浅谈秘书的语言艺术在沟通中的作用.doc

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摘要

办公环境是一个小型的社会，而秘书语言是在这个环境里面产生的一种特殊语体，它是由秘书的职业性来决定的，是用于工作中的一种交流工具。

因此研究办公中的秘书语言是很有必要的。

本文从秘书语言艺术种类、不同对象语言艺术要求着手，对秘书在办公中如何掌握说话的方法和技巧，说话的好与差所带来的实用价值进行探讨，最终指出，秘书说话的智慧美、技巧美与风度美在办公中的重要作用和地位。

Abstract

Theofficeenvironmentisasmallsociety,andsecretary’slanguageisaspeciallanguageinthisenvironment,whichisdecidedbytheoccupationofsecretary,itusualbeusedasacommunicationtoolsinwork.Therefore,it’snecessaryandimportanttoresearchsecretary’slanguage.This paperaimsatfindingmethodsandskillsofthetalkinginofficethroughanalyzingdifferenttalkingstylesresultdifferentinfluence,anddifferentobjectschoosedifferentways.Finally,pointingoutsecretary’slanguageplayaimportantroleinofficeworking.

关键词秘书工作办公环境口头语言书面语言艺术效果

论秘书语言艺术在办公中的作用

一、秘书语言艺术种类.

秘书的语言艺术不仅仅是秘书的口头语言艺术,还包括秘书的体态语言艺术,秘书的书面语言以及网络语言等方面。

（一）秘书的口头语言艺术

1.口头语言的重大意义

关古至今，秘书发展的历史来看,秘书人员录音记事,占卜问卦,净谏劝言,运筹策划,没有不以口语作为工具的，春秋百家争鸣，各家学派舞墨春秋，历史上有名的雄辩家如：

晏子、苏秦、张仪无不是靠自己的口才游说各国、规劝君侯，在历史舞台上发挥重大作用，所以，有人以“三寸不烂之舌”称赞口才。

2.秘书口头语言技巧

（1）吐词清晰，声音洪亮悦耳

有笑话一则，紫薇：

“皇……上……您……还……记……得……大……明。

。

”乾隆：

“来人呐把这个前朝余孽拖出去宰了！

”从这段轻松的笑话中我们得出结论，说话不能大喘气。

作为办公秘书，应该吐字清晰，避免重复话语，减少不必要的误会和麻烦。

如果你在向老板汇报情况，含糊说不清楚，老板一定会反感觉得不舒服。

因此，不管在人多的大场合还是人少的办公室，都应把话说清楚，尽量使声音让人听清楚。

（2）咬字清楚，避免使用方言

我国人口较多，方言比较复杂，一般可分为七大方言区：

北方方言（官方方言）、吴方言、湘方言、客家方言、闽方言、粤方言、赣方言。

同一个公司中，有来自各个地区的同事，方言也有很多种，如果大家只讲自己的方言，那么就只能是很少的一部分人理解意思，听不懂的同事就会感觉不自在。

所以，这个时候讲话要使用标准语言，尽量不要使用方言，使大家听得懂自己所要表达的意思。

（3）事先准备沟通内容

往往在做一件事前，需要做好充分的准备，因为如果对未知的挑战一无所知，在面对问题时就会处于被动。

比如面对客户投诉时，应该提前了解该客户的问题，就可以采取相应的措施，快速解决问题；在和领导汇报工作时，也应该想好领导最想了解的是什么,在有限的时间内该重点汇报什么，这样才能更好的辅助领导的工作。

（二）秘书体态语言艺术

1体态语言的意义

生活中我们常常用挥手表示再见；点头表示肯定，摇头表示否定意思；皱眉头表示不高兴；把耳朵靠近讲话人的嘴巴，可以理解为大声讲或者是我在仔细听；把一个手指放到嘴唇前，可以表示为小声讲或者是别说话。

作为秘书，得体的体态语言传递着自信、友好、热情的信息，同时也能显示出秘书稳重的良好形象

　2．秘书体态语言的技巧

（1）真诚的笑容，拉近距离

　　微笑是基本礼仪，也是处理工作时的润滑剂。

我们知道，通过微笑可以拉近人与人之间的距离。

但是微笑必须是真诚的，发自内心的。

嘴角上扬，露出八颗牙齿并不代表你在真诚的微笑。

因此，秘书在工作中，必须从心里让自己笑起来，我们的笑容看上去才是亲切、真诚的。

比如说，交谈的过程中，秘书人员总是面无表情，或者只是简单地扯动嘴角，难免会与他人产生隔阂，使得他人越来越疏离自己。

（2）克制小动作，减少紧张动作

在生活或者工作当中，我们在面对一些特殊情况时，都不可避免的出现一些小动作。

比如用手指敲击，来回走动、抖腿、不停眨眼等，这些动作会让人觉得有失庄重。

秘书作为一个公司和组织的形象代表，姿势动作常常可以反映出情绪的高低，姿态的变化体现了一种态度，所以更应该规范和克制自己的一些小动作，给人以沉着稳重的形象。

如果你在和老板汇报工作的时候由于紧张嘴角不停抽搐，老板或许会建议你汇报完工作就去看神经科医生。

（三）秘书书面语言艺术

1.秘书书面语言的意义

秘书的英文名“secretary”有两种含义，一是大臣，其二为书记，原指从事记录文字的人员，后泛指文书和事务工作人员。

所以，秘书的记录是其发展过程中重要的一环节。

而文字秘书也是当前秘书从业人员中最多的一类，所以，书面语言尤其重要。

2.加强书面表达能力

（1）确保书面表达的准确性、简洁性、庄重性

作为老板的文秘，起草文书是日常工作不可缺少的部分，所以，加强书面表达能力尤为重要。

首先，确保书面表达的准确性，用词要准确，公文中涉及的人名、地名、时间、简缩要正确，包括使用的标点符号也必须正确。

其次，书面语言的简洁历来受人们重视和赞扬，那些与主题无关的空话废话不要写，尽量使用概括性强，简洁明快的词语。

最后，要确保文书的庄重性，这也是区别于文学写作，与相应的规章制度相结合。

如果，你把公司的项目策划当做文学作品来写，那么，员工就不会觉得这是一个严肃的策划案，从而影响项目进行效果。

（2）积极参与实践，增加文学素养

秘书写作素质的培养，应注重深入社会生活、积极参加社会实践，此外还应注重学习，努力扩大自己的阅读面，不断积累和更新自己的知识，现代办公秘书不仅需要严谨、规范的优良风格，还要学会与时俱进，大胆创新。

这需要在大量阅读的基础上，结合实际，在实际工作中获得启发。

历史伟人毛泽东选用秘书时，重视秘书的实践以及文学。

秘书乔木之前在延安中共中央宣传部工作，所发之文精辟有力引起毛泽东注意，毛泽东觉得乔木是个人才，并且能够积极参与实践，事实证明，乔木后来成为“中共中央一支笔”。

（四）秘书网络语言艺术

网络成为当今时代不可或缺的工具，掌握网络语言也成为秘书办公中必备的条件。

文秘职位的应聘，基本都要求有一定的办公室软件操作能力，打字速度等。

（1）熟悉网络简缩语言。

一般公司有自己的企业邮箱，同事之间相互发送邮件时会有一些简缩形式，作为文秘，这类缩写一定清楚知道其意义。

比如邮件中的F.Y.I，foryourreference,供您参考的意思，一般是在邮件转发的时候使用。

如果作为秘书，不能够了解一些常用简缩语言，势必会影响日常工作。

（2）尽量不要使用不规范的网络语言

随着网络科技发展，网络语言也不断创新，一些网络流行语例如：

有本事叫有料，倒霉叫衰，好看叫养眼，高手叫大虾，低手叫菜鸟，这些语言在平时的严肃的工作环境中尽量避免使用，因为这样子的语言用在正式的公文文书中会影响语言的庄重性。

二．秘书办公中不同对象的语言艺术

办公室中，面对不同的谈话对象会有不同的表现，一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。

但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张；表现比较拘谨，并且自卑感强；相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信。

（一）与领导沟通语言艺术

（1）与领导的关系

秘书的办公对象主要是领导，秘书是领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，做好助理工作。

做好和领导的沟通工作是秘书职业的本职要求。

（2）与领导沟通时的技巧

1.合适时机沟通

领导是公司的决策者，一天到晚要考虑的问题很多，所以，秘书处理事务时，需要选择合适的时机。

应该根据自己的所需反应问题的轻重程度，去选择适当时机反映。

像个人琐碎小事，就不要在领导埋头处理大事时去打扰他。

而一些关系到公司发展的突发情况，应该及时向上级反应，配合领导工作。

2.谈话大胆自信

在和领导汇报工作情况的时候，应该大胆自信，连贯的说出自己想要内容，不要把领导当做洪水猛兽，避免过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度，改变诚惶诚恐的心理状态，因为这种态度下的沟通可能达不到预期的效果，甚至很糟糕的。

换位思考，如果有下级在你面前拘谨唯唯诺诺，那么作为领导的你也会感到不舒服甚至反感。

3情况真实讲道理

通常情况下，秘书工作中是和领导最近的人，秘书所反应的情况对领导的决策有着举足轻重的影响。

如实向领导反应情况，不能道听途说，更不可以欺上瞒下，弄虚作假。

跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。

在必要的场合，表示自己的不同观点，从工作出发，摆事实，讲道理，给领导作参考。

唐朝政治家，曾任谏议大夫、左光禄大夫，封郑国公，以直谏敢言著称的魏征，曾经多次向唐太宗直言，协助太宗开辟清明盛世。

4.适当的赞美原则

赞美是一种有效的交往技巧，能有效地缩短人与人之间的人际心理距离。

在和领导沟通的过程中，适当的赞美会让事情事半功倍。

但是，赞美需要有原则，即要有真实的情感体验，符合场景，用词得当，凭自己的感觉”是一个好方法，每个人都有灵敏的感觉，也能同时感受到对方的感觉。

要相信自己的感觉，恰当的把它运用在赞美中，那么与领导的沟通也会很顺利。

（二）与同事沟通的语言艺术

（1）与同事之间的关系

一般，办公秘书与同事之间是平等的职位关系，但是在日常工作中，秘书是领导与员工之间的纽带和桥梁，负责上传下达的工作，做好同事之间的沟通也是秘书工作的本职需要。

（2）与同事沟通的语言技巧

1.语气平和

在于同事的沟通过程中，一定要做到态度平和，不能盛气凌人。

平和的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。

所以，在讲话的时候不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响同事的谈话。

比如，说话时，不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。

虽然有时候，大家的意见不能够统一，但是有意见可以保留，对于那些原则性并不很强的问题，有没有必要争得你死我活。

如果一味好辩逞强，会让同事们敬而远之，久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。

2.寻找共同话题

如果在沟通时，双方能有共同的话题，共同的语言和体验，这样更能产生共鸣并且吸引对方。

所以，与同事之间的沟通，不妨加一些家常话，这样子会拉近彼此间的感情，可以解除彼此间的约束感，有时候了解对方的兴趣爱好，从对方感兴趣的话题入手会容易拉近双方的距离。

3.说话留有余地

与同事沟通时，都会有发表个人看法的时候。

这个环节，应该掌握分寸，直接的点头或是摇头有时候会被人看做是指示性动作，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都是沟通过程中容易失误。

例如，有一些原则性并不很强的问题，你和同事之间的观点不一样，这个时候没有必要争得你死我活，如果一味好辩逞强，说话不留余地，会让同事们敬而远之，影响沟通的效果。

4倾诉有度

办公环境也是一个小型的社会，会有各种各样的流言，烦劳。

秘书也会有个人的压力烦恼，有时