核算账表,做好成本核算,控制成本支出,收集登记汇总各项成本数据资料,及时,正确地为成本预测,控制,分析提供资料;按合同,预算,审核支付工程,设备,材料款项,配合工程部等部门做好工程,材料设备款的结算及竣工工程决算;完善各项成本辅助账的设置,健全各项统计数据.
4、建立经济核算制度,利用会计核算资料,统计资料及其他有关的资料,定期进行经济活动分析,判断和评价企业的生产经营成果和财务状况,为公司领导决策提供依据.
5、配合公司内部审计.
根据上述工作范围和职责,为加强财务管理,特制定本制度.
第一章岗位职责
一、财务经理岗位职责：
1、编制公司本部财务计划；
2、组织公司会计核算工作；
3、负责编制公司报表；
4、完成计划的汇总、编制、下达工作；
5、监控各单位指标完成进度。
6、负责编写公司财务分析。
二、会计人员岗位职责
1、严格遵守国家各项财务制度，维护财经纪律。
正确组织公司的会计核算与财务管理工作。
2、按规定记账、算账、结账，做到手续完备，内容真实，数字准确、账目清楚，日清月结，按期报账。
3、合理使用资金，加强资金管理，做好结算工作，控制好费用开支，提高资金利用效率。
4、定期清查财产物资，查明有无盘盈、盘亏、毁损、变质现象，及时进行处理，按规定办理财产物资的收发、领退、报废。
5、组织好凭证的传递程序，明确规定有关人员需办理的手续，及时反映和监督经济业务的发生或完成情况，加强经营管理上的岗位责任制。
6、正确填制和严格审核会计凭证，为账簿记录提供可靠依据，及时、正确地登记各种账簿。
7、定期对账，做到账证相符、账账相符、账物相符、账款相符。
8、按期结账，以便提供为编制有关会计报表所需数字，保证报表的完整性、正确性、及时性、可比性。
9、妥善保管会计凭证、账簿、报表等档案资料，防止丢失毁损。
10、定期检查、分析经营情况，及时提出建议，使会计工作同其他经济管理工作分工协作，相互配合，共同完成经济管理工作的任务。
三、出纳人员工作职责
1、严格按照我国有关现金管理和银行结算制度管理好货币资金。
2、根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔、序时登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。
现金的账面余额要同实际库存现金核对，银行存款的账面余额要及时与银行对账单核对。
把握好账户余额避免空投。
月末编制“银行存款余额调节表”。
3、保管好库存现金，每日盘点库存现金，库存现金不能超过规定的限额，不得坐支和挪用现金，不得以白条抵库。
保险柜密码要保密，保险柜钥匙不得转交他人。
4、妥善保管好印章，严格按照规定用途使用印章，不得一人保管支票所用印章。
不得签发空白支票和远期支票，支票上必须写明收款单位、支票用途、规定的限额和签发日期。
5、严格管理空白发票、空白收据和空白支票，专设登记簿登记，认真办理领用手续。
6、支付各种款项前，必须审核原始票据，严格审查每项经济内容是否符合事实，手续是否完备和合法，金额是否正确，是否符合审批程序，是否有经理签字。
对于不符合规定的款项有权拒付。
7、不得将银行账户借给任何单位和个人办理结算套取现金。
不得将企业的现金收入作为个人储蓄存入银行套取利息。
8、收到现金要开收据，收到支票后要认真检查填写金额是否有误、文字是否正确、日期是否逾期、盖章是否齐全、字迹是否涂改，并及时存入银行。
第二章现金管理
1、设置“现金日记账”，每日终了，由出纳员根据发生业务结出余额与库存现金核对。
2、出纳人员到银行提取现金，应当填写《现金支票使用登记簿》，写明用途、金额，经负责人批准后方可提取。
3、现金的支出必须有付款凭据（如借款单，发票等），由负责人签字方可付款，凡能用支票支付的款项不得支付现金。
4、现金借款必须由经办人员填写《借款单》，经审批签字后方可办理。
借款后必须在三日内报销清账（工程部可根据工程情况十日内报销清账），如不能按期归还或出现损失，由经办人负责。
第三章银行存款管理
1、设置“银行存款日账”,每日终了，由出纳员根据发生业务结出余额，并将余额报知负责人。
2、月份终了，对企业账面余额与银行对账单余额之间的差额，必须逐笔查明原因及时处理。
3、办理信汇、电汇、票汇、转账支付等付出款项，一律凭资金审批单办理，资金审批单必须由经办人员、财务人员、负责人签字方可办理。
4、根据已获批准签订的合同，严格按合同规定的期限付出，不得早付、迟付，不得改变支付方式和用途，非经收款单位正式委托，亦不准改变收款单位。
5、银行账户必须有足够的存款可供支付，不准签发空头或空白的付款凭证。
6、公司员工因工作需要领用支票，必须凭审批后的资金审批单，并要在《转账支票使用登记簿》上签字，登记支票号码、金额、收款人。
7、领用支票后必须在三日内到财务部报账，不得转借他人使用。
特殊原因不能限期报账的，应到财务部说明原因限期报账，否则超期不报者不再借用支票并给予相应处罚。
第四章费用管理
为严格控制项目部费用支出，加强费用管理，提高效益，本着合理、节约的原则，本制度所指的费用是指公司及各项目经理部生产、行政等管理费用。
一、公司借款程序
1、借款单填写：
借款人根据公务需要填写《借款单》，注明借款用途、借款金额，报部门负责人签核。
2、复核：
借款人将部门负责人签核好的借款单交由财务处复核，借款用途是否合理。
3、审批：
借款人将财务复核无误的借款单上报至总经理审批。
4、支出:
借款人将总经理审批的单据交由出纳放款，同时借款人须在《借款单》上签字。
5、借款5000元以上的大额备用金须提前通知财务部。
6、备用金借支人必须在公务完毕后3个工作日内到财务室结清备用金，遇节假日及周末顺延报账期限。
7、《借款单》是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时《借款单》不予退还；归还多借备用金时，由会计员开具正规收据给报销都本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。
8、备用金借款范围：
参照公司差旅费标准执行。
二、项目部借款程序
1、借款单填写
借款人根据公务需要填写《借款单》，注明借款用途、借款金额，报项目经理签核。
2、审核
借款人将按审批权限条款规定经项目经理审批后的《借款单》送交会计员，超出项目经理审批权限时，由项目经理上报财务副总审核，然后由财务副总把审核意见上报总经理审批，最后按总经理审批意见执行。
3、支出
会计员审核后一并交出纳，出纳根据审核无误的《借款单》向借款人支付款项，同时借款人须在《借款单》上签字。
4、借款10000元以上的大额备用金须提前通知财务室。
5、备用金借支人必须在公务完毕后3个工作日内到财务室结清备用金。
6、《借款单》是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时《借款单》不予退还；归还多借备用金时，由会计员开具正规收据给报销都本人，借款单也不予归还，收据须妥善保管备查。
7、备用金借款范围：
项目经理备用金5000元。
项目总工：
3000元。
零星材料采购员：
2000元，其他项目人员有业务需要时再向项目经理请示，2000元以下由项目经理直接审批，2000元以上报部公司总经理审批，项目部按总经理审批意见执行。
三、公司费用报销规定
1、差旅费报销规定
⑴、员工出差应填写出差“申请单”，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费
⑵、员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，连同出差“申请单”、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。
⑶、工差旅费报销标准严格按照公司规定执行。
⑷、员住宿费：
参照住宿费标准执行（附表）超出部分由个人承担，如有特殊情况需总经理批准方可报销。
⑸、交通费：
员工出差需购买飞机票的，一律由办公室统一购买，不得擅自购买。
如擅自购买，费用由个人承担。
出差不是为处理紧急事务的，普通员工以车，船交通工具。
员工长途出差交通费可实报实销，原则上不得报销出租车票。
⑹、出差生活补贴：
参照标准执行。
（附表1、2及3）
⑺、市内交通费用报销规定：
公司员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐公司车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，如确应工作需要乘坐出租车，要事先请示分管领导，并在报销单上注明。
四、费用报销程序
1、公司及项目部报销单粘贴及填写
报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面（左上角处），完整规范地填写相应的报销单。
具体要求为：
⑴、费用报销单：
按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲销相应借款。
⑵、差旅费报销单：
按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，因公出差发生的费用填在差旅费报销单中“其它”费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况。
⑶、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。
2、对原始票据的要求
⑴、所有票据必须是真实、合法的正式发票。
⑵、特殊情况不能取得正式发票（即：
白条、收据的报销），必须报总经理同意方能报销（报销流程如下）。
⑶、特殊开支事前须报总经理同意，公司所属项目由项目经理上报至总经理，必要时还需报送书面报告，报销时按照报销程序报销，金额超过5000元招待费用必须上报公司领导审批后再进行处理。
⑷、撕票的报销：
撕票包括车票、餐票、住宿票、手续费等。
此类票据的报销当事人必须说明时间、地点（事由），不允许报销出租汽车票，若因特殊情况需报销，须向部门经理说明原因并核准签字主可报销。
⑸、罚款单据：
公务中因个人原因违章的罚款单不予报销。
⑹、涉及成批采购的低值易耗品、劳保用品、办公用品，公司由行政部门根据各部门上报的采购计划办理，项目部由材料科根据各部门每月的采购计划办理，报销时除正式发票外，还需提供销售清单、购买地址，及联系方式否则财务部门不予报销。
⑺、涉及对外零星结算、民工结算、设备租赁等，一律按各结算部门提供的原始依据“结算单”及相关发票作为原始凭证，无合同或结算单以及结算内容不完整，签字不全，原始依据不齐等财务将不予报销。
⑻、若涉及一张票据由多个对象共同承担的，应做发票分割。
⑼、不符合上述规定要求的报销单据，财务室有权退回，要求报销人重新整理。
3、报销时间
在公司及公司所属项目部业务发生后三个工作日内报销相应的账务，若有特殊原因的未能及时报销账务的需写明原因及理由上报至总经理审批，报销时财务部门按照总经理批示执行。
4、报销流程
公司报销流程：
报销人填写报销单→相关人员证明→部门负责人→会计复核→常务副总经理签核→财务经理审核→总经理审批（公司报销流程）。
公司所属项目部报销流程：
报销人填写报销单→部门负责人或相关人员证明→会计复核→项目经理→出纳放款或开据收据（超出项目经理审批范围的，按公司程序上报审批）。
超出项目经理审批范围上报流程：
报销人填写报销单→部门负责人或相关人员证明→会计复核→常务副总经理→财务副经理→总经理审批→项目经理→出纳放款或开据收据
5、放款及冲销
财务室按审批后的《报销单》或《差旅费报销单》，由会计员核对是冲销借款还是支付现金，如是冲账出纳根据审核后的报销凭证，向报销人开据冲账单据，如是支付现金出纳直接支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款会计员须向报销人开具收据，《借款单》不予退回；报销人领取报销款项须在《报销单》上签字。
6、公司所属项目部特殊费用报销的规定:
（1）、生产材料及固定资产的采购报销
需采购材料的部门写采购材料清单报材料科，材料科进行库存盘点后根据实际需要进行核实签字确认（需列明采购品名用途、种类、规格、厂家、单价、估算总金额）上报项目经理批准，材料科采购人员报材料到总公司材料副总经理处。
由总公司材料副总经理统一安排采购。
采购到工地时间由材料科根据需要确定。
采购归来，库管员清点确认入库后采购人员在3个工作日内进行报销，报销时须附采购清单及入库单。
（注：
月底，材料科会计、财务室、库管员进行核对是否一致。
公司进行不定时的抽查，项目部在采购任何材料时，先报材料到材料副总经理处，由材料副总经理统一安排，其余任何人及任何部门不得私自进行材料采购。
（2）、劳保用品、办公用品、零星材料的采购报销
项目部根据实际需要由各部门起草采购清单，材料科采购员上报至项目经理签核（上报程序按材料科规定上报），材料科采购员根据签核后采购清单上报材料计划到总公司材料副总经理处。
采购报销实行当期采购当期报销制，不允许多期采购一次报销，报销时除正规发票外还需附有采购清单及入库单。
（3）、伙食费的报销
采购由综治办人员或委派人员采购，炊事员清点验收。
伙食费用由综治办负责人负责管理，伙食标准为每餐两荤、两素、汤（加餐标准另定），采购人员填制每次发生的伙食费用表后由食堂炊事员及综治办负责人签认，采购员每月到财务室报销一次。
（4）、小车费用的报销
驾驶员建立加油台帐（驾驶员每车一本），记录加油的项目：
1.时间；2.加油量;3.过路费；4.金额；5.里程表数；6.平均公里油耗；7.加油人；8.备注等项目。
记录不能有空缺遗漏，加油应定点加油，如果遇在外地出差不能定点加油站加油，司机必须先申请综合办，说明原因，并由用车人及综治办负责人在发票后签字证明方可报销。
不同车型算出不同油耗，如多加油的金额，由驾驶员自行支付。
每月要对每辆车费用进行账目全面审核，若有违规行为则对相关人员进行处罚！
机械管理员建立车辆维修台帐（每车一本）（记录随车物品、工具及日常保养、维修等由随车驾驶员负责事宜，由司机签字确认），所有车辆相关物品及行驶证等由驾驶员妥善保管，若行车证丢失赔偿2000元，其余按市场价赔偿。
记录维修的项目：
1.时间；2.维修项目；3.材料名称、数量及单价；4.材料费；5.工时费；6.总金额；7.备注等项目。
修车应到指定维修点维修，如果车辆要维修，要先检查所换配件，报材料到副总经理处，由总公司材料副总经理安排是否自行购买或就地维修。
如遇特殊情况出差在外地的，首先请示总公司材料副总经理，由副总经理安排是否在当维修，维修完后必需把损坏配件原件交回项目部。
⑸、业务招待费的报销
需进行业务招待的，先请示项目经理,发生业务招待的在3个工作日内到财务室报销，报销时报销单不能写招待人的姓名及单位名称，但需要在业务招待费清单上写清附于报销单后。
进行业务招待的，必须杜绝客少主多、少吃多报现象，单次消费满2000元以上的，必须报总公司审核后方可报销，否则处理。
⑹、差旅费的报销（根据公司规定，待核）
员工报销车费。
（入职满六个月后可报销单边车旅费（具体由项目根据工程工期而定），一年以上报销来回车费一次。
省内：
报销所在地至项目部大巴车费；省外：
报销所在地至昆明火车硬卧或汽车票及昆明至项目部大巴车费）。
⑺、上述费用报销如超过2000元以上报公司审批后再进行账务处理。
第五章对外付款资金管理
为加强项目的资金使用管理，强化资金支出的内部控制，明确各项目资金审批程序，特制订本付款审批流程。
各项目部每次支付2万元以上的工程劳务款、材料款、机械租赁费、运费等所有款项，必须向公司上报，总经理审批后，才能支付。
根据项目资金情况，付款分集中支付债务、零星支付债务，具体付款审批流程如下：
一、集中支付债务（支付2笔以上款项）
1、具体付款审批流程：
①各部门提供与对方单位相关结算表→②项目财务人员编制详细的债务情况表→③项目负责人计划付款金额→④项目财务上报经项目经理签字认可的《付款计划表》、对方单位结算表→⑤公司财务负责人审核→⑥总经理审批→⑦项目出纳付款。
2、情况说明：
①各部门提供的相关结算表应包含对方单位所完成情况结算表、对方单位应扣款结算单；
②详细的债务情况表应包含项目：
对方单位、类别、结算金额、应扣款项（包含累计已付款、税金、质保金、各材料款、水电费、罚金等各项应扣款项（各项目以实际情况定））、应扣金额合计、应付账款金额；
③付款计划表应包含债务情况表所有项目且须增加项目：
本次计划付款金额、应付未付款金额。
付款计划表应注明项目资金余额；
④对方单位结算表以前已经上报的不需再报，只须上报本期结算表（如有）
二、零星支付债务（两笔以内款项支付）
1、具体付款审批流程：
①项目部财务人员编制《资金使用审批表》→②项目负责人复核→③公司财务负责人审核→④总经理审批→⑤项目出纳付款。
2、情况说明：
如有对方单位所完成结算表须上报公司财务部
三、项目所有款项的支付需有合同、结算，如不符合规定的付款，项目财务人员可以拒绝付款，特殊情况上报公司处理。
第六章财务资料及会计档案管理
为了加强会计档案管理，统一公司会计档案管理制度，确保会计档案的安全、完整，更好的为公司运行服务，会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单经济业务的重要史料和证据。
一、会计档案所指的范围
1、具体包括：
会计凭证类：
原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2、会计账簿类：
总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3、财务报表类：
月度、季度、年度财务报表，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、借贷合同：
是指公司同金融机构签订的借贷合同、委贷合同及授信合约。
5、其他类：
银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
6、实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据，均应视同会计档案一并管理，并应保存按规定应打印出的纸质会计档案。
7、公司财务专用章由公司指定专人保管，名章由出纳保管，公司项目财务章由项目主管会计保管，名章由出纳保管，公司发票专用章由公司指派专人保管，发票由出纳保管。
二、保管期限
会计档案保管期限如下表:
序号
档案名称
保管期限
一、会计凭证类
1
原始凭证、记账凭证和汇总凭证
15年
其中：
涉及外事凭证
永久
2
银行余额调节表、银行对账单
5年
二、会计账薄类
3
总账、明细账、日记账、辅助账薄
15年
其中：
现金、银行存款日记账
25年
4
固定资产卡片
固定资产报废清理后5年
5
涉及重大事项备查账薄
永久
三、会计报表类
6
月、季度会计报表
3年
7
年度会计报表（决算）
永久
四、借贷合同
3年
五、其他类
8
会计档案移交清册
15年
9
会计档案保管清册
永久
10
会计档案销毁清册
永久
三、会计档案立卷
1、会计凭证的内容及填制要求：
⑴、凭证日期：
一般应按实际受理经济业务的日期填列。
⑵、凭证编号：
应按月编制自然数列顺序。
⑶、凭证摘要：
应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。
⑷、会计科目：
应按有关规定设置。
⑸、凭证金额：
必须与原始凭证相符。
⑹、所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。
⑺、有关人员的签名或盖章：
出纳、会计必须在相关会计凭证上签名或盖章。
⑻、会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。
⑼、会计凭证应按月、按编号顺序装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、附件张数，由有关人员签名盖章。
2、原始凭证的基本要求是：
⑴、原始凭证的内容必须具备：
凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证公司名称或者填制人姓名；经办人员的签名；接受凭证公司名称；经济业务内容；数量、单价和金额。
⑵、从外公司取得的原始凭证，必须盖有填制公司的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名。
自制原始凭证必须有经办公司领导人或者其指定的人员签名。
对外开出的原始凭证，必须加盖本公司公章。
⑶、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。
购买实物的原始凭证，必须有验收证明。
支付款项的原始凭证。
必须有收款公司和收款人的收款证明。
⑷、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。
一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。
作废时应当加盖"作废"戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
⑸发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。
⑸、职工出差借款凭据，必须附在记账凭证之后。
收回借款时，应当另开收据收回借款，不得退还原借款收据。
3、会计账簿
活页账在装订前撤去账夹和空白账页，填齐账户目录、页号（每册不应超过200号），然后按封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底顺序排列，装订成册，封口处加盖装订人名章。
账簿脊背注明所属年度、账簿名称、编号、保管期限。
会计账簿按年编号，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产明细账、材料明细账及其他分户明细账。
4、会计报表
会计报表的装订应以左上角齐。
装订顺序是：
封面、财务情况说明书、会计报表，按标号顺序排列、封底。
5、下列各项应分别单独装订、编制卷号：
⑴、借贷合同
⑵、月、季度会计报表；
⑶、年终决算报表；
⑷、会计档案移交清册；
⑸、会计档案保管清册；
⑹、会计档案销毁清册；
四、会计档案的交接
1、会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。
没有办清交接手续的，不得调动或者离职。
接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。
会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：
⑴、已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。
⑵、尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
⑶、整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。
⑷、编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；关于电算化资料，移交清册中列明财务软件及密码、财务软件数据（U盘及硬盘）的相关资料、实物等内容。
⑸、会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。
一般会计人员交接，由会计主管人员负责监交；财务部负责人、会计主管人员交接，由公司领导人负责监交。
2、移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。
⑴、现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。
库存现金、有价证券必须与会
计账簿记录保持一致。
不一致时，移交人员必须限期查清。
⑵、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。
如有短缺，必须查
清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。
⑶、银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表
调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核
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