医药大学公文处理办法WORD14页.docx

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医药大学公文处理办法WORD14页

医药大学公文处理办法

第一章总则

第一条为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据上级有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条山东中医药大学党政公文是学校在办学过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法治校的重要工具。

公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条本细则适用于学校一级的公文处理。

各教学科研单位、职能部门和直接附属单位的公文处理，参照本细则执行。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条学校各级领导应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法。

各部门单位负责人要加强对本部门、本单位公文处理工作的领导和检查。

各部门、各单位应指定专人负责公文处理工作。

第六条党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并负责指导各部门、各单位的公文处理工作。

第二章公文种类

第七条我校常用的公文种类主要有:

（一）决定：

适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门、单位及人员。

（二）公告：

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告：

适用于公布学校有关方面应当遵守或周知的事项。

（四）通知：

适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用人员。

（五）通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（七）请示：

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复：

适用于答复下级部门（单位）的请示事项。

（九）意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函：

适用于与不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

（十一）会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

除上述主要文种外，还有决议、办法、规定、细则等其他文种。

决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项；办法，用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求；规定，用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范；细则，条例、规定、办法等的派生文种，主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定。

第三章公文格式

第八条公文一般由版头、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发部门（单位）和印发日期等部分组成。

（一）版头与份号。

版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

标注密级的公文应标明份号，份号指公文印制份数顺序号，由英文缩写字母“№”和阿拉伯数字组成，顶格标注于公文首页版头左上角。

（二）密级与紧急程度。

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

密级的确定以及保密年限等遵照《中华人民共和国保守国家秘密法》及山东中医药大学保密委员会的有关保密规定执行。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文字号。

发文字号应当包括部门（单位）代字、年份、序号，标注于版头下方居中，标注“签发人”的公文发文字号居左空1个字标注于横隔线之上位置。

联合行文，只标明主办部门（单位）发文字号。

（四）上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当注明发文部门（单位）。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

公文标题排列需回行时应做到词义完整、排列对称、庄重大方。

（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。

（七）正文是公文的主体，首页正文文字应不少于2行。

（八）附件是正文的说明、补充或参考材料，是公文的组成部分。

公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前（正文下空1行左空2个字）标注“附”，后标冒号和附件名称，附件多过1件时应在附件名称前注明顺序号，附件名称后不标标点符号。

附件应置于主件之后，与正文装订在一起。

附件材料左上角顶格标注“附件”，两件及两件以上附件标注“附件1”、“附件2”等，后标冒号。

批转或转发公文，不属公文附件，不加附件标注。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办部门（单位）加盖印章；联合下发的公文，发文部门（单位）都应当加盖印章。

（十）成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门（单位）负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）成文日期。

标注主送机关的公文成文日期标注于正文后发文机关署名下行右空4个字位置；不标注主送机关的公文成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

意见、规定等以通知形式印发时，属本机关名义的行文，不署成文日期。

（十三）公文应当标注主题词。

上行文按上级机关的要求标注主题词。

公文主题词应选《公文主题词表》中的标准词汇，一般由3—5个词汇组成，最后一个词应是标识公文文种的词汇，如“通知”、“报告”、“请示”等。

（十四）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十五）根据国家有关规定，电子公文与纸质公文具有同等效力。

我校的网络办公自动化系统，是发布电子公文的平台，电子公文可不用印，与加盖印章的纸质公文具有同等效力。

第九条公文用纸。

公文用纸一般采用GB/T148中规定的A4型（210mm×297mm）。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条排版要求。

（一）公文页边与版心尺寸：

A4纸型页边距上为30mm，下为25mm左为29mm，右为29mm。

（二）排版规格：

公文标题行距为固定值26磅，正文单倍行距。

公文字体、字号使用应规范统一。

标题位于横隔线下空2行，居中，用小2号华文中宋体字。

发文字号用4号仿宋体字，签发人姓名用4号楷体字。

主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

文中如有小标题可用4号黑体字，二级标题用4号楷体字，三级标题用4号仿宋体字加粗。

正文、“签发人”、主送机关、“附”、发文机关署名、印发传达范围、“抄送”、成文日期中的年月日等用4号仿宋体字，“主题词”用小3号黑体字，主题词词目用小3号宋体字加粗。

印制版记中的汉字用4号仿宋体字。

（三）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有必要,注重效用。

可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

能以普通函件发文的，不用正式文件。

第十二条校发公文：

（一）校党委公文“中共山东中医药大学委员会文件”，主要包括“校党字”、“校党任字”、“校党组字”、“校党宣字”等。

“校党字”主要用于对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等；“校党任字”、“校党组字”、“校党宣字”主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要工作。

（二）校行政公文“山东中医药大学文件”，包括“校字”，主要用于对上级请示报告工作，在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等；“校聘字”、“校人字”、“校教字”、“校科字”、“校研字”、“校学字”、“校计字”、“校外字”、“校基字”、“校后字”、“校资字”等，主要用于布置工作范畴较为明确的全校性重要工作。

（三）校纪委公文为“中共山东中医药大学纪律检查委员会文件”（发文字号为“校纪字”）。

校工会公文为“山东中医药大学工会文件”（发文字号为“校工字”）。

校团委公文为“山东中医药大学团委文件”（发文字号为“校团字”）。

（四）校发函件包括“中共山东中医药大学委员会”函件（“校党函字”）、“山东中医药大学”函件（“校函字”）。

第十三条“中共山东中医药大学委员会文件”、“山东中医药大学文件”、校发函件分别盖“中共山东中医药大学委员会”或“山东中医药大学”印章。

校发公文使用套红印刷版头，由党办校办统一印制。

学校内设机构除党办校办和附属医院外，不得对外正式行文。

第十四条部门单位文件：

（一）学校党政职能部门、教学科研单位等在职权范围内发布一般性的工作通知，安排日常工作，向学校报告有关情况，经学校授权的其他行文事项等，加盖部门单位印章，由职能部门按照《山东中医药大学公文处理办法》的有关规定，自行办理。

其主送单位一般为：

“各部门、各单位”或“各有关单位”，如需报送学校领导的，应注明抄报。

（二）部门单位文件，参照本办法执行；公文发文文号、版头须经校党委、行政核定后使用。

（三）职能部门一般日常工作确需行文宜以函件（“╳╳函字”）形式发文。

第十五条附属医院公文处理可参照本办法，自行制定处理办法。

第十六条校发公文应依据公文传递的方向选择适当的行文方式。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

第十七条属于学校党委、行政职能部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或部门之间联合行文。

学校行政职能部门可与同级的党委部门、工会、团委联合行文。

联合行文应当明确主办部门（单位）。

须经学校审批的事项，经学校同意也可由职能部门行文，文中应当注明经学校同意。

第十八条职能部门对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第十九条学校行政部门和二级单位的重要行文，应当同时抄送学校领导及相关的职能部门。

第二十条“请示”应当一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第五章发文办理

第二十一条发文办理指以学校或部门、单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

我校现行公文的发文办理程序如下：

（一）起草。

校发公文由党办校办负责组织起草，重要公文应当由校领导亲自组织起草。

各部门、单位如需以校发公文行文，应负责拟文稿，并认真填写“中共山东中医药大学委员会文件稿纸”、“山东中医药大学文件稿纸”封面，经部门或单位主要负责人审阅签字，如涉及其他部门事宜，请其他部门、单位主要负责人协商签字后，送交党办校办核稿。

（二）核稿。

党办校办核稿的重点是：

报批程序是否符合规定，是否确需行文，文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

对不符合要求的文稿，退回拟稿部门重新修改，如对文稿进行实质性修改，须征得拟稿部门同意。

党办校办对文稿审核并签字后，送交学校领导签发。

（三）签发。

校发文件分别由党委书记、校长或授权的分管副书记、副校长签发。

“请示”等需注明签发人的上行文分别由党委书记或校长签发。

对未经党办校办审核签字的文稿，校领导不予签发。

“中共山东中医药大学委员会办公室文件”、“山东中医药大学办公室文件”分别由分管校领导签发，或经授权由党办校办主任签发。

（四）复核。

校发公文正式印刷前，由党办校办进行复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

复核签字后，编制文号，交付打印。

（五）文件打印后，公文草稿及稿签交回党办校办存档。

（六）公文的办理过程中要严格遵守有关保密规定，涉密公文应尽量减少接触人员。

第二十二条起草公文应做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）文种使用正确，根据行文目的、发文部门或单位的职权和与主送机关、部门、单位的行文关系确定。

（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。

汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

（五）公文中引用的内容必须准确无误，必要时用括号加以标注。

引用公文应当先引标题,后引发文字号；引用标题使用简称时先用全称，并注明简称。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（九）拟制、修改、审核、签批、校对等一律用符合存档要求的笔墨。

第六章公文印制

第二十三条所有校发公文一律交党办校办印制。

（一）文件经校领导签发后，须同时提交文件电子稿（一律使用WORD格式），由党办校办文印室按规定格式和时限要求印制。

（二）文印室接到文稿后应作登记，区分急缓情况，及时打印，遇有急件要加班按时完成印制任务。

（三）打好的清样，由起草部门（单位）校对。

改动较大的要打出第二份清样再行校对。

校对人应在校对稿上签字以示负责。

凡未经党办校办安排打印的文稿一律不能打印。

（四）制版要求：

公文印制要保证质量，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

（五）印刷要求：

单面或双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（六）装订要求：

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

（七）校发公文由党办校办秘书负责登记、用印、分送或封发。

底稿和正本3份由党办校办负责保管。

校内部门、单位发文，底稿和正本由发文部门（单位）负责保管。

第二十四条党办校办负责网络办公自动化系统的校级公文发布。

校发公文一般在学校网络办公自动化系统上发布，不再发纸质公文，纸质公文仅作存档所用。

部门、单位的公文由主办部门、单位自行制发。

第七章收文办理

第二十五条收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、分发、催办等程序。

第二十六条收到上级机关下发或交办的公文及校领导外出开会带回的文件应及时交党办校办，由党办校办主任提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第二十七条承办部门（单位）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门、单位职权范围或者不易由本部门（单位）办理的，应当及时退回交办部门（单位）并说明理由。

第二十八条交有关部门办理或执行的公文，党办校办要及时了解和反馈办理、执行情况，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十九条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门（单位）应当主动与有关部门（单位）协商；如有分歧，主办部门（单位）主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管校领导协调或裁定。

第三十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十一条各部门、单位应当于每日上午、下午的上班后和下班前时间各两次定期上网收办网络办公自动化系统上的公文。

第八章公文归档

第三十二条公文办理完毕后，党办校办按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条各部门、单位应当建立健全公文处理的有关制度，对承办的上级来文，办完后必须及时交回党办校办，由党办校办立卷归档。

校内发文，由各部门、单位按照有关规定收存或销毁。

第九章公文管理

第三十五条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十六条上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或党办校办主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十七条通过校报等媒体公开发布的公文，必须经校领导或党办校办批准。

经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

第三十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学校或复印部门、单位证明章。

第三十九条公文被撤销，视作自此不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党办校办负责人批准，可以销毁。

第四十一条销毁秘密公文，必须按有关保密规定办理。

第四十二条校内部门（单位）合并时，公文应当随之合并管理。

部门（单位）撤销时，需要归档的公文按规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章附则

第四十三条电子文件的管理，依据国家有关规定执行。

第四十四条本办法自发行之日起施行。

以往有关公文处理规定同时废止。

第四十五条本办法由党办校办负责解释。