资料室归档办法正文.docx
《资料室归档办法正文.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《资料室归档办法正文.docx（18页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
资料室归档办法正文
资料室归档办法
目录
一、归档流程1
二、归档期限1
三、具体操作1
（一）归档判断1
（二）档案分类1
1、分类原则1
2、类别设置2
3、分类方法2
4、分类编号办法3
（三）保管期限4
（四）编制页码4
1、编制页码的适用对象4
2、“件”的范围：
4
（五）排序5
（六）装订5
1、装订位置及对齐文件5
2、装订方式5
（七）编制档号章6
（八）装盒排架6
1、装盒7
2、排架8
（九）编写《档案目录》9
1、目录夹9
2、拟写“归档说明”9
3、打印归档文件目录10
4、装订“档案目录”10
（十）录入电脑11
1、未办结案件归档目录（参考出入库登记表）11
2、强制执行案件归档目录11
3、声像案件归档目录12
为加强资料室档案综合管理工作，统一档案分类、编目排架，促进档案管理的规范化和标准化，提高档案业务和管理水平。
根据广东省《机关档案工作条例》的要求，结合资料室的实际情况，制定本办法。
一、归档流程
归档判断—档案分类—保管期限—编制页码—排序—装订—编制档号章—装盒排架—编《档案目录》—录入电脑
二、归档期限
一年四次，每季度至少一次
三、具体操作
（一）归档判断
归档前，需逐件判断文件是否值得归档，其归档范围应以本部门工作活动为主，突出反应本部门基本职能活动和各项业务工作。
本部门的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系部门，应以是否与部门工作有直接关系、本部门是否需要办理、本部门日后是否查考利用为文件归档的出发点。
机关文件归档范围包括：
1、反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门工作、部门建设和查考具有利用价值的文件材料；
2、本部门工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本部门需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；
4、其他对本部门工作具有查考价值的文件材料。
（二）档案分类
1、分类原则
（1）档案分类原则是以一个立档部门所形成的全部档案材料为对象，依据本部门的职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用为原则。
（2）分类后的档案，分别用英文字母顺序编出大类代字。
（3）本方案适用于对一个全宗的全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
有类设类、无类空类，如因业务性质，形成某些专业档案、未设有大类的，可单独立大类，排列在实物档案后面，代字用英文字母接上。
2、类别设置
资料室的档案按其性质、载体分为六大类：
（1）案件材料类档案（代字：
A），
（2）四中队内部档案（代字：
B），（3）区级文件档案（代字：
C），（4）镇级文件档案（代字：
D），（5）分局档案（代字：
E），（6）声像档案（代字：
F）。
大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代字。
从左至右依次叫一级属类、二级属类……。
3、分类方法
A案件材料类档案
A1案件材料
A1.1未办结案件
A1.2强执执行案件
A1.3已办结案件
A1.4两违案件
A2备查案件资料
A3其他案件资料
A4仓库管理资料
A4.1仓库出入库登记表
A4.2仓库物品清理批文
B四中队内部档案
B1制度、办法
B2计划
B3总结
B4会议记录
C区级文件档案
C1南海区环境运输和城市管理局文件
C2南海区城市管理委员会办公室文件
C3南海区人民政府文件
C4区局简报
D镇级文件档案
D1西樵镇人民政府文件
D2西樵镇应急管理办公室文件
D3镇级相关部门文件
E西樵分局内部文件
E1分局内部文件
E2分局简报
F声像档案
F1中队案件照片和录像
F1.1一中队案件照片和录像
F1.2二中队案件照片和录像
F1.3三中队案件照片和录像
F2土地巡查监察组案件照片和录像
F2.1监察一组案件照片和录像
F2.2监察二组案件照片和录像
F2.3监察三组案件照片和录像
F3大案、要按照片和录像
4、分类编号办法
（1）案件材料类档案（代字：
A）按案发时间先后编案卷顺序号。
其结构分两部分：
横线左边为类，右边为案卷顺序号。
例：
A1.1—1
案卷顺序号
二级属类（未办结案件）
一级属类（案件材料）
大类代字（案件材料类档案）
（2）声像档案（代字：
F）按拍摄时间先后、所属工作组编案卷顺序号。
其结构分两部分：
横线左边为类，右边为案卷顺序号。
例：
F1.1—1
案卷顺序号
二级属类（一中队案件照片和录像）
一级属类（中队案件照片和录像）
大类代字（声像档案）
（3）代字B-E类档案按文件落款时间先后编流水顺序号。
例：
D1—1
案卷顺序号
一级属类
大类代字
（4）统一归档内容需两个（及以上）文件盒（或光盘）下载，则在案卷顺序号后用
表示，按流水顺序号编号。
例：
F1.1—1
同一案卷顺序号下的第一号
案卷顺序号
二级属类（一中队案件照片和录像）
一级属类（中队案件照片和录像）
大类代字（声像档案）
（三）保管期限
保管期限分永久、长期和定期，根据资料室的实际情况，其档案保管期限分为永久、10年和1年。
A类、F类采用永久保管，B类采用10年保管，C-E类采用1年保管。
（四）编制页码
1、编制页码的适用对象
编制页码的目的是为了固定“件”中的每一页的位置。
编制页码时，只编没有页码的部分。
页码打在文件正面的右下角、背面（有内容）的左下角。
如果构成“件”的几部分都已有页码（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件”的总页数。
凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再合并计算页数。
2、“件”的范围：
（1）单份文件，每份文件为一件。
（2）正本与定稿为一件。
定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，正本与历次稿各为一件。
（3）正件与附件为一件。
如附件数量较多，或者太厚不易装订的，可各为一件。
（4）来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。
（5）原件与复制件为一件。
（6）转发件与被转发件为一件。
（五）排序
按年度-保管期限分类法，首先将同一年度的文件放在一起，然后把同意保管期限的文件放在一起，按案件案发时间或文件落款时间先后进行排列。
例如2011年的归档文件按永久、10年、1年分成三大份，接着按文件发生时间先后顺序进行排列。
（六）装订
1、装订位置及对齐文件
（1）装订位置有两种：
左侧装订和左上角装订（见图1、图2）。
图1左侧接位置图2左上角粘接位置
其中左上角装订仅用于粘接方式。
（2）对齐文件方式：
采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；
采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。
2、装订方式
（1）不锈钢钉式。
（2）粘接式。
通常用白乳胶粘接。
（3）细线缝合式。
包括缝纫机缝合、三孔一线式装订。
（4）塑料钉式。
两孔或三孔均可。
（七）编制档号章
归档文件应逐件在首页上方空白处（建议在左上方），用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。
档号章的式样及填写示例见图3、图4：
图3档号章式样
全宗号
类别号
期限
年度
机构
件号
图4已填好的“档号章”示例
全宗号
类别号
A
期限
1
年度
2011
机构
四中队
件号
132
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号（暂不填）。
类别号：
一个立档部门不同大类档案的代号。
如案件材料类档案的类别号为“A”。
期限：
即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为
“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”。
年度：
填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
机构：
填写文件形成或主办部门的简称或代号，如不按机构进行分类，此栏可空。
件号：
以年度为界线，同一保管期限内的档案按案发时间或文件落款时间顺序编案卷顺序号。
（八）装盒排架
装盒排架就是将归档文件整理成果，通过装盒、排架的方法，固定并展现出来。
包括：
装盒、填写档案盒背脊项目、填写备考表、上架。
1、装盒
将整理好的归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。
（1）填写档案盒背脊
档案盒背脊上的项目内容：
全总名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。
“起止件号”填写：
本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的件号，两者间用一短杠连接。
例如：
55—90。
档案盒背脊项目及填写示例见图5、图6。
图5档案盒背脊项目图6档案盒背脊项目填写示例
（2）填写备考表
备考表说明本盒档案文件情况：
本盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：
填写负责整理归档文件的人员姓名；
检查人：
填写如则检查归档文件整理质量的人员姓名；
日期：
归档文件整理完毕的时间。
备考表样式见图7
备考表
（本盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）
整理人：
检查人：
整理时间：
图7备考表样式
2、排架
将装盒后的档案实体按件号顺序放入档案柜内。
档案盒按年度-保管期限顺序排列。
排架现场模拟图见图8
抽屉
保管期限
档案类型
第一层
2011年永久保管档案
A、F
第二层
2011年10年和1年保管期档案
B-E
第三层
2010年永久保管档案
A、F
第四层
2010年10年和1年保管期档案
B-E
图8排架现场模拟图
（九）编写《档案目录》
《档案目录》由“目录夹”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。
1、目录夹
目录夹封面项目包括：
全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目，需要时还可增加其它项目。
目录夹标签填写示例见图9
全宗名称
资料室
全宗号
类别
A
年度
2011
期限
永久
图9《档案目录》夹封面标签填写示例
目录夹背脊项目包括：
全宗号、类别号、期限、年度。
目录夹背脊标签填写示例见图10
图10目录夹背脊标签填写示例
2、拟写“归档说明”
“归档说明”内容包括：
本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。
“归档说明”放在“归档文件目录”之前。
3、打印归档文件目录
归档文件目录包括以下基本项目：
年度、期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
需要时还可增加其它项目。
其中“期限”即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”；“年度”标注归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
责任者是制发文件的组织或个人（最多3个）。
文号是文件上的发文号码，没有的可以忽略。
归档文件目录见图11
年度
期限
机构
2011
1
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
佛山市档案局
佛档
[2003]1号
关于印发2003年全市档案工作意见的通知
2003．01．04
6
图11归档文件目录样式
4、装订“档案目录”
“档案目录”通常装订一式两份，一份用于立档部门自存供查找利用，一份用于备档。
档案盒内不放置归档文件目录。
如一个单位文件数量不多，每年的归档文件目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。
具体装订时，先按时间顺序将若干年度的“归档说明”排在前面，再按顺序接排相应年度的归档文件目录。
（十）录入电脑
建立新的EXCEL表，分三个书签，分别是永久、10年和1年，录入顺序按同一保管期限代号字母的先后。
档案目录表格如下图12、13、14、15
保管期限，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”。
1、未办结案件归档目录（参考出入库登记表）
图12未办结案件归档目录
序号
中队
当事人
案发时间
案发地点
案由
备注
1
3
XXX
2011.2.25
西樵江浦路
无照摆卖经营
2、强制执行案件归档目录
图13强制执行案件归档目录
序号
中队
当事人
文号
案发时间
案发地点
案由
行政处罚决定书落款时间
实施强制执行时间
页数
备注
1
1
XXX
[2011]
2011.2.25
西樵江浦路
占道
2011.3.1
2011.6.16
3、声像案件归档目录
图14声像档案归档目录
序号
光盘名称
起止时间
声像类型
备注
1
一中队2月份案件
2.1-2.23
照片和录像
2
当事人
（使用重大案件）
2.7
照片和录像
当事人案件第一号文件（或光盘）
3
当事人
（使用重大案件）
3.8
照片和录像
当事人案件第二号文件（或光盘）
4、区级、镇级、分局文件档案目录
图15区级、镇级、分局文件档案目
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
佛山市
档案局
佛档
[2003]1号
关于印发2003年全市档案工作意见的通知
2003．01．04
6
升级会员 