办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx
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办公室人员岗位主要职责及工作常规
办公室人员岗位主要职责及工作常规
岗位名称:
办公室主任
汇报对象:
公司总经理
主要职责:
1、贯彻集团精神;执行公司方针,安排本部门工作,配合各公司、各部门工作;
2、带领部门员工提高业务水平和市场意识;
3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作;
4、做好公司内部各部门、公司与集团各部门之间的协调工作;
5、接待来访客户安排商务谈判;
6、草拟公司文件及相关材料;保管公司档案及其他物件;
7、召集公司例会,召开办公室例会;
8、协助总经理健全公司规章制度;
9、管理车辆及后勤工作,组织卫生检查;
10、管理维护各种设备,保证水电供应正常,网络、通讯设备运行良好;
11、处理紧急事务及突发事件;
12、落实总经理俺怕具体事务及时提醒总经理办理相关事宜;
13、办理员工入职、考试、培训、面试、录用等各种人事手续;
14、参与制定公司经营考核方案,拟定员工转正定级工资标准,审核工资;
15、协助组织员工培训及考核;
16、完成集团人力资源部及公司交办的各种人事事宜;
17、完成党工团日常事务;
18、公司电脑新增、报废的登记上报;网络开通情况的登记、上报;
19、协助集团信息中心完成集团各项信息工作统一部署;
20、协助公司员工办理电信手机业务。
工作常规:
1、办公室主任日常工作常规:
时
间
具体事项
工
作
常
规
早操锻炼,督促领操、点名等;
检查车辆停放、楼层卫生、水电网络是否正常使用;
接收总经理交办的具体事务;
对办公室人员安排当日的具体工作事务;
与各分公司、各营业部或集团各部门联系落实相关事宜;
详细安排当日工作重点;
日常事务处理;
办文、办会、办事等
后勤管理方面的监督检查;
来人接待;
社会关系维护;
车辆管理使用;
总结当日工作、安排明日工作;
2、办公室主任周工作常规:
(1)每周一(08:
00-08:
30)召开办公室人员工作例会(现场或电话方式);
(2)每周一安排本周主要重点工作任务;
(3)每周一安排办公室人员工作备忘录;
(4)每周一至周六开展正常工作并落实公司及集团交办的各项事宜。
3、办公室主任月工作常规:
(1)每月5日督促文员考勤汇总;
(2)每月1日-3日组织召集公司月度工作例会;
(3)每月22-24日对合肥本部进行月度卫生大检查并做检查通报;
4、办公室主任年度工作常规:
(1)2月召开公司年度总结及表彰大会;
(2)每月初组织公司例会;
(3)7月召开各分公司各部门半年工作总结会;
(4)12月准备公司年度工作总结及下年度工作报告。
5、办公室主任交接内容:
(1)各种印章;公司证照;
(2)公司文件及外来文件;
(3)各部及各处室批文;
(4)各种工作手册;
(5)其它各类批件(如文件、旅游申请、合同协议等);
(6)其它在用的公共财产;
(7)公司其他档案及各种未办事宜。
岗位名称:
办公室综合文员
汇报对象:
办公室主任
主要职责:
1、熟悉公司制度,完成领导交办事宜;
2、播放广播;
3、公司日常通知,与各分公司、营业部的联络、沟通;与集团各部门的联系;
4、负责《迎驾报》、集团广播站的通讯。
公司各地稿件的征集和通报;
5、负责本部门日常接待及卫生工作;
6、收发文件,打印、复印、登记、发放、归档各种材料;
7、负责相关文件的保密,拒绝他人查阅,要求他人回避;
8、总经理和办公室主任交代的其他工作和临时性工作。
工作常规:
1、综合文员日工作常规:
时间
具体事项
工
作
常
规
早、中、晚放广播,关闭广播
打扫办公室、总经理办公室卫生
接待室卫生
打印复印,传真
卫生茶水,接待
收发文,通知
费用登记
领取包帽、旅游合同、航空保险单
办理员工入职登记、签订劳动合同、转正、参保等事宜
缴纳水电费、燃气费、固话费
安排食堂伙食费使用
总结当日工作、安排明日工作
2、办公室综合文员周工作常规
(1)每周一(8:
00—8:
30)参加办公室工作例会,上报本周工作计划,接受主任安排事宜;
(2)每周五晚总结本周工作任务完成情况,补缺补差,及时完成。
3、办公室综合文员月工作常规
(1)每月1日参加办公室月度工作会议,汇报上月计划执行情况,安排本月工作;
(2)每月5日至10日,做好定额费用登记(差旅费、电话费、水电费、办公室招待费、手机费、固定资产购置费、房租费等)工作;
(3)月底汇总办公室本月工作资料,撰写办公室工作总结;
(4)每年6月底收集上半年工作小结,每月12月底收集全年工作总结;每季度末(25-30日)收集各分公司、营业部季度工作小结。
4、综合文员交接内容
(1)公司发文、价字号文件、公司办文件原件,外来文件以及其发放回收登记表;
(2)公司各种证照、复印件及备份;
(3)公司文秘类、经营类档案资料;
(4)公司经营性合同、后勤类协议等;
(5)车辆费用登记表及相关批件;
(6)各种在用的公共财产;
(7)各种未办事宜。
标准2:
办公室日常行为规范
(1)办公电话接听规范
响铃时,在三声之内接起
接听时,要致以问候,语气要热情,标准语为:
“您好,安徽迎驾国际旅行社办公室!
”
在有必要知道对方姓名时可以说:
“请问您是什么单位,请问您贵姓?
”
并确认:
“XXX先生/小姐,您好!
”
认真倾听对方来电事由,如需要传呼他人应请对方稍等,轻轻放下电话传呼他人。
如对方通知或询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听,重要事情要用书面答复并作记录,不得在电话中答复了事。
接听电话时,无论对方是何等态度,何种语气,都必要心平气和,态度和蔼。
中断时,应立即挂上电话,再次接通以表歉意。
通话结束时,应等对方挂断之后再轻轻放下电话。
对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员,切勿生硬回绝,影响企业形象。
打出电话时,应预先将通知内容整理好,语言要简练,首先向对方致以问候并作自我介绍,标准语为:
“您好,我是安徽迎驾国际旅行社办公室XXX。
”然后按事先准备的提纲逐步简述电话内容。
如需接电话或传呼他人,语气要客气,标准语为:
“请问XX处室(公司)的XX同事在吗?
”“麻烦您,我找XX同志听电话,谢谢!
”
(2)常规接待规范
客人来访时,起身问好,面带微笑,握手或行鞠躬礼。
确认来访者姓名、身份,请其到接待室或会议室入座。
给客人送水、摆放香烟,动作要轻。
询问客人来访事由。
如客人要找的人不在,询问客人是否留下联系方式或留言转达,并做好记录。