如何组织有效会议(实用性非常好).ppt

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如何组织有效会议如何组织有效会议v开了几个会？

开了几个会？

v为会议花掉多少时间？

为会议花掉多少时间？

v因为开会达成几项共识？

因为开会达成几项共识？

v因为开会完成几个结论？

因为开会完成几个结论？

v因为开会加了多久的班？

因为开会加了多久的班？

v因为开会失去多少关键时刻？

因为开会失去多少关键时刻？

v因为开会耽误多少工作？

因为开会耽误多少工作？

算算看，你一算算看，你一周内总共：

周内总共：

v以讲话传达讲话，以讲话传达讲话，v以会议贯彻会议，以会议贯彻会议，v以文件落实文件以文件落实文件v你如何看待你如何看待“文山会海文山会海”现象？

现象？

会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向90%90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高开会的频率越来越高调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。

因为会议通常都没有很好的组织和召开。

居于首位。

因为会议通常都没有很好的组织和召开。

虽然虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。

但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。

我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。

影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来的目的。

影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：

主要有以下几点：

会议低效的原因会议低效的原因项项次次原因原因具体表现具体表现（11）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

辘，无心开会。

（22）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

断，无法正常进行。

（33）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

无的参加者。

（44）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

鼻子跑，无法达到会议意图。

（55）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

引退，致使会议失败。

（66）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

而无成效。

（77）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

11会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道图图1-11-1集思广益图集思广益图会议是一个集合的载体。

通过会议使不同的人、不同会议是一个集合的载体。

通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子金点子”。

许。

许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

会议的意义会议的意义22会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。

因此，会议能够充分显示一不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。

因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

个组织或部门的存在价值。

v33会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式v开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。

随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在通。

随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过人们可以通过-mail-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

原本的沟通习惯。

开会的目的开会的目的开会让您开会让您v小组面对面沟通小组面对面沟通v众多讯息一众多讯息一次交流次交流v融合意融合意见见凝聚共凝聚共识识v分派工作，公平合理分派工作，公平合理但但开会开会也也让您让您v工作工作时间时间被分割被分割v人多口人多口杂杂，讨论讨论耗耗时时v晚上加班晚上加班v特殊特殊问题还问题还是是个别沟个别沟通通v没没有有产产能能v别人发言别人发言比自己比自己开开口多口多vDelayDelay重要工作或客戶重要工作或客戶无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。

违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。

（1）

（1）如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：

方式处理此事：

vA.A.一对一批评一对一批评vB.B.开会当众批评开会当众批评vC.C.写检查处罚写检查处罚

（2）

（2）你为什么这么做？

你为什么这么做？

怎样才能让会议更怎样才能让会议更有效率？

有效率？

高效会议的八大特征高效会议的八大特征会议的筹划与管理会议的筹划与管理v会前的准备工作会前的准备工作v会中的组织服务会中的组织服务v会后的善后处理会后的善后处理会而议会而议议而决议而决决而行决而行行而彻行而彻1、会议的频率、会议的频率1.1.固定的部门会议固定的部门会议2.2.全体会议全体会议3.3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议4.4.一对一会议一对一会议2、明确举行会议的目的、明确举行会议的目的v会前是否经过多次讨论和意见征询会前是否经过多次讨论和意见征询v是否希望在会议上通过某项决议是否希望在会议上通过某项决议v会议目标必须用书面形式列明会议目标必须用书面形式列明v会议目标必须具体且可以衡量会议目标必须具体且可以衡量v会议目标数量要适当会议目标数量要适当33、做好会前筹划、做好会前筹划11、时间安排：

绝大多数与会人员方便的时间、时间安排：

绝大多数与会人员方便的时间必须确定会议起始时间必须确定会议起始时间大家易集中精力的时间大家易集中精力的时间22、参会人员的选择、参会人员的选择参与决策的人能否到场？

参与决策的人能否到场？

会议决策的执行者（参与者）能否到场？

会议决策的执行者（参与者）能否到场？

开会时能提供特定咨询的人能否到场？

开会时能提供特定咨询的人能否到场？

33、预约参会人员、预约参会人员所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

找出最适宜所有参会人的开会时间。

确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。

人计划或参会人员无法到场的情况。

在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。

果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。

44、会议资料准备、会议资料准备有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。

会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。

内部会议通知的样式内部会议通知的样式v按照议案的轻重缓急编排处理按照议案的轻重缓急编排处理v如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。

如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。

尽量保证在最佳时间开会。

一般来说，全体会议安排在上午，分尽量保证在最佳时间开会。

一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。

组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。

v每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示55、会议议题的设计、会议议题的设计44、会议召开、会议召开遵守时间遵守时间11、不要迟到、不要迟到浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！

22、不要随意推迟和变更开会时间、不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。

33、严格按照议程进行，不要超时严格按照议程进行，不要超时工作量化表推行会议议程工作量化表推行会议议程会议议题：

如何使用和推行工作量化表会议时间：

3月21日（下周一）15：

00-16：

00会议地点：

五楼新世纪会议室与会人员：

BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责任的人员，人力资源部全体同事。

主持人：

CFOMak记录员：

人力部Charlin会议议程：

1、15：

00-15：

45时间管理工具工作量化表介绍，主讲人Mak2、15：

45-16：

00操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza例子：

委员会会议议程委员会会议议程7月月6日上午日上午11点点格林格林德雷戈饭店德雷戈饭店1、（、（11：

00）任命一位会议主席）任命一位会议主席2、（、（11：

10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：

15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：

30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：

45）讨论联络事宜）讨论联络事宜（12：

00）会间休息）会间休息6、（、（12：

15）财务事项）财务事项7、（、（12：

45）特别事宜）特别事宜8、（、（13：

00）其他动议）其他动议9、（、（13：

15）其他事宜）其他事宜10、（、（13：

35）下次会议细节）下次会议细节议议程程的的开开头头为为会会议议的的日日期期、时时间间和和地地点点每每项项均均有有一一个个起起始始时间时间下下次次会会议议细细节节写写在在议议程程的末尾的末尾按部就班按部就班主持会议主持会议会后，我又该执行哪些会后，我又该执行哪些会后，我又该执行哪些会后，我又该执行哪些后续工作呢？

后续工作呢？

后续工作呢？

后续工作呢？

开会过程中，我应守住开会过程中，我应守住开会过程中，我应守住开会过程中，我应守住哪些原则？

哪些原则？

哪些原则？

哪些原则？

为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质，为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质，减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的会议运作技巧来提高会议的价值。

会议运作技巧来提高会议的价值。

在发起及安排会议时，在发起及安排会议时，在发起及安排会议时，在发起及安排会议时，我该考虑哪些因素？

我该考虑哪些因素？

我该考虑哪些因素？

我该考虑哪些因素？

我应如何控我应如何控制才能创造制才能创造均衡发