企业常用公文写作及案例分析-中冀投资.ppt

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中冀投资股份有限公司ZhongjiInvestmentCorporationLimited企业常用公文写作培训企业常用公文写作培训20172017年年99月月目目目目录录录录2一、公文写作基本常识一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总四、常用词汇和问题汇总11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识3

（1）什么是公文u广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。

简单的说，公文就是公务活动公务活动中使用和形成的一切文字材料。

u狭义的公文指的是党政机关公文。

它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（2）公文的种类u党政机关公文：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要u企业常用应用文：

通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等4u（3）公文的作用、特点和要求1、作用作用特点特点写作要求写作要求领导和指导作用规范和约束作用宣传和教育作用联系和沟通作用依据和凭证作用实用性（没有凭空而发的公文）目的性（与文学写作的不同）通用（与其他公务文书写作的不同）规范性（与私人文书写作的不同）准确：

概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏简洁：

语言简洁明快、干净利落、言简意赅。

如：

在案、收悉、为此、妥否、可否、当否等。

得体：

适应不同文种的需求（文体）庄重：

严肃的法定文书（文风），尊重、谦和、以诚礼相待质朴：

不以文辞之美为追求（修辞）11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识511公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识行文行文方向方向上行文指公文向上级机关单位运行。

行政公文的上行文有议案、报告和请示等。

下行文指公文向下级机关单位运行。

下行的行政公文较多。

平行文指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。

函、通知、意见等都可以平行。

泛行文指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。

行政公文中的公告和通告就属此类。

6u公文写作中需要明确的几个问题：

1.公文的标题2.公文结构层次序号的使用3.公文中应当适用国家法定计量单位4.公文中的数字与数量的表达5.公文中时间的表达6.公文中标点符号的使用7.公文的引用、附件和附注11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识7公文标题：

公文标题：

概括公文的主要内容，让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。

公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不能缺项，在向上级呈送“请示”“报告”等公文时，可以省略发文机关名称。

公文标题如需多行排列，应做到每行词意完整，排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

u公文的标题公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，特殊情况下可以使用顿号、引号、括号、破折号，如果在标题事由部分（不是发文机关名称部分）出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开。

转发文件，原文件标题过长时，可用原文件发文字号代替。

公文中的小标题一般应控制在四级之内，层次序数依次可用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注，一级标题字体用黑体字，二级标题用楷体字，三级、四级标题用仿宋体字，一般不用宋体字标注小标题，也不用“加粗”的方式标注小标题，掌握此规律，可以使公文层次清晰、美观，便于阅读。

11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识8用序数词对多层次结构进行标识的方法：

第一层用：

一、二、三（二号小标宋体）第二层用：

（一）

（二）（三）第三层用：

1.2.3.第四层用：

（1）

（2）（3）第五层时用：

u公文结构层次序号的使用11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文层次序号结构图：

（一）XXX一、XXX1.XXX

（二）XXX

（1）XXX2.XXX

（2）XXX9

（1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。

如415，-25，1/16，4.5倍等。

（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。

（3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。

如“企业不得招录16岁（含16周岁）以下未成年人”（4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。

如“增加了三倍”，而不能说“减少了三倍”。

（5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：

u公文中数字与数量的表达增加到过去的二倍（过去为一，现在为二）增加了二倍（过去为一，现在为三）减至过去的三分之一（是过去的三分之一）减少了三分之一（是过去的三分之二）超额60%（原来为100，现为160）降低到80%（原为100，现在只达到80）降低了80%（原来是100，现在是20）11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识（66）汉汉字字：

公文中星期、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。

使用汉字。

注意事项：

凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。

如:

“二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。

10

（1）准确选择表示时间的词语：

公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达；日期要标明完整的年、月、日；尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词；禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。

（2）年份一律使用公历年份的全称。

如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。

11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识uu公文中时间的表达公文中时间的表达11问号？

：

表示存疑或不详。

例：

马致远（1250？

1321）顿号、：

相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。

标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。

若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，用顿号。

引号“”：

引文不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。

括号（）：

标示注释内容或补充说明；标示订正或补加文字；标示序次语、标示引语的出处。

标示公文发文字号的发文年份时；标示国籍或所属朝代；【】报刊标示电讯、报道的开头；连接号：

短横线-：

标示化合物名称或表格、插图编号；连接号码，包括门牌号码、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等，在符合名词中起连接作用；某些产品的名称和型号等；字线（占一个字的位置）：

表示相关项目（时间、地域）的起止；：

标示数值范围（例如：

2530g，第五八章）书名号：

标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等；标示电影、电视、音乐、诗歌、雕塑像等作品名称及简写等；不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称，不应用书名号。

11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识uu公文中标点符号的使用公文中标点符号的使用12附注附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

如，“（联系人：

，联系电话：

）”。

请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时，与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。

各类公文以及日常使用的汇报稿，落款处的成文日期，均应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，不再使用汉字进行标注，如，“2014年1月1日”，不再写成“二一四年一月一日”。

在公文的正文中引用文件时，应同时标注发文字号，便于查找原文。

发文字号的年份应用六角括号标注。

如，公文中引用“龙银人发20151号”文件时，2015年应用六角括号标注，不应使用方括号、圆括号、方头括号等；公文中如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：

1.”，附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，而不是顶格编排或与附件顺序号对齐，如下所示：

附件：

1.2.11公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识公文写作基本常识uu公文的引用、附件和附注公文的引用、附件和附注目目目目录录录录13一、公文写作基本常识一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总四、常用词汇和问题汇总1411、公文写作的基本套路：

三段式、公文写作的基本套路：

三段式1、是什么2、为什么3、怎么办即：

提出问题分析问题解决问题22、要养成打腹稿的习惯、要养成打腹稿的习惯打腹稿的过程就是谋篇和立意的过程：

1、正确领会领导意图2、拟定写作提纲44、公文写作怎样收集材料、公文写作怎样收集材料文材料是公文写作的物资基础1、以前的和最近的2、正面的和反面的3、点上的和面上的4、直接的和间接的33、熟记公文的结构、熟记公文的结构从公文结构的整体来分析，一般的结构为：

开头主体结尾55、开头的几种写法、开头的几种写法公文开头要开门见山，起句立意、简洁精炼、富于概括力。

1、根据式2、原因式3、目的式4、引文式5、时间式6、事实式66、结尾的几种写法、结尾的几种写法结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。

1、总结式2、展望式3、号召式4、要求式5、特定式22公文的文体与格式公文的文体与格式公文的文体与格式公文的文体与格式15公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。

其基本特点和要求是：

篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。

公文结构的总体原则是：

要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。

公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。

一、段落的安排方法段落是行文中相对独立地表达一个完整意思而形成的自然段，是公文结构安排的基本单位。

公文段落安排的基本要求是：

注意保持段落的完整性与单一性，每个段落要相对完整地表达一个中心意思；注意段落的长短适度，各段落用词用语要讲究齐整；注意各段落之间的内在联系和自然过渡。

二、层次的安排方法层次是公文主要观点的组成和次序。

公文的主题是总观点，需要用若干个分观点来说明，各分观点具有相对的完整性，一个分观点即一个层次一个分观点即一个层次，公文层次安排就是对若干分观点的先后次序的安排，以反映各观点之间以及与主题的内在联系和逻辑关系。

层次安排要先后有序，条理清楚，其主要方法是并列法和递进法。

三、衔接、过渡的安排方法公文段落与段落之间、层次与层次之间的连接与过渡同其他文章有明显的不同，其主要特点和要求是：

普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。

普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。

22公文的文体与格式公文的文体与格式公文的文体与格式公文的文体与格式16这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：

开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。

其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。

常用词语有：

以下、以上、现将、总之、为此