商业银行会计档案管理实施办法.docx

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商业银行会计档案管理实施办法

第一章总则

第一条为了加强本行的会计档案管理，充分发挥会计档案在业务发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《银行会计基本规范指导意见》的规定，结合本行实际，制定本办法。

第二条本行各支行（营业部）、清算中心、运营管理部等涉及会计档案部门的会计档案管理，应遵守本办法。

第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映本行经济业务的重要史料和证据，是金融档案的重要组成部分。

具体包括：

（一）会计凭证类：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证；

（二）会计账簿类：

总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

（三）财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：

银企对账单、同业间往来对账单、会计出纳人员交接记录、各类登记薄、其它应当保存的会计专业资料、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

本行有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第四条会计档案可采用纸、磁、光盘等介质保存。

原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

客户账户计息明细、年终各分户明细账账簿，可采用光盘存储。

非纸介质的会计档案的保管期限与归档方法与纸质会计档案相同。

第五条要严格执行有关会计档案法规和办法，建立专用会计档案保管库（室），指定专人负责管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，并接受有关单位和本地区档案行政管理部门以及相关业务部门的监督、指导和检查。

第二章会计档案机构及工作职责

第六条本行会计档案机构包括各支行（营业部）、清算中心、运营管理部及涉及会计档案资料的其他部门。

第七条各机构会计档案管理工作职责

（一）总行运营管理部工作职责

1、负责本行会计档案管理工作，拟定本行会计档案管理制度；

2、负责本行会计档案的检查监督；

3、负责做好全行会计凭证的归档工作；

4、负责保管日常开展各项业务形成的会计资料，并确保各类会计资料的真实性和完整性；

5、做好本部门会计档案的收集、整理和归档工作，并在次年3月底前将本部门的会计档案移交给会计档案管理部门，需要收集和归档的会计资料及保管年限（详见附件1）；

6、负责会计档案管理工作其它事项。

（二）总行清算中心工作职责

1、定期打印核心系统产生的会计资料；

2、负责保管日常办理各项业务形成的会计资料，并确保各类会计资料的真实性和完整性；

3、负责本部门会计档案的收集、整理和归档工作，并在次年3月底前将本机构的会计档案移交给会计档案管理部门，需要收集和归档的会计资料及保管年限（详见附件2）；

4、其它会计档案管理工作事项。

（三）支行（营业部）工作职责

1、定期打印核心系统产生的会计资料；

2、负责保管日常办理各项业务形成的会计资料，并确保各类会计资料的真实性和完整性；

3、负责本支行（营业部）会计档案的收集、整理和归档工作，并在次年3月底前将本机构的会计档案移交给会计档案管理部门，需要收集和归档的会计资料及保管年限（详见附件3）；

4、其它会计档案管理工作事项。

第三章会计档案的整理和归档流程

第八条纸质会计档案整理程序为：

收集归档资料、分类、划定保管期限、组卷装订、编页次、填写卷内目录和备考表、案卷排列编号、填写案卷封面、编制会计档案保管清册、档案排架上柜。

（一）收集归档资料

会计年度结束，各归档部门或机构在一月前，指定专人负责收集本部门或本机构需要归档的会计资料。

（二）会计档案的分类

会计档案按形式特征可分为报表、账簿、凭证和其他类会计资料。

收集的归档资料按以上形式特征进行分类。

（三）划定保管年限

对已收集分类的会计资料划定保管年限，会计档案的保管期限根据其特点，分为永久和定期两类。

定期保管一般可分为三年、五年、十年、十五年四种。

会计档案的保管期限，从会计档案所属年度终了后的次年1月1日算起。

本办法规定的会计档案保管期为最低保管期，各类会计档案的保管原则上应当按本办法所列期限执行。

同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

会计档案的具体名称如有同本办法所列档案名称不相符的，可以比照类似档案保管期限办理。

（四）会计档案的组卷

会计档案必须按照会计档案种类、期限、内容，分类组合成案卷进行装订、编页次、填写卷内目录（附件4）和备考表（附件5）。

会计报表年报、季报、月报按不同的保管期限分开组卷，编页号，填写卷内目录和备考表后再装订成册。

会计账簿每本为一卷。

会计账簿按归档要求组卷，编页号，填制卷内目录和备考表后再装订成册，卷内目录必须注明本账簿记载的会计科目代号、详细名称、页数。

核心系统会计凭证要按日、机构、柜员顺序排列装订成册。

凭证序号由经办柜员按序加盖。

凭证的装订顺序为封面、柜员凭证上交清单、按流水顺序整理的柜员传票、柜员轧账单、凭证结余查询单、柜员凭证整理单、日间流水清单、其他相关凭证,有流水凭证的附件、作废凭证装订在相关流水凭证后面，无流水凭证的附件、作废凭证装订在凭证最后。

财务系统会计凭证要按日、凭证种类和记账顺序排列装订成册。

凭证序号由财务人员按序加盖。

凭证的装订顺序为封面、单方凭证、入账回单、审批单、记账凭证、入账回单、审批单、发票、其它相关附件、当日作废凭证、日报表；按月打印的余额表放置在当月最后一日凭证后面。

其它会计资料要按时间、柜员顺序排列装订成册。

按归档要求组卷，编页次，填制卷内目录和备考表后装订成册。

装订案卷时，要去掉文件的金属物，对破损文件要裱糊；编页次时，页号加盖在文件每页正面的右上角；抄写卷内目录时，明细账的卷内目录可只抄写一级科目，二级科目可免抄。

报表的卷内目录应写明各类报表的具体名称。

卷内目录必须按规定的格式逐件填写，对文件题名不要随意更改和简化。

填写卷内目录字迹要工整，一律使用碳素墨水、墨汁、黑色钢笔、水笔书写或打印;有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人的姓名和时间填上，以示负责。

备考表装订在卷尾,会计凭证不需要填写备考表。

会计档案的案卷厚度一般控制在二至四公分内。

会计报表及其附表一起组卷太厚的，可根据报表的具体名称分别组卷；会计凭证按日组卷太厚的，可按机构、柜员顺序分开组卷；其它资料按种类组卷太厚的可按机构、柜员、时间顺序分开组卷。

（五）案卷号和案卷排列

会计档案采用档案形成机构—档案种类—保管年限的方式排列。

报表、账薄和其它会计资料可同放一橱（架），凭证要单独上橱（架）保管。

账表、账簿、凭证、其它会计资料均应分别按案卷号顺序摆放。

案卷号采用代号法，报表的代号为“1”，账簿的代号为“2”，凭证的代号为“3”，其他会计资料的代号为“4”。

报表、账簿、凭证、其他会计资料应分别一年编一个流水号，流水号从会计档案保管年限从长到短顺序编写。

（六）填写案卷封面

按照会计档案（凭证类除外）案卷封面的规范标准，在档案案卷封面上写明案卷名称、目录号、案卷号、起止日期、卷内页数、保管期限、装订人等项目。

具体案卷封面样式（见附件6）。

总行运营管理部的会计档案目录号为会计档案形成年度；总行清算中心及营业机构的会计档案目录为会计档案形成年度加机构号，如2016年度清算中心会计档案的目录为2016-2800。

按照核心系统凭证类会计档案的案卷封面规范标准，在案卷封面上写明案卷号、凭证形成的年、月、日，本册机构号、柜员号、凭证张数、附件张数、作废张数，本日凭证总册数、本凭证为第几册。

凭证的案卷号按每年的时间顺序编写，每册一个编号。

“本册小计张”填写本册内凭证除封面以外的所有凭证张数，是本册内所有柜员凭证张数的累加。

具体案卷封面样式（见附件7）。

按照财管系统凭证类会计档案的案卷封面规范标准，在案卷封面正面上写明凭证形成的年、月、日，凭证种类、张数，本月凭证总册数、本凭证为第几册；在案卷封面侧面写明凭证形成的年、月，“册”填写本凭证为当月第几册、“凭证号”填写本册凭证的页数，“卷”为本册凭证的案卷号。

具体案卷封面样式（见附件8）。

会计档案装订人应在案卷封面上加盖装订人章，以示责任。

（七）编制会计档案保管清册

按报表类、账薄类、其它类顺序及每种会计档案的保管期限从长至短的顺序按册编制会计档案保管清册（见附件9）。

会计凭证单独编制会计档案清册。

（八）登记《会计档案保管、销毁登记薄》

根据会计档案保管清册，登记《会计档案保管、销毁登记薄》（见附件10）。

按会计档案的保管年限顺序及种类进行登记。

（九）档案排架上柜

将已整理完成的会计档案，移交给会计档案管理部门，由会计案管理部门进行排架上柜。

第九条每年客户账计息明细、对公客户分户明细账、内部分户明细账，由总行运营管理部门负责数据备份，并负责全辖数据光盘刻录。

次年一月前由总行运营管理部门向主发起行数据中心提交数据调用单，调用数据刻录后，交总行清算中心按要求编列案卷号，并归档保管。

非纸质的会计档案编在纸质会计档案清册同种类的最后面，并注明其保存介质。

第四章会计档案的保管和利用

第十条每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，并设立会计档案保管销毁登记簿进行登记。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，也可暂由会计部门保管一年，原则上，期满之后，应当由会计部门编制一式二份的会计档案移交清册（见附件11），一份自存，另一份连同会计档案一并移交给档案保管员统一保管。

档案保管员对接交的会计档案应进行当场查验、核对，正确无误后方可接交。

第十一条会计档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。

光盘、磁带等介质电子会计档案应存放在专用柜或无腐蚀、阻燃性材料制成的保险柜（箱）保管，存档时应直立放置，磁介质档案保管应具备防光、防磁条件。

双备份的会计档案应异地存放。

第十二条保管期限超过一年的电子会计档案，均应刻录成光盘存档保管。

已存档的光盘应根据实际情况定期复制，一般每二年复制一次，经行长批准后，原光盘由运营管理部、内审部门、综合管理部按规定销毁，并由专人负责监销。

复制会计档案光盘须由会计档案保管员提出申请，由运营管理部门、内审部门、综合管理部派专人监督复制，会计档案保管员或其他人员不得自行复制档案光盘。

第十三条光盘、磁带等介质的会计档案应外加包装盒，并在包装盒上注明归属机构名称、日期、案卷号、档案名称、数据名称。

第十四条会计档案保管单位应对会计档案进行定期检查，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质的会计档案进行复制、修复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。

对永久保管非纸质会计档案应实行双备份。

第十五条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。

第十六条会计档案可以调阅、查阅，但不得借出。

本单位人员如因账务方面的原因需查阅会计档案的，须经会计档案保管部门负责人批准。

公、检、法、司人员需查阅会计档案的，应当出示本人工作证、执行公务证和协助查询通知书；其它有关企事业单位或个人如因特殊原因需要查阅的，企事业法人单位必须持本单位的正式公函，非法人单位应持主管部门的正式公函，经办人员的有效身份证件，个人须持本人有效身份证件，经运营管理部负责人或支行负责人批准后方可查阅。

企事业单位（个人）只能查询本单位（个人）的会计档案，不得查阅其他单位或个人的会计资料。

会计档案保管部门应当详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作单位、调阅理由等，查阅时须有专人陪同。

查阅人所需的有关资料，可以抄录、复印或照相，但应当依法保守秘密，严禁在会计档案上涂画、圈划、拆封和抽换。

调（查）阅会计档案的申请、公函等，应由经办人员签章后专夹保管。

第五章会计档案的销毁和移交

第十七条保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由本单位档案管理部门会同运营管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（见附件12），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）组织专人进行鉴定，对符合销毁条件的，在销毁清册上签署鉴定意见后报总行行长审批，经总行行长审批同意后方可销毁。

（三）销毁会计档案时，综合管理部、运营管理部、内审部门三个部门共同派员参加监销。

（四）监销人员在销毁会计档案前，应当按照档案销毁清册所列内容，清点、核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况向行长报告。

销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。

第十八条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系的原始会计资料或涉及其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。

此外，下列会计资料在销毁时也应抽出另行组卷作永久保存：

（一）土地征用，固定资产中的重大财产的买卖单据；

（二）交通肇事、工伤事故的单据；

（三）落实政策的单据。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十九条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

第二十条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第二十一条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第二十二条会计档案保管人员因退休、岗位调动等原因调离的，应当办理会计档案交接手续。

单位之间交接会计档案的，交接双方也应当办理会计交接手续。

移交会计档案的一方，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。

移交清册一式二份，一份自存，一份随会计档案由档案部门统一保管。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由运营管理部门负责监交。

交接完毕后，交接双方和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第六章附则

第二十三条本办法由浙江**银行股份有限公司负责解释和修订。

第二十四条本办法自发文之日起施行，原（常联村银[2017]031）文同时废止。

附件1

总行运营管理部会计档案一览表

档案名称

种类

保管期限

备注

财务系统明细账

账簿类

15年

全行柜员业务凭证

凭证类

15年

财务系统业务凭证

凭证类

15年

会计档案保管、销毁登记簿

其他类

永久

重要空白凭证销毁资料

其他类

永久

会计档案销毁资料

其他类

永久

业务印章销毁资料

其他类

永久

会计主管交接资料

其他类

永久

会计主管换岗交接资料

凭证印制申请

其他类

15年

业务用章刻制申请

其他类

15年