xx医药企业管理信息管理系统重在管理doc 44页doc.docx
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XX医药企业管理--信息管理系统重在管理
企业信息管理的实质就是企业管理的信息化，是企业将融合先进管理思想的信息技术进一步应用于管理，从而提高企业管理的效率和效益。
所以，实施信息管理系统重点考虑的问题是管理问题。
这种思想一直贯穿在XX医药公司信息管理系统的设计与实施过程中。
1、实施信息管理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息系统，而是要引入一种先进的管理，或者说最终目的是为了实现一种先进的管理。
、信息化建设初期，选择具有先进管理模式的信息管理系统。
XX医药公司是一个已有五十多年经营历史的老企业，经营范围包括中西药品、医疗器械、玻璃仪器、化学试剂四大类商品。
经营规模达到年销售5亿元以上，是XX医药商业的“龙头”企业，也是首批通过国家GSP（医药商品质量管理规范）认证企业。
随着公司经营规模的不断扩大，经营方式的多样性，企业的管理也越来越复杂。
面对不断蓬勃壮大发展的业务，公司领导意识到企业在管理上必须跃上一个更新的台阶。
实现统购分销、统一物流管理，建立企业整体现代化管理系统已成为当务之急。
公司1997年便使用了小型数据库下的局部计算机管理系统，该系统在开展业务合作、实现局部数据共享、有效化库存管理等方面为企业带来了可见的绩效，为实现企业的规范化管理打下了坚实的基础，积累了信息化管理的理论准备和实践经验。
但该软件系统构建的相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈，数据库技术及开发工具的不断升级、系统的构建已经越来越不能适应公司目前和未来的各种管理需求。
公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了极大重视。
准备将公司各职能机构的信息系统进行统一，使信息共享，消灭信息孤岛，加强管理、提高效率、增加效益。
并且通过实施计算机管理系统的过程，能够逐步提高企业整体经营管理的水平；提高企业整体计算机应用的水平；提高计算机部门技术实力。
在公司领导准备对公司实施全面信息化建设的初期，就已经有了引进先进管理的构思。
顺着这个思路，信息部门从众多软件公司中挑选出几家经验丰富、技术领先的公司。
再经过数次考察和调研，包括了解软件公司实力、考察用户使用情况等，最终确定了其中一家作为合作伙伴。
主要原因也是看中该公司的信息管理系统在管理上具有一定的先进性，符合公司领导引进先进管理的要求。
医药公司以往对信息系统的改进都是通过领导下达指令，信息部来完成对计算机程序的修改，缺乏各种相应的报告、文档、手册甚至流程图等重要文件，企业信息化管理相对落后。
而此次信息系统的建立，双方首先共同成立了项目组，按照项目管理的程序来完成整个信息系统的构建。
从引进先进管理的角度来讲，公司的信息管理部门已经先行一步。
、在信息管理系统设计中，引入先进的管理
在信息管理系统的设计阶段，项目组对客户需求进行了调研。
通过与公司领导的沟通，对系统在管理层面上的需求有更加深刻的了解。
从公司整体管理的角度上来讲，系统需要支持以下几方面：
、采购统一管理
、销售统一管理
、仓储统一管理
多年来，XX医药公司所下属的各个分公司都各自拥有采购、仓储以及销售等部门，不仅在人员机构上重复设置，资源上浪费严重，经营中也经常由于内部之间的竞争而给公司带来损失。
统一购进管理后，由于药品采购集中，采购量相对增大，对压低供货单位的供货价格以及控制回款周期都有影响；统一销售管理后，对销售价格、销售毛利、客户资信等方面都可以进行严格有效的控制，避免了以往分公司之间的内部竞争；统一仓储管理后，公司对所有分公司的仓库管理员和库房进行统一管理，合理有效地利用资源，避免了浪费，也大大提高了公司整体仓储配送能力。
完成了客户需求调研以及客户需求分析报告确认后，项目小组结合公司目前实际情况和同行业单位先进管理经验，制定了信息管理系统项目的目标分析，对项目的目标进行了细化，内容有：
资料管理：
使公司内部各个分公司之间的编码统一。
编码统一是公司统一购进、仓储、销售管理的前提。
以往分公司每家都有自己的一套完整的编码，公司无法对整体进行查询统计。
所以从公司管理的角度来讲，统一编码是一切管理的基础工作。
（在统一编码的过程中，各个分公司由于对信息系统了解程度不一，都以各自为中心来考虑，使得编码长度一直增加，最后甚至达到14位。
项目小组从方便管理的角度出发，参考同行业单位经验，提出了一套统一编码的方案。
这个方案很好地解决了编码问题，为信息系统打下一个良好的基础。
）
合同管理：
加强合同管理，使经营规范化。
合同管理在以前是被视为累赘的一种管理制度。
由于各分公司对于合同管理重视不够，同时原来的合同管理本身制定不够完善，所以一直没有真正实施过。
这次作为一个项目目标被完整地提出来。
采购管理：
建立物流整体采购配送的信息平台。
批发销售管理：
实现信息网络化管理，实现业务系统数据的核算、汇总、集成。
配送管理：
建立立体仓库的信息化管理。
为用户建立订购系统、为厂家提供商品流向查询。
客户档案和信誉度管理：
建立合理的信誉指标体系，控制经营风险。
人员考核：
建立合理的考核指标，准确考核员工的工作业绩。
市场分析：
为公司经营管理者提供快速、准确、多角度，全方位的统计。
财务接口：
实现财务与业务系统的对接，降低人员的劳动强度。
系统管理：
为企业不断优化业务流程提供技术基础。
系统开放：
为提高公司的计算机应用能力，对公司提供系统开发平台。
项目目标细化的过程中，很多先进管理的方案已经被提出来，其中一些对于公司管理者来说甚至是非常迫切的。
接下来项目小组就将信息系统的目标确定为：
1．精确、实时地反映和准确处理公司各项业务活动，实现企业药品“进、销、调、存、结”的一体化管理，准确是信息系统的基础。
通过药品信息和数据的传递，将进货环节、配送环节、销售环节、结算环节和计划环节的所有工作联系统一起来。
进货部门根据电脑资料可清楚地知道药品流向、周转情况，准确及时地进货；货物的入库、出库以及仓库存货一目了然；自动完成价格查询、销售信息采集和消减柜存帐目等工作；核算部门通过计算机自动对各项数据进行汇总和帐务处理，并打印出各种报表供上级部门审阅；中高层管理人员不但可以查看各种报表，也可以通过计算机了解各种资料，发现问题及时处理。
计算机化管理大大节省了人力，提高了准确程度，通过计算机网络快速、准确地获取第一手的信息和数据，加快了信息的传递和药品流通的速度，为企业在商战中获胜提供了可能。
2．真正实现单品的批次管理。
单品的批次管理需要全面掌握每种药品的“进、销、调、存、结”情况，靠手工来实现大型企业的单品管理是不可能的。
信息管理系统的目标就是要将准确的单品的批次管理为现实。
将单品管理渗透到整个商业物流的每一个环节，管理者可对所经营的药品的进行准确的跟踪，为实现GSP持续认证打下坚实的基础。
3．有效控制药品的进货，避免药品短缺或重复进货。
由于流通业导入专业化分工机理，产生出像生产流水线一样的高效率。
系统特别设置采购业务的管理，一方面，通过完善的前期采购计划，根据药品的不同性质、不同属性，不同管理方式，不同结算方式来控制药品的进货量与进货额，实现权限管理。
另一方面通过标准的安全储量管理，来建议、预警药品的订货时间、数量、频率等，完成最佳效益点订货，从而有效的控制库存储量与库存药品结构的最佳配比管理。
4．优化药品结构，减少资金占用。
公司主力药品的销售情况决定着公司的命运，因此主力药品周转不快，体现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了。
为了药品结构的合理化，必须对药品公司的主力药品是什么进行具体的认定。
通过系统的销售分析，可知客户群的消费水平和主力药品的种类、价格和品质，判断二者是否一致，客户对各种药品的需要是怎样一种倾向，这种药品今后是否有很大的销售增长。
公司管理者在作销售分析之后，就要采取措施把客户所希望的药品种类、品质和数量反映到药品的构成方面。
5．合理控制库存，提高资金利用率。
在公司的经营活动中，准确掌握药品的销售情况，及时处理滞销药品，调整进货内容，提高药品周转率是非常重要的问题。
如果通过信息管理系统分析药品周转率，就能很清楚的知道哪些是呆滞药品，相应的就可尽快采取停止进货、促销等策略以减少其库存，从而最大限度的减少损失。
6．及时、准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的最高管理层，提供可靠、完整、科学的决策依据。
每一个成功的商业企业，都离不开企业决策者对市场的准确预测和成功的发展战略。
在企业制定计划时，通过信息系统的分析，将大大提高制定计划的科学性。
信息管理系统将使医药公司真正拥有信息管理系统、决策系统，企业的业务经营活动、各项计划的核算、统计工作，包括计划报表的汇总、药品进、销、存的统计核算、财务会计活动等都可以利用计算机来进行。
由于信息系统负担了全部业务经营活动的核算和资料储存业务，使得企业的经营决策有了科学的依据。
7．加强对员工管理考核的科学性，提高劳动效率，充分调动员工的积极性、创造性。
目前，在企业手工操作方式下，大量的人力只能忙于记帐和统计，信息管理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信息共享，通过数据库技术储存上百万甚至上亿条的信息数据，并且快速地进行统计和核算，并可通过条形码技术加快药品的流转速度，所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率提供了可能，节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作；同时由于手工操作的劳动量大，工作人员的负担重，造成出错率相当高，不仅为企业的经营核算带来很多不便，同时也会对企业信誉产生不良的影响，而信息管理系统准确、完善、强壮，提高了企业办公人员的工作质量。
C、在信息管理系统实施和后期维护中，将先进的管理固化
信息系统实施过程中，项目小组严格按照项目管理中所要求的进度控制，在规定时间内完成了项目的实施。
同时，各个部门以及各个环节所涉及的相关管理规章制度、用户手册以及系统手册也相继制定出来。
对于公司管理来说，无疑是将先进管理进一步升华。
下面是部分规章制度以及管理文档：
XX医药公司企业管理体系文件
文件名称：
外联销售部岗位职责描述
编号：
SYJB03008
版号：
A030500
共页
职能部门：
系统岗位设置小组
起草人：
审核人：
批准人：
批准日期：
执行日期：
变更记录：
持有人：
受控号：
部门职能概述：
部门名称
外联销售部
编号
0106
主管领导
服务对象
外联人员、医疗单位、其它药品经营单位
工作地点
药品站外联销售大厅
工作时间
周一至周五全天，周六上午
职能概述
为医疗单位、其他药品经营单位（包括二、三级经营单位）提供药品销售服务。
设置岗位
1、外联销售开票岗位；2、外联客户管理岗位；3、外联记帐岗位；
岗位职责描述：
岗位名称
外联销售开票岗位
编号
010601
直接上级
服务对象
外联人员、医疗单位、其它药品经营单位
职责描述
1、严格按照系统销售界面开票，执行先产先销原则，严格按照公司制定的价格政策，按客户类别执行相应的价格体系（协议价、招标价等）。
2、根据验收部签注已收货意见的“销售退货通知单”，打印出销售退货清单，交外联内勤人员处理。
岗位名称
外联客户管理岗位
编号
010602
直接上级
服务对象
客户、资料中心
职责描述
1、对拟发生业务关系的客户进行合法资格及信用等方面的严格审查，索取相关资料，及时交资料中心录入并存档。
2、拟定所有客户的资信额度及调整幅度报主管经理批准后，及时移交资料中心录入并存档。
3、严格按核定的资信额度跟踪管理客户的应收帐款。
4、对所保管资料的完整、有序负责。
岗位名称
外联记帐岗位
编号
010603
直接上级
服务对象
外联销售开票员、外联客户管理员
职责描述
1、对系统开出的销售清单按财务相应规定进行审核，加盖财务专用章，按销售清单上的清单号下帐，核实系统自动增加的应收帐款。
2、保管好有效的销售清单，定期及时移交资料中心存档。
3、编制、打印销售汇总表，销售类别汇总表，按规定时间上报职能部门和有关领导。
4、对所保管的有效票据的完整、有序负责。
成药外联开票管理文档（cj013）
题目一
商品资料查询（sp1商品查询.dbc）
使用的表及视图
商品清单
数据源设置
数据关联条件
商品清单.货号<>'111'
数据分组条件
无
数据排序条件
无
查询字段
商品清单_拼音编码商品清单_品名商品清单_化学名拼音商品清单_化学名商品清单_GMP认证商品清单_处方类型商品清单_货号商品清单_批发价商品清单_厂牌商品清单_别名商品清单_别名拼音商品清单_查询名商品清单_查询拼音
编辑字段
字段列表
运算关系式
词库参数
商品清单_品名
商品清单_批准文号
商品清单_商标
商品清单_商品属性
商品清单_大包装单位
商品清单_大包装数量
商品清单_中包装单位
商品清单_中包装数量
商品清单_商品类别
商品清单_化学名
商品清单_保质期
商品清单_化学名拼音
商品清单_税率
商品清单_最低销售扣率
商品清单_货位
商品清单_停用
商品清单_功能主治
浏览字段
商品清单_货号商品清单_品名商品清单_规格商品清单_单位
商品清单_厂牌商品清单_批发价商品清单_零售价商品清单_大包装数量
商品清单_中包装数量商品清单_中包装单位商品清单_处方类型
商品清单_批准文号商品清单_商标商品清单_剂型商品清单_商品属性
商品清单_最低储量商品清单_修改日期商品清单_商品类别
商品清单_化学名商品清单_GMP认证商品清单_保质期
商品清单_化学名拼音商品清单_最低销售扣率商品清单_货位
商品清单_停用商品清单_功能主治商品清单_厂号商品清单_管理权限
商品清单_报检商品清单_报检文号商品清单_报检日期商品清单_报价
商品清单_报价文号商品清单_报价日期商品清单_公费医疗
商品清单_定价依据商品清单_文字商标商品清单_别名商品清单_别名拼音
商品清单_价单存放位置商品清单_资料存放位置商品清单_拼音编码
商品清单_税率商品清单_备用字段1商品清单_备用字段2
商品清单_备用字段3
合法性检查
合法性条件
弹出对话框
Sp1商品查询
.gs1
商品目录清单
货号品名规格单位厂牌零售价批发价
题目三
外联最低限价查询（销售限价查询.dbc）
使用的表及视图
销售价格控制表商品清单
数据源设置
数据关联条件
销售价格控制表.货号=商品清单.货号
数据分组条件
数据排序条件
销售价格控制表.货号
查询字段
销售价格控制表_货号销售价格控制表_销售属性商品清单_拼音编码
编辑字段
字段列表
运算关系式
词库参数
销售价格控制表_货号
setedit（'0','0',"销售价格控制表_销售最低价","销售价格控制表_销售最低扣率"）
销售价格控制表_销售属性
round（商品_商品清单_批发价*销售价格控制表_销售最低扣率/100,2）
销售价格控制表_销售最低扣率
round（销售价格控制表_销售最低价/商品_商品清单_批发价*100,0）
销售价格控制表_销售最高价
销售价格控制表_销售最高扣率
销售价格控制表_起始日期
销售价格控制表_终止日期
浏览字段
销售价格控制表_销售属性销售价格控制表_货号销售价格控制表_销售最低价
销售价格控制表_销售最低扣率商品清_品名商品清单_规格商品清单_单位
商品清单_厂牌商品清单_批发价商品清单_零售价
销售价格控制表_销售最高价销售价格控制表_销售最高扣率
销售价格控制表_起始日期销售价格控制表_终止日期
合法性检查
合法性条件
弹出对话框
销售价格控制表_销售最低扣率>0
销售最低扣率输入错误!
销售价格控制表_销售最低价>0
销售最低限价输入错误!
.gs1
题目六
销售合同管理（pf22填销售合同.dbc）
使用的表及视图
销售合同客户清单商品清单
数据源设置
数据关联条件
销售合同.客户编号=客户清单.客户编号and销售合同.货号=商品清单.货号
数据分组条件
数据排序条件
销售合同.客户编号desc
查询字段
销售合同_客户编号销售合同_货号客户清单_拼音编码商品清单_拼音编码
编辑字段
字段列表
运算关系式
词库参数
销售合同_客户编号
..\dbcard\sys客户清单.dbc
销售合同_货号
..\dbcard\sys商品清单.dbc
销售合同_扣率
round（100*销售合同_销售价/销售合同_批发价,0）
销售合同_销售价
round（销售合同_批发价*销售合同_扣率/100.0,4）
销售合同_批发价
runsql（"select批发价from商品清单where货号='"+销售合同_货号+"'"）
销售合同_交货方式
压批定期现金
销售合同_订货日期
today（）
销售合同_订货人
select姓名from职工清单asz,组别清单aszb,部门清单asbwherez.组别编号=zb.组别编号andzb.部门编号=b.部门编号and部门类型=3
销售合同_交货日期
销售合同_修改标记
1
销售合同_详细情况
销售合同_记账人
__操作员
销售合同_时段1
销售合同_让点1
销售合同_时段2
销售合同_让点2
销售合同_时段3
销售合同_让点3
销售合同_时段4
销售合同_让点4
销售合同_时段5
销售合同_让点5
销售合同_时段6
销售合同_让点6
销售合同_招标价
销售合同_合同期限
销售合同_招标零售价
销售合同_招标类型
runsql（"select简称from客户清单where客户编号='"+销售合同_客户编号+"'"）
浏览字段
销售合同_客户编号客户清单_名称销售合同_货号商品清单品名
商品清单规格商品清单单位商品清单厂牌销售合同_招标价
销售合同_招标零售价销售合同_扣率销售合同_销售价销售合同_批发价
销售合同_交货方式销售合同_订货日期销售合同_订货人
销售合同_交货日期销售合同_交货地点销售合同_记账人
销售合同_详细情况客户清单_简称
合法性检查
合法性条件
弹出对话框
销售合同_扣率>=0
扣率应大于0
销售合同_扣率<=100
扣率应小于100
Pf22填
销售合同
.gs1
XX医药公司销售合同
客户名称签订日期
品名规格单位厂牌扣率结算方式帐期（天）
2、从管理的角度来看，信息技术的应用应该是用来满足管理的需要，信息技术也将提高管理水平；从技术角度看，管理要纳入信息系统的规范运作，先进的管理思想不断融入信息系统中。
A．管理要纳入信息系统的规范运作，先进的管理思想不断融入信息系统中。
XX医药公司由于自身的优势，销售覆盖全省范围。
它的销售模式包括零售、批发和商业调拨。
在销售管理中，由于所经营的品种数量繁多，所面对的客户的情况也很复杂，所以需要执行各种不同的价格政策。
在以往的管理中，销售部门需要手工对不同品种、不同客户来制定不同的销售价格，工作量很大，而且还很容易出现差错。
新的系统中可以很灵活地在相应环节进行各种销售价格（批发价、零售价、协议价、各地区招标价、各行业招标价等）的设定。
公司资料中心在输入各类价格并作相应匹配后，整个公司内各个销售终端都可以使用。
同时，系统在销售管理中还实现了资信管理，可以对不同的客户实行不同的资信控制。
公司经营情况经常发生变化，公司领导需要经常了解各种情况，对查询统计功能有很高的要求。
系统提供灵活、强大的查询统计和输出功能，对公司领导的管理和决策提供了数据上的支持。
B．信息技术应用的目的是为管理服务。
软件公司在药品流通企业曾经成功地使用正结成本方法。
而以往医药公司的成本结算由于各方面原因的限制，采取的是“加权平均”法，即倒结成本的方法。
倒结成本方法特点是计算方法较为简单，但是不能准确地体现单一品种的成本和毛利。
而正结成本方法比较符合业务实际特点，能准确地体现品种的成本和毛利，但是计算方法较为复杂。
就当时情况，很多医药行业还在使用倒结成本的方法。
考虑到其他管理中很多都涉及到成本和毛利结算，所以项目小组决定坚持使用新技术，采用正结成本的方法。
这项当时较为领先的技术在医药公司运用后，获得了令人意想不到的效果。
以前在采购、销售过程中存在的漏洞被暴露，虚高的毛利被真实地反映出来。
公司管理有了很大的进步。
软件公司为系统提供了一个开发平台，具有强大的二次开发功能，可以很灵活地对系统进行修改和完善。
2003年“非典”期间，山西省属于重灾区。
当时的抗“非典”药品在市场上严重供不应求。
为了稳定市场、发挥国有主渠道作用，公司对其销售进行严格控制。
为了能保证公司管理措施的严格执行，信息部利用开发平台强大的开发功能，很短时间内就为系统增加了控制审批的管理模块，对公司做出了很大的贡献。
信息化建设的实质是为了提高企业竞争力而进行的更高层次上的管理重组。
所以在信息管理系统的实施过程中，必须重视管理。
在重视对信息技术的更新的同时，注重将管理模式上的转变与信息系统的实施紧密结合，才能获得成功。
XX医药公司
信息系统项目建议书
一、项目背景
1．1、医药行业背景
目前，国内的医药流通体制正在发生重大变化，现有的国有、集体经营、四级批发模式将被多种所有制企业并存的集约化配送、连锁制取代；国家宏观政策调控力度不断加大；同时我国加入世贸组织后，最大的冲击将发生医药流通领域，外商进入医药商业的管制将解除，危机与机遇并存的时代将来临。
经营方式的变革和日新月异的新技术的应用，使流通企业迎来了高速发展的新纪元。
面对危机与机遇，出路只有一条，通过改革和创新，提高管理能力，提高核心竞争能力。
通过实行物流配送和零售连锁经营方式，导入规范化管理系统，建立信息化平台。
借助先进的计算机技术、网络通信技术、基于先进管理模式的计算机管理系统软件，在根本上把管理从粗放型转向数字化管理，借助自动化系统，实现集团化、专业化、信息化的规模经营，实现集中管理，使业务周期缩短、成本降低、提高核心竞争力。
1．2、公司现状
公司是一个已有近五十多年经营历史的老企业，经营中西药品、医疗器械、玻璃仪器、化学试剂四大类商品，经营规模年5亿元以上。
是XX医药商业的“龙头”企业，也是首批通过GSP（医药商品质量管理规范）认证企业。
山西地理环境特殊，三面环山、西临黄河，太原是全省药品供应的物流中心，公司一直是全省药品主要的物流中心。
建有3000平米的立体仓库，现代物流的雏型已经形成。
这座立体仓库，主体为两层，一层为半地下，设三层货架，二层为高架库，设六层货架，内设冷库、阴凉库，常温库，可以实现药品全方位立体化物流管理。
随着公司经营规模的不断扩大，经营方式的多样性，企业的管理也越来越复杂。
面对不断蓬勃壮大发展的业务，企业在管理上必须跃上一个更新的台阶。
实现统购分
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