精品行政制度011商务接待规定.docx

资源描述

精品行政制度011商务接待规定.docx

《精品行政制度011商务接待规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《精品行政制度011商务接待规定.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

精品行政制度011商务接待规定.docx

精品行政制度011商务接待规定

行政制度011-商务接待管理规定

商务接待管理规定

目的1

为规范商务接待工作，维护公司形象，控制费用开支，特制定本规定。

适用范围2

适用于各部门来访接待工作。

术语和定义3

商业秘密：

公司在经营活动中不能任意公开或披露的，能为公司带来经济利益的经营、

技术、管理等方面的信息和资料。

职责4

行政部门负责接待工作的统一管理。

行政部：

4.1

安全部4.2

根据来访参观人员的情况审定是否签定保密协议书。

4.2.1

负责对来往车辆进行登记、检查、必要的道路和停车指引4.2.1

接待部门必需在客人到访前通知相关部门，并依据本规定做好接待工作。

各部门：

4.3

规定5

正式会议会场准备及规范5.1

联络单》并交于行政部，行政部按表单做好接待******负责招待部门提前一天填写《海南5.1.1

。

准备工作

形式，并向行政部提供PPT对口业务部门按要求及时准备会议报告材料，视情况尽可能以5.1.2

书面接待领导名单。

行政部统一制作会标及参会人员席位牌，并恰当摆放。

5.1.3

根据需要可为每位来宾准备矿泉水，公司宣传简介等。

5.1.4

公司参会人员应着正装参会，手机置于关闭、静音或振动状态，禁止在会场接打电话和5.1.5

吸烟。

相关人员应提前调试好投影、音响、灯光、空调等设备。

5.1.6

确有必要时，行政部可配合制作横幅或标语，其他视需要提前准备。

5.1.7

接待事项5.2

坚持行政部门归口管理与业务对口部门接待相结合的原则。

行政部门负责接待工作的统

对涉及专项工作和较强业务性的接待事务，办理公司统一组织的大型和重要接待事务；一管理，

应由业务负责部门牵头对口接待，行政部门配合。

接待客人应本着礼仪适度的原则，会谈时应热情、得体大方，注意公司的形象风范。

5.2.1

若客人主动问及有关公司秘密的事注意保护公司商业秘密。

与客人交谈时应把握分寸，5.2.2

项，应婉言相拒，特殊情况需请示总经理批准后方可介绍。

安全部负责对来往车辆进行登记、检查、必要的道路和停车指引。

5.2.3

安全部根据来访参观人员的情况审定是否签定保密协议书，如需签定协议书，由安全部提5.2.4

，并负责监督签定和归档。

供《保密协议书》

5.2.5行政部通知接待部门相关人员，做好来访参观人员的接待工作，使参观者对我公司保有良

好印象。

全体员工有义务配合做好参观者接待工作；5.2.6

参观路线及审批要求5.3

参观路线分为全线参观和冷端参观两种。

通常只安排参观冷端，冷端参观由分管副总经理审5.3.1

批，全线参观由副总经理审批。

对来自玻璃行业的业内人士（如玻璃公司同行、设计研究院、行业协会等人员）5.3.2

参观申请，须由总经理或公司董事长审批。

安排客人参观5.4

进入车间参观前接待人必须对参观讲明“参观注意事项”并严格要求执行。

5.4.1

参观过程中不允许客人并由对口业务部门的人员陪同，参观者必须按规定的路线行走，5.4.2

，特殊情况需请示安全部批准。

）事前应向客人说明（拍照、录像

各部门接待来访客人应作必要的记录，包括记录来访人姓名、单位、职位、联系方法、5.4.3

来访目的、来访结果等。

对于重要客人的来访，还应安排公司新闻报道人员进行拍照或录像。

在可控情况和范围内，应在不产生负面影响情况下，策略性减少不必要的接待活动。

5.4.4

5.4.5特殊接待说明：

设备供应商、安装公司、工程承包商

的地******由于与设备供应商、安装公司、工程承包商已经签订商务合同，应充分考虑5.4.6

不得承担合同以外产生的费******理环境、交通条件，因此，在合作单位提供产品和服务时，

用，如：

原则上不安排机场接送。

公司等按合同约定的接待任务办理，不得任意扩大接待DTEC公司和HFT公司、PPG美国5.4.7

范围，含接送酒店的客人。

咨询机构等由公司提供接送和客餐；投资公司、券商、会计师事务所、与公司合作的银行、5.4.8

经公司董事长（总经理或常务副总经理）同意接待的特殊供应商、配合单位，由业务负责5.4.9

部门牵头对口接待，行政部门配合实施。

就餐招待5.5

临时联系工作人员，可凭就餐券在客人窗口就餐。

5.5.1

外来单位施工人员就餐，由施工单位自行安排，需在食堂用餐者，由经办人带客人到5.5.2

食堂自费就餐。

就餐招待流程5.5.3

申请执行签批陪同人员地点

持签批好的“来宾招待申请单”

“来月末行政部根据送到食堂，副总经理或其

不设陪同人员食堂

宾招待申请单”与公司结算费授权批准人

填写“来宾

用。

招待申请

单”

2—1原则只设

小时前将“来1接待部门用餐

副总经理人，多人需经副外部

，交至行政部。

宾招待申请单”

总经理批准

就餐招待标准5.5.4

标准

备注范围区域分类

住宿宴请

主办科员、主

如需特别招

人/元以下50

副售销由销售业务

管

待，由销售副国内

总确定类

总经理以上领

人/元以下100经理、部长

导确定人/元以下200副总

元100平均不超过综合人员

国外％的浮动20允许在国内标准上进行

认证、审核人/元以下50

特殊招待由总由总经理

政府官员、公共机关特别申报

公关类经理或财务总或财务总

银行、税务、证券、审

监审批监审批

特别申报

计

公司为客人提供午餐，以人/元6人或/元10

的标准在食堂进行招待，不设陪同人员，特

午餐

元范围内请主管部门的副总经理审50殊标准

批后在食堂招待。

、2、以上宴请标准已含酒水，如超出标准部分原则上由相关部门或责任人承担。

1注：

公司和深圳设DTEC公司、HFT公司、PPG设备供应商、安装公司、工程承包商，包括

计院等按合同约定的标准接待，若合同没有接待协议而需要接待者，由总经理或常务

副总审批。

5.6住宿安排

元30-60行政部安排到公司招待所住宿每晚收费5.6.1

住宿安排流程：

5.6.2

自付、公司

签批申请地点备注执行

支付

自付：

由行

政部按标将签批好的“来宾住宿由接待单位填

主管副总经公司内部招

准收取费，申请单”交给行政部行写“来宾住宿

理待所

政部安排住宿。

申请单”行政部凭

申请单与

公司结算

费用。

将审批好的“来宾住宿

申请单”原件交给行政

部，行政部办理酒店预位单待接由

由接待单位填宾馆／酒店

定。

后字签理经

写“来宾酒店（住宿标

“来宾酒店行政部凭总副管主交

住宿申请单”准）

“酒店出、住宿申请单”经理审批

据客人签单”与公司进

行结算。

其他5.7

公司产品销售相关的客人接待费用，由销售副总按重要程度确定，安排接待计划。

5.7.1

由责任人承担相关费用，各部门任意扩大接待范围和不执行本规定，行政部、凡各位领导、5.7.8

财务部拒绝进行结算和支付义务。

参与公司各类接待的人员应以“热情、礼貌、细致、准确、迅速”的良好职业素养在接5.7.9

待过程中做好各项工作。

对违反本规定，造成不良影响的部门及有关人员，要按照有关规定严肃处理。

5.7.10

用车安排5.3

5.3.1接待用车按照优先原则，在保证高规格接待对象及公司领导指示其它对象用车的前提

下，由行政部根据实际情况统一安排。

超出海口市、文昌市、临高县、澄迈县区域范围原则上不安排派车，相关负责人做好协5.3.2

调工作。

确需安排用车的须经公司主要领导同意。

公司员工的出差及节假日接送按以下规定操作：

5.3.3

公司员工出差安排接送站，若遇用车紧张时，出差人员应自行解决，同意打的并按每次5.3.4

元的标准范围内给予报销。

80-120

具体接送时间和地点以通知每周安排两次车辆固定时间集中接送员工到海口市固定站点，5.3.5

为准。

法定节日安排固定时间集中接送员工到美兰机场和海口火车站，具体接送时间以通知为5.3.6

准。

更改及解释6

由行政部负责