总装材料账务管理办法.docx
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总装材料账务管理办法
密级：
总装材料账务
管理办法
文件编号：
HHSN-35/GL02
版本号：
A0
发布日期：
2012-11-1
分发编号：
受控状态：
核准：
审核：
编制：
修订履历
修订日期
修订部门
修订理由及内容简述
版次
页次
1、目的：
1.1为规范账务管理，使账务数据更容易查找、提取、统计和汇总便于对材料进、出仓进行监控；
2、适用范围：
2.1适用于总装部对材料、成品、辅料品进、出仓账务进行管理；
3、术语和定义：
3.1数据：
科学实验、检验、统计等所获得的和用于科学研究、技术设计、查证、决策等的数值；
3.2数据管理：
利用计算机硬件和软件技术对数据进行有效的收集、存储、处理和应用的过程；
4、职责：
4.1工程组统计：
负责对账务进行全盘管理，数据收集、录入、统计与汇总；对车间材料、辅料、成品进、出仓账务负全责责任；
4.2班组长：
依据批次订单量，负责组织生产；主要负责本组材料进、出数量的有效管控，确保材料进、出数据过程准确；
4.3物料员：
对本班组物料进、出仓数据进行全面管理，负本组物料进、出仓数据的管理主要责任；确保进、出仓过程材料数据准确无误；
4.4部门主管：
对车间各模块账务数据进行有效监控，确保各模块账务数据往来的准确性，以确保车间总体账务的准确、无误！
5、内容：
5.1单据收集：
工程统计每天早上上班1小时之内至各仓库、打标组及其他需要收集单据处收集单据；
5.1.1单据完整：
各输出单据单位需保证单据的完整性并按照要求整理好；
5.1.1.1单据类别请依据【单据管理办法】中5.2条款的单据类别；
5.1.1.2单据使用说明请依据【单据管理办法】中5.3条款的使用说明；
5.1.2单据提供：
各输出单据单位前一天单据当天早上9点之前需予以提供；如有特殊情况，需知会工程统计并经过允许方可延迟提供；
5.2单据整理：
按记账、保存、查阅方便、方式进行分类整理；确保记账、保存、查阅方便；
5.2.1分类：
第一层次区分按照“日期”，第二层次区分按照“各帐套单据”，第三层次区分按照“进仓、出仓”，第四层次按照“单据类别”；
5.2.2合并：
依据数量将单据用夹子合并到一起以方便记账；确保单据不重复记账或整理好单据不再次杂乱；
5.3单据录入：
依据各帐套录入要求进行录入；
5.3.1准确录入：
单据要有效区分并确保录入准确：
“不重复、不遗漏、不记错”；
5.3.2人员要求：
记账时严谨、细致；对计算机操作熟练、对数字较为敏感；
5.3.3单据审核：
对录入单据进行审核：
“手续是否完整？
”，确保手续符合程序要求；
5.3.4录入要求：
前一天单据当天早上需录入完毕；
5.4帐套设计：
5.4.1帐套：
记录某组数据的一套帐薄且帐薄数据之间是关联；
5.4.1.1帐套；分为“电子档”帐套与”纸档”帐套；部门帐套统一采用“电子档”帐套；
5.4.1.2帐套设计：
部门分为三个帐套；分别对材料、辅料、制单/成品进行管理；
5.4.1.2.1帐套一：
材料帐套，以部门为虚拟仓库，计算部门虚拟仓库记录材料进仓、出仓、结存明细；
5.4.1.2.2帐套二：
辅料品帐套，以记录辅料品进仓、出仓、结存明细；
5.4.1.2.3帐套三：
制单/成品帐套，以记录制单生产进度、成品入库明细；
5.5帐套一管理：
5.5.1帐套一分为四个EXCEL表格：
表格分别为部门【材料存货表】、【材料入库表】、【材料出库表】、【材料超额补料、其他出库表】；
5.5.1.1表格关系：
进仓-出仓=存货，即期初库存+进仓-出仓=期末库存，【材料超额补料、其他出库表】、【材料入库表】与【材料出库表】相互独立；但是与【材料存货表】共同联系；
5.5.1.2作用：
【材料存货表】体现部门物料存货情况；【材料入库表】体现部门入库物料情况、【材料出库表】体现部门出库物料情况；【材料超额补料、其他出库表】体现部门超额补料情况；
5.5.2单据拿取：
配件仓、打标组、成品仓（辉煌、欧联、外贸及其他部门拿取）拿取单据并按5.2条款要求进行分类整理；
5.6.3数据录入：
依据单据内容提取数据分类对各表格数据进行录入：
5.6.3.1【材料入库表】录入：
以流水记账方式按照5.6.3.1.1表格中日期、入库单号、线别、入库类别、生产单号、代号、入库数量内容进行录入；录入依据5.3条款要求执行；
5.6.3.1.1【材料入库表】表格：
5.6.3.1.25.6.3.1.1表格中的名称、单位与【材料存货表】表格5.6.3.3.1名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.6.3.2【材料出库表】录入：
以流水记账方式按照5.6.3.2.1表格中日期、出库单号、线别、入库类别、生产单内容进行录入；录入依据5.3条款要求执行；
5.6.3.2.1【材料出库表】表格：
5.6.3.2.2代号、名称、单位、出库数量；以成品出库数量按照BOM表展开计算材料数量并将计算出来的材料明细依据需求复制到表格当中；如：
11909成品入库100PCS，BOM表主体配置1PCS；那么，成品出库分解材料出库为11909-01主体出库数为：
100*1=100PCS；
5.6.3.3【材料存货表】录入：
当新配件产生时需要对其进行录入且录入内容只对5.6.3.3.1表格中的代号、名称和单位进行录入；
5.6.3.3.1【材料存货表】表格：
5.6.3.3.2当【材料入库表】或【材料出库表】录入时代号、名称、单位出现“#N/A”错误符号时，证明此物料为新品物料需要由手工进行录入代号、名称、单位；期初库存=前一月的期末库存每月、月度转移时维护一次；期末库存=期初库存+入库数量-出库数量；入库数量与5.6.3.1.1【材料入库表】表格以“代号”为搜索对象采用“SUMIF”的方式进行搜索汇总入库数量；出库数量与5.6.3.2.1【材料出库表】表格以“代号”为搜索对象采用“SUMIF”的方式进行搜索汇总入库数量；
5.6.3.4【材料超额补料、其他出库表】录入：
以流水记账方式按照5.6.3.4.1表格中日期、线别、出库单号、生产单号、代号、数量以手工进行录入；
5.6.3.4.1超额补料、其他出库表格：
5.6.3.4.25.6.3.4.1表格中的名称、单位与【材料存货表】表格5.6.3.3.1名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.6.3.5特殊账务管理：
当生产前或生产后物料发生更换；更换物料需有效进行管理以确保账务平衡；
5.6.3.5.1除成品入库单，即【移交单】外其他单据按照正常单据流程进行单据录入、记账；
5.6.3.5.2成品入库，即材料分解出库依据【替换材料申请表】对更换前与更换后的材料BOM表进行变换；然后依据更换前与更换后的成品数量进行区分核算材料出库；更换前与更换后BOM不一致；因此，分解BOM表材料时也应该区分开核算；
5.7帐套二管理：
5.7.1帐套二分为四个表格：
表格分别【辅料入库表】，【辅料出库表】，【辅料库存表】，【辅料申购进度表】；
5.7.1.1表格关系：
入库-出库=存货，即期初库存+入库-出货=期末库存；入库表、出库表相互之间独立；申购表与入库表相互之间联系；入库表、出库表与库存表联系；
5.7.1.2作用：
【辅料入库表】表格体现辅料品入库情况，辅料出库表】表格体现辅料品出库情况，【辅料库存表】表格体现部门辅料品存货情况；【辅料申购进度表】表格体现辅料申购及入库情况；
5.7.2单据拿取：
单据再进、出仓时即立即交于统计；做到“见单发料”；单据需按5.2条款要求进行分类整理；
5.7.3单据录入：
依据单据内容提取数据分类对各表格数据进行录入：
5.7.3.1【辅料入库表】录入：
以流水记账方式按照5.7.3.1.1表格中日期、入库单号、采购单号、代号、入库数量以手工进行录入；
5.7.3.1.1【辅料入库表】表格：
5.7.3.1.25.7.3.1.1表格中名称、单位与【辅料库存表】表格5.7.3.3.1名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.7.3.2【辅料出库表】录入：
以流水记账方式按照5.7.3.2.1表格中日期、线别、出库单号、生产单号、代号、出库数量以手工进行录入；
5.7.3.2.1出库表格：
5.7.3.2.25.7.3.2.1表格中名称、单位与【辅料库存表】表格5.7.3.3.1名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.7.3.3【辅料存货表】录入：
当新配件产生时需要对其进行录入且录入内容只对5.7.3.3.1表格中的代号、名称和单位进行录入；
5.7.3.3.1存货表格：
5.7.3.3.2当【辅料入库表】或【辅料出库表】录入时代号、名称、单位出现“#N/A”错误符号时，证明此物料为新品物料需要由手工进行录入代号、名称、单位；期初库存=前一月的期末库存每月、月度转移时维护一次；期末库存=期初库存+入库数量-出库数量；入库数量与5.7.3.1.1【辅料入库表】表格以“代号”为搜索对象采用“SUMIF”的方式进行搜索汇总入库数量；出库数量与5.7.3.2.1【辅料出库表】表格以“代号”为搜索对象采用“SUMIF”的方式进行搜索汇总入库数量；
5.7.3.4【辅料申购进度表】录入：
以流水记账方式按照5.7.3.4.1表格中日期、申购单号、代号、申购数量以手工进行录入；
5.7.3.4.1【辅料申购进度表】表格：
5.7.3.4.25.7.3.4.1表格中的名称、单位与5.7.3.1.1【辅料入库表】表格名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.8帐套三管理：
5.8.1帐套三分为两个表格：
分别为【成品入库表】、【制单管理表】；
5.8.1.1关系：
制单量-入库单量=差异数量，即期制单量-期初已入库数量-入库数量=期末数量；【成品入库表】与【制单管理表】相互联系；
5.8.1.2作用：
【成品入库表】为成品入库情况表；【制单管理表】为体现制单下达状况和制单完成进度情况；
5.8.2单据拿取：
至办公室拿取【生产指令单】；至工程组内部同事拿取【移交单】；
5.8.3单据录入：
依据单据内容提取数据分类对各表格数据进行录入：
5.8.3.1【成品入库表】、录入：
以流水记账方式按照5.8.3.1.1表格中日期、线别、生产单号、入库单号、代号、入库数量以手工进行录入；
5.8.3.1.1入库表格：
5.8.3.1.25.8.3.2.1表格中代号、名称、单位与存货表格5.8.3.2.1名称、单位采用“VLOOKUP”的自动搜索并填写；
5.8.3.2【制单管理表】录入：
以【生产指令单】数据按照流水记账方式按照5.8.3.2.1表格中日期、线别、下单单号、指令单号、代号、名称、单位、制单量、交期、结案日期以手工进行录入；
5.8.3.2.1制单表格：
5.8.3.2.2期初库存=前一月的期末库存每月、月度转移时维护一次；期末库存=期初库存+入库数量-出库数量；入库数量与5.7.3.1.1【成品入库表】表格以“生产单号”为搜索对象采用“SUMIF”的方式进行搜索汇总入库数量；
5.9报表管理
5.9.1目的：
5.9.1.1方便于与其他单位帐套或统计报表进行核对以确保账务的准确性；
5.9.1.2方便于各班组进行盘点数据提取和统计数据核对，以确保各生产单位过程数据管理准确性；
5.9.1.3方便部门主管对各类数据的了解与监控；也对绩效考核数据提供数据支撑保障；
5.9.2报表分类：
5.9.2.1按照时间：
日报表、周报表、月报表、年报表；
5.9.3统计报表种类：
5.9.2.3.1帐套一：
【材料入库日/周/月/年报表】、【材料出库日/周/月/年报表】、【材料存货日/周/月/年报表】、【材料班组月度入库/出库/库存报表】、【超额补料日/周/月/年报表】、【工废日/周/月/年报表】、【材料其他领料月/年报表】；
5.9.2.3.2帐套二：
【辅料入库月/年报表】、【辅料出库月/年报表】、【辅料存货月/年报表】；
5.9.2.3.3帐套三：
【成品入库日/周/月/年报表】、【制单日/周/月/年未完成明细表】；
5.9.4帐套一报表：
5.9.4.1【入库日/周/月/年报表】：
由工程统计完成该份报表；
5.9.4.1.1关系：
日报表来源于帐套一中的【材料入库表】表格中当日明细以“代号”为汇总单位；周报表以日报表进行集合、排序再“分类汇总”；月报表以周报表进行集合、排序再“分类汇总”；年报表以月报表进行集合、排序再“分类汇总”；
5.9.4.1.2时间要求：
日报表于每天早班完成；周报表为每周第一天完成；月报表于每月前3天完成；年报表于次年前7天完成；遇到节假日时间可顺延；
5.9.4.1.3【入库日/周/月/年报表】：
5.9.4.1.3.1【入库日/周/月/年报表】表格：
入库日/周/月/年报表
序号
代号
名称
单位
入库数量
备注
5.9.4.2【出库日/周/月/年报表】：
由工程统计完成该份报表；
5.9.4.2.1关系：
日报表来源于帐套一中的【材料出库表】表格中当日明细以“代号”为汇总单位；周报表以日报表进行集合、排序再“分类汇总”；月报表以周报表进行集合、排序再“分类汇总”；年报表以月报表进行集合、排序再“分类汇总”；
5.9.4.2.2时间要求：
日报表于每天早班完成；周报表为每周第一天完成；月报表于每月前3天完成；年报表于次年前7天完成；遇到节假日时间可顺延；
5.9.4.2.3【出库日/周/月/年报表】：
5.9.4.2.3.1【出库日/周/月/年报表】表格：
出库日/周/月/年报表
序号
代号
名称
单位
入库数量
备注
5.9.4.3【存货日/周/月/年报表】：
由工程统计完成该份报表；
5.9.4.3.1关系：
日/周/月/年报表由部门【材料存货表】表格以期末库存量以“筛选”大于“0”的方式进行筛选；以此筛选出来即为部门日库存报表；
5.9.4.3.2时间要求：
日报表于每天早班完成；周报表为每周第一天完成；月报表于每月前3天完成；年报表于次年前7天完成；遇到节假日时间可顺延；
5.9.4.3.3【库存日/周/月/年报表】：
5.9.4.3.3.1【库存日/周/月/年报表】表格：
5.9.4.4【班组月度入库、出库、库存】报表：
5.9.4.4.1【班组月度入库、出库报表】：
以入、出报表按照“班组”进行分类汇总；
5.9.4.4.1.1【班组月度入库报表】：
月班组月度入库报表
线别
代号
名称
单位
入库数量
备注
5.9.4.4.1.2【班组月度出库报表】：
班组月度出库报表
线别
代号
名称
单位
出库数量
备注
5.9.4.4.1.3【班组月度库存报表】：
5.9.4.4.1.4班组系列报表每月汇总一次；由工程统计负责完成；
5.9.4.5【超额补料日/周/月/年报表】：
5.9.4.5.1关系与时间要求同上！
5.9.4.5.2【班组超额补料日/周/月/年报表】:
5.9.4.6【工废日/周/月/年报表】：
由工程统计负责完成；
5.9.4.6.1关系与时间要求同上！
5.9.4.6.2【工废日/周/月/年报表】表格：
5.9.4.7【其他领料月/年报】:
由工程统计完成；
5.9.4.7.1关系同上，时间同上
5.9.4.7.2【其他领料月/年报表】表格：
5.9.5帐套二报表：
5.9.5.1【辅料入库月/年报表】:
5.9.5.1.1关系同上，时间同上
5.9.5.1.2【辅料入库月/年报表】:
辅料入库月/年报表
序号
代号
名称
单位
出库数量
备注
5.9.5.2【辅料出库月/年报表】:
5.9.5.2.1关系同上，时间同上
5.9.5.2.2【辅料出库月/年报表】:
辅料出库月/年报表
线别
代号
名称
单位
出库数量
备注
5.9.5.3存货月/年报表；
5.9.5.2.1关系同上，时间同上
5.9.5.2.2【辅料存货月/年报表】:
5.9.6帐套三表格：
5.9.6.1【成品入库日/周/月/年报表】：
5.9.6.1.1关系同上，时间同上
5.9.6.1.2【成品入库日/周/月/年报表】：
成品入库日/周/月/年报表
线别
代号
名称
单位
入库数量
备注
5.9.6.2【制单日/周/月/年未完成明细表】；
5.9.6.2.1关系同上，时间同上
5.9.6.2.2【制单日/周/月/年未完成明细表】：
5.10报表传递与审核、核对：
5.10.1帐套一报表传递与审核、核对：
5.10.1.1部门主管：
所有报表完成后均需以OA方式发送给部门主管查阅和审核，以确保部门主管对材料往来数据的了解；特别对重要数据（工废、其他领料、超额领料）的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.1.2财务：
【入库日/周/月/年报表】、【出库日/周/月/年报表】、【存货日/周/月/年报表】完成后需以OA形式发送给内控部财务进行审核并以对账形式进行账务核对；确保账务的准确性，帐套与帐套之间的相符性；
5.10.1.3班组长：
【班组月度入库/出库/库存报表】、【超额补料日/周/月/年报表】、【工废日/周/月/年报表】、【其他领料月/年报表】完成后以纸档形式发送给各流水线班组长进行核对；以确保班组长对本班组材料往来数据的了解；特别对重要数据（工废、其他领料、超额领料）的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.2帐套二报表传递与审核、核对
5.10.2.1部门主管：
所有报表完成后均需以OA方式发送给部门主管查阅和审核，以确保部门主管对材料往来数据的了解；特别对重要数据（工废、其他领料、超额领料）的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.2.2班组长：
【出库月/年报表】完成后以纸档形式发送给各流水线班组长进行核对；以确保班组长对本班组材料往来数据的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.3帐套三报表传递与审核、核对：
5.10.3.1部门主管：
所有报表完成后均需以OA方式发送给部门主管查阅和审核，以确保部门主管对材料往来数据的了解；特别对重要数据（工废、其他领料、超额领料）的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.1.2财务：
【入库日/周/月/年报表】完成后需以OA形式发送给内控部财务进行审核并以对账形式进行账务核对；确保账务的准确性，帐套与帐套之间的相符性；
5.10.1.3所有报表完成后均需以纸档方式发送给各班组长查阅和审核，以确保部门主管对材料往来数据的了解；特别对重要数据（工废、其他领料、超额领料）的了解；透过对数据的监控以保证物料进、出仓的可靠性；
5.10.6盘点：
每月只对帐套一进行盘点；
5.10.6.1时间：
每月30日晚班；节假日时间提前；
5.10.6.2盘点准备：
班组整理好要盘点物料；隔离盘点与不盘点物料；工程统计准备好盘点表；
5.10.6.3盘点形式：
以相对静态式盘点并以班组为单位；
5.10.6.4盘点过程：
班组长自盘以实物+相关出库单据为盘点数据比对各班组库存表；工程统计、财务进行抽盘；
5.10.6.5盘点结果分析：
透过库存账务与盘点进行比对计算盘盈、盘亏；
5.10.6.6调帐：
依据盘盈、盘亏结果进行调整申请；经部门主管审核、中心领导审核、常务副总核准进行调账；
5.10.6.7责任追溯：
依据盘盈、盘亏数量、金额情况进行分析其盘盈、盘亏的正常与否？
对不正常情况盘盈、盘亏将给经济责任追溯；
5.11.4信息管理：
5.11.4.1建立平台：
所有账务、统计表格均放在公司数据共享“Z:
\部门数据共享中心\生产中心\物控部\组装统计”；
5.11.4.2信息维护：
按照以上要求进行维护表格；
5.11.4.3安全管理：
以设置查询密码（1234）、更改密码（******）进行管理；由工程统计设置添加可查阅人员“账户”；修改与编辑只有工程统计方有此权限；
5.11.4.3.1可电脑查阅人员：
工程组长、部门主管、中心/高层领导；财务及仓库对接人员；部门其他统计人员；
5.11.4.3.2其他人员：
只提供纸档查阅或电子档查阅；
5.11.4.3.3保密要求：
材料及成品相关账务数据涉及公司财务信息；非经允许不准外传；
5.11.4.5数据提取：
因工作需要需要提取相关数据作为统计基础数据；需先知会部门主管经过允许放给予提取；
5.11.4.6账务销毁：
账务达到保存期限、无可在利用价值且无保存空间，经部门主管、财务、公司高层允许采用360粉碎器进行粉碎处置；
6、相关文件/资料:
6.1【单据管理办法】
7、相关表单
7.1【材料入库表】
7.2【材料出库表】
7.3【材料存货表】
7.4【材料超额补料表】
7.5【替换材料申请表】
7.6【辅料入库表】
7.7【辅料出库表】
7.8【辅料库存表】
7.9【辅料申购进度表】；
7.10【成品入库表】
7.11【制单管理表】
7.12【生产指令单】
7.13【移交单】
7.14【入库日/周/月/年报表】
7.15【出库日/周/月/年报表】
7.16【存货日/周/月/年报表】
7.17【班组月度入库/出库/库存报表】
7.18【超额补料日/周/月/年报表】
7.19【工废日/周/月/年报表】
7.20【其他领料月/年报表】
7.21【辅料入库月/年报表】
7.22【辅料出库月/年报表】
7.23【辅料存货月/年报表】
7.24【成品入库日/周/月/年报表】
7.25【制单日/周/月/年未完成明细表】；
7.26【移交单】
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