xxxxxx学院各部门档案归档范.docx
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xxxxxx学院各部门档案归档范
xxxxxxxxxx学院
各部门档案归档范围和保管期限
序号
类目名称
保管期限
办公室
1
上级机关发出的针对学院的文件、电报、书信、电话记录等，参加上级机关召开会议的文件。
长期
2
下级机关（部门、单位）报送的年度计划、总结、统计报表、财务预决算、以及重要报告、典型材料等。
长期
3
同级机关（部门、单位）和非隶属机关（部门单位）印发的需要执行的法规性文件，协商工作的文件材料。
长期
4
学院领导或工作人员外出参加公务活动带回的与学院业务有关的文件材料。
长期
5
学院形成的文书材料；编号发出的文件；电报；向上级的请示及批复。
永久或长期
6
党的会议、行政办公会议记录、纪要，部门会议及纪要
永久
7
党代会、教职工代表大会及全院性的工作会议、专题会议、座谈会、经验交流会文件材料。
永久
8
学院年度、学期工作计划、规划、报告、总结。
永久
9
学院有关工作方案、改革方案。
永久
10
院领导参加院外会议发言稿
长期
11
厅局级以上领导干部与公务活动有关的书信、日记。
长期
12
学院年报表及各类综合统计报表（图册）
永久
13
学院工作计划、总结、教育事业规划及上级批复
永久
14
调查（调研）报告及分析汇总材料
永久
15
学院制定的工作条例、章程、制度等文件材料。
永久
16
学院编印的简报、刊物、历史沿革、大事记、年鉴、志书、制度汇编、专业书籍、业务手册、宣传画册等定稿和印本。
永久或长期
17
学院的发文汇编（三套文件）
永久
18
学院的重要文件汇编
永久
19
学院编印的出版物
永久
20
与学院主要业务有关的业务报刊和出版物
长期
21
政府公报等政府公开信息
长期
22
新闻媒体关于学院有关情况的报道材料
长期
23
学院干部职工的论著、论文及其他作品。
长期
24
上级有关档案工作文件
长期
25
档案工作管理制度
长期
26
档案工作统计报表
长期
27
启用印章的文件及印模
永久
28
与国内外有关单位签订的合同、协议或协定。
永久
29
学院财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
永久
30
学院各类评估材料
永久
31
校庆、校友会材料、车辆管理制度
永久
32
在某一学科、领域有重大影响的专家学者，省级以上劳动模范和优秀共产党员，学院主要负责人，以及为学院发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料
永久
33
学院主要党政领导任职时的照片；记录学院主要活动和重要成果的照片和录音、录像；记录上级领导和著名人物视察学院的照片和录音、录像；学院组织或学院领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；学院重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；学院组织的重点工程，开发研究的名优产品的照片或录音、录像；其他具有保存价值的照片和录音、录像。
永久
34
学院和学院负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等荣誉类实物档案；帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等徽章类实物档案；票证颁发机关颁发的各类票证类实物档案；公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等公务活动礼品类实物档案；反映学院重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的物品等物证类实物档案；著名书画家和领导人书法、绘画作品，著作、题词及其他手迹等；学院开发研制的易于保存的名优产品的样品等名优产品类实物档案；其他与学院职能有关或具有参考和凭证作用的实物。
永久
35
文书档案中永久、长期保管的数字化全文；科技档案中形成的电子文件；会计电算化材料；永久期限照片档案的电子板及数码相机拍摄的数字照片；其他音频、视频形成的电子文件。
永久
组织人事处
1
上级针对学院党务、纪检、组织、人事、外事等方面的文件。
长期
2
本部门形成的文书材料，编号发出的文件（底稿、三份文件及电子版），部门会议及纪要。
长期
3
党委、纪委工作计划、总结、经验交流。
长期
4
党的思想建设、组织建设、制度建设、活动安排等有关文件；中心组学习安排及记录。
永久
5
本院党委会、总支部书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件等。
永久
6
党委、纪委发布决定、办法、指示、批转通报和通知
永久
7
院党委、纪委和上级党委、纪委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料
永久
8
党委、纪委负责同志在院内的重要讲话和参加上级召开会议发言稿。
永久
9
党委、纪委大事记
永久
10
学院各党总支、党支部报党委的工作计划、总结及报告的请示及批复
长期
11
党总支、支部成立、改选及党员管理等有关材料
永久
12
发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党等有关材料。
永久
13
干部职工、党（团）员名册及有关统计材料。
永久
14
党员处分、复查材料
永久
15
学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
长期
16
学院理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
17
群众来信来访及处理意见；重要的人民来信来访材料及摘要单、领导批示及统计分析记录；调查（调研）报告及分析汇总材料等信访档案。
长期
18
违法违纪案件调查、核实、处理等有关纪检案件档案
永久
19
学院组织、人事工作的规章制度
长期
20
组织人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录；组织人事统计报表。
长期
21
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
22
干部任免文件及名册
长期
23
干部职工调入、录用、调出工资、行政、党团、工会组织关系介绍信及存根、毕业生报到证、录用合同、商调函件等
长期
24
表彰和奖励先进集体、优秀党员、先进教职工的材料
永久
25
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
永久
26
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
27
教师进修计划、安排、总结
永久
28
教师工作量的规定及执行情况
永久
29
教师资格认定材料
长期
30
教师业务考核材料
永久
31
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
长期
32
教职工工资调整材料、名册。
长期
33
教职工转正定级材料
永久
34
教职工校内调动材料
永久
35
教职工离退休、离退职和出国的有关材料
长期
36
教职工离、退休后返聘的有关材料
长期
37
教职工保险福利有关材料
长期
38
外事管理规章制度及有关外事活动的相关材料
长期
39
临时工管理及有关材料
长期
40
特殊人才引进、管理及有关材料
长期
41
上级针对本院离退休工作文件
长期
42
离退休人员管理及有关工作计划、总结、报告等材料
长期
43
党员、干部、劳动工资年报表
长期
44
本部门财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
永久
45
有关专家学者，省级以上劳动模范、优秀共产党员，以及为学院发展做出重大贡献的人物档案材料
永久
46
学院及部门开展各类活动的照片、录音、录像
永久
47
学院及部门获得各类具有保存价值的实物档案
永久
48
文书档案中永久、长期保管的数字化全文、电子文件、数字照片等。
永久
教务与科研处
1
上级针对学院教学、科研、学科建设、学籍管理、专业设置、实验室建设等方面的文件
永久
2
本部门形成的文书材料，编号发出的文件（底稿、三份文件及电子版），部门会议记录及纪要。
长期
3
教学、科研、实验室建设工作计划、规划、总结、调研报告、经验交流。
长期
4
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、报告、批复，教学、科研、实验室建设等方面的规章制度。
永久
5
学科、专业评估、申报、审批材料
永久
6
重点学科、专业建设材料
永久
7
学科、专业建设计划、总结、重要简报
长期
8
专科、中专、技工生教学计划、教学大纲
永久
9
课程建设要求及安排、校历表、课程表
长期
10
全院性的社会调查、社会实践计划、总结及有关材料，全院性的教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短期
11
年度统计报表
永久
12
各专业课程试题库
永久
13
毕业设计、答辩、成绩评定记录，有代表性的论文和设计等材料
永久
14
教师自编、主编教材
长期
15
各专业教材使用目录
长期
16
自编、主编教学指导书、实习指导书；
长期
17
其他有保存价值的自编参考资料
长期
18
教学质量分析、教学情况调查总结、典型调查报告、教学法研究等材料；
永久
19
学生生产实习计划、报告、合同、协议等；
长期
20
科研成果的试制、检验、上报、批复；
永久
21
重点科研项目完成情况的报告；
永久
22
实验室的建设规划、调查报告及总结；
永久
23
学生学籍表在校校学生名册
永久
24
学生成绩总册
永久
25
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
长期
26
毕业证书发放登记册、毕业证明存根
永久
27
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
28
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
督导考核办公室
1
教学督导、检查、评估及教学质量评价方面的材料
永久
2
学院绩效考核测评
长期
3
督导听课记录
长期
学生工作处
1
上级针对本院学生管理工作的文件
长期
2
年度工作计划、总结及重要报告、规划
永久
3
学生管理工作的各种规章制度
长期
4
学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
长期
5
学生处分材料
长期
6
上级关于团委工作文件
长期
7
本院团代会文件
永久
8
本院学代会文件
永久
9
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
10
团委工作典型调查材料、表彰和奖励先进的材料、处分团员的材料
永久
11
批准入团、退团材料及名单
永久
12
团干部名单、团员名册
永久
13
团委会议记录
长期
14
学生会文件材料
长期
15
团委牵头进行的重大活动有关材料
长期
16
学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
17
上级有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
18
学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
19
学生思想政治工作典型调查材料和统计
长期
20
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
21
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
22
学生助学贷款材料
长期
招生办公室
1
上级针对本院招生工作的文件
长期
2
全日制专科生、中专生、技工生的招生计划；
长期
3
招生工作宣传材料、专业介绍、新生入学教育、毕业生典礼、招生工作总结；
长期
4
新生录取材料及新生名单
永久
5
新生入学登记表
永久
就业指导中心
上级有关毕业生分配工作的文件材料
长期
毕业生工作计划、总结
长期
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
毕业生供需统计、计划、合同
长期
毕业生正式分配方案及调配派遣名册
永久
财务审计处
1
上级针对本院财务、审计工作的文件
长期
2
本院财务、审计工作的规章制度
永久
3
财务、审计工作计划、总结、调查报告
永久
4
财务、审计工作统计年报及重要报表
永久
5
本院对教职工经济案件审理的文件材料
长期
有重大影响的
永久
一般性的
长期
6
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
7
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
（一）会计报表
1
决算报表
永久
2
预算会计报表
短期
3
年度以上各种统计报表（含工资报表）
长期
4
季度以下各种计划、统计报表。
短期
（二）会计帐簿
5
总帐
长期
6
预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）
短期
7
预算外张簿（含明细帐、分户或登记帐）
短期
8
学院专项基金帐簿
短期
9
日记帐其中：
现金、银行存款日记帐
长期
10
固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）
短期
（三）会计凭证
短期
11
预算内各种原始凭证
短期
12
预算外各种原始凭证
短期
13
学院基金各种原始凭证，记帐凭证。
短期
14
银行存款余额调节表
短期
15
会计拨款凭证及其他会计凭证
短期
16
银行对外帐单
短期
17
涉外债权、债务及未清理完毕的凭证
长期
（四）工资清册
18
工资发放名册、卡片
永久
19
工资转移、证明、通知存根
长期
20
各种奖金、奖学金、助学金、名单、卡片等
短期
21
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
总务处
1
上级针对本院安全保卫工作的文件
长期
2
本院安全保卫工作的规章制度
长期
3
本院安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
永久
4
本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
长期
5
本院师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复
长期
6
要害部门的安全保卫、消防工作材料
长期
7
有关征地的文件
永久
8
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
9
有关施工方面的文件重要的
永久或
长期
一般的
短期
10
有关竣工方面的文件重要的
永久或长期
一般的
短期
11
本院基建方面的计划、规划、报告、请示、等文件材料重要的
永久或
长期
一般的
短期
12
上级主管部门对本院基本建设方面的批复、规定、指示等文件
永久
13
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
14
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或
长期
后勤服务中心
1
上级针对本院后勤管理工作的文件
长期
2
本院后勤管理工作的规章制度
长期
3
本院后勤工作计划、报告、调查材料
长期
4
本院防震、防汛、三废治理工作的文件材料
长期
5
水、电、暖管理制度。
长期
6
本院卫生、医疗管理工作规章制度
长期
7
爱国卫生、公费医疗、保健工作、计划、总结、规定、通知等
长期
8
师生员工健康状况调查材料及统计表
永久
9
伙食工作的有关材料
长期
10
校园绿化工作有关材料
长期
继续教育学院
1
上级针对本院函授、自考、短期培训、职业鉴定、等级考
试等工作的重要文件材料
长期
2
函授、自考教育的发展规划、教学改革、培养规格、学制
学制、社会力量办学等方面的规定、办法、报告、批复
永久
3
年度综合性的工作计划、总结、典型的、重要的调研报告
永久
4
教学及学生管理的规章制度、管理办法
永久
5
函授教育专业申报、批复材料
永久
6
函授教育专业建设、总结等材料
长期
7
函授教育招生计划、总结、简章、办班协议
长期
8
办班通知
短期
9
职业鉴定、等级考试存档表
长期
10
鉴定人员名册
永久
11
鉴定人员证书复印件
短期
12
函授、自考、短期培训教育使用教材目录
长期
13
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
14
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或
长期
工会
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计；
永久
3
工会会员代表大会工作报告、决议、总结、选举结果；
永久
4
代表资格审查、候选人名单、情况介绍、提案处理、大会发言
永久
5
职工生活困难补助办法、规定以及补助名单、补助金额等；
永久
6
工会委员会会议记录、纪要
短期
7
妇女工作材料
长期
8
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
9
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或
长期
各二级学院
1
教学规划、典型调研报告
永久
2
各试点专业教改方案与实施计划
永久
3
典型教案、重要备课记录
长期
4
实践教学基地合作协议
长期
5
各系部的社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期
6
分专业教学大纲
永久
7
各系部学期课程授课计划、讲义
永久
8
各系部考试试题汇总
永久
9
各系学生实验报告、实训成果统计表
长期
10
各专业的实验课、实训课开出率统计表
长期
11
各专业应用多媒体教学的课程及学时统计表
长期
12
各专业学生成绩、分析表
长期
13
各专业应用多媒体教学的课件（光盘）
长期
14
典型毕业论文、答辩、评审意见、鉴定
永久
15
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
16
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或
长期
图书馆
1
上级有关图书馆工作的文件
长期
2
工作计划、总结；
长期
3
图书概况、藏书目录、统计及统计年报
长期
4
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
5
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
实训中心
1
实训教学大纲
长期
2
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
长期
3
学生实验报告、实训成果统计表
长期
4
各班学生实践课程的期末成绩和分析表
长期
5
荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章奖杯等（归入学院展室）
永久
6
部门形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件；
永久或长期
科学研究档案（由合作发展处负责整理移交）
（一） 综合
1
科研行政管理文件材料
长期
2
科研计划管理文件材料
长期
3
科研成果管理文件材料
长期
4
科研经费管理文件材料
长期
5
学会工作（学术水平）材料
短期
（二） 研究准备阶段
6
开题报告与课题调研论证材料
长期
7
任务书、合同、协议书
永久
8
课题研究计划、设计
长期
9
计划执行情况、计划调整或撤销报告
短期
10
课题投资和预决算材料
短期
（三）研究实验阶段
11
实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录
永久
12
关键配方、工艺流程及综合分析材料）
永久
13
数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明框
图、计算结果）
永久
14
设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、
电子线路图等）
永久
15
研究工作阶段小结、年度报告
长期
16
配套的照片、底片、录音带、录相带、光盘等
永久
17
样品、标本等实物的目录
永久
（四）申报奖励阶段
18
科研成果登记表
永久
19
科研成果报告表
永久
20
科研成果奖励申报与审批材料
永久
21
科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件
永久
22
专利申请书或证书原件或影印件
永久
仪器设备档案（资产办公室）
（一）综合
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件。
长期
2
本院仪器、设备管理的规章制度。
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料。
长期
4
本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。
长期
5
本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
长期
6
本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料。
长期
7
固定资产登记册
长期
8
房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结
长期
（二） 仪器设备项目
1
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
长期
2
上级或主管领导批复和准购批示。
长期
3
定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等。
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱单。
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单。
长期
7
验收执行及文件材料。
长期
8
索赔来往函件及结果文件。
长期
9
设备说明书及全套随机文件材料。
与设备共存
10
使用、检修、故障事故记录（设备履历书）。
与设备共存
11
重大事故的调查分析及处理意见。
与设备共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
与设备共存
声像档案（由党务工作部负责整理移交）
（一）照片
1
上级领导人视察、检查本院工作时的照片、底片
永久
2
本院召开的党代会、团代会、职代会、学代会的重要照片、
底片
永久
3
本院召开的工作会议、专业会议的照片、底片
永久
4
反映本院教学改革、行政管理等重要活动的照片、底片
永久
5
学院历届领导人的照片
永久
（二）录音、录像
6
上级领导人视察，检查本院工作时的录音,录像带、光盘
永久
7
本院召开的党代会、团代会、职代会、学代会的录音、录像带
、光盘
永久
8
本院召开的工作会议、专业会议的录音、录像带
永久
9
反映本院教学改革、行政管理等重大活动的录音、录像带
永久
升级会员 