项目物资管理流程及工作标准.docx
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项目物资管理流程及工作标准
项目物资管理流程及工作标准
1、项目物资管理流程图
2、项目物资管理工作标准
第1页共5页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
熟悉合同条款
A2
B2
C2
D2
任务程序
一、工程承包合同；
二、铁路物资管理技术规程
✧根据管理权限，公司项目管理中心或子分公司合同管理部门向项目部移交合同文件，并组织合同交底活动；
3个工作日
✧项目经理组织项目物资部门、工程部门，认真熟悉合同中关于物资供应、物资技术要求条款；
3个工作日
✧项目物资部门认真熟悉合同相关条款，了解主要物资供应方式，为物资采购与管理做好准备；
5个工作日
✧项目工程部门认真熟悉合同相关条款，了解物资技术要求，为提供物资技术资料及仓储建设做好准备。
1个工作日
管理点
✧组织各相关部门熟悉合同中关于物资的条款。
设施与人员组织
B3
C4
D4
任务程序
一、工程承包合同；
二、技术交底文件资料
✧项目经理负责根据合同要求，组织项目物资部门、工程部门建设仓储设施；
依情况定
✧子分公司人事部门负责配备两名以上物资专业管理人员，以及符合保管要求的火工品等仓库保管人员，各类物资人员须持证上岗；
按规定时限
✧项目工程部门根据项目的具体情况和物资保管的技术要求，组织建设必要的临时仓储设施；
按规定时限
✧项目经理负责组织计算机等必要的物资管理设备的配置。
7个工作日
管理点
✧物资管理所需各种设备、设施、人员的配置。
制订物资管理制度
C5
C6
任务程序
一、公司、子分公司物资管理有关规定；
二、本项目关于物资技术的资料
✧项目物资部门根据公司、子分公司相关管理制度，建立本项目的物资管理制度和本部门的岗位职责；
5个工作日
✧物资管理制度不得与公司、子分公司相关管理制度相矛盾、冲突；
✧物资管理制度与岗位职责经项目经理审批后，组织实施。
随时
管理点
✧物资管理制度与物资部门岗位职责的编制。
供方评定准备
C7
D7
E7
任务程序
一、供方提供的资料；
二、项目相关技术文件资料；
三、施工调查相关文件
✧项目物资部门负责调查、收集、整理供方的相关资料，向项目经理及评定小组提供；
依情况定
✧项目工程部、计财部负责向物资管理部门提供本项目的主材设计用量和合同材料单价，便于对物耗成本的监控；
依情况定
✧对有特殊技术要求的物资，项目工程部门应向物资部门提供详细的书面技术资料；
依情况定
✧项目试验部门负责对原材料调查获取的样品进行试验；
按规定时限
✧其他相关部门根据职责，做好相关准备工作。
随时
管理点
✧供方评定前，各部门依职责做好准备工作。
第2页共5页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
合格供方评定
B8
C8
D8
E8
C9
任务程序
一、相关技术资料文件；
二、供方相关资料
✧项目经理负责组建以其为组长，各业务部门负责人为成员的评定小组，组织评定小组对材料的《合格供方》进行评定；
依情况定
✧项目物资部门对供应方从资质、业绩、供应历史和信誉等方面进行评价，并介绍其他用户对该生产商的产品质量评价；
✧项目工程部门对所采购原材料的样品、说明书进行评价，提出自己的意见和建议；
✧项目实验部门对所采购原材料样品的试验、检验结果进行评价，提出自己的意见和建议；
✧项目物资部门负责填写《合格供方》评定表，经评定人员会签、项目经理批准后纳入《合格供方》名单，作为备选《合格供方》名单。
2个工作日
管理点
✧组织相关部门对合格供方进行评定。
台账/档案/手续办理
C10
任务程序
一、国家有关法律法规、政策；
二、公司程序文件；
三、铁路仓库管理标准
✧项目物资部门负责建立物耗过程的各种台帐，如：
《物资台帐》、《分工号物资供应台帐》、《物资结算台帐》等；
5个工作日
✧项目物资部门会同公安管理部门办理火工品库的建设、使用等相关手续；
7个工作日
✧项目物资部门对评定合格的《合格供方》建立档案，跟踪管理，定期评价，做出保持或取消供方资格的建议，经项目经理批准后执行。
每年1次
管理点
✧各种台账、供方档案的建立，以及相关手续的办理。
编制采购计划
C11
D11
任务程序
一、物资管理相关制度；
二、技术资料文件
✧项目工程部门负责提供分工号、分部位所需主要材料的规格、型号、数量等技术要求；
按规定时限
✧各施工队（班组）配合工程部门提供技术要求，提出施工需求的物资；
随时
✧项目物资部门依据施工计划安排、设计需要量、现场库存量，编制供应计划，报工程部复核，项目总工审核，项目经理批准；
5个工作日
✧一般材料的计划按旬编制，紧急用料、临时用料要有补充计划；
✧变更设计、施工计划调整后，项目工程部门及时书面通知物资部门，便于调整供应计划。
随时
管理点
✧采购计划的编制。
确定供方与采购方式
C12
任务程序
一、《合格供方》名单；
二、采购供应管理办法
✧项目物资部门在《合格供方》名单中选择供应商，超出名单的物资部门按规定程序组织评定；
7个工作日
✧项目物资部门根据文件规定确定采购方式（招标、议标、比价采购等）；
✧选择的供方与采购方式报项目经理审批。
1个工作日
管理点
✧供方的选择与采购方式的确定。
第3页共5页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
物资采购
C12
D12
C13
任务程序
一、物资采购计划；
二、物资采购管理制度
✧项目物资部门负责按选定的采购方式，组织招标、议标、比价采购等活动；
按计划时限
✧项目工程部门、财务部门等相关部门积极参加物资部门组织的招标、议标等活动；
随时
✧项目物资部门与选定的供方洽谈采购合同，并组织工程部门、财务部门等进行合同评审；
依情况定
✧项目工程部门、财务部门等参加合同评审，从各自的角度提出意见和建议；
随时
✧在满足设计及业主条件下，优先考虑价格优势的替代产品，如新工艺、新材料、混合材料；
✧项目物资部门将各方面的评审意见汇总、平衡，并将最终选定一家或几家供应商；
1个工作日
✧按照管理权限，选定的供应商报项目经理或上级相关领导审批；
1个工作日
✧项目物资部门负责与批准的供应商签订采购合同，最大限度维护本企业的利益。
管理点
✧物资采购、合同评审的组织与合同签订。
提出索赔
C15
C16
任务程序
一、物资采购价格资料；
二、工程承包合同
✧在物资采购过程中物资部门要随时掌握市场价格信息，并及时整理相关资料；
随时
✧如采购价格大于预算价格，及时编制索赔书面报告，报项目经理审批；
1个工作日
✧项目物资采购部门及时向业主书面报告，并办理相关索赔手续；
依情况定
管理点
✧相关资料的整理与索赔报告的编制。
价格信息上报
C17
A17
A18
C18
C19
任务程序
一、采购价格信息资料；
二、物资采购管理制度
✧项目物资部门按时向上级物资管理部门上报物资采购价格信息资料；
每2月1次
✧公司项目管理中心及时在公司物资信息平台上公示物资采购价格，便于各单位在采购时参考；
5个工作日
✧公司物资信息平台定期发布各大区域《物资价格资源信息表》及公司项目上报的《项目物资采购结算价格信息表》；
每2月1次
✧各子分公司物资管理部门定期或不定期上报物资价格信息；
每2月1次
✧上级物资管理部门比较下属各项目部在质量、时间、资金运转相同条件下，同类物资的供应价格（到工地价）；
5个工作日
✧发现供应单价不正常的要及时查找原因，并提出纠正、改进措施；
2个工作日
✧项目物资部门根据各类物资价格信息，不断纠正、改进物资采购价格控制相关工作，努力降低采购成本。
随时
管理点
✧价格信息的上报与采购价格控制的纠正、改进。
第4页共5页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
物资质量检验
C20
E20
C21
任务程序
一、物资采购合同；
二、技术文件资料
✧项目物资部门严格按照采购合同要求，督促供方及时、足量、保质发货；
合同规定时限
✧采购物资到货后，项目物资部门负责组织对其进行检验；
依情况定
✧物资检验的内容包括：
外观、规格数量、技术证件、质量检验、时效规定等；
✧需要进行性能试验的物资，由项目物资部门填写《委托试验申请单》，试验部门负责组织取样、试验，并向物资部提交《试验结果报告单》；
按规定时限
✧如经检验不合格，由项目物资部门负责与供方联系，严格按合同规定办理退换货手续。
按合同规定
管理点
✧采购物资各方面的检验、试验。
物资入库保管
C22
C23
任务程序
一、物资质量检验合格单据；
二、铁路仓库管理标准；
三、采购物资使用说明文件
✧物资检验合格后，采购人员与库管人员办理入库手续，由库房主管审核，三方签字确认；
1个工作日
✧未经检验或检验不合格的物资，库管人员不得入库；
✧物资入库后，库管人员将其按规定存放，进行标识和可追溯性管理，建立相应的帐、卡记录，保证物耗过程数据清楚；
1个工作日
✧对业主供应的物资除按规定程序验收外还应单独存放、并标明“业主供应”字样，发现质量问题要及时和业主联系处理；
✧库管人员加强库存物资的日常管理，防止出现丢失、受潮、损毁等现象；
随时
✧如库存物资出现问题，库管人员需及时向相关领导汇报，按有关规定处理。
随时
管理点
✧物资入库手续的办理及标识的建立；
✧库存物资的日常保管。
物资出库使用
C24
C25
F25
F26
任务程序
一、物资管理相关规定；
二、物资使用说明文件
✧项目物资部门按照相关规定，合理组织周转材料的供应和摊销；
随时
✧施工过程中，各作业队（班组）领用物资需建立分作业队发料台帐；
随时
✧物资库房与作业队（班组）办理物资出库手续，由库房主管、保管人员、作业队领料人员三方签字确认；
即时
✧对进出库的物资和备用金必须要做到一事一签单，一月一结算；
随时
✧到工地的材料只要消耗，必须点收入库，摊销到工号，建立分工号台帐，不得滞留在物资部门；
随时
✧出现库存材料金额与财务帐面存货金额不相符的，必须及时查找原因，确保帐物相符；
依情况定
✧各作业队（班组）在施工过程中，应做到文明施工，避免物资浪费，寻找节约物资新途径。
随时
管理点
✧物资周转材料组织、出库手续办理与合理使用。
第5页共5页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
物资消耗分析
C27
任务程序
一、物资流转单据；
二、物资消耗数据、资料
✧项目物资部门每月末进行物资盘点，填写盘点记录。
定期参加财务部门组织的成本分析，并提供阶段内项目物资消耗情况；
每月1次
✧项目物资部门每季度对阶段内物资消耗的量差、价差进行详细分析；
每季度1次
✧项目物资部门针对物资成本中存在的问题、缺陷，提出改进措施；
2个工作日
✧改进措施经项目经理审批后，项目物资部门组织实施。
管理点
✧物资消耗定期分析。
物资管理检查
A28
B28
C28
A29
B29
C29
任务程序
一、物资管理制度；
二、物资管理过程中各种单据、资料
✧项目经理每月定期组织对物资管理工作进行检查，及时发现项目物资管理中的各种问题；
每月1次
✧各子分公司物资管理部门每半年组织对其下属各项目部进行物资管理检查，并在日常加强随机检查，检查结果及时通报并上报公司；
每半年1次
✧公司项目管理中心每年组织一次物资大检查，并加强日常随机检查；
每年度1次
✧各项检查中发现的各种问题，检查部门及时研究制订改进措施，向相关项目部下达整改通知；
依情况定
✧相关项目部及时按整改通知要求，开展整改活动，并不断改进物资管理的水平。
随时
管理点
✧物资管理定期检查的组织。
物资管理技术总结
C30
D30
任务程序
一、物资管理过程中各种单据、资料
二、物资管理相关制度
✧项目竣工后，项目物资部门负责对该项目的物资管理工作进行一次全面技术总结，项目工程部门配合；
5个工作日
✧物资管理技术总结内容包括：
工程概况,物资管理基本模式,采购供应方式,设计数量和实际消耗数量（返工或其它不正常超耗要特别说明），材料预算成本和实际材料成本支出，（运杂费、管理费、流动资金周转）库存物资量及债权债务情况等；
✧项目物资管理部门对项目最终物资核算盈亏数额进行总体分析总结，编写书面总结报告；
3个工作日
✧总结报告经项目经理审阅后，于项目竣工后30日内上报主管部门。
1个工作日
管理点
✧物资管理技术总结报告的编制。
编制：
王朝友审核：
杨博
附录-1：
物资需要量计算
1.主要材料需要量=（设计需要量+工艺损耗量+非工艺损耗量）-库存数量。
2.工程部提供设计用量时必须明确是否包含损耗，若图纸设计不含损耗，可依上公式计算需要量，若已含损耗，需要量计算公式调整为：
主要材料需要量=设计需要量-库存数量
3.钢材、水泥、砂石料需要量的确定必须编制需用量核算表（计算过程）。
4.周转材料需要量：
按照工期和工序的安排确定供应量，满足工期要求，合理安排工序，提高周转次数，减少投入量。
5.一般材料：
按照物资消耗定额和经验消耗量确定。
6.火工品的数量按爆破设计数量、实际单位消耗量控制。
7.劳动保护用品：
按国家和企业的有关规定和员工的结构确定。
附录-2：
按计划控制供应数量
1.供应数量的控制依据：
施工协议、设计使用数量、材料消耗定额、限额发料单。
2.按工序实际需要组织供应，减少物资在工地的滞留时间，减少不必要的成本支出。
3.对供应的主要物资要及时登入《分工号物资供应台帐》，及时和设计数量对照消耗状况，发现消耗不正常及时查找原因进行处理。
4.合理安排周转材料的投入数量。
周转材料在使用过程中原则上按租赁方法管理，确实不能按租赁方法管理的，保有单位可以采取其他行之有效的控制办法，保证周转材料使用责任清楚，数量、质量损耗合理。
5.辅助材料如：
一般材料、火工品等应凭项目部指定人员签发的限额发料单供应。
6.砂石料的控制：
（1）至少由两人以上同时在现场收方，并明确不同责任。
（2）现场计量推荐采用计重计量方法，采用换算计量的要统一单位重量和换算方法。
（3）采用集中拌合和生产商品混凝土等不同形式的控制方法，降低非工艺损耗。
附录-3：
物资采购方式分类
1.对生产消耗量大或物资单价高、占用流动资金多的A类物资（如：
钢材、水泥、外加剂等），物资部必须按规定程序组织招标采购，由招标小组讨论定价项目经理签发执行。
2.对生产消耗量较小单价不高的B类物资（辅助材料）选择招标、议标比价形式。
3.采购，采购单价由物资部门提出意见报项目主管领导审定后执行。
4.对消耗量少，单价低，对生产影响不大的C类物资（除结构材料和辅助材料以外的其他材料），选择比价采购方式，由物资部门负责人确定采购单价。
采购单价不得高于市场同类物资的单价。
5.对业主供应的物资，要有明确的供应数量、价格、质量等文件约定；要签订供应合同，明确责任和义务。
供应价高于预算价的要及时向业主书面报告，争取索赔。
附录-4：
物资采购合同管理
1.对一批采购价值大于两万元的物资或交货时间大于3个月的物资必须签订“物资采购合同”。
2.物资采购合同的签订要符合《合同法》的有关规定，按照公司《项目合同管理标准》管理合同。
3.对于供货合同期限超过半年以上的，市场价格波动较大的，可对风险的规避进行约定，以减少因市场价格波动给双方造成不必要的损失。
4.采购合同由项目经理与供货商负责人共同签字生效。
5.妥善保管物资采购合同。
附录-5：
周转材料的摊销
1.周转材料的日租赁费标准建议最低可按购入价的千分之一控制，非通用性的可以适当提高租费。
2.周转材料的成本应分次摊入对应工号：
即第一次投入使用摊销50%价值，以后视使用情况和成色酌情摊销，报废前应留有10%的价值，待报废或变卖后再冲减对应工程成本。
3.周转材料在报废前必须保证帐物相符。
4.没有通用价值的大型周转材料如大型钢模、墩钢模、衬砌台车等，摊销价值除扣除预计残值外应在当期使用工号内一次摊完。
5.周转材料的租赁收入要单独建帐，冲减工程成本，不得挪做他用。
附录-6：
项目部物资管理检查
1.项目部自查：
（1）计划采购供应：
计划是否及时编制、经过审批后执行；采购供应是否保证及时准确到位；
（2）内业管理：
是否按标准建立相关台帐，是否符合物资管理标准及程序文件相关要求；
（3）成本核算：
是否定期对施工中、竣工后项目物资进行成本核算，帐物资金是否清楚；
（4）信息报表：
能否准确及时完成各种台帐、报表、价格信息统计上报工作；
（5）管理总结：
项目竣工后物资管理总结是否按要求进行并限时上报。
2.子分公司检查
（1）项目物资（主管）人员必须要由子、分公司物资主管部门推荐或委派，要有二年物资岗位实际工作经验，持证上岗，无重大问题中途不能更换人员，物资管理岗位定员不得少于2人。
（2）检查掌握各项目施工过程中、施工竣工后物资成本盈亏情况。
（3）抽查项目部考核指标的落实执行情况；发现问题及时解决纠正。
（4）按照本单位规定内容进行检查监督，落实项目物资工作管理标准及《程序文件》规定要求。
坚持随机及每半年检查一次，将结果及时上报并在公司内通报。
3.公司检查
（1）按照公司《物资管理办法》、《程序文件》规定，每年组织一次物资大检查，检查落实项目《项目物资管理标准》、执行情况；
（2）结合子、分公司管理职能部门对《项目物资管理标准》执行情况进行随机检查；
（3）对检查监督中发现的问题提出书面《整改通知书》，限期整改并验证，在限期内达不到要求的在公司进行通报。
附录-7：
支持性文件
1.铁路物资管理技术规程（79）449号
2.铁路仓库管理标准（TB/2631-1995）
3.公司程序文件2005-4-1
4.公司物资管理办法
升级会员 