时间管理培训2.ppt

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时间管理时间管理TimeTimeManagementManagement2002002002002222年年年年9999月月月月用一个词描述你现在用一个词描述你现在的工作、生活状况的工作、生活状况Itsnotenoughtobebusy.你完全没有必要这么忙你完全没有必要这么忙！

Thequestioniswhatareyoubusyabout?

问题的关键问题的关键在于你究竟在忙些什么？

在于你究竟在忙些什么？

有哪件事，你经常做会对个人生活产生重大的正面影响，但迟迟未行动？

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在工作中有哪件事会产生同样的效果？

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忙要忙得有意义忙要忙得有意义勤奋、运气或灵活的手腕，勤奋、运气或灵活的手腕，固然重要，却非关键，固然重要，却非关键，惟有掌握重点才是成功的不二法门。

惟有掌握重点才是成功的不二法门。

辨别事情的轻重缓急，辨别事情的轻重缓急，急所当急，充分授权，急所当急，充分授权，是个人管理之钥。

是个人管理之钥。

应变应变善用时间实例善用时间实例F邀总经理共进午餐（一至一个半小时）邀总经理共进午餐（一至一个半小时）F拟订下一年度媒体广告预算（二至三天）拟订下一年度媒体广告预算（二至三天）F处理积压过多的公文（一至一个半小时）处理积压过多的公文（一至一个半小时）F与业务经理讨论上个月业绩（四个小时）与业务经理讨论上个月业绩（四个小时）F处理急待回复的若干信件（一小时）处理急待回复的若干信件（一小时）F浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时）浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时）F为下个月的业务会议准备口头报告（二小时）为下个月的业务会议准备口头报告（二小时）F据传某产品最近一批货的品管有问题据传某产品最近一批货的品管有问题F回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时）回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时）F参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时）参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时）时间管理理论演变时间管理理论演变F利用便条和备忘录利用便条和备忘录F行事日历与日程表行事日历与日程表F优先顺序优先顺序F个人有效管理：

独立意志，以原则为个人有效管理：

独立意志，以原则为中心，以良知为导向中心，以良知为导向如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。

时间管理的精髓所在。

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-柯维柯维柯维柯维柯维柯维时间管理的益处时间管理的益处F控制控制ControlF减轻压力减轻压力LessStressF节省时间节省时间SaveTimeF更加专注更加专注MoreFocusF提高工作质量提高工作质量ImproveQualityF平衡平衡Balance应变应变制变制变效率效率成效成效制变制变成效成效应变应变效率效率时间管理时间管理TimeTimeManagementManagement自我组织管理自我组织管理优先计划管理优先计划管理沟通管理沟通管理优先计划管理n大石块大石块n小石块小石块n沙子沙子时间管理通则把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做每天都这么做喜欢做的事情喜欢做的事情喜欢做的事情喜欢做的事情熟悉的事情熟悉的事情熟悉的事情熟悉的事情容易做的事情容易做的事情容易做的事情容易做的事情花费时间少的事情花费时间少的事情花费时间少的事情花费时间少的事情已排定时间的事情已排定时间的事情已排定时间的事情已排定时间的事情资料齐全的事情资料齐全的事情资料齐全的事情资料齐全的事情经过筹划的事情经过筹划的事情经过筹划的事情经过筹划的事情别人的事情别人的事情别人的事情别人的事情有趣的事情有趣的事情有趣的事情有趣的事情紧急的事情紧急的事情紧急的事情紧急的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情不熟悉的事情不熟悉的事情不熟悉的事情难做的是事情难做的是事情难做的是事情难做的是事情花费时间多的事情花费时间多的事情花费时间多的事情花费时间多的事情未排定时间的事情未排定时间的事情未排定时间的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情未经筹划的事情未经筹划的事情未经筹划的事情自己的事情自己的事情自己的事情自己的事情枯燥的事情枯燥的事情枯燥的事情枯燥的事情不紧急的事情不紧急的事情不紧急的事情不紧急的事情重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德优先矩阵分类表：

优先矩阵分类表：

优先矩阵分类表：

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偏重各类事务的结果：

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偏重各类事务的结果：

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重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大M1M1尽量减少尽量减少尽量减少尽量减少M3M3事情事情事情事情多投资时多投资时多投资时多投资时间在间在间在间在M2M2尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免M4M4事情事情事情事情优先矩阵优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德哥德哥德哥德哥德哥德你的缺点在于：

你的缺点在于：

你的缺点在于：

你的缺点在于：

（一）无法辨别事情重要与否？

（一）无法辨别事情重要与否？

（二）无力或不愿有条不紊地行事？

（二）无力或不愿有条不紊地行事？

（三）缺乏坚持以上原则的自制力？

（三）缺乏坚持以上原则的自制力？

在任何特定的群体中，重在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。

少数因子即能控制全局。

帕雷托原则帕雷托原则（ParetoPrinciple）销售额销售额使用率使用率产出产出收获收获问题问题顾客顾客指令指令投入投入付出付出原因原因ParetoPareto原则应用原则应用原则应用原则应用集中精力在能获得最大集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事花费在对成功无益的事情上情上个人管理四步骤：

个人管理四步骤：

个人管理四步骤：

个人管理四步骤：

（一）确定角色

（一）确定角色

（二）选择目标

（二）选择目标（三）安排进步（三）安排进步（四）逐日调整（四）逐日调整Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.风不会偏爱没有目风不会偏爱没有目的港的人的港的人目标能唤起目标能唤起你最高尚的你最高尚的才能才能F自己的自己的F切合实际的切合实际的F书面的书面的F可衡量的可衡量的F有时限的有时限的F平衡和谐的平衡和谐的下年目标下年目标3-5年目标年目标10年目标年目标20年目标年目标人生目标人生目标目标金字塔目标金字塔使命宣言使命宣言角色角色目标目标每日目标每日目标每周目标每周目标月度目标月度目标季度目标季度目标年度目标年度目标目标金字塔目标金字塔每周目标每周目标角色角色目标目标计划计划行事历行事历授权授权大脑图大脑图大脑图大脑图MindmapMindmapMindmapMindmap左脑管理分析、推理、分析、推理、规划、应用规划、应用右脑领导哲学为基，哲学为基，关于人生目标、使命等关于人生目标、使命等每日时间计划表/时时间间已已具具体体确确定定的的会谈、会议会谈、会议/时时间间没没有有具具体体确确定定的待处理事项的待处理事项/电话记录等信息电话记录等信息l把把已已确确定定的的会会谈谈、会会议议安安排排到日程中到日程中l把把待待做做的的事事项项列列表表、标标明明所所需时间和需时间和AA、BB（BB可授权）可授权）l把把待待做做的的事事项项安安排排到到日日程程表表中，注明所需文件出处中，注明所需文件出处l做完事项勾掉做完事项勾掉操作操作步骤步骤时间管理时间管理TimeTimeManagementManagement自我组织管理自我组织管理优先计划管理优先计划管理沟通管理沟通管理自我组织管理时间的时间的“+-/”+：

找出隐藏时间找出隐藏时间-：

减少无谓的时间浪费减少无谓的时间浪费：

提高工作成效提高工作成效/：

根除浪费时间习惯根除浪费时间习惯找出隐藏时间找出隐藏时间&善用等候与空档时间善用等候与空档时间&创造时间区创造时间区&逆势操作逆势操作&背包原则背包原则“+”减少无谓的减少无谓的时间浪费时间浪费“-”帕金森定律：

事情增加是帕金森定律：

事情增加是为了填满完成工作所需的为了填满完成工作所需的多余时间多余时间记录时间使用情况记录时间使用情况记录时间使用情况记录时间使用情况分析时间使用情况分析时间使用情况分析时间使用情况分析时间使用情况消除浪费时间因素消除浪费时间因素消除浪费时间因素消除浪费时间因素集中精力使用时间集中精力使用时间集中精力使用时间集中精力使用时间提高工作成效提高工作成效“”医治医治“文件满桌病文件满桌病”建立有效的办公环境建立有效的办公环境1、“下达指令下达指令”型型2、“充分信任充分信任”型型高效率的秘诀高效率的秘诀授权授权nn办公桌上的物品摆放原则办公桌上的物品摆放原则nn每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪nn文件处理原则文件处理原则nn建立一套文件处置系统建立一套文件处置系统建立有效的办公环境建立有效的办公环境根除浪费时间根除浪费时间根除浪费时间根除浪费时间习惯习惯习惯习惯拖延拖延拖延拖延“/”不是从未开始，不是从未开始，就是从未结束。

就是从未结束。

时间管理时间管理TimeTimeManagementManagement自我组织管理自我组织管理优先计划管理优先计划管理沟通管理沟通管理沟通管理具生产力的沟通具生产力的沟通）具有同理心具有同理心）利用有效的利用有效的发问方式发问方式）聆听完整的信息聆听完整的信息懂得说懂得说“不不”附以理由，提供其他途径附以理由，提供其他途径对事不对人对事不对人时间结构的暗示时间结构的暗示肢体暗示肢体暗示避免会议弊病避免会议弊病2确定清晰的目标确定清晰的目标确定清晰的目标确定清晰的目标2尽量减少与会人数尽量减少与会人数尽量减少与会人数尽量减少与会人数2选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点选择适当开会时间与地点2提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者提前准备议程，资料分发与会者2避免长时间的会议，对会议加以时间限制避免长时间的会议，对会议加以时间限制避免长时间的会议，