企业信息化管理的不足及解决方案doc.docx
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企业信息化管理的不足及解决方案7
商业研究
企业信息化管理的不足及其完善
簟何志昂罗定职业技术学院
［摘要］简要介绍了企业信息化的内涵；对企业信息化管理的不足的原因和表现进行了分析；提出从优化企业信息管理系统、防范信息技术应用问题及健全信息支持系统三个方面来完善企业信息化管理。
［关键词］企业信息化管理不足完善
20世纪90年代以来.随着以互联网为代表的计算机网络的应用，各个行业都掀起了信息化改造的浪潮.信息经济、网络经济、电子商务等一系列代表未来发展方向的经济模式层岀不穷，山此而引发了人类思维方式、道德观念、生活方式、组织结构、管理模式等一系列根本性的变革。
信息化潮流给广大企业带来了机遇.同时也给企业带来了挑战。
许多企业尽管已经意识到了信息的重要性.但却未能充分认识和掌握住这个时代契机,在信息化管理上还存在不足，急待完善。
1.企业信息化内涵
企业信息化是指企业在其生产活动中的所有环节中利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛应用，不断提高生产、经营、管理、服务的效率和水平.增加企业竞争力.从而提高企业经济效益的过程。
企业信息化具体包含4个层次的内容：
首先是实现企业生产流程信息化.包括利用信息技术改造生产制造过程、优化生产工艺以及提高产品的研发能力：
其次是实现企业流通过程信息化，建设企业适应市场变化、反应快速灵敏的企业营销信息化系统，形成以市场销售为核心、市场创新为动力、企业内部与外部市场相沟通的企业市场信息体系.能够利用信息资源和信息技术不断为企业创造更多的销售机会：
再次是企业管理信息化，即用信息技术改造、优化企业的管理、服务等流程.提高企业经济效益和竞争力：
最后是企业群体信息化水平共同提高.企业外部信息化环境基本形成。
二、企业信息化管理的不足
现在已进入信息化时代，然而大多数企业现阶段的信息化水平与迅猛发展的信息技术之间却存在着巨大的差距。
I忽视信息管理
企业忽视信息管理表现在两方面：
缺乏信息管理和信息不畅。
企业忽视信息管理的后果很严重.使企业竞争力下降其至破产，这样的例子很多。
典型例子如缺乏信息管理的美国奥斯本公司。
该公司是创建于I98I年的一家美国电脑公司。
公司经过努力不到两年便发展成为拥有4亿美元资产的大型企业。
公司发展后，其管理上的不足日益显露出来。
在管理上.技术出身的奥斯本不懂也不愿意花时间来建立健全的公司管理制度.十分忽视信息管理工作，对市场行情、收支赢亏等方面的信息处理严重不足。
信息管理的缺少导致财务管理混乱不堪，公司没有及时反映销售进度的报告制度和检验产品库存的有效手法：
经理人员不知道公司有多少存货.不知道花了多少钱或需要花多少钱;帐单不及时交给财务部门，导致有的债务竟然没有入帐j总经理不掌握财务控制.
以致公司预期的利润竟突然变成了灾难性的亏损.最终导致破产。
2信息化程度滞后
信息化程度滞后已成为许多企业发展的障碍。
许多企业尤其是中小企业内部大量繁杂的业务，如采购、库存、财务管理及统计报表分析等都是用人工来完成,这耗费了大量的人力、物力和财力，也使得这些企业与国外先进企业的差距越来越大。
这些企业信息化程度如此低，主要有以下儿点原因：
（1）观念滞后。
在竞争激烈的市场经济中，市场要求企业经营者用信息技术变革企业，以面向新的市场。
然而，由于企业管理者对信息产业的理解不足，以及对新技术引发的新的观念、新的思考方式、新的市场、新的机会.新的运作方式等缺乏认识，一些劳动密集型企业认为使用低成本的劳动力比使用高成本的信息工具更合算而不愿意接受信息化，从而导致其观念封闭，不愿承担风险、改变现状。
在经济全球化、科学技术信息产业迅猛发展的今天，企业能否积极创新、解放思想、及时利用信息技术来充实并提高自己.将关系到企业的生死存亡。
（2）基础较差。
许多企业的基础结构距信息化相差棋远。
主要表现在生产技术比较落后，基本的自动化生产尚不健全.其至落后的人工作业依然较普遍，与信息化具有较强烈的反差。
（3）人才短缺。
企业信息化从根本上而言是企业人才的信息化.信息化工作的开展需要企业自身的信息专业人才。
具备了信息化的人才，企业的信息化发展才能与自身特点紧密结合.把握信息化发展的方向。
企业信息化一般采用比较先进的技术，如果信息人才水准不高或人员不够.企业信息化系统的后继开发及应用就比较慢.系统效益也就难以真正发挥出来。
（4）投资不够。
资金对于企业的生存和发展影响重大.再加上对信息化认识上的不足，所以企业为了进行信息化所要投入的资金往往有限。
从而制约企业信息化建设。
3,过分夸大信息管理
（1）夸大电脑功能。
电脑具有的强大的信息系统功能已经极大地影响了管理者监督和控制组织活动的能力.但这种正式的系统只是对管理者控制信息资源的一种增加而不是取代。
作为一个管理者，不可避免地会接收到大量关于事情进展如何、有什么问题、或可能会出现什么问题的内容丰富的信息。
这样的信息常常会比正式信息系统中的信息更快地引起管理者对潜在问题的警觉。
会议、会面、单独谈话、巡视、社交活动、电话交谈等活动.仍然是管理者获取信息的重要渠道。
（2）信息越多越好。
持这种观点的人认为管理者应该得到他要求的所有信息，信息越多所做出的决策越好。
这种观点对企业十
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分不利，因为信息的价值取决于许多因素，并非单纯的数量；另外管理者可能并不理解大量的信息之间的联系j其至管理者可能被大量的信息所淹没。
（3）只要是新的就是好的。
随着电脑的发展速度越来越快，威力越来越大.新的外部设备和软件越来越多，许多管理者认为只有使用最新的技术成果才是最好的。
即有效的信息系统需要最新的技术。
但事实并非如此.先进的设备在某些情况下可能会提高管理的效率，但是认为应该吸收全部最新技术的观点却是危险的。
因为管理者常常并不需要新系统的强大功能、速度或其他优势。
越新是否越好取决于用户的需求和改进技术的成本.如果一有新技术就将其引入到系统中去，必然会引起高成本和混乱。
三、企业信息管理的完善
I优化企业信息管理系统
企业信息管理系统是否健全，其信息处理的效率和质量以及如何对系统进行改进和优化.是治理企业信息管理缺陷的首要问题。
信息管理系统建设是一项大的系统工程。
有些企业花费了大量的人力、物力
和财力建立了信息管理系统.却没有产生应有的效益。
究其原因，主要有以下儿个方面
笫一.技术开发人员对企业管理业务不熟悉.不能正确领会管理意图。
笫二，管理人员往往习惯于传统方式.排斥电脑系统的管理方式，不能适应现代化管理的要求。
笫三，在信息管理系统开发过程中，采用的开发技术和方法不正确.所开发的信息管理系统存在着隐患和风险。
第四，系统建立时.对系统的维护、扩充和安全等问题考虑不周，只注重于系统的操作功能的实现.而忽视了系统适应外界条件变化的能力。
笫五.制约信息管理系统在企业管理中广泛应用的主要原因不在于硬件.而在于人和软件的开发技术、方法、策略等。
和其他管理系统一样，信息管理系统是否有效，能否充分发挥其优势.关键在于它的设计是否科学规范.是否遵循了其原则，以及是否达到了其U标和要求。
（I）原则与要求
笫一.先进性与实用性的统一。
建立信息管理系统时，如果盲LI地追求技术的先进性而采取不成熟的技术，就会造成系统不能正常运或运行不可靠、不稳定:
如果起点太低.采用过分落后的技术，就会造成系统功能弱，性能差。
因此，信息开发平台的选择以及应用软件的开发都要注意技术的适用性和先进性.要根据企业信息管理系统的类型、管理要求、站点分布、资料量的大小等确定合理适用的软硬件平台。
第二.坚持系统的方法。
信息管理系统的开发是一项内容繁多、关联广泛、
人机紧密结合的系统工程。
因此要用系统的方法来建立。
第三，统一性原则。
为了加强信息管理系统开发过程的管理与控制，提高系统开发的质量和水平，缩短开发周期.减少开发费用，方便系统的管理和维护，必须坚持统一性原则。
（2）目标与方法
第一。
系统目标。
系统要实现以下目标：
部门之间、上下级之间能实现信息交流和资源共享：
能够促进企业各部门工作流程规范化、系统化•各部门的工作成果能以资料方式储存：
系统易于使用、管理和维护，使用人员经过短期培训即可使用；能够准确、及时地向领导层提供决策信息。
笫二.具体方法。
作业系统的选择。
系统在技术上应采用高性能的伺服器和安全可靠、功能完善的操作系统。
应充分利用网络技术，创造一个群体工作的环境.使企业内部可以建立起对话模式的联系。
第三。
人员的组合。
在信息管理中应用信息技术的关键.在于采用现代化管理的同时，是否按系统所需知识结构调整企业人员的组成，企业人员组成是否适应现代化管理、生产、经营的要求。
要达到系统顺利建立的目的，必须对企业进行相应的改造。
信息系统的建立将影响企业成员的认识、企业的运作方式和企业人力、物资资源。
在改造过程中.最好采用阶段性实施的方法.以便有充裕的时间对员工进行调整、培训等工作，使建立系统所产生的负面影响降到最低。
2信息技术应用问题及防范
现在信息传播的速度和数量急剧增加。
但信息增加的速度远远大于信息接收的速度，导致有用的信息无法传递.无用的信息满天飞。
“信息垃圾“的处理是信息管理中必须重视的问题.处理不当会给企业带来无法估量的损失。
（1）信息处理不当分析
对信息真伪判断失误或者信息分析处理上的不当，都会给企业经营带来困难，甚至遭受重大损失。
1真伪不辨和信息失真
经济信息多而复杂，但真正对企业有用的信息却很有限。
因此，为了保证经过加工整理后的经济信息的真实性，在信息传递、提供之前要对其真伪情况及能否准确地反映经济运行的真实变化和本质特征进行鉴别。
信息作为社会现象。
与自然现象相比.山于有人的参与，就参杂了微妙的心理因素和复杂的人事关系.使它具有更多的随机性、模糊性。
所以信息虽然不难获得，但要获得真实的信息则并非易事。
面对纷繁复朵的信息，要在浏览的基础上，有所选择，剔除缪误、取其精华，并把它们提炼成高度真实的、反映事物发展规律的信息.以正确指导企业的经营活动。
为了消除信息中的虚假因素，必须善于识别它们。
信息中的不真实的因素，虽然都是以主观与客观为特征的，但具体的表现形式不尽相同。
一是完全虚构。
信息所反映的经济活动变化和特征无事实根据或根据不足，属于传播者的某种需要而虚构而成的。
二是主观修改。
信息所反映的问题有一定的根据.并非完全虚构，但其中某些情节是想象的.是传播者主观添加上去的。
有的信息张冠李戴，把不同的信息拼凑而成的。
三是信息残缺。
信息传播者可能是出于某种考虑，或为了迎合某些人的需要，只强调其中某一方面.对一些有关全局的重要情况故意回避。
2信息分析失误
企业要辨明是否存在充分的市场，就必须对掌握的信息进行准确的分析.但如果信息分析不当.就有可能招致不必要的灾难发主。
实际中信息分析错误的恶果主要来自于两个方面：
一是经济信息不正确的带来的苦果：
二是情报不充分造成的失败。
.
信息分析中的缺陷主要有一是夸大事实.把偶然说成经常、把个别说成普遍,使经济活动的本来面貌发生歧变：
二是片面结论，在信息资料中突出引起经济活动变化的某一种因素的作用，而抹杀其他因素的相关作用.使引起经济活动变化的原因不真
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实：
三是虚幻表象，主要是根据某些经济活动的表面现象进行判断和推理，或以捕风捉影的东西，或以道听途说及以讹传讹的信息，或以假象等信息来分析。
（2）如何对信息进行综合处理
对信息进行综合处理，必须掌握一定的信息处理技术和方法.并按照一定的要求和程序进行判断、筛选、分析和处理.以达到实用的效果。
1信息筛选的原则。
一是内容精练：
二是分类系统j三是真实可為：
四是先进实用：
五是存疑待用。
2信息加工处理。
信息加工过程.就是对信息进行理性思考和过滤的过程。
它没有一个固定模式.不同的要求、不同的初始信息，加工方式各不相同。
信息加工的要求为：
准确性：
时效性：
系统性：
实用性：
经济性。
（3）思维方法的组合
管理者要准确处理信息.必须把定性思维方法和定量思维方法结合起来.这样才容易做出判断，得出正确结论。
定性思维和定量思维在实际思维活动中.是紧密结合在一起、相互作用的.切不可将二者分开。
尤其是企业信息化管理中，对任何信息的分析、认识.都必须借助于现代信息技术，通过一定的讣算程序.对事物进行科学的数量分析和定性分析.得出正确的结论和行动LI标。
（4）提高信息处理人员的综合素质
在信息处理过程中.信息的收集、加工、传递、储存等都是山人来操作的，所以，信息处理人员的素质和能力.对信息处理的质量有很重要的作用。
即使是在信息管理系统中，人员的素质也是个关键的问题。
从经济信息工作的角度来说.人的素质要求包括以下儿个方面：
一是品质修养；二是知识水平：
三是工作能力；四是工作方法。
3健全信息支持系统
有些企业的信息管理系统本身是比较完整、现代的.但山于忽略了对信息支持系统的管理和维护，而导致企业信息管理失误。
因此，在建立和完善信息管理系统的同时，也要建立健全信息支持系统。
（I）建立信息保密制度
如果企业没有一个相对完善的信息保密制度，不仅会影响自身的开发和投资，而且还会构成对外合作与技术交流的障碍，甚至危及企业的生存。
企业本身是一个开放的信息系统.必须借助于与外界密切的信息交流来维持自身的发展。
但企业乂不能是一个完全开放的信息系统，出于市场竞争和利益角逐的LI的，必然通过有效的保护手法将秘密信息封闭于企业内部，形成竞争优势。
企业对信息保存不好，可能会引起不可挽回的损失。
在信息化时代.信息保密已成为企业经营与发展的重要手法。
因此，制定适应新形式的信息保护政策和采取相应的措施,既有利于促进竞争、改善经营形象.乂有利于从根本上完善企业自身的管理机构。
具体措施如下：
①规范秘密信息的界定，建立信息密级制度。
加强密级范围的信息传递和传
播管理。
对主产品的关键生产区域进行隔离.建立出入登记制度。
限制参观范RI.约束谈话内容和对象。
2设立企业信息保密管理机构，明确决策层主管信息保密领导人员。
设立专、兼职信息保密监督网和执行人员。
3注意保留与秘密信息有关的档案资料。
精心设计产品以防他人通过反向工程获取产品中的秘密信息。
（2）电脑与网络安全维护
电脑和网络的普及和应用，大大提高了现代信息管理的效率。
但电脑和网络并不是完美的，在使用过程中存在许多不安定因素和风险，如不加以防范.其造成的损失也是不可估量的。
1电脑维护。
一是电脑电源事故防范，主要是指防止突然停电而使信息丢失,方法是配备交流自动稳压保护器。
二是预防病毒.保护文件不被病毒感染.方法是加强电脑的使用管理制度，严格要求操作人员，明确其工作职责.禁止和防止带有病毒的软件的运行和使用。
2网络安全维护。
一是档案备份，对资料库档案进行多重备份.以便系统出问题时能迅速恢复。
二是资源分享，因为对信息采用分散式处理，各项资料就近存放，需要通过网络实现资源分享.因此必须有一些资料在各节点间传送.为使信息传输安全可靠.最好采用光纤作为主要通讯的线路。
三是双重验证.利用网络系统和资料库系统两套用户验证系统，规定各用户的用户名和口令，双重用户验证可以大大增加整个系统的安全系数。
四是特定授权，利用授权功能对作业系统和资料库用户授予相应的特权.使之能对系统进行特定的操作。
五是终端保护,利用讣算机技术：
使用户只能在自己的范圉内使用，将某些终端设为保密终端和专用终端.对保密终端.用户需要知道用户名和口令，否则无法使用。
（3）信息技术安全措施
电脑系统的应用控制大部分是程序控制.如果程序控制有缺陷，电脑信息失真的风险必然增加。
因此，在电脑系统的开发和设计阶段，一定要注意控制措施的设计.使得系统输入、处理和输出环节都有适当的控制。
主要措施有：
1加密措施。
在系统进入口处.设置加密程序，防止外部人员的进入。
2控制程序。
程序必须有足够的安全保护来防御外来的攻击。
在程序控制、维护过程中，必须采取有效的措施来确保程序的正确性、安全性。
3资料保护。
设立专门的防范措施.保证资料处理过程中资料的完整和正确,并防止电脑病毒等舞弊程序。
4跟踪检测。
对于任何被保护的资料的存取操作，电脑系统应详细记录和跟踪检测。
5硕件防范。
硬件防范包括增强电脑防电磁辐射和抗电磁干扰的能力，并有防静电措施：
还要保持电源畅通，确保存储介质保存和运送的安全，电脑应有防范自然灾害的防护系统和警报装置。
总之.信息化时代已经来临，企业只有跟上信息化潮流，才能使自己在竞争中立于不败之地。
企业要跟上信息化潮流，就必须认清自己在信息化上的不足，然后加以改善。
正如著名管理学家斯蒂芬7柯维所说：
“如果我们不注重在信息的汪洋大海中增长获取对我们有用信息的能力，我们就会淹没在信息的汪洋之中.这样一来.信息对我们来说.不但不是财富.而是灾难。
”
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