2022年电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题与电大《汉语基础》考试试题三份汇编Word格式.docx

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答：

（1）要获得上司的许可；

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认

（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：

。

还应准备约会所需要的文件资料。

（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；

（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；

（?

）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

3．来信受访的范围包括哪些?

受理与处理的程序和基本要求是什么?

（1）受理的范围是：

国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；

职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

（1分）

（2）及时拆封。

拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。

对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。

拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

（2分）

（3）认真阅读。

把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。

提供领导复信所需要的资料。

（4）逐项登记。

用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。

（5）认真处理。

处理信伺：

应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。

（2分）

（6）及时复信。

复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。

复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。

4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

（1）不要失去报告的适当时机。

报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。

有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

（2）不要弄错报告对象及顺序。

要直接向指示工作的人（上司）报告；

（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：

“结果是这样，理由有三个，一是……。

”（2分）

（4）一定要简短、扼要、流畅；

．（1分）

（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；

（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

5．什么是受意?

受意有几种?

办公室人员应怎样运用受意方法?

（1）受意是文员接受和领会上司意图。

（3分）

（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。

（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。

要做到：

备好记录本，记录下指示要点。

注意倾听，用心判断指示的用意。

必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

（9分）

6．公文的完全格式包括哪儿项?

请写出这些项目。

（1）版头、发文字号、印刷顺序号。

（2）密级、紧急程度。

（1分）

（3）签发人姓名。

（1分）（4）公文标题。

（1分）（5）主送机关．（1分）（6）正文、附件。

（2分）（7）发文机关、成文日期、机关印章。

（3分）（8）注释、阅读（发送）范围。

（9）主题词。

（1分）（10）抄送单位、印发说明．（1分）

7.单位印章主要有哪些?

印章的刻制和使用有哪些规定?

（1）单位印章、套印章;

（2分）

（2）钢印、领导人签名章、其他印章;

（3）刻制公章有两种情况:

一种是由上级主管机关刻制颁发;

（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制;

（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用;

（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名;

（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;

（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒;

（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

8.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有儿类几种?

（1）命令（令）;

（1分）

（2）决定;

<

3）公告;

通告;

（2分）（4）通知;

通报;

（2分）（5）议案;

2分）（6）报告;

（1分）（7）请示;

（1分）（8）批复;

意见;

（2分）（9）函;

（1分）（10）会议纪要。

9．什么是文员的挡驾方法?

主要的挡驾法有哪几种?

——般应怎样做?

对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

（4分）

（1）电话挡驾。

上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。

上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。

先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议、活动挡驾。

对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

10．提高会议效率可以有哪些做法?

遵循法律法规（1分）合理确定会议目标（1分）确定必要的与会者（1分）减少会议数量（1分）缩小会议规模（1分）

简化会议程序（1分）缩短会议时间（2分）

控制会议经费（1分）分析会议成本（1分）

11．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?

形式是怎样的?

答案：

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。

它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况；

也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：

（1）议决性会议纪要。

是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

（2）周知性会议纪要。

用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

12．文员进言是指什么?

进言具有什么作用?

应注意什么?

（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

（2）参谋作用；

补缺作用；

增进关系作用；

（3）适事、适时、适地、适度。

13．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章；

（3）时间（开始时间、结束时间）；

（1分）（4）会议地点；

（5）议题；

（1分）（6）主持人、主席；

（1分）（7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论；

（9）相关的资料；

（10）下次会议预定日期。

13.文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

（1）充分了解即将开始的工作内容;

（2）思考以什么方法进行效率会最佳;

（3）上司分派两项以上工作日才，必须为工作排定优先顺序。

（3分）

14.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?

具体做法是怎样的?

有电子提示系统和人工提示系统（2分）

电子提示系统的做法:

在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

（3分）

人工提示系统的做法:

设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分）

使用提示性备忘录。

分）

准备约会表（1分）

准备特殊提示卡（1分）

准备交往提示文件（1分）

15.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些?

（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点;

（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机;

（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等;

（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。

要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服;

（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）;

（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词;

（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）;

（8）不可伤害对方的自尊心。

16.办公室事务管理的服务性特征表现?

请简要说明。

一是为上司服务;

二是为组织服务;

三是为公众服务.

设计题

1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?

履行哪些职责?

（1）准备旅行计划和旅馆信息。

旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

（2）制定约会计划。

约会计划表包括：

城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。

（3）为商务洽谈收集资料。

（4）决定旅行用品。

把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。

（5）考虑行李问题。

通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。

为每件：

行李准备识别标签。

（6）安排差旅费。

（7）建立旅行——旅馆信息资料库。

随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。

（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。

2．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?

（1）客人的选择。

确定名单，再请上司核定。