办公室财务报销制度.docx

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办公室财务报销制度

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办公室财务报销制度

　　为加强财务管理，规范报销程序，提高经济效益，特制定以下销售部门报销制度：

　　一、总则

（一）、公司只负责报销为公司开拓业务、联系客户、进行经营所支付的费用，即报销人所报的各项费用必须是因公发生的。

（二）、报销人必须以真实、合法之原始凭证为依据，将票据粘贴整齐，填好差旅费报销单或费用报销单，按规定的审批程序审核后方可报销。

　　（三）、报销人报销的差旅费或费用必须按照事先核定或批准的标准报销，超出标准部分不予报销。

　　（四）、各种需要报销的票据是证明费用发生的凭证，必须反映当时当地的真实情况，事后补开发票者不予报销。

如有特殊情况，需在报销单上写明情况，经分管领导批准后方可报销。

　　（五）、各级领导要严格把关，各司其职，各负其责。

　　二、各项费用的报销规定：

（一）、差旅费报销：

　　报销程序：

报销人——部门经理审批——分管领导审批——会计审批——财务总监审批——总经理（付总经理）审批——出纳报销

　　出差人必须在出差返回二天内报销出差费用。

财务必须在收到报销单后三天内处理过错报销的事宜。

　　1、省外出差：

（1）、销售业务人员报销标准：

长途车船票、飞机票费、通讯费（磁卡电话费不予报销）及住宿费实行实报实销。

住宿费（住宿费报销的发票要求写明住宿日期、房间号码）报销的标准为：

部门销售经理每人每天180元以下，二级销售工程师每天每人110元以下，一级销售工程师每人每天100元以下，销售助理工程师每人每天80元以下。

上述住宿费标准为报销的最高限额，各部门人员具体的住宿标准由各部门的负责人因具体情况而定（在最高限额内）。

出差期间因售后服务发生的市内车费已包含在差旅补助中，市内车费不另报销。

　　长途车费及市内车费的界定：

城市各区（含郊区）与各县之间、县与县之间发生车费为长途车费，城市市区（含郊区）范围内发生的车费及县内各区域间发生的车费为市内车费。

　　报销卧铺车费的时间规定：

在晚上19点至早上9点之间连续坐车超过5小时的可报销卧铺车票。

　　住宿费不可冒开、多开发票，如有违反者，一经发现将处以10倍以上罚款及降职直至除名的处分。

餐费及市内车费实行包干制，补助标准为：

部门负责人每人每天70元；二级销售工程师每人每天55元；一级销售工程师每人每天50元；销售助理工程师每人每天40元。

　　补助天数计算标准：

以在外满24小时为一天作为标准，计算补助费天数最小单位为0.5天。

特殊情况由各部门负责人决定补助的天数，但需在报销单上做出说明。

（2）经批准参加展览、会议人员报销标准：

展览、会议期间费用全部实报实销，其余时间按上述标准掌握。

　　2、省内出差：

　　出差2天以上（含2天）需住宿者，视同省外出差；当天可返回的，车船交通费实报实销，超过一定距离的可享受每天20元的补助费。

　　3、市内车费报销：

　　报销市内车费，必须在差旅费报销单上写明时间、起止地点、金额、事由，财务人员报销时，有疑问可直接向当事人询问。

原则上公司只报销公共汽车费及巴士费，如特殊情况确需乘坐出租车，需事先经分管领导同意，报销时必须在单据后注明时间、车程、事由、批准人。

　　4、误餐补助：

　　员工出差，误餐补助已在差旅补助里。

员工因公处出，每误一餐补助5元。

　　5、取送货交通费：

送货交通费在各部门2%的销售费用中核算，具体的运输方式由各部门负责人决定，报销时说明情况，注明起止地点（若报出租车费只能报销带货一程的出租车费）。

（二）、费用报销：

　　报销程序：

报销人——部门经理审批——分管领导审批——会计审批——财务总监审批——付总经理审批——总经理审批——出纳报销

　　1、招待费的报销：

　　各部门应严格控制招待费开支。

招待费的开支超出当月定额需预支的，必须事先征得总经理（付总经理）的同意，说明招待的最高限额。

招待费的报销除按规定填写费用报销单，按规定程序签批外，必须另附宴客申请单，且报销金额不得超过宴请批准限额，超过部分不予报销。

　　2、通讯费报销：

（1）、各驻外机构的电话费：

报销时需每月打出电话费清单，并扣除私人话费。

（2）、个人通讯费的报销：

　　手机费报销：

部门负责人的话费清单扣除私人话费后每人每月1000元以下据实报销。

经部门

　　负责人审核批准可报销手机话费的销售员，据话费清单扣除私人话费每月限额300元以下由各部门负责人审核后据实报销。

报销手机话费者，其它话费不予报销。

　　bb机台费报销：

部门经理每人每月限在100元以下据实报销，销售业务人员（含销售秘书）每人每月限在60元以下据实报销。

　　（三）、其它方面的报销规定

　　1、借支现金：

　　公司员工因公出差或购买物品需要借支现金时，必须填写借款单，注明借款原因、金额。

借差旅费者，必须另附出差计划书。

　　审批程序：

借款人——部门经理审批——分管领导审批——财务总监审批——总经理（付总经理）审批——出纳借款

　　3、运输费用的报销：

　　货物的运输必须按公司的要求，选择运输方式，确定保价标准。

报销人报销时，必须将运输的原始凭证交各部门审核。

　　审批程序：

报销人——部门经理审批——分管领导审批——会计审批——财务总监审批——总经理审批——出纳报销

　　4、遗失票据的报销规定：

　　对于遗失经过能提出合理解释，有公司同行人证明或部门负责人确认的方可报销。

报销办法为，向发票开出单位补办，开出发票证明，可全额报销；凭记录、同伴证明的，公司报销损失金额的90%。

　　本制度自年月日起实施，解释权属总经理。

　　项目部财务报销制度

　　1.差旅费的.报销

　　出差人员报销差旅费必须提供住宿发票，填制《差旅费报销表》起始日期、出差事由、票据金额等项目按规定填列清楚，本部门负责人签字，主管领导签字同意，交指挥部领导审批，财务负责人审核后报销。

　　2.办公用品、书籍等管理费用的报销

　　购买办公用品应由综合处统一购买。

购买时，先做计划，经领导同意。

报销时，要求发票填写清楚，大批量购买，发票上不能一一列明时，需附有供货单位盖章的清单。

经行政办公室负责验收，本部门负责人签字，主管领导签字同意，交指挥部领导审批，财务部负责人审核签字后报销。

　　其他部室和部门（个人）确需购置一些特殊办公用品用具时，列出计划，说明用途，经领导同意批准后，由行政办公室统一购买，并办理验收入库及领用登记手续，按上述程序签字报销。

各部室、部门经批准购置的业务用书或工具书，凭发票到负责资料管理的人员处登记和办理领用手续后，经部门负责人验收签字，主管领导签字同意，交指挥部领导审批，经财务负责人审核后报销。

　　3.利息费用和其他财务费用的支付

　　存款利息由财务审计部根据合同审核后，按财务有关规定入账。

在银行购买支票、汇票凭证、支付汇费等，由财务审计部审核报销。

　　4.车辆维修费、购汽油及其他车辆使用费的报销

　　由行政办公室根据车辆维修及相关规定进行审核，主管领导签字同意，由指挥部领导签字，最后经财务负责人审核后报销。

所有罚款一律不予报销。

车辆洗刷费不允许报销。

　　5.会议费用的报销

　　必须取得正规发票，并附说明召开会议的时间、地点、参加人数、组织单位、费用明细清单，会议通知或邀请函，按规定程序报销。

　　6.业务活动费用的报销

　　各部门、部室需开支招待费用，须先向指挥部领导书面汇报，批注后方可安排招待，报销时按规定程序报销。

　　7.通讯费用的报销

　　通讯费用按指挥部有关标准，由行政办公室按规定程序报销。

　　8.职工参加业余教育和其他教育费用的报销

　　参加各种考前培训学习的，需由领导同意，并报行政办公室备案，经行政办公室审核后，按规定程序报销。

　　9.工资福利性质的费用

　　需凭有关凭证经指挥部领导层审核后，由行政办公室按规定程序报销。

　　10.其他费用报销

　　以上未包括的其他费用开支，各部门负责人审核验收后，主管领导签字同意，由指挥部领导签字后，经财务负责人签字，报销或领取。

（1）本单位职工正常业务借款需填写事由，由主管领导或部门负责人签字，经指挥部领导批准后办理借支手续，如遇领导外出，可先行按程序办理借款，事后补签手续。

所有借款、借出的支票，经办人应按规定及时办理报销手续。

借出的款项、支票丢失的，由借款人、借支票人承担一切责任。

（2）各项合同应付款，由主办人持相应发票依合同按规定程序办理付款，暂未能提供发票而又急需付款时，由主办人按借款规定现行借款支付。

　　（3）内部借款需经部门主管签批借款原因，报指挥部领导审批，经财务负责人审核后方可到出纳处办理借支。

上次借款结清之前，下次不允许借支。

业务完成后10天内要到财务办理清账手续。

过期财务部签发催款通知，一个星之后不归还，财务部有权从工资中顺次扣除。

根据国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定，现金支付应为结算起点在1000元以下零星开支，1000元以上的应开具银行支票。

如特殊情况需用现金，由指挥部领导批准，并经财务部门同意后，方可支付现金。

　　公司财务报销制度

　　1、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。

费用报销的经办人必须要求开票单位如实填写发票的所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不得给予报销。

　　2、公司的人员需要报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。

所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，费用报销的单据粘贴要求整齐、美观。

　　3公司财务报销程序：

经办人财务室审核分管副总经理总经理审批财务室结算（200元以下由分管副总经理审批）。

　　4、公司除正常费用开支外，其余各项费用支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在费用的计划范围内列支。

　　5、办公用品的购置：

由各部门根据需要，编制计划报办公室审核汇总，按审批权限批准后，由办公室按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。

领用时，须填制出库单，经各主管领导批准。

这些都是非常重要的公司财务费用报销制度。

　　6、各个部门在开支业务招待费之前，需事先经公司总经理批准。

否则，财务室是不给予报销的。

　　7、公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。

若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示公司分管领导，并在报销单上注明原因。

　　8、所有需要报销的各种原始单据（包括购买材料和支付工程款），必须在单据所填日期的一个月内报销，超过一个月一律不予报销。

　　9、物品采购报销须按公司采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。

　　公关协会财务报销制度

　　1.针对大型活动：

由会长及办公室进行合理预算，事先预支给活动负责人，多退少补，以发票、收据等为凭证进行审核。

　　2.针对小型活动以及日常开支：

可由活动负责人先行垫付，再通过发票、收据等凭证进行报销。

　　3.对于打印、文具购买等日常支出采取固定商家记帐形式以减少财务人员工作压力。

　　4.为了提高社团财务的透明性，需要定期由办公室财务人员向社团负责人进行财务的公布。

　　5.以凭证报帐为原则，每张发票、收据等凭证必须由经手人签字，当金额超过一定额度（200元）时，须交由会长签字，再交给办公室审核登帐支付现金。

　　6.办公室财务人员应根据职业判断对与社团无关的事项不予报销，超过正常范围的金额应予以询问，无正当理由，不予报销。