矿山会议管理制度.docx

1、类别：行政 编号：3.1部门：办公室 页数：共10页XXXXX股份有限公司会议管理制度起 草: 2012年 月 日审 核: 2012年 月 日批 准: 2012年 月 日版 本：1.2机密等级：公示执行日期: 2012 年 1 月 1 日 XXXXX股份有限公司会议管理制度类 别制度部 门行政管理部页 数10页编号 3.1执行日期2012年1月1日一、目的为完善公司制度、规范公司治理结构；规范议事日程，集中、有效的发挥领导班子的作用，准确、及时地贯彻领导班子的经营决策，提高办公效率；促使公司的沟通效率，经营效率不断提高。二、原则会前准备充分，会中记录清晰，会上有决策，会后有落实 。三、适应范围

2、适用于公司各种例会及专题会议。四、职责1、总经理办公室负责监督该制度的执行。2、总经理办公室负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。3、行政部负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。4、公司各部门负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。五、会议的分类会议分为三类：常规会议，特种会议，专业会议。（一）常规会议这类型会议是按公司法和惯例召开的，有一定的程序性和规范性。主要有：1、 股东会或股东大会。按照公司法规定，股东会是股份制企业的最高权力组织，它可以制定和通过公司组成的章程，批准经营方针和计划，决定公司扩大、撤拼、改组，选举董事会、监事会成

3、员，任命公司重要人事，以及公司的资产、资金、技术、人员等重大问题的处理。每年召开一次时间为公司年度经营报告审核完成后一个月内。2、 董事会。负责执行股东会的决定、决议和各项决策，并定期向股东会报告执行情况，听取股东的意见与建议。3、 监事会。监督董事会、总经理或总裁的工作情况，是否有违背或不执行股东会决定、决议的行为，以及董事会成员、总裁或总经理、其他高层管理人员的贪污受贿、工作渎职等问题，并负责报告股东会。4、 总经理办公会。会议内容主要会办、研究近期经营计划、企业管理、人事任免、招商引资、技术开发，企业的重大活动，以及生产经营中的资金、技术、策略等带有全局性的问题。总经理办公会由总经理主持

4、，每月1次。5、 管理人员会议。为公司中层干部会议，包括分公司经理、部门经理、部室的主任等，会议一般由总经理主持召开，主要传达贯彻董事会、总经理办公会的工作部署和重要决策，讨论研究解决生产经营上的具体问题，以及其他需要高管会议研究解决的问题。每月2次时间为每月的10日和25日。6、 职工代表大会。向员工报告一段时期的企业经营状况，告知企业今后的发展方向，传达董事会的重要决定和决议，广泛听取员工对企业的意见、建议和要求，对先进单位、先进员工和劳动模范进行表彰和奖励，等等。大会由公司总经理主持，董事长、董事、监事会主任、监事都参加，一年召开一次，春节前10天。（二）特种会议以经济、贸易、技术为内容

5、的多边主体的一种会议形式。1、见面会或叫会见会见面会是在正式会议开始之前，双方或多方约会见面，相互介绍认识。同时，商定会议的时间、地点、议程、议题、参加人员等。是正式开会前的一种预备性质的会。2、谈判会这里的谈判会是指商务谈判会，通过谈判讨论解决实质性问题的会议。3、洽谈会也可称恳谈会洽谈会其实也是谈判会的一种，不过没有谈判会正规、严肃，谈话比较自由、宽松。议题也可以根据需要随时增加、减少或调整。洽谈中，双方或各方都以诚恳的态度进行协商。对于一时谈不拢的问题，可以暂时放下，另找时机再谈；有时出现对峙或僵局的态势，可临时休会，调整好心态再复会。4、庆典型会议庆祝和纪念活动的会议，主要包括开业纪念

6、、开业典礼、周年纪念等。（三）专业会议是指企业内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。主要以下几种： 安全生产会议； 质量检验会议； 技术研究会议； 财务分析会议； 市场开发会议； 防治污染会议； 环境卫生会议； 后勤保障会议； 员工生活管理会议。对于专业性会议，有副总或部门经理负责，定期或不定期召开。参加会议的人员，除专业性人员外，还有从事这项工作的人员。行政办公室派员参加会议，掌握这方面的信息，提供领导决策参考。党、团、工会、妇联、民兵等组织的会议活动由各组织自行决定。办公室或总经理办公室应当帮助，解决它们活动时物质方面的困难。民营企业中领导、管理人员、员工如果是这些组织的成员，应

7、该接受该组织的领导，参加该组织的活动五、会议管理细则（一）会议计划管理：1、 专业会议和与特种会议，在正式召集前，必须由提案部门（人）至少提前3天填写会议计划单（详见附件一），详细说明此次会议的内容、主持人、欲达到的目的、时间控制计划、记录员等，报总经理办公室集中安排和调整；未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50元。2、 常规会议时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因。未通知的，责任部门负责人罚款50元。3、 会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。未按要求填写，填写人罚款50元。4、 办公室

8、有权要求召集人提供必要会议文案，以便提前下发给参会者，做好必要发言准备；（二）会议准备行政部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。因准备不充分影响会议召开的，相关责任人罚款50至100元。（三）会议纪律 1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。未准备签到表，会议组织人罚款50元。2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假。未请假视同缺席或迟到处理。4、公司例会需部门经理及副职参加，如部门经理

9、因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办。5、无故缺席会议，罚款100元；迟到罚款50元。（四）会议记录 1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送总经办。原件（附签到表）交行政部存档。未提交会议纪要的，会议组织人（或部门负责人）罚款100元。2、会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。未签字的，会议组织人罚款50元。3、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。未按要求编写，会议纪要记录人罚款50元

10、。（五）会议决议督办在会议形成的决议，执行人要按照时间、标准、保质、保量完成，未按要求的，会议执行人每项处罚100元。六、成本管理1、 所有发生费用开支的会议，必须由召集人先行作出准确的财务预算，给出合理科学的计算依据，将会议预算报办公室和财务总部审核，得到批复后开支，未经批准，不得实施；2、 会议期间的餐饮费、会议室租赁费、CI策划费、印刷费、办公用品费、文艺活动费由会务组长统筹安排，会议期间，除得到授权的会务工作人员之外，任何参会对象没有签单权； 3、 会议期间产生的包括但不限于：洗衣费、美容费、私人国际国内长途电话费等全部杂费，一律不予报销，由个人自费处理。4、 会议期间除客人房间和会务

11、组房间外，一律关闭长途电话（或开通长途，但个人支付）。5、 参会人员往返工具的选择，完全按公司财务管理规定执行；6、 为准确计算会议费用总额，全部会务费用（含往返车票）由主办单位承担，计入主办单位成本。7、 为控制会议费用，所有会议票据的结算，必须经过会务组长签字认可方可报销，各地区财务负责人不得接受任何不符合程序和要求的票据，一经查处，从重处理。七、会议规模管理1、 根据会议本身解决某个问题的实际需要确定会议必要参会对象；2、 参会对象由各部门提议，办公室综合后报董事长、总裁确定，办公室及时通知；3、 总的会议规模（含会务工作人员）由办公室最终控制和监督。八、会议程序提前计划确认议题通知成员

12、召集会议控制时间形成决策下发纪要监督实施抽查结果事项存档；会议要约：（见附表）九、监督实施1、 行政部部负责编制每月会议纪律处罚清单，每月1日报给总经办。2、 所有开支由经办人、证明人签字后，由当地财务部门负责人仔细核对开支明细单，严格对照帐单入帐，对不符合会议开支原则的科目予以坚决抵制；对已经发生的不合理开支，有责任报告财务总监并责令当事人限期交纳；3、 股份公司总经办开展不定期稽核。十、本细则自颁布之日起实施。十一、本细则传达到公司全体员工。附：1、xxxx（会议名称）会议计划单2、会议议程3、决议执行记录4、会议签到5、会议纪要6、公司安全、生产、经营例行会议一览表附件：一XXXX（会议

13、名称）会议计划单一、会议计划时间： 年 月 日（上午/下午） 时 分 时 分二、会议计划主持（具体到姓名）：三、会议计划地点（具体到会议室名称）：四、计划参会代表（具体到姓名）：五、记录员（具体到姓名）：六、计划议题：序 号议 题准 备 人时 间 控 制（分钟）达 到 目 的123提交人签字：日期： 年 月 日附件二：议程表（ ）会议议程会议时间： 年 月 日会议地点：会议目标：程序内容发言人附件三：专项决议执行记录（ ）会议（ ）决议执行记录任务确认：任务目标：任务内容：计划时间：任务清晰明确，我将严格按照会议规定时间按期、保质完成任务。负责人签字：年 月 日任务监督：监督目标：监督计划（监督人制定）：监督人签字： 年 月 日执行结果汇报：监督人签字： 责任人签字： 年 月 日 年 月 日考核情况：奖惩计划：