矿山会议管理制度.docx

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类别：

行政编号：

3.1

部门：

办公室页数：

共10页

XXXXX股份有限公司

会议管理制度

起草:

2012年月日

审核:

2012年月日

批准:

2012年月日

版本：

1.2

机密等级：

公示

执行日期:

2012年1月1日

XXXXX股份有限公司

会议管理制度

类别

制度

部门

行政管理部

页数

10页

编号

3.1

执行日期

2012年1月1日

一、目的

为完善公司制度、规范公司治理结构；规范议事日程，集中、有效的发挥领导班子的作用，准确、及时地贯彻领导班子的经营决策，提高办公效率；促使公司的沟通效率，经营效率不断提高。

二、原则

会前准备充分，会中记录清晰，会上有决策，会后有落实。

三、适应范围

适用于公司各种例会及专题会议。

四、职责

1、总经理办公室负责监督该制度的执行。

2、总经理办公室负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。

3、行政部负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。

4、公司各部门负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。

五、会议的分类

会议分为三类：

常规会议，特种会议，专业会议。

（一）常规会议

 　　这类型会议是按公司法和惯例召开的，有一定的程序性和规范性。

主要有：

1、股东会或股东大会。

按照公司法规定，股东会是股份制企业的最高权力组织，它可以制定和通过公司组成的章程，批准经营方针和计划，决定公司扩大、撤拼、改组，选举董事会、监事会成员，任命公司重要人事，以及公司的资产、资金、技术、人员等重大问题的处理。

每年召开一次时间为公司年度经营报告审核完成后一个月内。

2、董事会。

负责执行股东会的决定、决议和各项决策，并定期向股东会报告执行情况，听取股东的意见与建议。

3、监事会。

监督董事会、总经理或总裁的工作情况，是否有违背或不执行股东会决定、决议的行为，以及董事会成员、总裁或总经理、其他高层管理人员的贪污受贿、工作渎职等问题，并负责报告股东会。

4、总经理办公会。

会议内容主要会办、研究近期经营计划、企业管理、人事任免、招商引资、技术开发，企业的重大活动，以及生产经营中的资金、技术、策略等带有全局性的问题。

总经理办公会由总经理主持，每月1次。

5、管理人员会议。

为公司中层干部会议，包括分公司经理、部门经理、部室的主任等，会议一般由总经理主持召开，主要传达贯彻董事会、总经理办公会的工作部署和重要决策，讨论研究解决生产经营上的具体问题，以及其他需要高管会议研究解决的问题。

每月2次时间为每月的10日和25日。

6、职工代表大会。

向员工报告一段时期的企业经营状况，告知企业今后的发展方向，传达董事会的重要决定和决议，广泛听取员工对企业的意见、建议和要求，对先进单位、先进员工和劳动模范进行表彰和奖励，等等。

大会由公司总经理主持，董事长、董事、监事会主任、监事都参加，一年召开一次，春节前10天。

。

（二）特种会议

以经济、贸易、技术为内容的多边主体的一种会议形式。

1、见面会或叫会见会

　　见面会是在正式会议开始之前，双方或多方约会见面，相互介绍认识。

同时，商定会议的时间、地点、议程、议题、参加人员等。

是正式开会前的一种预备性质的会。

2、谈判会 

　这里的谈判会是指商务谈判会，通过谈判讨论解决实质性问题的会议。

3、洽谈会也可称恳谈会 

　　洽谈会其实也是谈判会的一种，不过没有谈判会正规、严肃，谈话比较自由、宽松。

议题也可以根据需要随时增加、减少或调整。

洽谈中，双方或各方都以诚恳的态度进行协商。

对于一时谈不拢的问题，可以暂时放下，另找时机再谈；有时出现对峙或僵局的态势，可临时休会，调整好心态再复会。

4、庆典型会议 

庆祝和纪念活动的会议，主要包括开业纪念、开业典礼、周年纪念等。

（三）专业会议 

是指企业内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。

主要以下几种：

⑴安全生产会议；

⑵质量检验会议；

⑶技术研究会议；

⑷财务分析会议；

⑸市场开发会议；

⑹防治污染会议；

⑺环境卫生会议；

⑻后勤保障会议；

⑼员工生活管理会议。

　　对于专业性会议，有副总或部门经理负责，定期或不定期召开。

参加会议的人员，除专业性人员外，还有从事这项工作的人员。

行政办公室派员参加会议，掌握这方面的信息，提供领导决策参考。

　　党、团、工会、妇联、民兵等组织的会议活动由各组织自行决定。

办公室或总经理办公室应当帮助，解决它们活动时物质方面的困难。

民营企业中领导、管理人员、员工如果是这些组织的成员，应该接受该组织的领导，参加该组织的活动

五、会议管理细则

（一）会议计划管理：

1、专业会议和与特种会议，在正式召集前，必须由提案部门（人）至少提前3天填写《会议计划单》（详见附件一），详细说明此次会议的内容、主持人、欲达到的目的、时间控制计划、记录员等，报总经理办公室集中安排和调整；未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50元。

2、常规会议时间固定，不需另行通知。

如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因。

未通知的，责任部门负责人罚款50元。

3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。

未按要求填写，填写人罚款50元。

4、办公室有权要求召集人提供必要会议文案，以便提前下发给参会者，做好必要发言准备；

（二）会议准备

行政部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。

因准备不充分影响会议召开的，相关责任人罚款50至100元。

（三）会议纪律

1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。

未准备签到表，会议组织人罚款50元。

2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。

会议开始时，组织人收回签到表。

会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。

3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假。

未请假视同缺席或迟到处理。

4、公司例会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办。

5、无故缺席会议，罚款100元；迟到罚款50元。

（四）会议记录

1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送总经办。

原件（附签到表）交行政部存档。

未提交会议纪要的，会议组织人（或部门负责人）罚款100元。

2、会议纪要需参会主要人员签字确认。

公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。

未签字的，会议组织人罚款50元。

3、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。

未按要求编写，会议纪要记录人罚款50元。

（五）会议决议督办

在会议形成的决议，执行人要按照时间、标准、保质、保量完成，未按要求的，会议执行人每项处罚100元。

六、成本管理

1、所有发生费用开支的会议，必须由召集人先行作出准确的财务预算，给出合理科学的计算依据，将会议预算报办公室和财务总部审核，得到批复后开支，未经批准，不得实施；

2、会议期间的餐饮费、会议室租赁费、CI策划费、印刷费、办公用品费、文艺活动费由会务组长统筹安排，会议期间，除得到授权的会务工作人员之外，任何参会对象没有签单权；

3、会议期间产生的包括但不限于：

洗衣费、美容费、私人国际国内长途电话费等全部杂费，一律不予报销，由个人自费处理。

4、会议期间除客人房间和会务组房间外，一律关闭长途电话（或开通长途，但个人支付）。

5、参会人员往返工具的选择，完全按公司财务管理规定执行；

6、为准确计算会议费用总额，全部会务费用（含往返车票）由主办单位承担，计入主办单位成本。

7、为控制会议费用，所有会议票据的结算，必须经过会务组长签字认可方可报销，各地区财务负责人不得接受任何不符合程序和要求的票据，一经查处，从重处理。

七、会议规模管理

1、根据会议本身解决某个问题的实际需要确定会议必要参会对象；

2、参会对象由各部门提议，办公室综合后报董事长、总裁确定，办公室及时通知；

3、总的会议规模（含会务工作人员）由办公室最终控制和监督。

八、会议程序

提前计划－确认议题－通知成员－召集会议－控制时间－形成决策－下发纪要－监督实施－抽查结果－事项存档；

会议要约：

（见附表）

九、监督实施

1、行政部部负责编制每月会议纪律处罚清单，每月1日报给总经办。

2、所有开支由经办人、证明人签字后，由当地财务部门负责人仔细核对开支明细单，严格对照帐单入帐，对不符合会议开支原则的科目予以坚决抵制；对已经发生的不合理开支，有责任报告财务总监并责令当事人限期交纳；

3、股份公司总经办开展不定期稽核。

十、本细则自颁布之日起实施。

十一、本细则传达到公司全体员工。

附：

1、xxxx（会议名称）会议计划单

2、会议议程

3、决议执行记录

4、会议签到

5、会议纪要

6、公司安全、生产、经营例行会议一览表

附件：

一

XXXX（会议名称）会议计划单

一、会议计划时间：

年月日（上午/下午）时分—时分

二、会议计划主持（具体到姓名）：

三、会议计划地点（具体到会议室名称）：

四、计划参会代表（具体到姓名）：

五、记录员（具体到姓名）：

六、计划议题：

序号

议题

准备人

时间控制

（分钟）

达到目的

1

2

3

提交人签字：

日期：

年月日

附件二：

议程表

（）会议议程

会议时间：

年月日

会议地点：

会议目标：

程序

内容

发言人

附件三：

专项决议执行记录

（）会议（）决议执行记录

任务确认：

任务目标：

任务内容：

计划时间：

任务清晰明确，我将严格按照会议规定时间按期、保质完成任务。

负责人签字：

年月日

任务监督：

监督目标：

监督计划（监督人制定）：

监督人签字：

年月日

执行结果汇报：

监督人签字：

责任人签字：

年月日年月日

考核情况：

奖惩计划：