数字档案馆需求说明书.docx
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数字档案馆需求说明书
1项目概述3
1.1项目背景3
1.2建设目标3
1.3参考文献4
2总体架构5
2.1系统设计理念7
2.2技术架构设计8
2.3网络拓扑架构10
2.4系统开发环境11
3档案查询利用管理子系统12
3.1子系统概述12
3.2档案查询12
3.2.1档案查询用例13
3.2.2档案过滤用例14
3.3利用者（用户）管理15
3.3.1用户注册16
3.3.2用户信息维护17
3.3.3用户资质审核18
3.3.4用户管理18
3.3.5用户授权19
3.4档案借阅管理19
3.4.1请求调阅档案20
3.4.2调阅请求审批21
3.4.3调阅档案21
3.4.4档案借阅预约22
3.4.5档案归还22
3.4.6档案催还23
3.5统计查询23
3.6可视化档案库管理24
3.7出入库管理26
3.8库房环境监控管理29
3.8.1监控参数收集29
3.8.2档案库告警30
3.8.3设置告警参数30
4档案数据交换子系统30
4.1实体档案接收31
4.2电子档案接收32
4.3电子档案数据联机交换35
4.3.1联机接收电子档案35
4.3.2联机发送电子档案36
4.4电子档案数据脱机交换36
4.4.1电子档案导入37
4.4.2电子档案导出37
4.5电子档案数据发布38
4.5.1电子档案手工发布38
4.5.2电子档案自动发布39
4.6内部子系统数据交换39
4.7电子档案数据备份与恢复39
5项目实施规划41
5.1项目组织架构41
5.2项目计划43
5.3项目预期成果45
5.4项目质量管理与控制46
5.5项目售后服务与培训47
5.5.1项目售后服务47
5.5.2培训内容48
5.5.3培训方式48
1项目概述
1.1项目背景
档案的借阅、查询、库房管理是各类档案信息化系统应用的重要内容，也是档案管理的重点和难点之一。
目前，**档案馆在档案查询借阅、库房管理方面，主要存在以下问题：
1）档案查询利用困难，查询径途不够全、查全率低、查准率低；
2）借阅管理控制困难，实体档案传递容易损坏、遗失，借阅催还不及时；
3）海量数据搜索困难，对各种类型档案无法进行统一查询，海量数据查询效率低；
4）管理流程实施困难，管理不科学，工作效率低，档案资源不能得到充分利用。
5）库房管理效率低，没有和信息化紧密结合起来。
为了解决上述问题，**档案馆将与陕西**网络系统工程有限公司合作开发建设档案借阅查询系统和数据交换系统。
档案借阅查询系统主要包括档案查询借阅平台、库房管理平台，提供档案信息搜索、借阅申请、借阅管理、归还管理、催还管理、查询统计、图形化库房管理、库房出入库等功能。
借助网络平台，实现对档案的查询、借阅、归还、统计、库房进行全过程管理，提高工作效率，方便档案的查询利用。
数据交换系统则能够以联机或者脱机方式接收陕西省省级各部门电子政务系统所生成的电子档案数据，对其验证和归档。
并且，能够与其他省市档案馆，以及省内各地市档案馆进行档案数据交换，实现档案资源的高度共享和充分利用。
1.2建设目标
本项目是**档案馆“数字档案馆”项目建设的重要组成部分。
通过本项目建设，将开发完成“数字档案查询利用子系统”和“数字档案数据交换子系统”。
全面提升**档案馆的档案管理的数字化水平，以及提高档案管理效率、档案资源利用率和共享度，促进陕西经济发展与和谐社会建设。
项目建设的具体目标如下：
1）实现数字档案和实体档案信息的在线查询与利用；
2）实现档案元数据、对象数据和档案实体的一体化、自动化管理；
3）实现档案库、档案实体的可视化、信息化管理；
4）实现档案库环境的自动监控与管理；
5）完善档案查询、查阅服务规范和相关标准，提升档案查阅服务质量与效率；
6）实现数字档案馆各个子系统之间档案数据的联机交换；
7）实现省档案馆，与各地市档案馆、兄弟档案馆、以及上级档案馆之间的档案数据联机交换；
8）通过电子政务网络，实现省档案馆与各省级机关之间数字档案的联机归档；
1.3参考文献
1）GB/T7156-1987文献保密等级代码
2）GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
3）DA/T1-2000档案工作基本术语
4）DA/T13-1994档号编制规则
5）DA/T22-2000归档文件整理规则
6）SJ/T11268-2002网络信息分类系统标准（信息资源目录体系）
7）陕西省档案局陕西省归档文件整理实施细则
8）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）
9）GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
10）DA/T18-1999档案著录规则
11）《中国档案分类法》
12）《档案分类标引规则》
13）《中国档案主题词表》
14）《档案主题标引规则》
15）《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》
2项目需求
本项目主要承担**档案馆数字档案馆项目中的两个核心子系统的设计、开发任务，即档案查阅利用子系统和档案数据交换子系统。
其中，陕西数字档案馆查询利用管理子系统主要由查询、利用和实体管理三个部分组成。
1）档案查询系统
人工查询服务：
以WEB表单和分类导航页面为主要查询工具，面向WEB浏览器用户实现简单查询、模糊查询和分类查询等功能。
2）档案查阅管理系统
自助查阅受理和服务：
完成档案利用者的在线注册、资格审核、档案查询、档案查阅审核、预约、借出和归还、催还等功能。
人工查阅受理和服务辅助工具：
用于对无法使用自助查阅受理和服务的档案利用者，或根据规定不能在线自助查询和利用的档案，由档案查阅和查询服务人员借助本系统提供手工服务。
3）档案实体管理系统
配合查阅、查询管理和服务，提供实体档案的出入库管理、档案物理位置信息服务和档案库房温湿度、光照远程监控管理等功能。
档案数据交换子系统，则主要负责完成数字档案接收、发布，联机和脱机方式的数字档案数据交换，以及数字档案馆内部各个子系统之间的数据交换任务。
1）数字档案接收
在线接收或导入数字档案文件后，由本系统的数字档案接收模块向CA验证数字档案上的数字签名是否合法和有效，验证通过后，使用本级档案行政管理机构数字证书对所接收的数字档案逐份进行数字签名，最后归入档案主数据库和文件系统。
2）档案数据发布
在划定发布内容和时间范围后，将规定的的档案数据导出为档案数据文件文件，人工导入和更新到档案网站查询数据库。
在接收到第三方档案数据查询请求后，对查询请求进行合法性验证，验证通过后，将所请求的数据以XML数据服务或数据邮件服务传送给第三方档案数据用户。
3）导出档案数据文件。
在划定导出内容、时间范围后，将规定的档案数据导出为指定格式要求的档案数据。
4）档案数据文件导入
首先要对需要导入的档案数据文件格式进行人工分析，并对数据规则进行手工定义，最后由本系统根据数据格式规则和数据转换定义将档案数据文件自动导入到档案主数据库。
本项目的详细需求，将在项目招标文件要求下，通过深入细致分析、详细调研分析和双方评审后，确定的《项目需求规格说明书》为准。
3总体架构
3.1系统设计理念
1）遵循国家标准与开发规范
数字档案管理是采用网络信息化方式，管理档案资料。
所开发的系统必须遵守国家和陕西省档案管理相关的法规、标准和规范等。
数字档案也是电子政务的重要组成部分，数字档案系统开发需要遵守《电子政务标准化指南》等电子政务系统开发设计规范。
最后，系统在开发过程中，将遵守ISO等软件开发指南和标准，进行软件的分析、设计和开发。
2）技术的先进性与成熟性
信息技术尤其是软件技术发展迅速，新理念、新体系、新技术迭相推出，这就造成了新的、先进的和成熟的技术之间的矛盾。
而大规模、全局性的应用系统，其功能和性能要求具有综合性，因此在设计理念、技术体系、产品选用等方面要求先进性和成熟性的统一，以满足系统在很长的生命周期内有持续的可维护性和可扩展性。
3）数据与业务安全
档案内容本身往往涉及国家机密和个人隐私，数据和业务安全性至为重要。
系统在设计时，将基于严密的权限控制机制，严格控制用户对系统访问和操作权限。
并且，将通过物理隔离，对受控档案和开放档案数据分别进行存储，保证受控档案数据的物理隔离。
系统同时提供对档案数据的定期备份，保证数据的安全存储和及时恢复。
4）系统操作简洁易用
本项目的建设成果是提升陕西数字档案馆综合服务能力和内部业务管理效率的重要平台。
在系统建设时必须充分考虑档案馆内用户、社会用户等系统使用者的工作习惯、计算机使用水平，以方便、直观、易理解、友好的操作界面提供服务。
5）良好的可扩展性
数字档案系统应该具有良好的可扩展性。
在软件开发技术层面，采用统一的标准和统一的技术规范，以开放的系统架构和组件化的设计思想，使系统能够兼容已有系统，同时兼顾将来的系统建设。
在业务层面，针对未来业务发展需要，以及与各兄弟省市、本省各市、以及国家档案局等单位的集成与数据交换需求，预留接口，保证业务扩展的快速实现。
3.2技术架构设计
陕西省档案局系统既要为外部用户提供档案查询利用服务，同时还需要为档案馆内各个业务处室职工提供档案管理服务，采用开放、多层的分布式体系架构是十分必要的。
基于B/S（Browser/Server）架构是目前主流的多层分布式应用架构，支持基于组件的软件开发，具有很强的扩展性；融合了基于XML的数据交换和统一的安全模式以及统一的事务处理控制器。
PHP（以及表现层的Javascript）语言与平台无关的特性也赋予了系统良好的跨平台性，能够方便的移植于不同的系统平台之上。
系统将采用如下图所示的三层WEB技术架构。
用户通过浏览器，基于广域网或者局域网访问系统。
Web和业务服务器负责处理用户的业务请求，并向用户返回处理结果数据。
数据库系统则负责存储相关的档案数据、业务数据、用户数据等。
系统的软件总体架构如下图所示：
系统层提供了整个系统开发和运行的环境支持。
整个系统将开发部署于FreeBSD操作系统平台上。
该平台是一种重要的Unix操作系统分支，具有良好的安全性、可靠性和稳定性，能够较好的抗病毒和黑客攻击。
而且该平台具有大量的开发工具和环境支持，方便软件系统开发和部署。
系统将采用PostgreSQL数据库管理系统，对数字档案对象数据、元数据以及各种业务数据进行统一管理。
PostgreSQL数据库管理系统能够支持大数据量存储，具有良好的稳定性、可靠性和较高的性能，能够满足**档案馆档案数据存储、管理需求。
公共服务层为上层应用软件提供公共的支撑服务和组件。
提供的公共服务包括：
应用服务引擎、XOOPS内容管理框架及其他。
在本系统中，将采用Apache服务器，作为WEB容器，为用户提供可靠的WEB访问服务。
系统通过提供报表引擎，能够生成并发布基于Web的各种统计报表。
系统提供可视化的图形引擎包，能够动态生成二维库房结构图，方便库房管理员直观的监控和管理档案馆的库房。
安全认证组件，支持基于CA的数字签名和认证，能够通过与陕西省CA中心交互，进行签名认证，以及完成数字签名。
SendMail是一种基于SMTP协议的因特网邮件交换系统，可运行于多种linux/Unix兼容系统下，具有安装方便、安全性高、支持队列管理、邮件反弹、多域名邮件路由、转发等强大的功能。
SendMail也是一种完全开放的邮件交换体系，具有良好的扩展接口、开发实例和文档，为邮件信息包的数字签名认证提供无缝支持。
本邮件系统主要用于支持档案数据交换子系统的实现。
XML解析引擎，将用于对XML格式的档案元数据，提供数据解析和打包服务，方便数据的检索和利用。
搜索引擎，则提供对档案元数据、档案对象数据的快速查询和检索，提高档案检索效率。
档案查询利用子系统则提供对馆藏档案信息的查询和利用功能。
档案数据交换子系统，则支持档案数据交换，方便档案数据的共享和交流。
3.3网络拓扑架构
本系统将同时支持省档案馆内部用户和外部社会用户，并且提供与电子政务网络之间的网络接口，系统的网络拓扑结构如下图所示；
整个档案馆网络分为内网和外网，其中内外网之间通过网闸设备，进行物理隔离。
在档案馆内网中，在web服务器中部署系统软件，在内网查询数据库中存放电子档案数据，供档案查询利用。
在档案主数据库中，则存放所有的档案对象数据和元数据。
无线采集终端则通过无线基站接入到档案馆内网，档案馆内网用户则通过内网，直接访问系统服务。
档案馆内网，通过网关设备与电子政务网络连接，能够直接接收电子政务网络内用户访问，以及访问陕西省CA认证中心服务器。
同时，通过档案交换服务器接收来自省电子政务平台的档案。
档案馆外网上，也部署有WEB服务器，部署外网用户访问相关应用程序。
外网上同时部署有存储档案查询元数据的外网查询数据库。
档案馆外网通过网关设备，与Internet网络相连接，能够提供给Internet广域网用户访问web服务。
3.4系统开发环境
系统将采用下表所示的开发环境，进行系统开发、部署和测试。
操作系统
FreeBSD7.1操作系统
数据库
PostgreSQLv8.2
服务器
ApacheServer2.2.11
脚本语言
PHP5
WEB应用框架
XOOPS2.3.2b简体中文版
4档案查询利用管理子系统
4.1子系统概述
陕西数字档案馆查询利用管理子系统，是陕西数字档案馆的核心系统之一，是陕西数字档案馆档案数据对外发布，为电子政务、社会公众提供馆藏档案查询和利用服务的信息技术平台。
陕西数字档案馆查询利用管理子系统主要由查询、利用、实体管理等三大部分功能组成。
1）档案查询功能
以WEB表单和分类导航页面为主要查询工具，面向WEB浏览器用户实现简单查询、组合查询和分类查询等功能。
并且针对不同的用户或角色，进行查询权限控制。
2）档案查阅管理
自助查阅受理和服务：
完成档案利用者的在线注册、资格审核、档案查询、档案查阅审核、预约、借出和归还、催还等功能。
3）档案实体管理
配合查阅、查询管理和服务，提供实体档案的出入库管理、档案物理位置信息服务和档案库房温湿度、光照远程监控管理等功能。
4.2档案查询
档案查询功能主要提供给系统用户，对档案元数据进行查询。
基于Internet网络，普通用户（利用者）能够查询公开档案的元数据。
基于档案馆办公网络，档案馆工作人员能够根据其角色，查询相应范围内的档案对象数据、元数据。
系统基于WEB方式，将提供三种档案查询方式：
精确查询、组合查询和分类/分级导航式查询。
其中精确查询指用户直接给出档案的档案号进行查询；组合查询则是给出一些档案日期范围、关键字等信息，查询符合条件的相关档案；分类/分级导航式查询，则按照档案分类、全宗、案卷、分卷等进行逐级分类检索和查询。
系统在实际查询时，将支持三种查询方式的任意组合查询。
4.2.1档案查询用例
普通用户和认证用户在登录系统后，都能够借助系统提供的搜索引擎，对档案数据进行查询，其查询的数据位于档案查询数据库中。
对于不熟悉计算机操作用户，可请求接待员帮助其进行档案查询。
对于内网用户和外网用户，其档案查询用例图分别如下所示。
角色：
档案利用者：
是抽象角色，表示一切希望查阅和利用**档案馆档案资源的用户。
认证用户：
是指已经通过省档案馆身份认证，并成功登录系统，具有合法身份的档案利用者。
这里认证用户，包括电子政务网内，通过身份认证的用户。
普通用户：
则是没有登录系统的档案利用者。
工作人员：
是指档案馆内部工作人员，如接待员、库管员、馆长、业务处长等。
外网查询数据库：
档案查询数据库中，存放所有公共档案的元数据。
内网查询数据库：
档案查询数据库中，存放所有公共档案和受控档案的元数据，以及部分档案的对象数据。
前置条件;
用户成功访问系统，已经成功进入到档案查询页面
事件流：
用户首先根据档案分类、档案馆、全宗、案卷、分卷等选择档案查询范围，默认为系统中所有的档案元数据。
用户输入查询查询条件，允许用户输入多个条件，并进行查询组合。
如果不输入条件，则返回查询范围内的所有档案元数据列表。
根据用户查询条件，在指定范围内进行查询，由搜索引擎返回符合条件的所有档案元数据列表。
根据用户权限，对档案元数据进行过滤，过滤不符合权限要求的档案元数据。
最后以分页方式，返回给用户符合条件的档案元数据列表。
用户选中某条档案后，能够显示该档案的元数据明细。
如果没有符合条件的档案，则给用户提示信息。
4.2.2档案过滤用例
在档案查询时，需要根据用户权限，对所能够查询和访问的档案元数据和对象数据进行过滤，保证档案数据的安全性和机密性。
事件流：
用户登录系统后，首先对其进行身份认证，获取其角色信息。
根据其角色授权，获取其对档案数据查询权限，主要包括其密级权限、解密划控等权限进行过滤。
对其密级权限，则分为：
保密等级
数字代码
汉语拼音
汉字代码
公开级
0
GK
公开
国内级
1
GN
国内
内部级
2
NB
内部
秘密级
3
MM
秘密
机密级
4
JM
机密
绝密级
5
UM
绝密
按照权限，向下兼容。
例如用户拥有2级权限，则可查阅公开级、国内级和内部级的档案，而不能查阅高于3级的档案。
4.3利用者（用户）管理
系统需要对所有用户（档案利用者）进行统一管理和认证，保证档案的安全性和机密性。
用户管理包括对社会个人用户、企业用户管理。
其主要功能包括：
用户注册、用户资质审核、用户信息管理、用户授权等功能。
其用例模型如下图所示：
4.3.1用户注册
网络用户，可以通过系统提供的在线注册功能，进行用户注册。
成功注册后的用户，即成为系统的普通用户，能够查询公开档案元数据。
事件流：
用户进入用户注册页面
用户输入注册信息。
系统校验用户注册信息是否合法，有效。
如果有效，则用户注册成功，否则提示用户错误信息，允许其重新注册。
数据模型：
数据名称
类型
长度
缺省值
是否必须
备注
用户名
字符串
40
是
用户姓名
字符串
20
是
密码
字符串
16
是
用户类型
字符串
16
是
个人用户、企业用户、电子政务用户
注册时间
时间型
是
是否已认证
布尔型
否
是
该用户是否已经通过审核认证。
认证时间
时间
否
认证审核人
字符串
40
否
证件名称
字符串
16
身份证
否
证件号码
字符串
80
否
电话号码1
字符串
20
否
电话号码2
字符串
20
否
eMail
字符串
40
否
备注
字符串
80
否
4.3.2用户信息维护
用户在登录系统后，能够对自己的个人信息进行在线维护和更新。
前置条件：
用户成功登录系统后。
事件流：
用户进入用户信息维护页面
用户可以查看自己的个人信息
用户可以修改自己的密码（需要首先输入原密码进行验证）。
用户可以修改用户类型、证件类型、证件号码、电话号码、email、备注等信息。
但是用户是否已认证，不能被修改，并且如果用户已经认证过，则其证件类型和证件号码信息不能被修改。
4.3.3用户资质审核
用户在注册成功后，可以去省档案馆，请求接待员对其身份和资质进行审核。
通过审核后的用户，成为认证用户，可以查询更多的授权档案元数据，以及进行档案预约。
前置条件：
接待员成功登录系统后，进入到用户资质审核页面。
事件流：
接待员进入用户资质审核页面。
接待员查询和检索需要认证的用户信息。
接待员检查和比对用户的证件信息和真实性，审核合格后，将用户“是否已认证”属性修改为“是”，并且系统自动记录认证日期和认证的接待人员编号。
4.3.4用户管理
接待员能够对系统所有注册的，以及认证的用户进行管理，具体包括：
新增用户、删除用户和修改用户信息。
前置条件：
接待员成功登录系统后，进入到用户资质审核页面。
事件流：
接待员进入用户资质审核页面。
接待员查询和检索需要认证的用户信息。
接待员检查和比对用户的证件信息和真实性，审核合格后，将用户“是否已认证”属性修改为“是”，并且系统自动记录认证日期和认证的接待人员编号。
4.3.5用户授权
对于通过审核的认证用户，接待员能够对用户进行授权，使其能够查询授权范围的档案元数据信息。
前置条件：
接待员成功登录系统后，进入到用户授权页面。
事件流：
接待员进入用户授权页面。
接待员查询和检索已经认证的用户信。
接待员为该用户分配其授权的角色。
4.4档案借阅管理
认证用户可以请求借阅档案，首先用户填写借阅单，接待员对用户借阅单进行审核，审核通过后，则请求库管调阅档案，在库管准备好档案后，向用户发送档案借阅预约。
用户按照预约时间，来馆查阅或者借阅档案。
在阅读档案后，将档案归还给接待员，接待员再将档案统一归还给库房。
其业务流程如下图所示：
档案借阅管理的用例模型如下图所示：
4.4.1请求调阅档案
认证用户能够通过系统，在线请求调阅档案。
用户也可以请求接待员帮助，请求调阅档案。
前置条件：
认证用户或者接待员已经成功登录系统。
事件流：
如果是用户在线委托，则用户必须是认证用户，并且已经成功登录系统。
认证用户在线填写《查询档案资料审批表》，并提交。
系统校验《查询档案资料审批表》信息填写正确。
如果用户填写纸质的《查询档案资料审批表》，则由接待员将其录入到系统，并进行提交。
4.4.2调阅请求审批
如果认证用户希望借阅受控档案，则需要对其借阅请求进行逐级审批。
事件流：
如果用户请求调阅公开档案，则无需审批。
否则首先由接待员审批，如果审批通过，则审批结束；可进行调档查阅；如果审批失败，则结束调阅审批，不予借阅；如果审批结果为转上级，则提交上级领导审批。
如果接待员不能确定，则由处长进行审批，审批结果可能为：
批准、不批准、请上级领导审批。
如果处长不能决定，则由主管馆长进行审批，审批结果可能为：
批准、不批准、请上级领导审批。
如果审批结果为不能决定，则由省委秘书长审批，审批结果只能是：
批准、不批准。
4.4.3调阅档案
但用户档案调阅请求，审批通过后，接待员将填写档案调阅单，请求库管员准备档案。
前置条件;
用户请求公开档案，或者受控档案借阅请求，已经被审批通过。
事件流：
在请求通过后，接待员填写档案调阅单。
库管员收到调阅单后，准备档案。
库管员将档案交给接待员，并且填写《调案卷、资料登记表》。
4.4.4档案借阅预约
接待员在拿到库管员转交的档案后，即可预约认证用户来馆借阅。
前置条件;
库管员已经将档案移交给接待员。
事件流：
接待员给用户安排预约时间段。
系统支持已email、短信等方式通知客户，档案预约。
受控用户在约定时间，办理档案借阅手续。
4.4.5档案归还
客户在完成查阅档案后，将档案归还给接待员，接待员再将档案归还给库房。
事件流：
客户归还借阅档案，办理档案归还
升级会员 