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档案学复习资料

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第一章

1、档案的知识属性和信息属性，就是档案一般属性的重要表现。

2、档案信息具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。

3、档案的种类划分：

（1）按照档案的来源标准；如国家档案、事业单位档案…

（2）按照档案的内容标准；有普通档案和专门档案两种

（3）按照档案的载体形式标准；如甲骨档案、电子文件…

（4）按照档案的时间标准划分；如古代档案、近代档案…

（5）按照档案的所有权标准；如国家所有档案、私人档案…

（6）在中国常见的档案种类划分，分为

文书档案、科学技术档案、专门档案三大类别。

4、对档案真实性的辩证理解：

对档案真实性的辩证理解至少有两层面的含义：

（1）档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因其是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；

（2）档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，从这一意义上看，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。

总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，予以控制，加强咨询，以便合理的发挥档案应有的作用。

5、你怎么看待档案的行政作用和科学文化作用

（1）档案利用实践。

档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值，并校正和提高人们对档案价值的认识。

（2）社会发展水平、社会制度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。

社会进步程度

（2）从活动方式和工作成果看：

档案馆的工作，是一种带有学术性、研究性的工作。

档案馆不仅要收藏档案，对档案进行科学管理，而且要通过各种手段提供利用，其中有的手段带有研究性。

同时档案馆还要参与研究历史，参加编史修志。

（3）从社会职能看：

档案馆不是生产部门，而是文化事业单位，要面向社会，广泛地为繁荣科学文化、为党和国家各项事业服务。

档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。

档案馆又具有机要性。

特别是现代党政档案。

5、档案机构之间的相互关系：

（1）上级档案行政管理机构，指导下级档案行政管理机构；

（2）档案行政管理机构，指导档案馆、文件中心、档案室等业务机构。

（3）档案室与档案馆之间，交接档案；

（4）文件中心与档案馆之间，交接档案；

（5）各级各类档案馆之间，均无隶属关系。

第三章

1、档案馆档案的来源：

（1）接收现行组织单位的档案。

（2）接收撤销组织单位的档案。

（3）征集历史档案。

（4）档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一。

2、接受现行组织单位档案的要求：

（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。

（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。

（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。

第四章

1、区别两句话：

（1）文件在来源方面的联系是首要联系。

（2）在整理档案的某些程序中，文件内容方面的联系往往是最紧密的联系。

2、文件之间的历史联系主要表现在哪几个方面

（1）由于文件之间具有错综复杂的和多种多样的联系，因而应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。

不能只要一看到文件之间的某种联系，即随意整理。

同时，从档案整理工作的全过程来说，应该力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面保持其联系。

这将为日后的档案全面鉴定、多元检索和提供利用等创造良好的条件。

（2）文件之间的历史联系是相对的，应该根据不同的档案的特点及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。

不能离开实际整理的具体文件，简单地确定某种整理方法和评说优劣。

同时，应该从档案整理工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，不能只从某一个判断，如只从分类一个环节或某一类、立卷工作或某一案卷，孤立地看待文件之间的联系，切忌把某种联系和某种整理方法绝对化。

3、全宗的含义：

一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗是档案馆、室对档案进行日常科学管理的基本单位。

4、最常见的分类方法主要有三种：

年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。

5、如果在机关名称中，带有对劳动人民诬蔑性质的字样，则应加上引号，以表示它是当时的称谓，并非当今编目者的立场和应用的词汇。

6、分类与立卷的区别与联系

区别：

（1）分类是把全宗内的文件，按照一定的特点分为若干部分；立卷则是把各个局部的、甚至零散的文件，按照一定的特点组成保管单位。

（2）从结果上看，分类的结果，是将具有共同的特点文件集合为一个类；立卷的结果，是将具有共同特征的零散文件集合为一个案卷。

（3）从方法上看，分类的方法是分中有合，其主要方法是分析；立卷的方法是合中有分，其主要方法是综合。

联系：

分类和立卷，都可以看作分类，他们是全宗内系统化过程中的两项主要工作。

总的来说应当事先分类而立卷，具体操作时互相结合，两者在先后交错过程中有规律地进行。

第五章

1、档案价值鉴定标准主要有：

档案来源标准、档案内容标准、

档案形式特征标准、相对价值标准。

2、档案内容的分析着眼于四方面：

（1）档案内容的重要性；

（2）档案内容的独特性；

（3）档案内容的时效性；

（4）除此外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确把握档案内容的价值。

3、档案保管期限基本上分为永久、定期（短期、长期）

（1）长期保存：

一般是指档案须保存16年至50年。

（2）短期保存：

一般是指15年以下。

第六章

1、档案保管工作的内容，主要包括三个方面

（1）库房管理

（2）档案流动过程中的保护

（3）保护档案的专门措施

2、保管工作的任务

（1）维护档案实体的秩序状态，使其在存放和使用中始终有序

（2）防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命

（3）维护档案的政治安全，防止泄密

3、档案的异地安全保管的概念

所谓档案的异地安全保管，是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。

第七章

1、《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。

2、档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分类、选择和记录的过程。

3、档案检索工具的种类：

（1）按体例分：

目录、索引、指南

（2）按功能分：

馆藏性、查找性、介绍性

（3）按载体分：

书本式、卡片式、缩微式、机读式

第八章

1、档案馆编研工作的内容

（1）熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料

（2）汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料

（3）以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作

2、参考资料的特点：

（1）改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点

（2）综合记述档案内容，为利用者提供素材

（3）直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报资料

3、一般要求记载准确的日期，并按照大事发生的时间顺序先后排列，以便反映事件发生、发展的进程。

力求精确到时、分、秒。

如果重要事件没有时间或时间不准确，应尽力进行考证，写明确切时间，也可注明接近时间或时限。

一时搞不清的留后待查补充。

第九章档案的利用服务

1、档案利用服务工作的含义：

（P292）

档案工作的目的，是提供档案为社会主义事业服务。

为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。

【“利用档案”和“档案利用工作”这两者之间又有密切联系，有利用档案的需要，才有档案利用工作；有档案利用工作才能实现对档案的利用；这两种行为往往先后获同时发生，表现为一个过程的两个方面。

而档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作的直接目的。

】

2、制发档案证明是一项政治性很强的工作，对申请书的审查和档案证明的编写，都需要严肃认真地对待。

（303）

3、开放档案就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。

它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。

（307）

【基本含义：

1）开放档案必须建立在对档案价值实现的规律和特点的深刻理解基础上；

2）开放档案的范围应当依法确定；

3）开放档案应通过多种渠道和方式进行；

4）开放档案既是一种利用服务政策也是一种服务措施；

5）开放档案是公民民主权利得以实现的必要保证，也是国家政治民主化的重要标志。

】

4、开放档案的依据：

实践依据、理论依据、法律依据（311）

第十章档案统计

1、统计中的综合指标是多种多样的，但一切综合指标的表现形式不外绝对数、相对数和平均数。

（324）

2、档案登记，就是对档案的收进、移出及整理、鉴定、保管、利用等情况，通过簿、册、表、单等形式加以记载，以揭示它们的过程、现状和变化。

（326）

第十一章明清档案的管理

1、明清档案的特点：

（359）

1）明清档案的阶级性；

2）明清文书产生的过程，充分反映了封建君主极端专制的统治；

3）明清王朝建立了我国封建社会最完备的文书、档案制度，为我们留下数量浩瀚、内容丰富的史料；

4）明清档案，特别是清代档案，由多民族文字的文件组成，它反映了我们统一的多民族国家的巩固和发展。

第十二章民国档案的管理

1、民国档案的特点：

（392）

1）立档单位不易分辨或跨越政权时期者较多；

2）文件种类名称上的非封建化；

3）档案成分的多样化

4）档案信息与现实的政治生活关系较为密切；

5）数量庞大而不完整。

第十三章会计档案的管理

1、会计档案的含义：

（414）

会计档案的定义可以表述为：

会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。

【含义：

1）指明会计档案的形成者—各种社会实践的主体。

2）指明会计档案的特定领域—会计核算专业活动。

3）指明会计档案的价值属性特征—具有一定的保存价值。

4）指明会计档案的本质属性—会计核算专业活动的原始记录。

】

2、会计档案的属性：

（415）

1）突出的专业属性；

2）形成过程的序时性；

3）承载信息内容的严肃性

4）数据记录的平衡性

5）会计记录与会计文件格式的规范性

3、会计档案的特点（5点）：

（417）

1）会计信息的存储范围和领域的扩大化。

2）会计信息对软硬件环境的依赖性。

3）存储介质的多样性。

4）会计信息的易复制性和易更改性。

5）电算化会计档案的现代化管理要求更高。

第十四章音像档案的管理

1、音像档案的特点：

直感性、真实性（460）

2、声音档案，根据声音的存储介质和存储技术，声音档案可采用两种记录、重放的方法。

唱片是采用机械录音和唱机重放的方法，磁带是根据磁性录音的原理来实现录音与重放的。

3、唱片档案的特点：

1）唱片容易用机械方法大量拷贝适用于大量高速的印刷。

2）唱片耐辐射，不怕强磁场的侵袭，可以在某些特殊场合使用。

3）与磁带录音档案比，唱片录音档案具播放出来的音乐更加优美动听，效果逼真。

4、唱片模版的保护。

1）清除腐蚀电池的电动势。

2）使用缓蚀剂，延长被腐蚀的过程。

3）去氧包装，密封保存。

4）使用防腐蚀剂。

5、唱片的保护。

1）保持唱片的清洁2）防潮

3）防热4）竖放

5）选择合适的针压6）选用合适的唱针

第十五章电子文件的管理

1、电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征：

1）电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

2）电子文件是文件的一种类型。

3、电子文件的特点：

1）信息的非人工识读性

2）系统依赖性

3）信息与特定载体之间的可分离性

4）信息的易变性

5）信息存储的高密度性

6）多种信息媒体的集成性

7）信息组织的多维性

8）物理结构与逻辑结构的分离性

9）信息的可操作性

4、电子文件利用的特点

1）复用性好

2）利用服务形式多样

3）系统依赖性

4）便于传输

第十六章档案的电子计算机辅助管理

1、利用电子计算机管理档案，是实现档案管理现代化的重要手段之一，也是我国档案工作改革的一项重要内容。

2、档案借阅自动管理包括：

利用计算机对档案借阅者进行借阅登记、归还登记、提供借阅预约登记、打印催还通知单。

自动借阅管理系统可以随时打印出档案借阅清单。

提供档案库存、借出、归还等信息。

3、实现档案计算机辅助管理的关键是建立一个符合档案管理工作需要的实用的档案计算机管理系统。