OA系统使用说明书.docx

OA系统使用说明书.docx

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OA系统使用说明书

1.产品说明3

1.1应用环境3

1.1.1硬件环境3

1.1.2软件环境3

2.安装及卸载3

2.1安装步骤3

2.2卸载方法7

3.功能列表7

4.操作说明8

4.1登陆8

4.2快速入门8

4.3个人办公10

4.3.1个人文件夹10

4.3.2公告通知10

4.3.311

4.3.4考勤/工作日志14

4.3.5考勤/工作日志查询17

4.3.6请假申请审核17

4.3.7工作任务18

4.3.8工作任务查询20

4.3.9工时统计21

4.3.10个人通讯录22

4.3.11个人资料库24

4.3.12网络硬盘25

4.4公共事务26

4.4.1组织结构图26

4.4.2文档中心26

4.4.3公共通讯录29

4.4.4车辆管理29

4.4.5人事管理33

4.4.6物品管理34

4.4.7资产管理38

4.4.8进销存管理41

4.4.9项目管理51

4.5工作流52

4.5.1工作流表单定义52

4.5.2工作流流程定义54

4.5.3新建工作流56

4.5.4处理工作流57

4.6即时通讯58

4.6.1即时消息58

4.6.2文件传输59

4.6.3部短信60

4.6.4网络60

4.6.5广播61

4.6.6远程管理61

4.7系统管理63

4.7.1修改个人状态63

4.7.2个人设置64

4.7.3系统设置64

4.7.4系统消息65

4.7.5项目管理设置65

4.7.6部门人员维护68

4.7.7系统登陆日志72

4.7.8职责维护72

4.7.9系统维护73

4.7.10考勤设置76

4.7.11文档中心设置78

快速入门

登录后,首先看到的是即时通讯面板，显示当前的所有部门，双击部门图标可以显示部门下属的人员。

点击”所有功能”,可以打开办公系统主界面。

点击左边的导航窗体,可以查看”个人办公”，”即时通讯”，“公共事务”,”“工作流”，“进销存”，“系统管理”的所有功能，点击树状的功能节点，可以进入相应的功能。

点击左边的“系统管理”->“部门人员维护”,出现下面的界面:

系统初始化了一个公司的部门和人员的模型,默认1000，密码1，用户可以在“系统管理”->“部门人员维护”定制自己的部门和人员.

1．修改集团名称

点击“修改集团名称”按钮

2．增加部门

树状机构图选择一个上级部门，点击“增加部门”

3.增加用户

树状机构图选择一个上级部门，点击“增加用户”

输入“登陆”（必须唯一），“”，“登陆密码”，“权限职责”，“考勤类型”点击确定。

1.1个人办公

1.1.1个人文件夹

当打开页面,会默认显示个人文件夹,个人文件夹可以显示当天的通知、、部短信和工作流,双击相应的记录可以查看详细信息。

1.1.2公告通知

选择”个人办公”导航窗体,点击”公告通知”

点击”打开”按钮,显示详细的通知容。

1.1.2.1新增公告通知

点击”新增”按钮,选择”重要性”,点击

出现下面界面,

选择要发布的部门（可以多选,

发布的部门围可以在系统管理->部门人员维护->修改人员->管理维护->通知发布围设置）,输入标题,最后输入通知的容,通知容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能.点击菜单->附件->增加附件,可以添加相应的附件.点击

可以发布通知,选择右边的”发送手机短信”可以同时发送手机短信.

如果选择“不允许另存或复制”，表示通知的容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。

1.1.2.2修改公告通知

点击”修改”按钮。

1.1.2.3删除公告通知

点击”删除”按钮。

1.1.3

1.1.3.1新

选择“个人办公”导航窗体,点击“新”

点击

可以选择要收信的部门或人员,可以多选,输入主题,输入的容,容的编辑方式类似Word,在工具栏和菜单有很多相应的功能。

点击菜单->附件->增加附件,可以添加相应的附件。

点击

可以保存到“草稿箱”,点击

直接发送。

如果选择“不允许另存或复制”，表示的容和附件都只能查看，不能拷贝和下载。

1.1.3.2收件箱

选择”个人办公”导航窗体,点击”收件箱”。

点击”回复”按钮,直接回复发件人的。

点击”转发”按钮,直接转发当前的。

点击”打开”按钮,显示详细的容。

找到附件,点击右键可以打开或另存。

点击收信人页,

在这里可以看到其他收信人的回复信息,也可以修改自己的状态和输入自己的回复信息,同时也可以转发,最后点击”确定”保存。

1.1.3.3草稿箱

选择”个人办公”导航窗体,点击”草稿箱”，“草稿箱”保存的是编辑好但没发送的,点击”打开”可以再次发送。

1.1.3.4发件箱

选择“个人办公“导航窗体,点击“发件箱”，“发件箱”保存的是已经发送成功的,点击“打开”可以查看收信人的查看情况和回复信息。

1.1.3.5废件箱

选择“个人办公”导航窗体,点击“废件箱”，“废件箱”保存的是已经删除的,如果要彻底删除点击“删除”按钮。

1.1.4考勤/工作日志

选择“个人办公”导航窗体,点击“考勤/工作日志”.

在左上角可以选择年和月,查看相应的考勤和工作日志。

1.1.4.1考勤登记

点击“考勤登记”按钮，点击“登记”可以对当前时间进行考勤登记（具体考勤时间段到“系统管理”－）“考勤设置”进行设置）。

1.1.4.2请假申请

点击”请假申请”按钮。

输入“开始时间”、“结束时间”、“请假类型”、“原因”、“地点”、“审核人”,点击“确定”，如果有工作移交情况，选择工作移交人员。

1.1.4.3工作日志容

选择一天,点击“日志容”按钮,可以输入当天的工作日志容,点击“确定”保存.点击“附件”页

可以增加附件。

1.1.4.4工时报告

选择一天,点击“日志容”按钮,选择“工时”页，点击“增加”按钮，可以输入当天工时情况,点击“确定”保存。

（工时报告中的项目可以到“系统管理”－）“项目管理设置”维护）

1.1.4.5请假记录

点击“请假记录”页,可以查看自己的请假情况和批复情况。

1.1.5考勤/工作日志查询

选择”个人办公”导航窗体,点击“考勤/工作日志查询”。

在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段（默认是查看当天，可以选择本周或本月），可以查看相应的考勤和工作日志和请假记录和工时统计。

（考勤/工作日志的查看围可以到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“修改人员”－）“管理围”－）“考勤/工作日志查询”设置）

1.1.6请假申请审核

选择“个人办公”导航窗体,点击“请假申请审核”。

选择一条要审核的请假申请,要通过时点击“审核通过”按钮,不通过时点击“审核不通过”按钮。

点击“已审核”页,可以查看已经审核过的请假申请。

1.1.7工作任务

选择“个人办公”导航窗体,点击“工作任务”。

左上角可以选择日期,查看相应的时间的工作任务。

工作任务分两页，“我的任务”和“分配任务”。

“我的任务”是自己建立的任务，或者是领导下发的任务。

“分配任务”是给下属人员分配的任务。

1.1.7.1新建工作任务

点击“新建”按钮

基本信息页输入“开始时间”、“结束时间”、“优先级”、“状态”、“完成百分比”、“任务容”,，如果要提醒功能,点击“提醒设置”页,输入到期提醒等信息，如果要增加附件点击“附件”页，点击“增加附件”按钮,输入完成后,点击“确定”。

点击“相关工作流”，可以查看该项任务相关的工作流表单。

（工作任务和工作流的关联到“系统管理”－）“工作流表单设计”，增加数据选择框，选择工作任务）

1.1.7.2修改工作任务

点击“修改”按钮，输入完成后点击“确定”按钮。

1.1.7.3删除工作任务

点击“删除”按钮。

1.1.7.4下发工作任务

点击“分配任务”页。

点击“新建”。

点击人员图标，可以弹出下属人员界面（下属人员到“系统管理”“部门人员维护”“修改人员”“下属人员”配置），可以多选，输入工作任务容，点击确定按钮。

1.1.8工作任务查询

选择“个人办公”导航窗体,点击“工作任务查询”。

在中间的部门用户树先选择一个人员或部门，再在左上角可以选择时间段（默认是查看当天，可以选择本周或本月），可以查看相应的工作任务。

（工作任务的查看围可以到“系统管理”“部门人员维护”“修改人员”“管理围”“工作任务查询”设置）

1.1.8.1查看工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，双击打开。

1.1.8.2安排工作任务

在中间的部门用户树先选择一个人员，再点击“安排任务”按钮。

点击

按钮，可以一次选择多人，批量安排任务。

1.1.8.3修改工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，找到要修改的任务，点击“修改”按钮。

1.1.8.4删除工作任务

在右边的任务列表选择一个任务，找到要删除的任务，点击“删除”按钮。

1.1.9工时统计

选择“个人办公”导航窗体,点击“工时统计”。

选择时间段，默认是当天，可以选择本周和本月。

点击“图表统计页”，可以以柱状图模式显示。

1.1.10个人通讯录

选择“个人办公”导航窗体,点击“个人通讯录”。

当前用户只能看到本用户的通讯录信息。

增加组－》点击“增加组”按钮。

修改组－》选择一个组，鼠标右键，点击“修改组”。

删除组－》选择一个组，鼠标右键，点击“删除组”。

新建记录－》选择一个组，点击“新建”按钮，输入信息后，点击“确定”保存。

修改记录－》选择一个记录，点击“打开”按钮，修改信息后，点击“确定”保存。

删除记录－》选择一个记录，点击“删除”按钮。

导入Excel文件－》选择一个组，点击“导入Excel”按钮，选择一个现有的通讯录Excel文件，出现下面界面：

选择要导入的字段，如果字段对应不正确，点击“映射”按钮进行对应，点击“导入”按钮。

导出Excel文件－》点击“另存为”按钮。

1.1.11个人资料库

选择“个人办公”导航窗体,点击“个人资料库”.

新建日记－》选择“日记”页，鼠标右键，点击“写新日记”。

新建资料－》选择“资料”页，鼠标右键，点击“增加子节点”或点击“增加相邻节点”。

共享资料－》选择一个日记或资料，鼠标右键，点击“节点共享”，

选择一个共享属性，点击“确定”。

1.1.12网络硬盘

选择“个人办公”导航窗体,点击“网络硬盘”.

新建文件夹－》选择上一级文件夹，点击“新建文件夹”按钮。

修改文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“修改文件夹”。

删除文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“删除文件夹”。

上传文件－》选择一个文件夹，点击“上传文件”按钮，选择文件后（按Ctrl或Shift键可以多选），点击“确定”按钮。

下载文件－》选择一个文件，鼠标右键，点击“下载文件”。

删除文件－》选择一个文件或多个文件（按CTRL或SHIFT键），鼠标右键，点击“删除文件”。

共享文件夹－》选择一个文件夹，鼠标右键，点击“共享”。

1.1.13网上邻居

选择“个人办公”导航窗体,点击“网上邻居”.

“网上邻居”类似windows置的网上邻居功能，可以在局域网共享本地硬盘给对方，也可以访问别人共享给自己的目录。

选择“我的本地共享”，点击“新建共享”

输入名称，点击

，选择一个本地的目录。

可以设置密码，选择一种共享方式，点击“确定”保存。

如果要访问对方的共享的目录，点击“网上邻居”节点展开。

选择对方共享的目录，可以上传或下传文档。

1.2公共事务

1.2.1组织结构图

选择“公共事务”导航窗体,点击“组织结构图”，可以选择“纵向”或“横向”查看。

1.2.2文档中心

选择“公共事务”导航窗体,点击“文档中心”.（先到“系统管理”“文档中心设置”模块增加根目录和相应的操作人员）

1.2.2.1新建文件夹

选择一个上一级文件夹，点击“新建文件夹”。

1.2.2.2修改文件夹

选择要修改的文件夹，点击“修改文件夹”。

1.2.2.3删除文件夹

选择要删除的文件夹，点击“删除文件夹”。

1.2.2.4新建文档

选择一个文件夹，点击“新建”按钮

输入“名称”，选择一个文档或多个文档，输入“关键词”、“注释”，点击“确定”。

1.2.2.5打开文档

选择一个文档，点击“打开”.

点击“打开文件”按钮可以直接打开文档，点击“编辑文档”可以在线直接编辑文档，点击“下载文件”按钮可以把文档下载到一个目录。

点击“批量下载”功能，可以一次下载多个文件。

点击“编辑文档”，会自动打开文档编辑，如果要在线更新，在文档编辑器关闭前，不要关闭文档详细界面，先关闭文档编辑器后，再在文档详细界面的退出按钮，会提示：

点击是，文档会自动更新到服务端。

1.2.2.6重新上传文档

选择一个文档，点击“重新上传”按钮。

1.2.2.7删除文档

选择一个文档，点击“删除”按钮。

1.2.2.8权限分配

选择一个根目录的文件夹，点击“权限分配”按钮

查看人员的权限可以分为“下载”和“复制Word，Excel”，点击表格里面的方框可以设置。

管理人员的权限可以分为“文件夹新建”、“文件夹修改”、“文件夹删除”、“文件新建”、“文件修改”、“文件删除”，点击表格里面的方框可以设置。

点击管理人员右侧的“添加”按钮，添加管理人员，点击管理人员右侧的“删除”按钮，删除管理人员。

点击分配权限人员右侧的“添加”按钮，添加分配权限人员，点击分配权限人员右侧的“删除”按钮，删除分配权限人员。

设置完成后点击“确定”。

1.2.3公共通讯录

选择“公共事务”导航窗体,点击“公共通讯录”，操作同“个人通讯录”模块，里面的通讯录信息所有用户都能看到。

1.2.4车辆管理

1.2.4.1车辆维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“车辆维护”。

上面是所有车辆的基本信息，下面是相应车辆的用车情况。

新建车辆－》点击“新建”按钮，

输入相关的信息，点击“确定”按钮。

修改车辆－》点击“打开”按钮。

删除车辆－》点击“删除”按钮。

1.2.4.2车辆查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“车辆查询”。

1.2.4.3用车申请

用车流程分为“用车申请”、“用车审核”、“用车确认”、“用车评价”四个阶段。

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车申请”。

新建用车申请－》点击“新建”

输入用车申请信息，在“审核”页选择一个审核人员，点击“确定”。

1.2.4.4用车审核

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车审核”。

找到要审核的用车申请，点击“打开”按钮。

可以修改开始时间和结束时间和审核意见，选择“同意”或“不同意”，在“确认”页选择一个确认人员，点击“确定”。

1.2.4.5用车确认

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮

可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，选择“同意”或“不同意”，在“评价”页选择一个评价人员，点击“确定”。

1.2.4.6用车评价

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车确认”.找到要确认的用车申请，点击“打开”按钮

可以修改开始时间，结束时间，里程和确认意见，点击“确定”。

1.2.4.7用车查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“用车查询”。

1.2.5人事管理

1.2.5.1人事档案管理

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事管理”－》“人事档案管理”。

新建人事档案－》选择一个部门，点击“新建”按钮，

输入工号和，点击“确定”按钮，新建完成后，在窗体右边输入具体的人事档案信息，输入完成后点击“保存”按钮。

1.2.5.2人事档案查询

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事档案查询”。

1.2.5.3人事档案统计

选择“公共事务”导航窗体,点击“人事档案统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。

1.2.6物品管理

（物品的业务分类配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“物品”）

（物品的字段定义配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务信息”－）“物品”）

（物品的属性定义配制到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务属性”－）“物品”）

1.2.6.1物品维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“物品维护”。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建物品－》选择一个上级分类，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

（业务分类在系统管理->系统维护->业务分类->物品中维护,再到系统管理->部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类）

修改物品－》选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除物品－》选择一个物品，点击“删除”按钮。

导入Excel文件－》选择一个分类，点击“导入Excel”按钮，选择一个现有的物品Excel文件，出现下面界面：

选择要导入的字段，如果字段对应不正确，点击“映射”按钮进行对应，点击“导入”按钮。

导出Excel文件－》点击“导出”按钮。

物品属性输入－》物品属性可以由用户在“系统管理”－》“系统维护”－》“业务属性”定义。

选择属性页，双击要输入的属性，输入完成后，点击“确定”。

按条件查询－》点击“查询”按钮

输入查询条件，点击“搜索”按钮。

1.2.6.2物品变动

选择“公共事务”导航窗体,点击“物品变动”。

点击新建，

选择“变动类型”，选择“物品”，输入单价，数量，选择“经办人”,点击“确定”按钮。

1.2.7设备管理

（设备的业务分类配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“设备”）

（设备的字段定义配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务信息”－）“设备”）

（设备的属性定义配置到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务属性”－）“设备”）

1.2.7.1设备维护

选择“公共事务”导航窗体,点击“设备管理－》设备维护”。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮，输入完成后点击“确定”。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建设备－》选择一个上级分类，点击“新建设备”按钮，

输入“台帐一”和“台帐二”，点击“确定”。

修改设备－》选择一个设备，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除设备－》选择一个设备，点击“删除”按钮。

（业务分类在系统管理->系统维护->业务分类->设备中维护,再到系统管理->部门人员维护模块,编辑员工所对应的业务分类）

1.2.7.2设备统计

选择“公共事务”导航窗体,点击“设备管理”－》“设备统计”，输入查询条件，点击“查询”按钮。

1.2.8项目管理

选择“公共事务”导航窗体,点击“项目管理”，项目管理和工作任务紧密结合，一个项目有多个项目阶段组成，一个项目阶段包含很多个工作任务。

（具体项目的配置请参见“系统管理”－）“项目管理设置”模块。

）

新建任务－》左边的数，选择一个项目或选择一个项目阶段，点击“新建任务”按钮

点击

，可以选择工作任务的参与人员，可以一次多选，输入完成后，点击“确定”按钮。

新建子任务－》选择一个已经存在的任务，点击“新建子任务”按钮。

修改任务－》选择一个已经存在的任务，点击“打开”按钮。

删除任务－》选择一个已经存在的任务，点击“删除”按钮。

点击“表格模式”页，可以以表格的模式显示项目任务，点击“相关工作流”页可以查看和项目相关的工作流表单。

1.2.9业务模型

（业务模型建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务模型”）

（业务模型的业务分类建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“业务模型”）

（业务模型的业务分类分配到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“业务分类”）

（业务模型的职责权限分配“系统管理”－）“职责维护”－）“业务模型”）

选择“公共事务”导航窗体,点击相应的业务模型。

增加分类－》选择一个上级分类，点击“增加分类”按钮。

修改分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“修改分类”。

删除分类－》选择一个分类，鼠标右键，点击“删除分类”。

新建物品－》选择一个上级分类，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

修改模型－》选择一个物品，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除模型－》选择一个物品，点击“删除”按钮。

1.2.10业务记录

（业务记录建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务记录”）

（业务记录的业务分类建立到“系统管理”－）“系统维护”－）“业务分类”－）“业务记录”）

（业务记录的业务分类分配到“系统管理”－）“部门人员维护”－）“业务分类”）

（业务记录的职责权限分配“系统管理”－）“职责维护”－）“业务记录”）

选择“公共事务”导航窗体,点击相应的业务记录。

新建记录，点击“新建”按钮，

输入信息后，点击“确定”保存。

修改记录－》选择一条记录，点击“打开”按钮，修改完成后，点击“确定”保存。

删除记录－》选择一条记录，点击“删除”按钮。

1.3进销存管理

（参见单独的进销存管理文档）

1.4工作流

（参见单独的工作流文档）

工作流采用先进的Word和Excel两种表单模式，实现任意业务流程、文件流转及审批，同时置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。

工作流由工作流表单设计、工作流流程设计、工作流记录、工作流统计模块组成。

工作流表单设计的作用是编制业务的表单和数据项，数据项可以是文本、数字、日期、时间、图片、手写签名。

工作流流程设计的作用是编制业务表单的走向和具体步骤，以及每个步骤之间应该处理的数据项和步骤之间的走向，以及配置每个步骤的经办人。

工作流记录是具体的每一个工作流的实际数据和流程。

工作流统计可以通过输入查询条件，去查询和检索工作流记录。

工作流实现的顺序是工作流表单设计－》工作流流程设计－》工作流记录－》工作流统计。

系统置了20多个典型的的工作流模板，用户可以根据自己的需要创建新的工作流，可以修改现有的工作流以满足自己的需要，可以到我们主页上下载各个行业的工作流模板。

具体的详细配置可以参见“工作流详细说明书.doc”文档。

1.4.1工作流表单定义

选择”系统管理”导航窗体,点击”工作流表单定义”。

工作流表单是工作流的基础，可以说也是工作流的输入界面，系统采用了类似Word的自定义工具，用户可以根据自己的需要来定制自己的界面。

Word格式

Excel格式

表单的文字和表格等操作