XXX项目档案信息管理方案.docx

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XXX项目档案信息管理方案

XXX项目档案信息管理方案

1、信息管理

信息管理是建设管理的工作任务之一，它主要包括确定建设项目的信息流结构；处理项目建设过程中产生的信息；建立各类工程会议制度；以及运用信息处理的工具——电子计算机辅助进行投资、进度、质量控制和合同管理等，现场监理只有在充分掌握、分析处理这些信息，才能实施最优控制，才能进行合理决策，才能妥善处理协调项目建设各有关单位之间的关系。

1.1信息管理内容

Ø电子计算机作为辅助手段，对有关信息进行收集、储存和处理，为本工程项目的投资控制、进度控制、质量控制和合同管理提供服务，并定期限提供多种工程报表；

Ø信息流结构图：

反映各部门、各层次、各有关单位之间的信息关系和传递过程，采用数字化和图表化方式进行管理；

Ø信息目录表：

包括信息名称、来源、时间、信息提供者、接受者、接受形式、信息类型，做好住处资料的分类并建立本工程项目的信息编码体系；

Ø会议制度和整理会议记录：

各种会议的名称、时间、参加者、记录人、记录签字者和发放者、保存者、保存方式；

Ø信息处理系统：

建立数据库、和信息的收集、整理、筛选、传递、反馈、储存等管理制度和措施，合理应用数理统计方法，做到现场资料采集和反馈及时准确。

督促设计、施工、材料和设备供应及时整理工程技术、经济资料。

1.2信息管理的方法

为提高工作效率，确保工程建设管理信息的准确性，提高业务开民和透明度，项目部拟投入专业人员，充分对项目相关资料进行收集、管理、处理，信息收集主要从以下几方面进行：

Ø收集，就是收集原始数据，这是重要的基础工作。

信息管理工作的质量好坏，很大程度上取新局面于原始资料的全面性、及时性和可靠性。

Ø设计文件及有关资料的收集

●本工程项目的工程设计文件，设计图纸、变更设计等资料。

工程设计文件通常包括以下内容：

●社会调查情况。

建设地区的工农业生产、社会经济、地区历史、人民生活水平以及自然灾害等调查情况。

●工程技术勘测调查情况。

收集建设地区的自然条件资料，如河流、地质、地形、地貌、水文地质、气象等资料。

●技术经济勘察调查情况。

主要收集工程建设地区的原材料、燃料来源，水电供应和交通运输条件，劳力来源、数量和工资标准等资料。

Ø招标投标合同文件及其有关资料的收集

在进行招标的工程项目中，要编制招标文件。

招标文件由业主单位编制或委托咨询单位编制，投标单位也要编制投标文件，在招投标过程中及在议标以后，招、投标文件及其他一些文件将形成一套对工程建设起制约作用的合同文件，这些文件是工程建设项目管理的依据，是监理、必须熟练掌握的。

Ø收集业主提供的信息

业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，我们将及时收集，同时也收集业主的上级单位对工程建设的各种意见、文件、工作通知单、便函和指令。

Ø收集承包人提供的信息

承包人在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，承包人自身必须掌握和收集这些内容。

驻地监理工程师在现场中掌握和收集承包人的上报文件、报告、申请变更等文件，经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料。

Ø项目部、监理部的记录

此处的记录是工程师、监理工程师的记录，主要包括工程施工历史记录、监理日记、监理月报、工程质量记录、工程计量证书、计量台帐和工程款记录、竣工记录等内容。

Ø收集工地会议信息及检查情况汇报资料。

工地会议是项目部、监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的工程信息，因此我们将十分重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。

会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间、会议地点等，每次工地会议都应有专人记录，会议后应有正式会议纪要。

Ø每月或每阶段的检查质量、进度等方面的情况通报。

1.3信息的加工整理

项目部除注意各种原始资料的收集外，还将对收集来的资料进行加工整理，并对施工过程中出现的各种问题进行处理。

按其加工整理的深浅我们将分为如下几个类别：

Ø第一类为对资料和数据进行简单整理和过滤；

Ø第二类是对信息进行分析，概括综合能力辅助决策的信息；

Ø第三类是通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。

1.4信息传递和使用

Ø信息、资料为了查找的方便，在入库前我们都将拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作，并利用报表、图表、文字、记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将信息输送到项目部、监理部相关人员手中，成为他们工作的依据，为决策服务。

Ø收集平时的检测数据，并分析结果，对影响工程质量、进度、费用的以工作通知单、指令等形式反馈给施工单位，帮助他们及时整改，对交工验收中的检测数据进行分析，评定。

对为竣工交验的评定依据。

1.5采用计算机辅助管理

计算机这一现代化的工具在公路建设中将发挥重要作用，我们将用计算机来辅助进行的信息管理工作。

Ø我们单位自行开发的用于文件与档案管理程序将用于本驻地办的工作中，该程序有如下功能：

v可以进行收发文件的登记，可以增加和插入新记录。

v成页打印文件登记簿或成册登记簿，打印规格符合统一的规定。

v进行多项项目的查询，如按文件标题查、按文号查、接收发日期查找等。

Ø能将当年的收文和发文按发文单位、保管期限和发文日期的次序，自动组织案卷的卷内目录，打印卷内目录和案卷的目录簿。

Ø提供方便的系统自维护功能，自动拷贝备份数据，自动重新建立索引文件等。

Ø计量支付软件的使用

对工程进行质量、进度和费用的控制，主要是依据合同单价和总价，通过计量支付这一重要手段来实现的。

项目部的一项重要职责是审核承包人的各阶段支付证书。

如果所有承包人申报的资料都由工程师用手工计算复审的话，不仅工作量大，速度慢，而且容易出错。

因此，我单位开发了一套计量支付软件（JLZF2.0），利用它迅速准确地了解每一期支付的情况，并对每一期支付进行审核。

同时在牵涉到调整新增项目的单价确定问题上，我们将采用最优秀的工程造价软件WC0ST2000公正、合理地进行造价分析。

Ø工程质量检验与评定系统程序的使用

对工程质量控制的依据来源于数据，注重用数据说话，这就必然要求施工过程中进行大量的试验，试验的数据也必将是繁杂的、我们将利用我单位开发的工程质量检验与评定系统对试验数据进行归类整理和统计分析，再配目前先进的办公自动化软件诸如WDRD2003和EXCEL2003可以对数据进行各种运算和处理，输入原始数据，就可以得到分析结果和分析曲线，十分直观可靠。

Ø计算机联网

项目部将计算机联网运行，并加入互联网，加快与各方信息传递的速度及数据共享，提高工作效率。

2、档案管理

为规范公司建设工程档案资料的管理，确保建设项目顺利竣工验收，根据相关规程、规范，结合本公司的实际情况，制定本制度。

“建设工程档案”是从项目洽谈到项目竣工验收备案全过程中所形成的，具有查考价值的各种图纸、图表、声像等文字材料的总称，各项目在建设工程管理、项目管理（监理）等工作中形成的建设工程档案资料，是公司的重要资源。

认真做好资料的收集、整理、归档工作，对公司的发展具有深远的意义。

2.1集中统一管理

Ø项目经理负责制的管理原则：

Ø公司总工室总工主管“建设工程档案”工作，负责检查督促，审批文件、协调解决工作中存在的重大原则问题。

Ø“建设工程档案”由档案室集中统一管理：

负责接收已完工程项目管理、项目管理（监理）等资料，进行分类整理、立卷、编目、装订、保管、提供利用。

并对在建工程项目资料工作进行指导检查。

Ø“建设工程资料”实行项目经理负责制，项目经理负责对本项目资料工作的督促检查、跟踪备案资料、审核并按规定在有关资料上签名盖章，保证归档文件的完整。

Ø项目组资料员（兼职），负责本项目工程资料的收集、整理、组卷、归档移交等工作。

做好各种原始记录，做到资料与工程同步。

2.2建设工程文件的归档和要求：

Ø归档范围：

与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全整理立卷后归档（见附件1公司建设工程文件归档卷内目录）。

Ø建设工程档案归档范围和保管期限表（见附件2公司建设工程文件归档）。

Ø建设工程文件归档质量要求：

●归档的建设文件（含参建各方的来往函件）应为原件，不能取得原件的重要资料，应保证复印件清晰可辩，并加注“与原件相符，原件存处”字样。

●工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符，工程名称应与施工图相一致，资料内的建筑面积应与《建设工程规划许可证》所注面积相一致。

●工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书写，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等。

●工程文件应字迹清楚、图样清晰、页面整洁、签字盖章手续完备。

●工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4（297mm×210mm），纸张优良耐久。

●图纸应采用国家标准图幅，一般为蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

●竣工图应是新蓝图，利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

总监和现场项目管理（监理）须在规定的位置上签字。

●不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面\（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3—89）。

●所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的内容包括：

“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、项目管理（监理）单位、总监、现场项目管理（监理），图章尺寸为50mm×80mm，使用不褪色的红色印泥，加盖在图标栏上方空白处。

●竣工图章示例：

2.3建设工程文件的立卷的原则与方法；

Ø遵循文件自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

Ø建设工程按单位工程组卷，按建设程序划分为5部分

Ø工程准备阶段，按建设程序、专业、形成单位等立卷。

Ø项目管理（监理）文件按单位工程立卷：

来往函件、（按单位、进度、质量、投资组卷）。

正件与附件、复函与来函、“项目管理（监理）工程师通知单”与“项目管理（监理）工程师通知回复单”、中文版与外文版形成的同一文件立在一起，按顺序排列。

Ø施工文件按分部工程立卷，其中单位（子单位）工程按分部和要求办理中间验收的子分部工程（桩基础、幕墙工程等）单独立卷。

Ø竣工图按单位工程和专业立卷。

Ø竣工文件按单位工程和专业等立卷。

Ø卷内文件的排列：

卷内文件必须按《城建档案馆附录A1、附录A2、附录A3的》的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录排列。

Ø案卷厚度：

文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过4厘米。

印刷成册的文件可以保持原状。

Ø案卷的编目：

Ø卷内文件的页号：

每卷单独编号，有书写内容的从1号开始编号，单面书写的文件编在文件右下角：

双面书写的文件，正面编在右下角，反面编在左下角。

折叠好的图纸编在右下角。

印刷成册的科技文件，原目录可代替卷内目录，不需重新编号。

Ø卷内目录的编制；卷内目录排在卷内文件首页之前，必须计算机打印。

●序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次编号。

●责任者：

文件的直接形成单位，多个责任者时，选择一个主要责任者，其它用“等”代替。

●文件编号：

填写文件的文号或图号。

●文件题名：

填写文件标题的全称

●日期：

填写文件的形成日期。

●页次：

填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

Ø卷内备考表的编制：

必须计算机打印（见城建档案馆2002.6月附录C），卷内备考表排列在文件尾页之后，主要标明卷内文件的总页数。

各类文件的页数（图纸、照片），以及立卷单位的对案卷情况的说明。

●案卷封面的编制：

必须计算机打印（见城建档案馆2002.6月附录D）

●案卷题名：

应简明准确地揭示卷内文件的内容，由工程名称、分部工程或专业名称、卷内文件内容三部分组成。

●编制单位：

填写卷内文件的形成单位，有多个形成单位时，选择其中一个主要责任者，其它用“等”代替。

●编制日期：

填写卷内全部文件的形成起止日期。

●委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须用中文、外文两种文字书写。

Ø案卷的装订：

用棉线绳三孔左则装订成册，要求整齐牢固。

有文字材料的案卷必须装订，单独是图纸的案卷不用装订。

2.4归档的时间和套数：

Ø归档的时间：

根据工程的程序和特点，可以分阶段分期、或分部工程验收后进行组卷，在单位工程竣工验收后进行归档。

Ø招投标文件、合同、项目管理（监理）规划、项目管理（监理）细则、项目管理（监理）总结、前期报批文件等可以及时归档。

Ø归档的套数：

建设工程项目管理（监理）档案1套交业主1套，作为工程竣工备案用（原件）；另按公司入档规定，整理1套项目管理（监理）档案移交公司档案室保存。

2.5工程资料的审核程序：

Ø专业项目管理（监理）工程师对施工单位提交的建设工程资料进行审核、指导整改。

Ø项目经理对全部工程资料进行审核，确认工程竣工资料的完整、真实、齐全；并在组织工程实体预验收合格后，提交《工程质量评估报告》和《建设工程项目项目管理（监理）工总结》；反馈施工单位报质量监督站审核、整改、通过。

Ø档案预验收：

由业主（或委托公司）向城建档案部门申请办理工程档案予验收，经整改取得《建设工程档案认可书》后方可组织竣工验收。

Ø工程竣工验收后，业主办理竣工备案手续；项目经理跟踪索取《竣工验收报告》、《竣工备案表》和办理《项目管理（监理）业务手册》。

Ø按公司入档规定，收集、整理好工程技术资料，向公司档案室移交归档。

（项目管理（监理）评估报告须是原件）

2.6照片档案管理：

Ø在工程建设活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影象为主要反映方式的历史记录，包括照片、底片、说明三部分。

2.6.1收集的范围：

Ø反映本公司主要职能活动和工作成果的照片

v建设前后的正、侧面照片、录像。

v建成后的内外景观照片、录像。

v建筑小品照片、录像。

v重要部位、隐蔽工程施工质量检验分析处理照片。

v施工过程、奠基，、竣工典礼的实况照片、录像、录音。

v其他有关声像材料

Ø领导和著名人物参加与公司有关的重大公务活动的照片。

Ø公司组织或参加的重要外事活动照片。

Ø记录公司重大事件的照片

Ø于其他载体档案有密切联系的照片。

2.6.2归档时间

Ø照片由项目按要求整理、编写说明后随项目`档案一起归档

2.6.3文字说明的成分和编写要求：

Ø文字说明的成分包括；事由、时间、地点、人物（项目或部位）、背景、摄影者；

片号

项目名称；（报建名全称）：

说明：

（时间、内容、人物、背景）

底片号

参见号

摄影者

2.7电子文档的管理：

运用现代化技术手段，实现档案信息同步性，达到资源共享，方便提供利用。

文件形成时，按文件规定的类别、目录进行整理储存，项目竣工后，由项目组通知电脑管理员进行光盘刻录保存。

Ø磁盘管理：

按归档类别建立文件夹，以便文件对号入座，项目完工后同文件资料一起归档。

Ø长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘

2.8项目资料向公司档案室的移交：

Ø须是办理完毕，系统整理，初步立卷为卷、册、袋，由项目经理签字审定的文件资料。

Ø须有《项目管理（项目管理（监理））档案移交表》、《建设工程档案慨况表》、全部资料的《卷内目录》（电脑打印），经项目经理、经办人及档案室双方签字，方为交验完毕（附目录磁盘）。

Ø声像材料归档时，承办人应将磁带（盘）整理，拟好简要说明（包括项目名称、时间、地点、内容、人物、摄制者）。

2.9档案的保管：

档案管理员负责接收各项目组工作中形成的建设档案，办理交接手续认真验收。

Ø对接收的档案按分类大纲进行分类整理，提供查找利用。

Ø认真执行国家、业主、公司的有关保密规定。

Ø库房注意做到防火、防光、防潮、防尘、防虫鼠。

Ø定期对库存档案进行检查、维护.．

2.10档案资料借阅

Ø公司工作人员因工作需要借阅档案资料时，凭公司工作牌，在档案室内查阅。

档案资料原则上不外借，因特殊需要借出，须经主管总工程师批准，并办理登记手续，最长不能超过三天借期。

Ø必须爱护档案，不得在文件上划线圈点、涂改、拆卷。

如需修改或复制，须经总工室负责人批准，办理手续。

Ø查阅公司重要档案资料，必须经公司主管领导批准，严守公司机密，不得将内容泄漏扩散。

Ø合作单位要借阅、需提供技术资料图纸时，必须持有介绍信、查阅目的、内容并经公司主管领导批准，方可办理并实施有效控制。

2.11档案鉴定与销毁

Ø档案鉴定工作由公司负责组织审查监定。

Ø根据标准《建设工程文件归档整理范围》GB/T50328-2001修订公司的“归档范围、保管期限表”，档案室每一年对库存档案进行一次清理工作，对需鉴定销毁的档案提出初步意见，编造销毁清册，由鉴定小组负责审定，公司主管领导审批后，交档案室按规定执行销毁工作。