办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx

1、办公室人员岗位主要职责及工作常规办公室人员岗位主要职责及工作常规岗位名称：办公室主任汇报对象：公司总经理主要职责：1、贯彻集团精神；执行公司方针，安排本部门工作，配合各公司、各部门工作；2、带领部门员工提高业务水平和市场意识；3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作；4、做好公司内部各部门、公司与集团各部门之间的协调工作；5、接待来访客户安排商务谈判；6、草拟公司文件及相关材料；保管公司档案及其他物件；7、召集公司例会，召开办公室例会；8、协助总经理健全公司规章制度；9、管理车辆及后勤工作，组织卫生检查；10、管理维护各种设备，保证水电供应正常，网络、通讯设备运行良好；11、

2、处理紧急事务及突发事件；12、落实总经理俺怕具体事务及时提醒总经理办理相关事宜；13、办理员工入职、考试、培训、面试、录用等各种人事手续；14、参与制定公司经营考核方案，拟定员工转正定级工资标准，审核工资；15、协助组织员工培训及考核；16、完成集团人力资源部及公司交办的各种人事事宜；17、完成党工团日常事务；18、公司电脑新增、报废的登记上报；网络开通情况的登记、上报；19、协助集团信息中心完成集团各项信息工作统一部署；20、协助公司员工办理电信手机业务。工作常规：1、办公室主任日常工作常规：时间具体事项工作常规早操锻炼，督促领操、点名等；检查车辆停放、楼层卫生、水电网络是否正常使用；接收总

3、经理交办的具体事务；对办公室人员安排当日的具体工作事务；与各分公司、各营业部或集团各部门联系落实相关事宜；详细安排当日工作重点；日常事务处理；办文、办会、办事等后勤管理方面的监督检查；来人接待；社会关系维护；车辆管理使用；总结当日工作、安排明日工作；2、办公室主任周工作常规：（1）每周一（08：00-08:30）召开办公室人员工作例会（现场或电话方式）；（2）每周一安排本周主要重点工作任务；（3）每周一安排办公室人员工作备忘录；（4）每周一至周六开展正常工作并落实公司及集团交办的各项事宜。3、办公室主任月工作常规：（1）每月5日督促文员考勤汇总；（2）每月1日-3日组织召集公司月度工作例会；（

4、3）每月22-24日对合肥本部进行月度卫生大检查并做检查通报；4、办公室主任年度工作常规：（1）2月召开公司年度总结及表彰大会；（2）每月初组织公司例会；（3）7月召开各分公司各部门半年工作总结会；（4）12月准备公司年度工作总结及下年度工作报告。5、办公室主任交接内容：（1）各种印章；公司证照；（2）公司文件及外来文件；（3）各部及各处室批文；（4）各种工作手册；（5）其它各类批件（如文件、旅游申请、合同协议等）；（6）其它在用的公共财产；（7）公司其他档案及各种未办事宜。岗位名称：办公室综合文员汇报对象：办公室主任主要职责：1、熟悉公司制度，完成领导交办事宜；2、播放广播；3、公司日常通知

5、，与各分公司、营业部的联络、沟通；与集团各部门的联系；4、负责迎驾报、集团广播站的通讯。公司各地稿件的征集和通报；5、负责本部门日常接待及卫生工作；6、收发文件，打印、复印、登记、发放、归档各种材料；7、负责相关文件的保密，拒绝他人查阅，要求他人回避；8、总经理和办公室主任交代的其他工作和临时性工作。工作常规：1、综合文员日工作常规：时间具体事项工作常规早、中、晚放广播，关闭广播打扫办公室、总经理办公室卫生接待室卫生打印复印，传真卫生茶水，接待收发文，通知费用登记领取包帽、旅游合同、航空保险单办理员工入职登记、签订劳动合同、转正、参保等事宜缴纳水电费、燃气费、固话费安排食堂伙食费使用总结当日工

6、作、安排明日工作2、办公室综合文员周工作常规（1）每周一（8:008:30）参加办公室工作例会，上报本周工作计划，接受主任安排事宜；（2）每周五晚总结本周工作任务完成情况，补缺补差，及时完成。3、办公室综合文员月工作常规（1）每月1日参加办公室月度工作会议，汇报上月计划执行情况，安排本月工作；（2）每月5日至10日，做好定额费用登记（差旅费、电话费、水电费、办公室招待费、手机费、固定资产购置费、房租费等）工作；（3）月底汇总办公室本月工作资料，撰写办公室工作总结；（4）每年6月底收集上半年工作小结，每月12月底收集全年工作总结；每季度末（25-30日）收集各分公司、营业部季度工作小结。4、综合

7、文员交接内容（1）公司发文、价字号文件、公司办文件原件，外来文件以及其发放回收登记表；（2）公司各种证照、复印件及备份；（3）公司文秘类、经营类档案资料；（4）公司经营性合同、后勤类协议等；（5）车辆费用登记表及相关批件；（6）各种在用的公共财产；（7）各种未办事宜。标准2：办公室日常行为规范（1）办公电话接听规范响铃时，在三声之内接起接听时，要致以问候，语气要热情，标准语为：“您好，安徽迎驾国际旅行社办公室！”在有必要知道对方姓名时可以说：“请问您是什么单位，请问您贵姓？”并确认：“XXX先生/小姐，您好！”认真倾听对方来电事由，如需要传呼他人应请对方稍等，轻轻放下电话传呼他人。如对方通知或

8、询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听，重要事情要用书面答复并作记录，不得在电话中答复了事。接听电话时，无论对方是何等态度，何种语气，都必要心平气和，态度和蔼。中断时，应立即挂上电话，再次接通以表歉意。通话结束时，应等对方挂断之后再轻轻放下电话。对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员，切勿生硬回绝，影响企业形象。打出电话时，应预先将通知内容整理好，语言要简练，首先向对方致以问候并作自我介绍，标准语为：“您好，我是安徽迎驾国际旅行社办公室XXX。”然后按事先准备的提纲逐步简述电话内容。如需接电话或传呼他人，语气要客气，标准语为：“请问XX处室（公司）的XX同事在吗？”“麻烦您，我找XX同志听电话，谢谢！”（2）常规接待规范客人来访时，起身问好，面带微笑，握手或行鞠躬礼。确认来访者姓名、身份，请其到接待室或会议室入座。给客人送水、摆放香烟，动作要轻。询问客人来访事由。如客人要找的人不在，询问客人是否留下联系方式或留言转达，并做好记录。