南京新城置业进展办公设备治理制度.docx
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南京新城置业进展办公设备治理制度
办公设备治理制度
南京新城置业进展
南京新城置业发展有限公司
编号
XC/BGS007—2003
办公设备采购及管理办法
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1.目的：
标准公司办公设备的采购及利用。
2.范围:
各部门所利用的桌椅、文件柜、、空调机、复印机、运算机等均为办公设备。
3.治理细那么:
.部门领用办公设备,需书面向总领导申请,获准后由办公室统一采购.支出由财务部列入部门预算实施情形,如有超支,依照预算治理制度执行.。
.办公室采购人员在采购进程中应做到透明公布，大宗物品须采纳招标制，其他物品应在充分询价后择优采购，所有采购行为必需由主管领导书面批准。
.部门获准领用的办公设备，由利用部门自行负责保管和利用。
.部门公用的办公设备如：
复印机、打印机、投影仪及机等，由办公室在依照费用审批制度取得主管领导书面批准后,统一购买,统一保管,固定专人经培训后利用或操作，并由专人负责保养和保护，其他人员未经许诺不得任意开启操作。
.各部门如需外借公用设备,必需到办公室办理借出手续，填写利用目的、地址和利历时刻,交部门领导批准后方可借出。
.在外借利用办公设备时，利用人除应把握正确利用方式外，还应注意设备运行状况，发觉不良现象停止利用，并当即汇报办公室，聘请专业人员检修。
.公司员工下班后应将所有电气设备电源关闭或断开（有特殊要求不能断电的设备除外）以避免引发火灾。
离开房间时关好窗户，锁好屋门。
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XC/BGS007—2003
办公设备采购及管理办法
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1．治理细那么
1．1车辆治理
公司所有车辆均由公司办公室统一治理。
车辆保养、爱惜、驾驶由驾驶员负责，未经批准，一概不得擅自借给他人利用，包括公司内非驾驶员驾驶，不然将视情节对责任人追究责任。
因此发生事故的，将对该驾驶员予以辞退。
驾驶员必需保证车况良好，车辆整洁；
驾驶员必需对车辆进行妥帖爱惜，如因个人缘故（如擅自用车、工作疏忽等）造成车辆的损害和灭失，有关费用扣除保险后的不足部份由驾驶员个人负担。
如发生违章或交通事故、责任在我方之罚款、修理及补偿费用，原那么上由驾驶员自行承担；如遇特殊情形，经公司总领导特批，可酌情报销部份费用。
派车
各部门需要利用车辆时，应填写用车申请单，由部门主管签字后，交车管员调车。
车管员调车对方向近似、时刻相近的派车要求应尽可能合用，减少费用支出。
费用报销
车辆固定费用（包括养路费、年检费、保险费、车船利用税）和车辆保护保养费用（包括装饰费、保养费、修理费、增设车内设施费用）由办公室
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XC/BGS004—2003
车辆管理办法
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统一安排，费用由办公室负责报销。
公司车辆原那么上必需在指定的加油站加油。
因特殊缘故需在其他加油站加油时，燃油发票必需经用车人签字方可报销。
1.3.3过桥过路费、停车费必需由用车人签字报销。
1.3.4
1.3.5每次用车完毕后，驾驶员必需在“用车申请单”上如实填写用车事由、里程。
1.3.6
财务部对各部门用车费用，按月进行内部核算，进行部门本钱效益考核。
车管员职那么
在办公室主任的领导下，具体负责全公司车辆的治理，和谐，调度工作，以保证公司领导及业务用车需要。
对车辆的车次，车容常常催促检查，协助驾驶员及时进行年审，年检和证照的换发。
对车辆零部件的购买进行验收，对车辆进厂保养，维修的费用要与驾驶员一同前去结算。
本方法由办公室说明、补充，由公司总领导公布生效。
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XC/BGS005—2003
办公用品管理办法
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1.治理范围
本方法所称办公用品分为消耗品、治理消耗品及低值易耗品三种。
消耗品：
铅笔、刀片、胶棒、胶带、大头针、图钉、曲别针、打印纸、复写纸、卷宗、标签、便签、信纸、橡皮擦、夹子、水蜡、原子笔、钉书针等。
治理消耗品：
签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、电池、剪子、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、笔记本、打码机、日期章、计算器、印泥等。
低值易耗品：
价值在200元以上，但价值未达到固定资产标准的办公用品。
2.治理规那么
采购：
办公室每一个月二十五日向各部门发放办公用品申领表,在部门领导签字确认后，将记录情形汇总，经总领导批准后，统一采购,次月一日发放。
办公室应在普遍询价的基础上，向批发商采购，以减少费用支出。
其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊用品无法采购者，能够经办公室同意授权部门自行采购。
领取：
办公室对每一部门设立“办公用品领用记录卡”一张，各部门依照申请内容记录领用，记录卡由办公室统一保管。
各部门对每一员工设立“办公用品领用记录卡”一张，由部门保管。
结算：
办公用品发放完毕后，办公室应尽快与财务部结算，同时将各部门累计费用
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办公用品管理办法
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报给财务部，由财务部计入部门预算的实施情形，遇有超支，那么按预算治理制度执行。
治理：
部门领导可依照人员的工作状况调整消耗品发放数量,员工领取后自行保管利用。
部门领导对治理消耗品应限量利用。
办公室应付低值易耗品造册，如有故障或损坏，领用部门可随时以旧品换新品，但有遗失那么应由个人或部门补偿或自购。
新进人员到职时，由部门向办公室请领办公用品,并造卡记录。
人员离职时，应将剩余用品及保管用品一并移交办公室。
3.附那么
本方法由办公室说明、补充，由公司总领导公布生效。
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XC/BGS003—2003
考勤制度
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为增强公司内部治理，提升员工工作效率，公司制定内部考勤制度，希望全部员工严格遵守。
一、作息时刻
二、
1.公司实行每周五天工作制；周六、周日休息.公众假期的作息时刻，公司依照国家规定做出具体安排。
.
2.
3.
公司作息时刻:
上午8:
3012:
00
4.
5.
下午13:
3017:
30
6.为适应员工所在部门的具体工作要求,某些员工的工作时刻由办公室具体安排.
7.
三、考勤制度
四、
1.公司实行上下班打卡制度（上下班签到制度）。
2.
3.分散办公的部门应配备兼职考勤员,协助办公室执行考勤制度.
4.
5.上班开始时刻五分钟后到岗.被视为迟到行为.
6.
7.迟到超过一个小时将被视为事假半天.
8.
9.每次迟到将扣除人民币三十元。
10.
11.每一个月迟到三次将取消当月奖金分派资格,办公室将给予书面警告
12.
13.公司员工因病需要休息的,应提早报告部门领导,取得批准后方可休息。
14.
15.员工因个人缘故提出休假,须取得部门领导的批准.员工事假扣除当日工资.当月事假超过两天取消当月奖金分派资格.
16.
10．员工婚假、丧假及探亲假按公司有关规定执行.
11.员工无端不到岗或没有取得批准休假,被视为旷工行为.员工旷工公司将给予书面警告并取消其当月的奖金分派资格.一年内旷工超过三次的,公司予以辞退.
12.员工早退超过五分钟的扣除人民币30元,超过一个小时的依照半天事假处置.
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考勤制度
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三、请假手续
1.员工因病或因私事需要休息一天的,由各部门领导批准,报公司办公室备案.
2.
3.员工请假两到三天的由公司办公室报分管副总批准。
4.
5.员工请假超过三天的,由办公室报总领导批准.
6.
7.公司部门领导请假应取得分管副总或总领导批准,并报公司办公室备案.
8.
9.员工休假期满,应及时销假并填制销假单，病假上班后应当即提交医院证明和病假条.事假应事前填制请假条.如无法事前请假的,上班后应当即填制请假条.
10.
11.员工休婚假、探亲假应提早一周,向部门领导报告,取得批准后方可休假.
12.
五、加班
六、
1．公司有权依照工作要求，安排员工加班。
2．
3．员工加班应事前取得部门领导的批准。
4．
5．员工因自身缘故不能按时完成任务，需要延长工作时刻，将不被视为加班。
6．
7．公司提倡员工提高工作效率，不同意员工无端加班。
8．
七、其他
八、
1．公司员工在休假期间应维持通信畅通，并合理安排好工作衔接。
2．
3．公司保留因工作需要，提早终止员工休假的权利。
4．
5．本规定为暂行规定，公司保留修改的权利。
6．
7．本规定经总领导批准，从发布之日起实行。
8．
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XC/BGS006—2003
文件资料管理办法
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1.范围
本方法规定了公司文件资料的分类及各类文件的治理要求
本方法适用于公司各类文件的治理
2.治理职责
办公室负责有关房地产开发必需的国家法律法规、标准的搜集和公司经营活动的批文、合同、证书等原件及质量治理体系文件、质量记录的治理。
总工办负责工程图纸的收发、保管和设计评审、工程图纸审查资料的治理。
工程部负责现场利用图纸、监督检查记录和材料验收记录的治理。
各部门负责本部门文件的治理。
3.治理要求
文件资料分为以下几类:
质量手册、程序文件、治理文件、作业指导书等。
工程图纸及技术性文件。
必需执行的工程方面国家法律、法规、标准等外来文件。
批文、合同、证书、检测报告等。
文件资料的发放与签收
文件资料应按规定的发放范围发放，成立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编发放号，发放号由发放部门规定。
文件资料的签收，由收文单位领导或资料保管员签收，成立收文台帐并由收文单位领导签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。
文件资料的受控规定
质量手册、程序文件、治理文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需随意修改应按文件资料更改程序办理。
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文件资料管理办法
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公司利用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由总工办规定，并负责工程图纸的保管、发放、回收，并成立保管、发放台帐。
工程图纸的受控标识为在每张图纸上加盖"有效资料"章。
工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，经总工程师批准后方可更改，更改由总工办设计主管工程师实施，任何随意更改的图纸，均属无效资料。
其他文件资料（包括外来资料）需受控的，均应编好标识。
文件资料的归档与保管
文件资料的归档:
所有的批文、合同（协议书）、证书、检测报告、完工资料等原件在手续完毕后一周内交办公室归档，机密文件当日归档;
相关部门如因工作需要留档，可保留复印件。
文件资料的保管
文件资料的保管实行按不同文件类型采纳分片保管的方法进行治理。
办公室负责保管以下文件资料:
1）房地产开发必需的国家法律、法规、标准。
2）前期工作的相关资料。
3）批文、合同、证书、检测报告、完工图等原件。
4）质量体系文件、质量记录和质量治理体系运行资料的保管，和公司下发文件的原件等。
总工办负责保管以下文件资料:
1）工程图纸及发放台帐。
2）设计方案评审记录、工程图纸审查记录。
3）变更通知单更改记录。
打算治理部负责保管以下文件资料:
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文件资料管理办法
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1）生产治理打算及实施情形资料。
2）甲供材采购合同，供方评定资料和甲供材进货、验收、入库等资料。
3）工程招标资料，工程预、决算资料。
工程治理部负责保管以下资料:
1）工程施工现场治理的各类记录。
2）甲供材验收记录，工程验收记录。
3）部门的工程图纸和部门文件的发放记录。
4）质量治理体系相关资料。
销售治理部负责保管以下文件资料:
1）销售合同（契约）及合同评审资料和销售经营活动相关资料。
2）销售策划、广告宣传等相关资料。
3）业主档案、业主信息反馈投诉处置资料及业主中意度调查统计资料。
4）质量治理体系相关资料。
财务治理部负责保管以下文件资料:
1）各类财务单据。
2）用于质量治理体系运作资金保障的相关记录。
3）质量治理体系相关资料。
文件资料的组卷
各部门保管的所有文件资料由资料员成立文件治理总台帐，分类组卷保管，总台帐至少应有:
文件名称、文件编号、发文单位、页数、归档时刻和归档袋（夹）号，以便查阅。
质量手册和程序文件归并组卷为一册，首页为卷内目录。
公司治理文件组卷一册，首页为卷内目录。
工程图纸可分幢归档组卷，总工办至少保管一套完整的图纸备案装订成
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文件资料管理办法
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册（一册或多册）首页为卷内目录。
各部门保管的其他资料，能够自行分类、组卷或装订（夹、袋），首页为卷内目录。
文件资料的借阅与复制
一样文件资料的查阅可在资料室内进行，受控文件的查阅和借出，应填写"借阅档案记录簿"经本部门领导签字，办公室主任批准方可办理。
文件的复制，需按规定填写"资料复印审批表"，办理复制手续。
涉及商业机密相关资料的复制，须经办公室批准方可复制，资料员应做好记录，备查。
文件资料的作废和销毁
各部门资料保管员每一年清理一次保管文件资料的有效情形，列出失效文件和作废文件清单。
所有失效文件和作废文件，由相关部门资料保管员及时从所放置或利用处所撤出或收回，加盖"作废"印章，以避免作废文件的非预期利用。
作废文件需销毁时，由相关部门资料保管员填写"文件销毁申请单"，经部门领导确认，交办公室汇总，报总领导批准或总领导授权人批准后，方可销毁。
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