2022年电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题与电大《汉语基础》考试试题三份汇编.docx
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2022年电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题与电大《汉语基础》考试试题三份汇编
电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题汇编附答案
简答题
1.文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。
请说明这一系列过程。
答:
(1)拟稿。
(2)核稿。
是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
(3)签发。
指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
(4)编号。
已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。
(5)缮印。
对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。
(6)校对,指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章。
(8)登记。
(9)分发。
指对准备发出的文件:
进行分装和发送。
2.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?
决定时间、地点时要注意什么?
答:
(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;
(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表』:
。
还应准备约会所需要的文件资料。
(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
(?
)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
3.来信受访的范围包括哪些?
受理与处理的程序和基本要求是什么?
答:
(1)受理的范围是:
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(1分)
(2)及时拆封。
拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。
对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。
拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(2分)
(3)认真阅读。
把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需要的资料。
(2分)
(4)逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。
(1分)
(5)认真处理。
处理信伺:
应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。
(2分)
(6)及时复信。
复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。
复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
(2分)
4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?
答:
(1)不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。
有时因上司太忙,不妨预先约好时间。
(2分)
(2)不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人(上司)报告;(2分)
(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:
“结果是这样,理由有三个,一是……。
”(2分)
(4)一定要简短、扼要、流畅;.(1分)
(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;(2分)
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。
(1分)
5.什么是受意?
受意有几种?
办公室人员应怎样运用受意方法?
(1)受意是文员接受和领会上司意图。
(3分)
(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。
(3分)
(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。
但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。
要做到:
备好记录本,记录下指示要点。
注意倾听,用心判断指示的用意。
必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。
如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。
接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
(9分)
6.公文的完全格式包括哪儿项?
请写出这些项目。
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。
(3分)
(2)密级、紧急程度。
(1分)
(3)签发人姓名。
(1分)(4)公文标题。
(1分)(5)主送机关.(1分)(6)正文、附件。
(2分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。
(3分)(8)注释、阅读(发送)范围。
(1分)
(9)主题词。
(1分)(10)抄送单位、印发说明.(1分)
7.单位印章主要有哪些?
印章的刻制和使用有哪些规定?
(1)单位印章、套印章;(2分)
(2)钢印、领导人签名章、其他印章;(2分)
(3)刻制公章有两种情况:
一种是由上级主管机关刻制颁发;(2分)
(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(2分)
(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;(2分)
(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;(1分)
(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;(1分)
(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;(1分)
(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
(2分)
8.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有儿类几种?
(1)命令(令);(1分)
(2)决定;(1分)
<3)公告;通告;(2分)(4)通知;通报;(2分)(5)议案;<2分)(6)报告;(1分)(7)请示;(1分)(8)批复;意见;(2分)(9)函;(1分)(10)会议纪要。
(2分)
9.什么是文员的挡驾方法?
主要的挡驾法有哪几种?
——般应怎样做?
对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。
文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
(4分)
(1)电话挡驾。
上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。
上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。
(2分)
(2)来访挡驾。
先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。
(2分)
(3)会议、活动挡驾。
对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
(2分)
10.提高会议效率可以有哪些做法?
遵循法律法规(1分)合理确定会议目标(1分)确定必要的与会者(1分)减少会议数量(1分)缩小会议规模(1分)
简化会议程序(1分)缩短会议时间(2分)
控制会议经费(1分)分析会议成本(1分)
11.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?
形式是怎样的?
答案:
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。
它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。
(2分)
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
(2分)
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。
(2分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。
是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。
(2分)
(2)周知性会议纪要。
用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。
(2分)
12.文员进言是指什么?
进言具有什么作用?
应注意什么?
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;(3分)
(2)参谋作用;补缺作用;增进关系作用;(3分)
(3)适事、适时、适地、适度。
(4分)
13.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
(1)会议名称;(1分)
(2)会议记录人的姓名、盖章;(1分)
(3)时间(开始时间、结束时间);(1分)(4)会议地点;(1分)
(5)议题;(1分)(6)主持人、主席;(1分)(7)出席者名单;(1分)
(8)会议的经过情形及结论;(1分)
(9)相关的资料;(1分)
(10)下次会议预定日期。
(1分)
13.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
。
(1)充分了解即将开始的工作内容;(3分)
(2)思考以什么方法进行效率会最佳;(3分)
(3)上司分派两项以上工作日才,必须为工作排定优先顺序。
(3分)
14.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?
具体做法是怎样的?
有电子提示系统和人工提示系统(2分)
电子提示系统的做法:
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
(3分)
人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分)
使用提示性备忘录。
分)
准备约会表(1分)
准备特殊提示卡(1分)
准备交往提示文件(1分)
15.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?
(1)清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;(2分)
(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;(2分)
(3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;(2分)
(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;(2分)
(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等(明确了解对方的情况);(2分)
(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词;(2分)
(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);
(8)不可伤害对方的自尊心。
16.办公室事务管理的服务性特征表现?
请简要说明。
一是为上司服务;二是为组织服务;三是为公众服务.
设计题
1.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?
履行哪些职责?
答:
(1)准备旅行计划和旅馆信息。
旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
(2)制定约会计划。
约会计划表包括:
城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码。
(3)为商务洽谈收集资料。
(4)决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
(5)考虑行李问题。
通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。
为每件:
行李准备识别标签。
(6)安排差旅费。
(7)建立旅行——旅馆信息资料库。
随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库。
(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
2.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
答:
(1)客人的选择。
确定名单,再请上司核定。