后勤服务集团办公室工作手册.docx
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后勤服务集团办公室工作手册
一、目的
二、适用范围
三、部门工作职责
四、质量目标
五、岗位设置
1、组织机构图
2、岗位职责、任职条件
六、服务规范
七、工作流程
八、质量记录
一、目的
为了完成后勤服务集团办公室工作的需要，确保各项工作能够快速、优质的完成，特编制本工作手册。
二、适用范围
本工作手册适用于后勤服务集团办公室的各项工作，主要包括集团各种规章制度的建立、沟通协调、文件处理、会务工作、接待等的管理与操作。
三、部门工作职责
1、贯彻落实ISO9001:
2000质量管理体系标准及所要开展的活动，并将质量管理职能所要开展的活动明确到各级领导和部门。
2、做好年初计划和年终总结工作，对机关目标随时做好监控管理
3、负责内部文件的起草、编号、发放、更改、回收、归档、管理和运行记录的收集、汇总及内外部文件的识别登记。
4、负责集团日常工作会议的准备和会议记录工作；参与各类重要会议的策划和准备工作。
5、协助集团领导做好和各中心的协调工作，做好上下联系、内外协调。
开展调查研究，做好信息收集、
6、了解和掌握集团日常工作运行情况，为集团领导决策提供真实、准确的数据和信息。
7、负责对各部门设施设备进行监控，并建立总台帐。
8、负责后勤集团的车辆管理工作。
9、负责组织质量管理体系内部审核和管理评审。
10、负责收集顾客满意信息，并进行统计分析，确定顾客的需求和期望以及需改进的方向，找出原因，采取相应的纠正措施和预防措施，监视其实施效果，及时对各部门进行通报。
11、负责集团网站的建设，发布集团信息、对外宣传，集团电子信箱的管理、答复咨询人员提出的问题，将重要的信息等呈送相关人员处理。
12、协助党总支书记做好党务、工会、宣传教育等工作，负责总支与各支部的联系沟通，组织员工参加学院和集团的文体活动。
13、负责或参与各类来访者的接待工作。
14、负责集团传真的收发及传真机的使用和管理工作。
15、负责集团印章的使用和保管。
16、负责集团机关的报刊订阅和分发。
17、协助或参与学院的各类对外宣传工作
18、完成集团领导交办的其他工作。
四、质量目标
办公室遵循“服务领导，服务基层”的原则，在保证完成的日常工作的前提下，实现下述质量管理目标：
1、集团领导、基层单位对办公室的工作效率、工作质量、工作业绩等综合满意率达到95％。
办公用品使用满意率达95%。
2、顾客投诉处理率达100%，处理合格率合格率达到95％。
3、文件收发工作及时准确，上级公文收文、登记传阅正确率95%。
4、档案资料建档正确率99%；文件归档率、完整率达100%
5、领导批示文件及时传递、催办，按时完成率100%，及时完成率达到100%，，服务对象满意率达到95%以上。
6、无严重失职，无重大责任事故。
7、汽车安全行驶率100%；汽车使用正点率98%；
五、岗位设置
1、组织机构图
办公室主任
机要秘书
行政秘书
文字秘书
电脑管理员
2、岗位职责、任职条件
2.1办公室主任岗位职责任职条件
岗
职
责
位
1、在总经理的领导下，负责主持办公室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务；
2、贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作；
3、组织汇总集团年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿。
4、组织收集和了解各中心的工作动态，协助总经理及集团领导协调各中心之间有关的业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记；
5、负责召集集团办公会议，检查督促办公会议和集团领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况；
6、负责监督集团印章的使用；
7、参与集团发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；
8、负责组织集团通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定讲座和修改工作；
9、负责组织集团员工大会工作，开展年度总结评比和表彰工作；
10、负责做好汽车合理调度、单车核算、管理和结帐工作；
11、负责做好集团来宾的接待安排，统一负责对上级主管部门的联系、有关的法律咨询等工作；
12、有权向直属领导提议下属人选，并对其工作考核评价；
13、完成集团领导交办的其他工作任务。
任
职
条
件
工
作
标
准
1、具有大专以上文化程度和较强的文字组织能力；
2、热爱本公司，有较强的工作能力和综合管理协调能力；
3、努力学习，积极进取，有较强的工作责任感和事业心。
1、对党忠诚，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献，保质、保量完成领导交办的各项任务。
2、传达领导指示务必准确无误，报告工作务必及时有效。
3、关心集团工作人员生活，努力丰富群众业余生活。
5、认真细心审核文件，确保内容准确无误；组织制订的工作计划，符合政策法规和上级的要求，可操作性强。
6、领导交办的任务有落实、有反馈。
2.2文字秘书岗位职责任职条件
岗
位
职
责
1负责集团工作总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
2、负责集团会议的准备,会议记录和会议记录的整理存档工作，
3、负责集的宣传工作。
4、完成领导交办的其他工作。
任
职
条
件
工
作
标
准
1、具有大专以上学历。
2、熟悉集团工作和的各项规章制度。
3、具有一定的政治理论水平及较强的文字水平。
1、对党忠诚，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献，保质、保量完成领导交办的各项任务。
2、确保经手的文稿内容准确，主题突出，辞句规范，符合领导意图和公文写作规范。
3、会议记录完整、详实、客观。
4、全面、准确地掌握本处大事要事的基本情况。
5、党务及纪检工作到位，按实际需要及时准备相关材料，准确反映情况。
6、领导交办的任务有落实、有反馈。
2.3机要秘书岗位职责任职条件
岗
位
职
责
1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
4、负责集团应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；
5、对集团形成的各种文件材料进行收集、整理、归档进行监督和指导；
6、办理领导交办的其它工作。
任
职
条
件
工
作
标
准
1、具有大专以上学历。
2、熟悉文件收集、整理、归档和保管。
2、熟悉档案管理制度，明确保密范围，严守保密纪律。
3、具有一定的政治理论水平及较强的文字水平。
1、对党忠诚，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献，保质、保量完成领导交办的各项任务。
1、档案室保存的各种的档案，主要为领导决策和机关各项工作服务；
2、本集团工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；
3、查阅保密档案范围，需经主管领导批准；
4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；
5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；
6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
2.4行政秘书岗位职责任职条件
岗位职责
1、负责对外联络,对外宣传以及办公室的外勤工作
2、负责校文件,信件的领取和报送工作.
3、负责办公用品的采购,发放及管理工作.
4、做好集团值班工作的安排.做好日常事务工作和领导布置的其它工作.
任
职
条
件
工
作
标
准
1、具有大专以上学历。
2、掌握集团各项规章制度，熟悉集团机构设置。
3、熟悉行业相关法律、法规及本处的各项规章制度。
1、对党忠诚，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献，保质、保量完成领导交办的各项任务。
2、完成年终报表要及时、准确，与实际情况相符。
3、日常办公用品的购置与分发要及时，详细登记进出情况。
4、值班排期要及时，兼顾公平。
5、领导交办的任务有落实、有反馈。
2.5电脑管理员岗位职责任职条件
岗位职责
1、负责本处网站、局域网络、水运管理软件的管理和维护工作。
2、负责本处计算机的管理及维护保养工作。
3、协助主任做好政工及年度考核工作。
4、负责本处请销假管理工作。
5、完成领导交办的其他工作。
任
职
条
件
工
作
标
准
1、具有大专以上学历及水路运政执法资格。
2、熟练掌握计算机软硬件知识，熟悉网络建设、管理及维护。
3、熟悉行业相关法律、法规及本处的各项规章制度。
1、对党忠诚，爱岗敬业，开拓进取，无私奉献，保质、保量完成领导交办的各项任务。
2、精通计算机相关知识，能及时处理计算机、内部网络、网站方面的故障。
3、在确保网站正常运作的前提下，具有创新意识，为推进本处电子政务化提供技术支持。
4、在进行年度考核统计中，应做到公正客观，实事求是。
5、领导交办的任务有落实、有反馈。
六、服务规范
1、行为规范
1）、工作时应思想集中，精神饱满，真诚微笑，着装整洁，仪表端正。
2）、对来访客人应主动招呼，热情问候。
3）、接受问询时，应双目平视对方，用心倾听，做到主动热情、耐心周到、礼貌待人。
4）、与顾客交谈时应讲普通话，不讲粗话、脏话，不带口头语。
5）、答复问询时，要百问不厌，能解答的，决不推诿。
6）、对不清楚的事情，不能不懂装懂，随便回答，一推了之。
确实无法回答时，应表示歉意。
需向领导请示的，请示后再回答。
2、礼貌用语
1）、您好，我是淮北师范大学院后勤服务集团办公室。
2）、您有事吗?
3）、请坐。
4）、请稍等。
5）、对不起。
6）、打扰了。
7）、请您与xxx联系。
8）、再见。
3、劳动纪律
1、上班需坚守工作岗位，不要串岗。
2、办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静
3、不要因私事长期占用电话。
4、上班不要迟到早退，有事需向直接领导请假。
5、不准在办公室吸烟，如有需要请自动离开，否则将被罚款。
6、因故临时外出，必须请示部门经理，本部门全体外出，必须给集团办公室打招呼。
7、不得将集团烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
8、在业务宴请中，勿饮酒过量。
9、无工作需要不要进入经理办公室、财务部、以及会议室、接待室。
七、工作流程
一）、文件管理工作流程图
1、外来文件
回收登记存档
2、内部文件
按发放范围发放
登记存档
送领导审定
送领导审查后修改
按领导指示起草
编号打印
二）、设备管理工作流程图
1、资产登记
及时纠正
发现不合格
三）、信息处理工作流程图
1、意见投诉处理
详细记录
2、顾客满意度调查
编制调查表
拟定调查内容
八、运行记录管理
8.1记录应使用集团质量管理体系文件及《办公室工作手册》中确认的记录样册。
8.2因工作需要确定或使用其他记录时，可自行设计。
8.3工作中应按照《控制程序》要求，认真、及时、如实、规范填写，记录要完整，签署要齐全。
8.4记录要分类保存。
办公室日常工作运行的主要记录包括：
《文件控制清单》
《记录清单》
《电话记录表》
《会议签到表》
《会议记录表》
《年度培训计划》
《培训申请表》
《培训记录表》
《收文记录》
《发文记录》
《文件借阅、复制登记表》
《文件更改申请表》
《文件更改通知单》
《文件销毁记录》
《设备明细表》
《顾客意见记录》
《管理评审计划》
《管理评审会议记录》
《管理评审报告》
《管理评审纠正措施及验证报告》
7、安全工作
7.1将安全工作列入办公室议事日程，不断增强安全防范意识。
7.2定期进行安全检查，发现事故隐患及时采取消除事故隐患。
7.3确保无得大安全事故发生。
文件控制清单
编号：
MSHQ-JL-4.2.3-03
序号
文件名称
文件编号
受控编号
备注
编制：
批准：
记录清单
编号：
HSDHQ-JL-4.2.4-01
序号
记录名称
编号
保存期（年）
备注
电话记录表
日期
联系单位
联系内容
记录人
备注
会议签到表
编号：
HSDHQ-JL-5.5.3-03
会议时间
会议地点
会议主题
签到负责人
与会人员范围
签到
签到
签到
签到
备注：
会议记录
编号：
HSDHQ-JL-5.5.3-01
会议时间
会议地点
会议主题：
主持人
与会人员（范围）：
会议内容
备注
记录人
审核人
年度培训计划
编号：
HSDHQ-JL-6.2-02
备注
批准：
审核：
编制：
日期：
起止时间
考核方式
培训内容
培训方式
参加培训人数
受训部门
序号
培训申请表
编号：
HSDHQ-JL-6.2-01
申请部门
负责人
申请日期
培训类型
起止时间
月日至月日
学习天数
培训地点
培训费用
培训对象共人
培训目的：
培训内容：
申请部门意见：
负责人签名：
日期
管理者代表意见：
签名：
日期
培训记录表
编号：
HSDHQ-JL-6.2-03
时间
地点
培训教师
培训
题目
培训方式
参加培训人员名单（共人）：
培训内容摘要：
考核方式：
培训效果评价：
批准：
审核：
编制：
日期：
收文记录
编号：
MSHQ-JL-4.2.3-02
日期
接收人：
份数
签收
来自机关
分发号
编号
文件名称
序号
发文记录
编号：
HSDHQ-JL-4.2.3-01
文件名称：
文件编号：
发文日期：
受控状态：
序号
部门
受控编号
接收人（签字）
份数
备注
1
总经理
2
总支书记
3
副总经理
4
办公室
5
财务部
6
人力资源部
7
水电暖服务中心
8
学生公寓服务中心
9
饮食服务中心
10
物资采购中心
11
教材采购中心
12
校园管理中心
13
修建服务中心
14
科技印刷厂
16
监督检查室
17
商业网点管理办公室
18
幼教服务中心
19
20
发文人：
文件借阅、复制登记表
编号：
HSDHQ－JL－4.2.3－04
借阅人签名
批准人
签名
归还日期
借阅时间
借阅、复制份数
受控
状态
版本
编号
文件名称
文件更改申请表
编号：
HSDHQ-JL-4.2.3-05
部门：
文件名称
编号
版本
更改位置及原因：
更改前内容：
更改后内容：
申请部门
负责人签字年月日
批准人
日期
年月日
备注：
文件更改通知单
编号：
HSDHQ－JL－4.2.3－06
更改人
更改通知单编号
更改标记
更改内容摘要
更改
条款
更改日期
文件编号
文件名称
文件销毁记录
编号：
HSDHQ-JL-4.2.3-07
部门：
文件名称
编号
份数
销毁原因：
申请人：
日期：
所在部门的意见：
申请人：
日期：
文件保管部门的意见：
部门负责人：
签名：
日期：
管理者代表意见：
签名：
日期
文件销毁的实施：
销毁人：
监销人：
设备明细表
编号：
HSDHQ-JL-6.3-01
制表单位:
填表部门:
负责人
安置地点
购置时间
出厂号
生产厂家
单价（元）
型号
规
格
分类号
设备编号
设备名称
管理评审计划
编号：
HSDHQ-JL-5.6-01
部门：
评审目的：
评审依据：
评审参加部门、人员：
评审内容：
（范围及重点）
各部门评审准备工作要求：
评审时间：
编制审核批准日期
管理评审会议记录
编号：
HSDHQ-JL-5.6-02
部门：
会议名称
主持人
会议地点
时间
参加评审人员
职务
参加评审人员
职务
1
7
2
8
3
9
4
10
5
11
6
12
评审发言记录:
记录人:
管理评审报告
编号：
HSDHQ-JL-5.6-03
评审会议时间：
评审会议地点：
评审目的：
参加评审部门、人员：
评审内容摘要：
评审结论：
改进、纠正和预防措施摘要及责任部门：
编制：
审核：
批准：
日期日期日期
管理评审改进措施及验证记录
编号：
HSDHQ-JL-5.6-04
责任部门
负责人
日期
存在的问题
原因
分析
改进措施
管理者代表签字
日期
验证结果
验证人签字
办公室签字
年月日
升级会员 