办事处管理制度.docx

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办事处管理制度

一、总则

　　1、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

　　2、凡办事处的设立和管理，均适用本规定。

　　3、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度

　　二、办事处的设立、职责及其管理

　　1、办事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。

　　2、办事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。

　　3、办事处的职责：

　　1）确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；

　　2）在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

　　3）负责本区域的营销管理工作；

　　4）负责本区域的F级人员的招聘、培训、考核、晋升等工作；

　　5）负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；

　　6）负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；

　　7）公司临时指派的任务。

　　4、办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。

　　5、办事处会议制度：

　　1）办事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；

　　2）办事处及其下各地业务人员每季度第1月的上旬召开区域销售会议；

　　3）办事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；

　　4）临时会议由通知确定；

　　5）会议内容：

总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

　　6）除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；

　　7）会议总结应及时传至公司。

　　6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

　　1）周报表：

下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

　　2）月报表：

下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；

　　3）年报表：

年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

　　三、办事处人事管理

　　1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

　　2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；　　一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

　　3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。

办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

　　4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

　　5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

　　6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

　　7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。

派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。

派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

　　8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

　　9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

　　10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

　　11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

　　四、办事处的财务管理

　　1、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

　　2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。

并应严格执行翁对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准。

　　3、办事处应加强财务管理的自检自查工作，发现问题及时解决。

公司财务部门应根据需要，对办事处财务管理情况进行检查指导，坚决杜绝违反财经纪律的现象。

　　4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

　　5、办事处财务管理流程：

　　1）费用支出流程

　　2）货款回笼流程

　　6、处罚：

出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘。

　　1）违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

　　2）拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

　　3）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

　　4）利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

　　5）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

　　6）在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

　　7）有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

公司办事处管理制度

2009年03月25日08:

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    一、总则

    1、为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。

    2、凡办事处的设立和管理，均适用本规定。

    3、办事处要坚持公司的营销策略，勇于开拓，团结进取，求实高效，为完成公司制度

    二、办事处的设立、职责及其管理

    1、办事处的设立、机构设置、人员编制由公司核批。

    2、办事处是营销部的分支机构，由营销部直接管理。

    3、办事处的职责：

    1）确定区域的销售目标及促销战术组合，并报营销部批准后实施；

    2）在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；

    3）负责本区域的营销管理工作；

    4）负责本区域的F级人员的招聘、培训、考核、晋升等工作；

    5）负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；

    6）负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；

    7）公司临时指派的任务。

    4、办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。

    5、办事处会议制度：

    1）办事处负责人每年12月上旬、6月上旬回公司召开全国销售会议；

    2）办事处及其下各地业务人员每季度第1月的上旬召开区域销售会议；

    3）办事处所在城市的业务人员应于每周五下午召开周会；

    4）临时会议由通知确定；

    5）会议内容：

总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。

    6）除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持；

    7）会议总结应及时传至公司。

    6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

    1）周报表：

下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；

    2）月报表：

下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表；

    3）年报表：

年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。

三、办事处人事管理

    1、办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

    2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

    3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。

办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

    4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

    5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

    6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

    7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。

派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。

派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

    8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

    9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

    10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

    11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

    四、办事处的财务管理

    1、办事处应加强财务工作的领导，建立、健全并认真执行各项财务管理制度。

    2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。

并应严格执行翁对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准。

    3、办事处应加强财务管理的自检自查工作，发现问题及时解决。

公司财务部门应根据需要，对办事处财务管理情况进行检查指导，坚决杜绝违反财经纪律的现象。

    4、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益。

    5、办事处财务管理流程：

    1）费用支出流程

    2）货款回笼流程

    6、处罚：

出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘。

    1）违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

    2）拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

    3）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

   4）利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

    5）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

    6）在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

    7）有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

销公司驻外分公司（办事处）管理制度

第一章  工作职能与岗位职责

一、编制设置原则：

  分公司：

营销经理、市场推广经理、用户中心主任、财务专员，其中财务专员由营销公司委派；可设导购代表、营销代表若干人（由分公司根据实际情况确定，有关费用按分公司费用分解及目标协议书约定执行）；

  办事处：

营销经理、用户中心主任、综合管理员，其中综合管理员工资由营销公司负责；可设营销代表若干人。

  二、分公司／办事处工作职能

  各分公司／办事处是乐华空调营销公司的驻外销售机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于乐华空调营销公司。

分公司／办事处代表公司的利益履行如下职能：

  1．分公司／办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。

  2．分公司／办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由分公司／办事处负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。

  3．分公司／办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；

  4．分公司／办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。

  5．分公司／办事处负责对所辖区域乐华空调产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。

  6．分公司／办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升晶牌和企业在当地的知名度。

  7．分公司／办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。

  8．分公司／办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产安全。

•  9．负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争晶牌的营销动态。

  10．根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。

三、分公司／办事处岗位职责

（一）分公司／办事处经理的职责：

1．对本区域销售工作的管理

λ    代表分公司／办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。

λ    分公司／办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。

λ    负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。

将本区域的营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。

落实二次承包方案，作为工资核算依据。

λ    各分公司／办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。

λ    各分公司／办事处经理行使对该分公司／办事处的管理权，按有关规定统筹好分公司／办事处的营销代表的工作，负责分公司／办事处人员的工作安排调动。

对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。

λ    管理、监控、指导分公司／办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。

λ    负责对分公司／办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。

λ    负责对分公司／办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。

λ    每月根据分公司／办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分表”，配合公司对分公司／办事处人员的工资核算及定级考核工作。

λ    负责建立分公司／办事处的销售台帐，对各经销单位的投款和提货情况随时检查，严格执行现款现货的政策。

λ    每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。

  2．与各部门的协调管理

λ    分公司／办事处经理要与公司市场、营销管理、用户服务等部门密切配合，确保销售工作的顺利开展。

λ    协同用户服务中心主任处理好与当地各职能部门的关系。

λ    协助广告代表公司的广告员、广告执行人员，合理进行广告投放，配合经销单位共同策划促销活动，并监督形象广告的执行情况。

λ    协同用户服务中心主任，组织营销代表加强对本区域的安装维修服务网点的建设和管理工作，处理好客户的投诉以及与商业单位的关系。

λ    协助营销管理部，监督和管理好中转仓的货物进、出、存，每月督促中转仓保管员做出当月的进、出、存月报表，发现问题及时追查处理。

  3．分公司／办事处经理的权限：

λ    行使分公司／办事处的销售任务的计划分配权。

λ    行使分公司／办事处人员的定岗分区，调动权。

λ    行使分公司／办事处聘用人员的招聘权。

λ    行使分公司／办事处人员的考核和解聘、建议调离权。

λ    行使分公司／办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。

λ    行使分公司／办事处人员的工资考核、分配建议权。

λ    行使促销方案的计划、审核权，品牌广告建设执行权。

λ    行使售后、售前服务的处理和建，议处理权。

λ    行使分公司／办事处财产的管理、控制保护权。

λ    行使分公司／办事处所需货源的计划调度权。

（二）、用户服务中心主任的工作职责：

  1．协助分公司／办事处经理开展分公司／办事处的各项管理工作，为搞好本区域的销售工作，共同领导和组织分公司／办事处人员开拓市场，服务市场、培育市场。

  2．负责分公司／办事处服务人员的组织、领导工作，并对本区域内的售后服务工作全面负责。

  3．负责监控管理中心所辖网点的安装维修质量，按公司的有关规定进行考核。

  4．积极配合营销代表开拓市场，对符合建点条件的单位按程序及时设置特约维修安装点。

  5．负责分公司／办事处售后服务员工的工作安排及工作考核，对严重违纪的员工有申请调离权（对公司员工）和解聘权（对聘用员工）。

  6．负责辖区内的经销网点的技术指导，定期进行技术培训，提高各经销网点技术人员的技术水平和服务素质。

  7．结合实际需要制定配件安全库存量，定期提交合理的配件需求计划，保证零配年的及时供应。

  8．完善配件及周转机的管理，建立健全领用台帐，每月定期盘点，确保帐、物、卡相符。

  9．严格控制网点零配件的领用情况，防止零配件流失。

  10．组织人员认真审核下属网点安装维修单的真实性、规范性，并做好用户回访工作。

  11．及时处理用户或有关部门委托处理的投诉事件，及时组织对特殊用户的上门服务，并跟踪结果，最大限度防止恶性投诉事件的发生。

  12．每月及时收集产品信息和服务信息，按要求反馈用户服务部，并对辖区内产品质量信息和维修技术难点，及时以书面形式反馈。

  13．及时向网点传达公司下发的安装、维修工艺文件及通知，并按要求对网点进行指导。

  14．以不符合要求或违反公司规定的网点提出整改建议。

经批准后负责网点撤销的善后工作。

  15．加强与消费者协会、用户委员会、技术监督局等职能部门和各种传媒的联系，确保乐华产品的有利地位。

  16．了解竞争对手的情况和新举措，并及时反馈部门。

  17．负责每月按用户服务部和分公司／办事处要求提供各种报表、帐目及工作总结。

  （三）、营销代表的工作职责：

  1．营销代表必须全力配合分公司／办事处经理、用户服务中心主任开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。

  2．在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交分公司／办事处经理审核，并呈交营销管理部作为工作考核依据。

  3．必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各商业单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，监督所辖区域内的货物流向，并负责处理所辖地区的用户服务工作。

  4．每月25号做出“当月工作总结及下月工作计划”，交分公司经理审核，并作为工作考核。

  5．营销代表要严格执行公司的营销方案，坚持现款现货的原则，对收到的汇款、银行承兑，要认真检查，去当地银行辨别真伪，50万元以上的汇票要求向开出行查询，确保货款安全。

  6．对商业单位的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。

并做好分类登记，详细记录，如：

投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。

  7．营销代表必须定期与公司储运、财务科核对帐目，确保与经销商的经济帐目准确。

  8．根据当地市场特点，配合经销商及广告代理公司共同策划促销活动，并负责对市场推广部提供的广告发布方案进行有效论证，提出适合当地的市场情况的合理化建议。

  9．认真执行经市场推广部论证后的广告促销策划方案和广告代理公司制定的媒介组合计划，搞好当地的促销工作。

  10．负责本区域的专柜、专卖店的设  置、申请报批，及样机、宣传资料的需求计  划制定、分发登记及使用跟踪等。

  11．负责对本区域内发布的广告进行监控，要求促销活动每次一小结，并将书面报告反馈回市场推广部。

  12．密切与当地新闻媒介的关系，负责当地的动态新闻宣传工作。

  13．协同分公司／办事处经理，对导购代表进行招聘面试，将初试合格的详细资料（身份证复印件，个人简历，学历证书，•《导购代表聘用登记表》传真回市场推广部审核，并报营销办公室批准。

  14．每月对导购代表的工作进行考核，根据导购代表的销售实绩定期填报《导购代表底薪及奖金汇总表》，经导购人员签名，分公司／办事处经理确认后，连同《商场销售报表》传真回市场推广部，以便结算导购代表的工资和奖金。

  15．负责专柜、专卖店的管理工作，做到样机摆放规范、POP充足，确保按照公司统一的瓤形象进行现场布置。

  16．通过各种信息渠道，积极收集当地市场信息，并及时将信息反馈回公司市场推广部。

  17．对符合建点条件的单位按规定程序报请用户服务中心主任，设置特约维修安装点，并监控网点的安装维修质量，按公司的有关规定进行考核。

  18．及时了解和统计经销商售中坏损机情况，提出处理意见，并根据批准的处理方案进行处理。

  19．及时处理用户的或有关部门委托处理的投诉事件，并跟踪处理结果。

  （四）市场推广经理的职责

  1．直接接受市场推广部部长的领导，并接受分公司经理的日常工作的管理。

*  依据公司整体市场推广计划，在市场推广部的统一指挥下，执行市场推广部全国统一的市场推广计划。

结合当地市场特点，制定本地区的市场推广计划，报市场推广部备案。

  *  配合地区媒介执行对媒体的购买，并进行地区媒介监测。

  *  配合分公司经理根据当地情况，及广告费分配情况制订阶段性的促销计划及区域专卖店／专柜发展计划，并报市场部备案。

  2．负责促销现场的布置、监督以及促销材料的管理。

  *  按公司的CI要求，负责指导促销现场的布置，并对宣传、促销效果进行监督，确保达到应有广告质量。

  *  负责市场推广部统一制作的POP与促销计划材料的申领与发放工作。

．  *  负责提出本地区办事处产品样机、POP与促销材料制作需求计划，报市场推广部备案，并对制作成本、制作质量加以控制。

  3．负责区域导购人员的招聘、培训与管理：

  *  协助市场推广部、分公司经理  对区域导购人员进行招聘、培训、考核。

  *  依据市场部整体工作要求，指导导购人员的日常工作（卖场标准化陈  列、导购人员行为规范、信息反馈等）

  *  建立地区导购人员管理档案并报市场推广部备案。

  4．市场信息的收集与反馈：

  *  密切关注竞争对手的市场动态，承担区域市场的市场信息收集、汇总和分类整理工作，并及时反馈给分公司经理和市场推广部。

  *  建立地区市场推广费用分类登记台帐并上报市场推广部。

  （五）、分公司财务人员工作职责：

  1、组织与职责：

  1）、分公司财务人员由营销公司直接委派，行政上接受所在分公司领导，业务上接受营销公司财务科领导；

  2）、贯彻执行营销公司财务管理制度和销售管理政策；

  3）、根据营销公司财务管理制度和销售管理政策，协助经理制定分公司各项管理制度；

  4）、主管分公司日常财务会计业务，协助分公司经理搞好销售财务管理，参与分公司的销售管理；

  5）、对于营销公司的调入的各类存货建立进、出、存管理制度，完善手续，保证公司资产的安全、完整、增值；负责分公司客户往来帐目的核对、清收。

  6）、协助分公司经理，制定销售回款回笼计划，组织销售货款回笼营销公司；

  7）、协助经理制定费用管理制度，正确划分费用种类，控制各项费用额度，严把费用开支关；

  8）、按时向营销公司填报各类报表及提供其他信息；

  9）、负责分公司财务资料的审核，对分公司日常业务进行监控；

  11）、配合营销公司各项业务审

12）、保管分公司各种财务资料；

13）、完成营销公司临时交给其他任务。

  2、权限：

  1）、对分公司销售管理实施财务监督；

  2）、对营销公司制定的财务管理制度和销售管理政策享有实施权。

  3、工作要求：

  1）、正确设置和使用会计科目，组织安排分公司会计核算工作；

  2）、严格执行营销公司存货管理规定，负责存货出库单据的填开、保管；

  3）、严格执行分公司费用管理制度，履行费用报销审核权，对违反公司财务管理规定的行为及时制止、纠正，对重大问题提出处理建议并上报营销公司；

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