企业员工档案管理系统的分析与设计.docx
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企业员工档案管理系统的分析与设计
摘要
本系统利用visualbasic6.0编写，数据库采用Access2003完成。
基本上能够满足现代企业员工档案管理的需求。
本系统实现的功能有档案信息录入、查询、修改；用户的管理与设置；部门信息管理和显示汇总，其中录入信息设计合理，录入项目齐全、完整、系统，并且通过较强的多项查询、汇总增强了档案管理系统的性能。
可以方便的进行录入、修改、查询和分析。
【关键词】：
员工档案管理、1、Visual2、Basic3、Access
一．概述………………………………………………………………7
（一）设计背景……………………………………………………7
（二）管理信息系统的概述………………………………………7
（三）管理信息系统在档案管理上的发展………………………8
二．现行系统模型分析………………………………………………10
（一）系统的初步调查……………………………………………10
（二）现行管理系统的主要问题…………………………………10
（三）系统的可行性研究…………………………………………11
（四）现行系统的详细调查………………………………………11
三．新系统逻辑模型的提出及分析…………………………………14
（一）数据流图……………………………………………………14
（二）逻辑模型分析………………………………………………14
四．系统总体设计……………………………………………………17
（一）系统总体结构设计…………………………………………17
（二）系统配置……………………………………………………18
（三）数据库设计…………………………………………………20
五．系统详细设计与实现……………………………………………29
（一）系统流程图…………………………………………………29
（二）系统界面设计………………………………………………30
（三）程序、代码设计……………………………………………38
（四）系统测试……………………………………………………39
六．关键技术实现……………………………………………………41
（一）数据库应用…………………………………………………41
（二）查询方法的应用……………………………………………42
（三）统计显示方法的应用………………………………………43
七、结论………………………………………………………………44
八、致谢………………………………………………………………45
九、参考文献…………………………………………………………46
流程图图例说明
1.处理过程：
2.数据存储：
3.条件判断：
4.数据流：
（单向）
5.数据流：
（双向）
6.外部实体：
7.带有变动历史的数据存储：
单据
8.物或单据
一、概述
（一）设计背景
信息时代，人们对效率要求更加迫切，更需要有效地利用现代科技为生活、工作带来更大方便。
目前，大多数非计算机管理档案的企业存在员工档案较多、录入手续繁琐、员工档案管理杂乱等问题，从而妨碍了人事管理的有效性，给企业、员工都带来很大不便。
如何进一步充分利用企业的先进网络条件及信息资源，节约有限的资金和人力，加强对人事档案工作从录入、查询到汇总分析等各个环节的管理，是摆在我们面前的一个亟待解决的问题。
随着国家经济的发展，企业信息化也在不断的完善。
因此，利用当前企业不断完善的信息化资源，自动化的进行员工档案的查询、向企业决策层上报人员基本信息情况、为人事管理的分析决策提供详细、具体、全面地统计支持已成为可能。
利用企业信息化资源开发一个综合的员工档案管理信息系统，实现企业员工档案管理的自动化已成为当务之急。
（二）管理信息系统的概述
进入21世纪以来，经济全球化的趋势加速，现代可续技术突飞猛进，市场竞争更加剧烈，人类面临着巨大的社会经济变革。
在这个复杂多变的时代，每个人、每个社会组织对信息资源的开发利用能力已成为其竞争力的主要标志之一。
管理信息系统就是我们常说的MIS（ManagementInformationSystem），管理信息系统是企业的信息系统，它具备数据处理、计划、控制、预测和辅助决策功能，具体作用如下：
1.用统一标准处理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的数据。
2.完整、及时提供在管理及决策中需要的数据。
3.利用指定的数据关系式分析数据，客观预测未来。
4.向各级管理机构提供不同详细程度的报告，缩短分析和解释时间。
5.用最低的费用最短的时间提供尽可能精确、可靠的信息，以便使决策者选择最佳的实施方案，以提高企业的经济效益。
管理信息系统是现代信息管理工作不可缺少的一部分，是适应现代高科技信息管理尺度的要求、推动信息管理走向科学化、规范化的必要条件。
只有信息管理规范了，才能给人们提供更好的生活环境及便利的生活空间。
而管理信息系统的一项重要使命是处理管理和业务活动的信息。
管理信息系统功能包括：
信息收集、信息存储、问题处理、对话及信息输出、信息管理机构。
从计算机辅助管理与业务活动的发展可以从一个侧面研究信息系统从单项事务管理到综合集成的发展历程。
从信息处理的内容来看，信息系统大体经过了四个发展阶段：
单项事务处理、系统处理、支持服务和综合集成。
（三）管理信息系统在档案管理上的发展
当人们步入信息时代的脚步，利用IT信息技术和现代管理思想，在一个多元化的信息社会里，计算机信息平台可以帮助企业人事管理日常工作业务，规范管理工作和操作流程。
人事档案管理工作也逐步走向信息化处理的模式：
从手工管理方式，步入微机管理方式甚至全信息化管理方式。
1.手工管理方式
工作流程如下：
员工档案的录入：
由员工个人填写标准档案录入材料（如简历、学历证明等），交由企业人事管理部门统一录入档案。
一般需要先进行档案的审核，然后进行档案的分类保存，需要大量的空间和时间；
员工档案的查询：
由企业人事管理部门管理人员按照档案的分类进行手工检索，档案数量繁多，工作量极大。
员工档案的修改：
当员工个人信息发生改变时，需要对档案进行修改时，首先还是由管理人员检索出来，交由上级或有关部门审核，交由管理人员进行修改，然后再进行审核、分类、入档。
员工档案的系统分析和汇总：
全部交由管理人员逐份阅读，然后汇总、统计、分析。
工作量大，费时费力。
分析：
档案管理人员频繁的将时间耗费在档案的查询、整理等工作上，使得档案的变动周期变长，同时没有更多的精力进行人员资料的系统分析和汇总，无法为企业人事管理的决策提供有力的支持。
这也是现阶段大多数企业使用的方法。
2.微机管理方式
工作流程如下：
员工档案的录入：
员工填好个人简历，学历证明等相关材料后，由管理人员录入计算机人事档案管理系统，同时再将档案进行入库，档案由计算机来进行分类。
员工档案的查询：
由计算机进行检索后，根据检索结果，管理人员到相应的位置直接取出档案。
员工档案的修改：
先进行个人档案的修改，再由管理人员进行计算机信息的修改。
员工档案的系统分析和汇总：
全部交由计算机人事档案管理系统来完成，进行各种汇总、统计、分析，可以快速、准确、全面的掌握公司员工的整体信息，为企业的决策提供有力的支持。
分析：
该方式虽然看似增加了步骤，但同手工方式来比有着极大的优越性，该方式的优点是，可快速便捷的对人事状况进行数据统计，并可进行数据分析，改善企业的人员招聘计划和人员管理模式。
3.未来全信息化管理方式
随着企业信息化的日益发展，计算机在企业管理中的应用日渐普及，对人事档案管理系统的要求将越来越高，特别是系统集成化、决策支持DSS、办公自动化OA、网络中心实时管理等。
随着Internet的发展普及，基于B/S结构甚至无人值守的全信息化管理方式的员工档案管理信息系统必将出现。
当企业信息化的进一步提高和普及，员工档案管理信息系统必然会走进企业现代化建设中来，当然成为提高企业生命力和竞争力的主流管理方式也将成为必然。
二、现行系统模型分析
（一）系统的初步调查
公司员工的档案管理是公司员工管理的一个重要内容。
但是当今社会上很多企业的人力资源部门也完全没有将员工档案放在眼里，并且由于忽视与个人档案相关的管理，给企业发展和人员管理造成了很大的隐患。
经过初步调查，现阶段企业、公司员工档案信息管理的主要方式是基于文件、表格等纸介质的手工处理，对于档案的录入、分类、检索、保管往往也以手工进行，档案信息处理的工作量大、容易出错，并且管理方式因人而异，各自为政，缺乏系统、规范的信息管理手段。
而且目前很多公司、企业尚无电子计算机用于员工档案信息管理，也无计算机开发与应用的专业人才，企业和公司领导对计算机十分陌生。
这就是现阶段企业员工档案管理的现状。
通过对企业行政管理和职能分工角度划分，企业员工档案管理的组织机构功能分解如图2-1所示。
统计、汇总
分类、装订
查询、保管
人事档案管理
企业决策管理
审核、录入
图2-1现阶段企业员工档案管理组织机构功能分解图
现行企业员工档案管理由人力资源部负责，而人力资源部又对人事档案管理进行职能划分。
并且统一对总经理负责。
（二）现行管理系统的主要问题
企业员工档案现行的管理工族存在的主要问题是：
1.员工档案管理工作缺乏规范性，随意性强，对管理人员的经验和水平有很大的依赖性，以此具体职能操作往往因人而异。
2.人事档案管理各职能各自为政，情况和资料被职能人员独自使用，缺乏彼此了解，造成具体工作对个别人员的过分依赖，影响业务工作的进展速度。
3.各职能之间信息交流少，信息渠道不畅，工作不易协调。
4.档案数据处理手工操作，工作量大，出错率高。
5.公司领导对整个公司人员的整体信息掌握不及时、不准确，影响决策质量。
（三）系统的可行性研究
1.系统建设目标
系统的总目标是为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差，及时、准确地反映人事档案的工作情况、主要信息，从而提高企业的营运质量，加强生产经营活动中的个中信息资源管理与应用，提高企业管理工作的现代化水平，在为企业人士档案管理提供全面的信息服务的基础上，并提供经营管理决策支持功能，从而使企业得到发展获得更好的经济效益。
2.可行性分析
（1）技术可行性
随着企业信息化的不断完善，计算机等先进的信息化资源将会不断增多，按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟的信息技术和手段，加上企业员工的素质不断提高，企业员工档案管理信息系统的技术上是可行的。
（2）经济可行性
由于本系统只负责员工档案的管理，所以现阶段可以采用单机控制模式（C/S模式），最低程度之需要一台计算机就可运行；并且由于系统开发技术成熟，系统地开发和后期维护开销极少，所以不管从软件或硬件上来看，本系统在经济上也是可行的。
（3）运行可行性
本系统开发后将会大大提高企业员工档案管理效率，为企业高层决策提供支持，增加企业的经济效益，提高企业的信息化水平。
并且由于本系统用户界面友好，美观，容易上手，人员素质的不断提高，可以相信，系统开发后的运行能力将会很好。
所以本系统的运行也是可行的。
综上所述，企业员工档案管理系统的开发是可行的，而该系统的开发也必将会对企业员工的档案管理工作带来极大的便利和帮助，为企业的良性发展做出很重要的影响。
（四）现行系统的详细调查
对现行管理业务进行详细调查研究是了解信息需求和进行系统分析与设计的重要基础工作，因此，我对现阶段大部分企业的员工档案管理系统进行了全面、细致、而充分的调查研究。
详细调研的重点是对管理业务的流程进行描述和分析，通过系统流程图这个工具来描述管理业务活动，进行规范化说明。
根据对现阶段大多数企业员工档案管理模式的分析。
现画出业务流程图：
分类、装订
保管
审核、录入
信息采集
学历证明
简历
员工本人
党团支部
政治面貌
各部负责人
员工所属部门
财务部
工资信息
总经理审批
职称信息
人力资源部
职称
数据存储
员工档案
图2-2企业员工新建档案管理业务流程图
党团支部
政治面貌
修改
删除
各部负责人
员工所属部门
总经理审批
人力资源部
职称
职称信息
财务部
工资信息
学历证明
简历
员工本人
员工档案
数据存储
查询
汇总
人力资源部
总经理
分类、装订
保管
图2-3企业员工查询修改汇总档案业务流图
三、开发系统逻辑模型的提出及分析
在对现行企业员工管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，摆脱企业现有组织机构和业务分工的局限性，从管理职能和业务流程出发，按信息系统中应有的数据流和数据结构来勾画系统的概貌。
本系统的逻辑模型主要是以系统的数据流图为主要的描述手段。
（一）数据流图
在对现行系统调研阶段绘制的业务流程图分析的基础上，对企业员工档案管理系统地总体情况进行分析，划分出几个主要的信息管理功能，绘制出数据流图的顶层图：
部门信息
员工档案
政治面貌
1
员工档案添加删除修改
学历、简历
工资信息
汇总信息
员工信息
员工本人
党支部
人力资源部
财务部
人力资源部
其他各部门
2
员工档案查询
3
员工档案汇总
其他各部门
D1员工档案
主管领导
图3-1企业员工档案管理系统数据流顶层图
（二）逻辑模型分析
在对新系统的逻辑模型建立后，根据建立的系统逻辑模型进一步分析系统需要设计的具体目标及功能需求。
从而明确系统的设计方向。
1.系统设计目标分析
通过对系统逻辑模型的分析，得到新系统目标具体的目标包括：
（1）由于档案管理的需要和保密性，以及便于管理，该管理系统应该设置用户权限。
系统用户应该具有不同的等级，即不同的权限。
按等级分为两个等级，管理员（system）和一般用户（guest）。
管理员据有系统所有的权限。
（2）系统首先应该能够提供员工信息管理的功能，而且这是系统的核心功能。
因为这是系统逻辑模型的核心内容。
它应该包括员工基本档案、家庭成员、工作记录、奖惩记录、职称评定、培训记录、调动记录等。
系统能够提供非常方便的添加、删除和编辑操作。
（3）系统应该包括员工所在部门的信息输入，包括部门名称、部门负责人以及部门联系电话等。
这一部分完成的主要功能是部门信息的添加、修改、删除、查询等。
（4）系统还应该包括显示汇总的功能，显示汇总对员工的基本信息中的重要信息进行统计汇总，并且最好以图表的形式进行显示，以便对统计信息直观的描述，为企业人事管理提供支持和依据。
（5）系统应该具有美观、友好的界面，使用户易于上手。
（6）应该可以对系统的基础数据进行维护，提供数据库维护的功能。
（7）系统运行在windows平台上。
他还应该有一个较好的图形用户界面。
（8）系统应该还有很好的扩展性。
2.需求分析
需求分析就是描述系统的需求，通过定义系统中的关键功能。
需求分析的第一步描述企业员工管理系统的目标，即定义功能，以此确定系统的功能需求。
企业员工管理信息系统的功能需求包括：
用户管理、数据录入、浏览和修改、查询、统计
（1）用户管理
用户管理实现对系统用户分级管理，将用户分为管理员和一般用户两种权限。
管理员可以使用系统全部的功能，而一般用户只能使用部分系统功能。
在对用户管理进行操作前，必须判断该用户是否具有管理员的权限。
（2）数据录入
数据录入包括对员工档案信息、部门信息的录入。
员工的所有档案的基本资料输入，在这里同过“添加员工档案”来实现。
部门信息的录入通过“部门信息管理”来实现
（3）浏览和修改
浏览和修改同样需要实现对员工档案信息和部门信息的浏览和修改操作，这些分别都是在各自的窗口进行实现的，而且在修改记录前必须对要修改的记录进行查询或浏览定位。
（4）查询
为了减少工作量，提高工作效率。
利用查询功能方便的档案记录进行定位，查询方式有两种：
普通式查询，利用一条件进行查询;组合式查询，利用多个条件进行组合查询。
另外还要为这两种查询分别设上模糊查询和精确查询两种模式，以便于更好、更便捷的记录定位。
（5）统计
统计可以统计员工基本信息，并且用直观的图表来表示。
可以按照不同的方式来进行统计，如按照年龄来统计，按文化程度来统计。
用来体现企业员工整体信息。
四、系统总体设计
（一）系统总体结构设计
通过对系统的总体分析，依照自顶向下和模块化原则我对此系统进行了系统模块设计，同时导出了系统功能模块图。
1.系统模块设计
在对系统逻辑模型的功能需求分析和数据流程分析的基础上，我设计出此系统的四个基本模块为：
系统管理模块，员工档案管理模块，部门信息管理模块，显示汇总管理模块。
（1）系统管理模块
实现对用户的管理，可以进行添加、编辑、删除用户。
可以对用户进行权限设置，用户登录后也可以自行更改密码。
此外在系统设置登录界面中，输入密码与用户名不符3次将自动退出。
（2）员工档案管理模块
员工档案管理模块负责添加、修改、删除和查询员工档案信息。
如果要修改已输入的档案，需要先由查询定位或浏览状态单击选择要修改的档案，然后通过系统提供的编辑功能进行修改。
如果要删除某一档案，也要通过浏览或查询找到相应的档案然后再由系统相应的删除功能来实现。
注意如果要删除该档案，该档案除了基本信息外的其他信息也要一并删除。
（3）部门信息管理模块
部门信息管理只是这个系统的一个辅助功能，能保存该企业部门的基本信息，并能够进行添加、修改、删除和浏览，同时为档案管理部分提供支持。
（4）统计汇总管理模块
统计汇总模块是用来对员工档案中的某些信息进行统计汇总，并且以比例图的方式直观的显示出来。
2.系统功能模块图
员工档案管理模块
员工档案添加爱
部门信息管理模块
员工档案修改
员工档案查询
员工档案删除
普通查询
组合查询
部门信息添加
部门信息修改
部门信息删除
部门信息浏览
统计汇总管理模块
图形显示汇总
用户管理
系统管理模块
修改密码
添加用户
删除用户
编辑用户
员工档案管理系统
图4-1员工档案管理系统功能模块图
（二）系统配置
好的数据库系统必然有一个相对最优的系统配置方案。
系统配置要根据用户的实际情况设计，主要依据就是系统的吞吐量和系统对稳定性的要求。
此外，用户的维护水平也是一个重要的方面
1.软件配置
软件配置主要包括数据苦的选择和操作系统的选择。
人事档案管理信息系统的软件配置要根据用户对系统的稳定性要求、系统的容量以及用户的维护水平来确定。
表4-1员工档案管理信息系统数据库及操作系统的选择
用户
数据量（记录数）
稳定性要求
维护水平
备选数据库
备选操作系统
个体企业（3~8人）
100~500
低
差
Access、FoxPro
Windows2000professional
WindowsXPhome
小型企业（20~100人）
500~5000
低
差
Access、FoxPro
WindowsNT
windows2000server
Windowsserver2003
中型企业（20~100人）
5000~50000
中
一般
SQLServer
WindowsNT
Windows2000server
Windowsserver2003
Linux、UNIX
大型企业（100~1000人）
50000~200000
较高
较好
SQLServer、Oracle
UNIX
大型企业（1000人以上）
200000以上
高
好
Oracle
UNIX
由于本次系统开发面向的是中小型企业，因此数据库方面选择单机数据库Access，另外由于一般情况下，公司职员对微软windows界面比较熟悉。
因此建议使用windows2000server操作系统。
2.硬件配置
员工档案管理系统的硬件配置要根据数据量和吞吐量的大小选择不同的硬件。
表4-2员工档案管理信息系统建议硬件选择范围
用户
每秒数据库并发数据访问的记录数
稳定性要求
维护水平
备选硬件
个体企业（3~8人）
10~50
低
差
PentiumIII/256MB/20GB个人计算机
小型企业（20~100人）
50~500
中
一般
XEON双CPU/1GB/RAID53*72GB
中型企业（20~100人）
50~500
中
一般
XEON双CPU/1GB/RAID53*72GB
大型企业（100~1000人）
500~2000
较高
较好
小型计算机/双机热备或者XEON4CPU/4GB/RAID56*72GB
大型企业（1000人以上）
2000以上
高
好
小型计算机/双机热备或者XEON4CPU/4GB/RAID56*72GB
（三）数据库设计
考虑该系统的定位与现有技术力量,决定采用MicrosoftAccess2000/2003作为系统的后台数据库开发环境。
1.数据库设计步骤
按照规范化设计方法，考虑数据库及其应用系统的开发全过程，数据库设计分为以下六个阶段：
需求分析；概念结构设计；逻辑结构设计；物理结构设计；数据库实施；数据库维护和运行。
需求分析是设计数据库的起点，需求分析的结果是否准确的反映了客户的实际要求，将直接影响到后面的各个阶段的设计，并影响设计结果是否合理和实用。
将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构及概念模型的过程就是概念结构设计，它是整个数据库设计的关键。
概念结构设计是独立于任何一种数据模型的信息结构。
逻辑结构设计的任务就是将概念结构设计阶段设计好的基本E-R图转换为预选用的DBMDS产品所支持的数据模型相符合的数据结构。
对给定的逻辑数据模型选取一个最适合应用环境的物理结构的过程，成为数据库物理设计。
数据库实施合伙维护是数据库系统在投入使用后的运行步骤。
2.数据库E-R图
图4-2员工档案管理系统数据库E-R图
3.数据库逻辑设计
Px
职工编号
…
Bd
职工编号
…
Basic
职工编号
隶属部门
…
Family
职工编号
…
Jc
职工编号
…
department
部门名称
…
Workrec
职工编号
…
Zc
职工编号
…
Zdb
BS
CODE
…
Login
User_ID
User_pwd
…
Zglx
职工类型
工资类型
…
1
M
M
M
M
M
M
图4-3数据库逻辑结构图
4.数据库物理设计
（1）表汇总
表4-3数据库基本表汇总
表名
类型
说明
Basic
基本表
员工基本档案表
Bd
基本表
员工变动记录表
Family
基本表
员工家庭成员表
Jc
基本表
员工奖惩记录表
department
基本表
部门信息表
Px
基本表
员工培训记录表
Workrec
基本表
员工工作记录表
Zc
基本表
员工职称评定记录表
Zdb
基本表
字典表
Login
基本表
系统用户信息表
Zglx
基本表
员工类型表
（2）各表及关系设计详解
[说明]：
空缺位置表示无要求，主键在约束栏注明。
A基本表：
[login]
表4-4系统用户信息表
字段
类型
长度
说明
约束
U
升级会员 