电子文件管理听课笔记电子文件管理期末考试答案参考解析.docx

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电子文件管理听课笔记电子文件管理期末考试答案参考解析

电子文件管理

主讲教师：

毕牧

山东大学网络教育学院

第一章电子文件概述

第一节：

电子文件的概念和种类

一、电子文件（ElectronicRecords）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：

电子文件指：

在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。

文件三要素：

内容、背景、结构

2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。

3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。

二、电子文件的种类：

1.按电子文件的信息存在形式分类：

⑴文本文件：

是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。

⑵数据文件：

种类数据库文件

⑶图形文件：

根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：

使用数字设备采集或制作的画面。

图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。

⑸影像文件：

使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。

⑹声音文件：

用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

⑺命令文件：

计算机程序。

2.按文件的功能分类：

⑴主文件：

表达作者意图、行使职能的文件。

⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。

3.按文件的生成方式分类：

⑴原始文件:

计算机直接生成

⑵转换文件：

对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成

4.按文件的载体划分：

⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件

5.按电子文件的组成方式分类：

⑴简单文件：

仅一种格式所组成

⑵复杂文件：

包含两种以上信息形式的文件

三、电子文件的生命周期

（一）文件的生命在于运动

1.文件的运动形成了社会的信息流

2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论

⑴文件运动具有整体性和特点

⑵文件运动具有阶段性的特点

⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系

（二）电子文件生命周期的划分

（一）三分法（ICA电子文件委员会）：

概念阶段、形成阶段、维护阶段

（二）四分法

1.文件的孕育形成阶段

⑴孕育期

1文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育

2对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计

⑵形成期

2.文件的现实使用阶段（现行阶段）

3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）

4.文件的永久保存阶段（历史阶段）

（三）五分法

孕育、形成、现行、暂存、历史

说明：

⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程

⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。

第二节电子文件的特点和作用

一、电子文件的特点

1.信息的非人工识读性

2.系统依赖性

⑴从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必

须借助于计算机系统才能实现

⑵不兼容的计算机系统和应用软件生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难

3.信息与特定载体之间的可分离性

4.信息的易变性

⑴电子文件载体失去了对信息的束缚作用⑵电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变

⑶新技术的迅速发展造成电子文件信息的不稳定

5.信息存储的高密度性

6.多种信息媒体的集成性

7.信息的可操作性

⑴由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态

⑵可以利用已存在折文件信息做其他事情

二、电子文件的作用

1.使用电子文件可改变办公方式和提高办公效率

2.使用电子文件有利于文档一体化管理的实现

3.电子文件使快速检索、全文检索和过程检索成为现实

4.电子文件可实现高度的信息共享

5.有助于组建国家综合信息系统

第二章电子文件管理概述

第一节电子文件管理原则

一、全程管理原则

1.全程管理是一种全面系统的管理

2.全程管理通过过程控制实现结果控制

3.全程管理是对电子文件整个生命周期进行管理

二、前端控制原则

前端控制：

是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。

在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。

1.前端控制是电子时代对文件、档案管理的必然要求⑴系统原理的要求

⑵背景信息保留的要求

⑶即时归档的要求

⑷长期利用的需要

⑸信息安全的需要

2.前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。

3.前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念

三、真实性保障原则

电子文件真实性是指：

文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。

1.电子文件真实性的维护是档案界面临的难题⑴电子文件信息的易更改性⑵电子文件信息的软硬件依赖性

2.我国保障电子文件真实性的措施

⑴对电子文件的操作者进行身份识别、仅限控制

⑵设置符合安全要求的操作日志⑶对具有凭证作用的电子文件逐页加注错漏和防调换的标记

⑷对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施

3.国际档案界保障电子文件真实性的措施《电子文件真实性的永久保管国际国际研究项目》⑴确认对于保证电子文件的长期真实性到头重要的要素⑵将电子文件中用户不可视的部分变成可视的⑶将电子文件转换成非数字式文件

⑷对文件的迁移采取自我认证和自我记录的办法和不间

断的物理管理

四、完整性保障原则一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

1.掌握电子文件的形成规律和分布状况，将相关电子文件收集齐全

2.分析电子文件的构成要素，形成电子文件的元数据模型

五、可读性保障原则

可读性：

是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

1.电子文件不可读是人们日常工作中经常遇到的问题

2.造成电子文件读不出来的原因

3.保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终

第二节电子文件的管理模式

一、机构内部电子文件的管理模式

（一）对电子文件实行统一管理

（二）实行文件档案一体化管理

1.文件档案一体化管理的理论依据⑴文档一体化管理与文件生命周期理论相吻合⑵电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关

⑶电子文件需要预先的档案干预

2.文档一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势

3.文档一体化管理系统应具备的基本功能

⑴完备的文件管理功能，充分考虑到档案工作的要求⑵全面的档案管理功能，兼及文件工作的特点⑶确保文件向档案转化的“无缝交接”

二、档案馆电子文件管理模式

1.集中保管式——档案集中保存美国、法国、加拿大、英国、北欧

2.分布式保管模式——保存在文件形成机构澳大利亚、德国、俄罗斯、荷兰

三、数字档案馆

1.关于数字档案馆的概念

⑴数字档案馆是一种实体概念、机构概念⑵数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统有序的信息空间和开放的、资源共享的信息环境

2.数字档案馆的特点

⑴信息数字化⑵传输网络化

⑶超越时空化

3.数字档案馆的主要功能

⑴电子文件信息的汇集功能⑵电子文件信息的管理功能⑶电子文件信息的发布功能

4.数字档案与现行实体档案馆的关系⑴现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础⑵数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求

⑶数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制

5.数字档案馆与数字图书馆的联系与区别⑴从管理对象上看

⑵从动作方式上看⑶从社会角色定位上看

第三节电子文件的管理法规、制度与标准

一、电子文件管理的法律规范电子文件法律规范是：

由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。

（一）电子文件法律规范的特点分散性、不配套性、间接性、模糊性

（二）电子文件的法律证据效力

1.电子文件能够成为法律证据⑴电子文件具有凭证作用⑵电子文件具有可读的形式⑶电子文件具有多种信息媒体的集成性

2.电子文件的证据能力证据能力，又称证据的可采用性，它是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。

⑴证据规则模式（普通法系国家）不具体规定哪种形式的证据材料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。

1传闻证据排除规则：

传闻证据不具有证据可采性

2最佳证据规则：

指只有文件的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳通过对传闻证据排除规则和最佳证据规则进行例外规定来承认电子文件证据能力

⑵自由证据模式（大陆法系国家）不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何⑶证据清单模式

3.我国法律关于电子文件证据能力的规定《刑事诉讼法》《民事诉讼法》《行政诉讼法》

4.国际组织关于电子文件证据能力的规定

二、电子文件制度

国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。

1.电子文件制度与法律规范的差异

⑴形成者的差异⑵表现形式的差异⑶执行方式的差异

2.综合性电子文件管理制度

3.专项电子文件管理制度

三、电子文件标准

按照规定的工程程序制定、经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。

1.电子信息管理共用的标准

2.目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准

3.电子文件管理特有的标准

第三章电子文件的鉴定与归档第一节电子文件鉴定工作的内容价值鉴定：

即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理

（销毁或继续保存）的过程。

一、电子文件鉴定工作的影响因素

1.电子文件数量的增长

2.电子文件信息的易逝性

3.电子文件的软硬件依赖性

4.电子文件信息的相关性

5.电子文件信息存储的高密度性

二、电子文件鉴定工作的内容及特点

1.电子文件鉴定工作的内容⑴电子文件鉴别工作哪些文件需要开展鉴定工作⑵电子文件的双重鉴定内容鉴定：

哪些文件可以保存下来技术鉴定：

文件应当保存多长时间⑶电子文件的处置

⑷对电子文件鉴定过程的记录

2.电子文件鉴定工作的特点⑴提前性⑵多维性⑶连续性⑷分散性⑸风险性

第二节：

电子文件的内容鉴定

一、鉴定方法简介职能鉴定法、内容鉴定法、直接鉴定法、行政官员鉴定论、

利用决定论

二、电子文件内容鉴定工作的要求

1.为谁鉴定

2.由认证鉴定档案工作人员、业务人员和有关领导三结合的鉴定组合

3.文件价值双重价值，第一价值（原始）和第二价值（从属）

三、电子文件内容鉴定的基本方法——职能鉴定法

1.含义

职能鉴定法是指：

按照立档单位在政府机关体系中的地位和职能的重要性来确定档案的价值

2.特点

⑴职能鉴定法的视野广阔，内涵深刻⑵职能鉴定法的效率高⑶职能鉴定法关于内容鉴定三要素的分析较准确

3.内容鉴定法对职能鉴定法的辅助作用内容鉴定法侧重对有保存价值的文件进一步去粗存精

四、电子文件内容鉴定的步骤

1.制定电子文件保管期限表

2.将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护

3.鉴定归档前的文件

4.鉴定期满文件

五、电子文件及与之对应的纸质文件的不同鉴定标准

1.对这些纸质文件将不存在技术鉴定问题

2.纸质文件的留存标准应比电子文件严格

3.有了对应的纸质文件，电子文件的删除应谨慎

第三节电子文件的技术鉴定

一、技术鉴定的特点

1.复杂性

2.系统性

3.依赖性

4.与日常维护相结合

5.效益原则

二、技术鉴定的内容

1.硬件方面

⑴确定归档文件载体质地良好、运转正常⑵确定电子文件管理的网络系统运转正常

2.软件方面

⑴真实性鉴定

⑵完整性鉴定

⑶可读性鉴定

⑷无病毒鉴定

三、电子文件的处置

1.销毁

2.保存

⑴保存在文件管理系统中

⑵脱机保存

⑶缩微

⑷迁移

四、对鉴定过程的监控

第四节：

电子文件的归档

一、电子文件的归档原因

1.集中统一原则

2.标准化原则

3.可靠性原则

4.超前原则

5.全过程原则

二、电子文件的归档范围

1.宏观归档范围

⑴与归档文件有关的软件及其文档、格式、元数据

⑵与电子文件一起生成其他形式的重要文件⑶电子文件管理中各环节的重要成果

2.具体归档范围⑴在行使本机构职能活动中形成的各种文本文件

⑵利用CAD、CAM等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。

⑶本机构制作的各种数据文件⑷软件生产商在研发活动中形成的程序文件⑸为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件

三、电子文件的归档方式

1.逻辑归档

在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程

2.物理归档把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程介质归档和网络归档

四、电子文件的归档要求

1.电子文件归档工作的要求⑴前端控制思想在归档阶段应得到充分体现⑵电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步

2.电子文件归档质量的要求

⑴齐全完整⑵真实有效⑶格式规范⑷一式两套⑸经过整理

五、电子文件的归档时间实时归档、定期归档

六、电子文件的归档手续

第四章：

电子文件的检索

第一节：

电子文件检索概述

一、电子文件检索的含义

1.广义：

存储具有检索意义的文件信息，查找出所需文件信息

2.狭义：

文件信息的查找过程

二、电子文件检索的特点

1.多途径检索

2.网络化检索

3.检索结果直观

4.随机调整检索策略方便

5.内容新、实效性强、速度快

三、电子文件检索的种类

1.按计算机处理方式分

⑴脱机批处理检索

⑵联机检索

2.按计算机处理技术分

⑴简单检索

⑵布尔检索

⑶载词检索

截词：

检索者将检索词在其认为合适的地方截断

1前截断（后方一致）

2后截断（前方一致）

3前后截断（中间一致）

⑷加权检索

检索时给每一个检索词一个表示其重要程度的数值（权值），对含有这些检索词的文件进行加权计算，其和在规定的临界值（阈值）以上者作为答案输出

⑸原文检索

⑹超文本检索

四、检索效果的评价

利用检索系统或工具开展检索服务时所产生的有效结果

1.评价的目的

准确地掌握系统的性能和水平，找出影响检索效果的因素

2.评价标准

1质量标准

查全率=（检出相关文件量/相关文件总量）*100%

查准率=（检出相关文件量/检出文件总量）*100%

2费用标准

3时间标准

3.影响检索效果的相关因素

1影响查全率的因素

2影响查准率的因素

五、电子文件检索与档案计算机管理系统中自动化检索的区别

1.两者的工作对象不同

2.两者的技术手段不同

3.两者的服务模式不同

六、电子文件检索与其他管理环节的关系

1.收集工作内容的变化

2.检索工作对整理工作提出新要求

3.检索工作同时包含着安全保护工作的内容

第二节电子文件检索系统

一、用户界面（人机界面）人机界面是指：

人机间相互施加影响的区域，凡参加人机信息交流的一切领域都属于人机界面

1.用户界面的设计原则

⑴合理性原则⑵多样化原则⑶交互性原则

2.用户界面设计使用的技术

⑴多媒体技术⑵触摸屏技术⑶虚拟现实虚拟现实技术：

是运用计算机对现实世界进行全面的仿真的技术，由于它能够创建与现实社会类似的环境，从而能够解决学习媒体的情景化及自然交互性的要求。

二、检索语言

检索语言是：

根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。

1.检索语言的种类⑴分类法语言体系分类语言、组配分类语言⑵主题法语言

标题词语言、单元词语言、叙词语言⑶代码语言

2.电子文件检索语言的发展趋势⑴分类语言和主题语言向一体化方向发展

1分类语言和主题语言都采用了分类的方法

2两者的基本词汇在本质上都是文件主题概念的反映⑵自然语言和检索语言向综合应用的方向发展①自然语言的优越性时效性强、检索方便、标引准确性高②自然语言在档案检索中的应用

关键词的自动标引在受控检索语言词典中增加入口词编制专用的入口词表同时使用规范词和自由词标引文件采用自由标引，后控词表检索

三、专家系统

当某个系统所能处理的需求，以及其执行的可信度为专家系统

1•专家系统的构成

⑴知识库⑵推论器

⑶接口：

①发展者接口②使用者接口③外部接口/系统接口

2.电子文件检索专家系统的功能

⑴帮助用户表达自己真正的信息需求⑵选择主题词

⑶改进检索策略

第三节电子文件的著录一、电子文件著录的概念和特点

1.传统档案著录的概念

《档案著录规则》：

在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

《国际档案著录规则》：

通过获取、核对、分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果。

2.电子文件著录与传统档案著录的区别

传统档案著录

电子文件著录

在时间上

著录过程是不延续的

著录过程是延续的

在空

间上

著录过程仅仅是一个点

著录过程是多维的

在结

果上

著录过程仅仅面向编制检

索工具

著录过程回避了著录结果

3.电子文件著录的概念

是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果

4.电子文件著录的特点

⑴全要素⑵全过程⑶综合性⑷多级性

二、电子文件著录的组织

1•归档前文件级以及案卷级著录

2.归档后案卷级以上的著录

案卷级著录：

对具有有机联系的最小文件集合体的著录。

三、电子文件的著录项目

1.题名项与责任说明项

2•稿本项与文种项

3.密级项与保管期限项

4.时间项

5•载体形态项

6.附注项与提要项

7•软硬件平台项

8.排检与利用项

四、电子文件的标引

1.全文自动标引

⑴单词标引⑵短语标引⑶语义标引

2.题名关键词自动标引

⑴词典匹配法⑵分词抽词标引法

3.分类号自动标引

五、元数据

1.元数据的含义

由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据

2.元数据的构成

⑴美国

登记层、期限和条件层、结构层、背景层、内容层、利用

历史层

⑵澳大利亚

人员元数据、文件元数据、业务活动元数据

3.元数据在电子文件管理中的作用

⑴保证电子文件原始性、真实性

⑵即时动态地获取电子文件的有关信息

⑶改善现有的电子文件管理模式和方法

⑷大大地改进电子文件的检索和利用

⑸很好地支持电子文件信息资源的开发

第四节电子文件的网络检索

一、电子文件WEB检索的特点

1.借助超级链接表示多种检索途径

2•检索界面统一、友好

3.检索系统相对持久稳定

4.集成多种检索技术

5.传播文件、档案管理知识

二、电子文件web检索的步骤

1.建立网站

2.加工检索信息，组织检索数据库

⑴收集数字形式的检索工具和著录条目

⑵设计检索的路径

⑶根据检索导航方案，设计数据库

1原文数据库②目录数据库

3.实现文件信息的共享

三、电子文件网络检索系统的评价

1.数据覆盖率

一个电子文件网络检索系统已收录数据量和应收录数据

量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况

2.链接系统数

一个电子文件网络检索系统所链接的其他电子文件网络检索系统的数量，是衡量该系统开放程度的指标

3.各类型数据比率

4.查全率和查准率

5.响应时间

6.可存取性一个电子文件网络检索系统的易用程度

7.费用

第五章电子文件的利用

第一节：

电子文件利用的特点及原则

一、电子文件利用的特点

1.共享性⑴一份文件可供多人同时使用⑵利用者可在异地查询使用文件⑶利用者可在非工作时间内查询使用文件

2.复用性

3.交互性

4.多样性

⑴利用方式的多样性⑵利用内容的多样性

5.开放性

6.快捷性

二、电子文件利用的原则

1.广泛原则

2.便利原则

3.安全原则

⑴内容

1保护文件的完整性和真实性②保护机密电子文件信息不受侵害⑵措施

1严格执行双套备份制度

2采用适当的技术手段

3限制利用方式

4.经济原则

三、电子文件利用中存在的问题

1.社会环境方面的问题⑴电子文件在现阶段无法与纸质文件相抗衡⑵电子文件需求尚不旺盛，资源较少⑶资金问题

2.技术方面的问题⑴文件信息的安全性难以控制⑵文件信息对软硬件平台的依赖性强⑶档案部门与利用者的技术水平

3.文件档案工作自身的问题

4.法律法规方面的问题⑴电子文件公开利用与保密问题⑵网上电子文件利用中的知识产权问题

5.体制方面的问题

6.政策标准方面的问题

7.观念心理方面的问题

第二节电子文件开发利用的方式与方法

一、电子文件资源开发的方式

1.自行开发，面向最终用户直接提供服务

2.自行加工信息产品，提供给中间服务商

3.与其他部门合作开发电子文件信息资源

二、电子文件的编研根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作

1.编研时间大为缩短

2.编研成品的内容更为丰富⑴集成多种类型的信息⑵多种信息资源互相结合

⑶具有多种编排体例

3.编研成品的形式更为多样化

4.编研成品的传播更为方便快捷

5.编研工作者的组成更为复杂

6.更应该注意知识产权的保护

三、电子文件提供利用的方式和方法采用多种有效的方式、方法，直接提供电子文件及其信息加工材料（检索系统、编研成品等），及时准确地满足用户的利用需求

1.阅览⑴联机阅读网上阅览单机阅览⑵脱机阅览打印阅览缩微阅览⑶阅览利用所要具备的条件物质条件人员条件制度条件

2.出借：

按一定的制度将有关文件借给用户的服务方式

3.复制供应：

以电子文件及其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式

⑴按载体不同分类软盘复制、光盘复制、硬盘复制、磁带复制⑵按提供的方式不同分类

异地复制、本地复制

4.咨询：

档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式。

⑴本地咨询⑵异地咨询①通过信件电话传真②通过电子邮件③在线交流

5.网络服务

⑴网站服务⑵局域网服务

四、电子文件利用的管理与统计

1.电子文件利用的管理⑴使用权限的审核

⑵提供利用拷贝的回收

⑶注意利用中的安全

2.电子文件利用和统计通过采集电子文件利用工作过程中的各种数