设计院质量体系程序文件.doc
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程序文件
1.文件控制程序Q/SY-PD4.2.3-01
2.记录控制程序Q/SY-PD4.2.4-01
3.管理评审控制程序Q/SY-PD5.6-01
4.人力资源控制程序Q/SY-PD6.2-01
5.合同评审控制程序Q/SY-PD7.2.2-01
6.信息沟通控制程序Q/SY-PD7.2.3-01
7.设计策划与设计计划控制程序Q/SY-PD7.3-01
8.组织和技术接口及设计输入控制程序Q/SY-PD7.3-02
9.设计输出、评审、验证及确认控制程序Q/SY-PD7.3-03
10.设计归档与设计更改控制程序Q/SY-PD7.3-04
11.标识和可追溯性控制程序Q/SY-PD7.5.3-01
12.顾客满意度测量程序Q/SY-PD8.2.1-01
13.内部审核控制程序Q/SY-PD8.2.2-01
14.不合格品控制程序Q/SY-PD8.3-01
15.数据分析控制程序Q/SY-PD8.4-01
16.纠正和预防措施控制程序Q/SY-PD8.5-01
审批：
受控状态：
分发号：
2012年4月1日发布2012年4月1日实施
XXX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行有效控制，确保各相关部门使用的现行文件均为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3.职责
3.1总经理批准发布《质量手册》、《程序文件》以及作业性文件；
3.2管理者代表审核《质量手册》、《程序文件》以及作业性文件；
3.3综合部为质量管理体系文件的主管部门，负责《质量手册》、《程序文件》和作业性文件的登记、发放；
3.4各部门负责本部门与质量管理体系有关程序文件和作业文件的编制、收集、整理和归档保管等。
4.程序
4.1文件的分类与编号
4.1.1本公司质量管理体系文件分为三级（详见《质量手册》）：
a）一级文件：
质量手册；
b）二级文件：
程序文件；
c）三级文件：
作业文件；
4.1.2第三级文件可分为四类：
第一类：
部门工作规范、工作标准以及专业要求，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：
包括管理标准（各种管理制度等）；工作标准（岗位职责和任职要求等）；技术标准（企业标准及作业指导书、设计检测规范等）；
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
b）第二类：
记录是一种特殊类型的文件，包括标准要求的各类记录，是为本公司产品提供符合规定要求和质量管理体系有效运行客观证据的记录；
c）第三类：
其他质量文件：
针对本公司各部门产品或合同、标书编制的质量计划或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式；
d）第四类：
与产品有关的外来文件，包括顾客提供的文件，外来的设计勘察等基础资料，国家、行业和地区的法律、法规、条例、规范、公文等。
4.1.2文件编号
a）质量手册
Q/SY-QHA0-2008
年号
版本号、修改号（A版，0次修改）
质量手册代号
XX水利勘测设计研究院有限公司代号
企业标准代号
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
b）程序文件
Q/SY-PDX.X-01
序号
对照ISO9001：
2008标准条款号
程序文件代号
XX水利勘测设计研究院有限公司代号
企业标准代号
c）作业文件
SY—WIX.X—01—01
序号
部门代号（如设计一所为01）
对照ISO9001：
2008标准条款号
作业文件代号
XX水利勘测设计研究院有限公司代号
d）记录编号
QRT—01—01
表格序号
部门代号（如综合部为01）
质量记录代号
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
4.1.3部门代号
部门代号
部门名称
01
综合部
02
技术经营部
03
设计所
04
勘察测绘部
05
06
4.2文件管理
4.2.1文件的编写、审核、批准
a）文件发布前应得到审核、批准，以确保文件是适宜的；
b）管理者代表组织成立“质量管理体系认证小组”负责编写质量手册。
各部门负责本部门与质量管理体系有关程序文件和作业文件编制。
c）质量管理体系所有文件经审核、批准后，编制部门应报综合部登记后，由综合部统一识别分发。
4.2.2文件的受控状态
a）文件分为“受控”和“非受控”两大类；
b）凡与质量管理体系运行紧密相关的现行修订状态有效文件均应为受控；受控文件必须在该文件封面加盖“受控”章；
c）《质量手册》、《程序文件》和《作业文件》均应以受控文件形式发放使用。
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
4.2.3文件的发放
a）外来技术文件（包括顾客提供的文件，外来设计勘察等基础资料，技术标准、规范以及计算机应用软件等）由技术经营部保管，发放时填写《文件发放、回收记录》；外来行政文件（包括来自政府主管部门等有关公文、规定、通知等）由综合部登记备案，发放时填写《文件发放、回收记录》；
b）综合部应确保文件使用的各部门得到相关文件的有效版本；
c）受控文件的持有者应对文件妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹；调离工作岗位时，应将文件交还发放部门，办理核收登记；未经管理者代表批准，任何人不得将受控文件提供给本公司以外的人员和部门；
d）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.2.4外来文件的控制
a）技术性外来文件由技术经营部负责接收，识别其适用性，并受控发放至相关部门以确保其有效使用；
b）外来行政文件由综合部负责接收，识别其适用性，并受控发放至相关部门以确保其有效使用；
c）各部门负责收集与本部门相关的国际、国家、行业标准的最新版本，交文件主管部门识别其适用性，统一编号、加盖“受控”印
章进行发放，各使用部门将其列入本部门《受控文件清单》进行管理。
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
d）对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照上述规定执行。
4.2.5文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后借阅、复制。
复制的受控文件必须登记编号，加盖受控印章。
4.2.6文件的保存
a）与质量体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b）各部门文件由本部门保管；
c）各部门使用的受控文件，应编制本部门的《受控文件清单》；
d）任何人不得在受控文件上涂改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.2.7文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由综合部或技术经营部及时从所有使用部门撤出，加盖“作废”印章；若因任何使用原因而保留的作废文件，由综合部或技术经营部加盖“作废留用”印章。
b）对要销毁的作废文件，综合部或技术经营部填写《文件销毁申请》，经文件主管部门审核、管理者代表批准后，统一销毁。
4.3文件的更改
4.3.1《质量手册》和《程序文件》使用期间如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合部；
4.3.2管理者代表应组织对《质量手册》和《程序文件》的适用性、有效性进行评审，必要时予以修改；
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态：
0
4.3.3《质量手册》和《程序文件》由综合部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后更改；综合部应保留文件更改内容的记录；并以《文件更改通知单》发至各部门进行更改。
4.3.4部门主管领导应组织对主管部门作业性文件的适用性、有效性进行评审，必要时予以修改；填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后更改。
4.3.5文件中如错别字，标点符号等更改无需更换修改号；删减或增加内容或做重要更改（如质量方针、质量目标、组织机构等变动更改）应改换修改号（按阿拉伯数字依次编号），直至更换版号（按英文字母依次编号）。
5.相关文件
5.1Q/SY-PD4.2.4–01《记录控制程序》
6.相关记录
6.1QRT-01-01《文件发放、回收记录》
6.2QRT-01-02《文件借阅、复制记录》
6.3QRT-01-03《受控文件清单》
6.4QRT-01-04《文件更改申请单》
6.5QRT-01-05《文件销毁申请单》
XX水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
记录控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.4-01
修订状态
0
1.目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2.范围
适用于为证明本公司的产品、活动与服务符合标准要求和质量管理体系有效运行的所有记录。
3.职责
3.1综合部负责收集、整理、保管各部门的记录；
3.2各部门负责人负责审核本部门编制的记录，并报综合部备案。
3.3管理者代表负责批准各部门编制的记录格式。
4.程序
4.l记录编号标识
记录编号标识按Q/SY-PD4.2.3-01《文件控制程序》执行。
4.2记录填写
4.2.1记录要用钢笔或圆珠笔填写，记录要求及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据并签上更改人的姓名
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