30招商局集团内部控制办法筹资档案.docx

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30招商局集团内部控制办法筹资档案

招商局集团内部控制办法——筹资档案

2010年版

第一章总则

第一条为规范融资档案的管理和使用，根据国家相关法律法规以及《招商局集团档案工作管理规定》、《招商局集团档案进馆办法》、《招商局集团内部控制办法-筹资》，制定本规定。

第二条本规定适用于集团及所属全资、控股的各级公司和单位（以下简称“各公司”）。

集团控制的上市公司原则上执行本规定，在执行本规定过程中，在形式、程序等方面须满足国家关于上市公司相关法律、监管要求。

参资公司和单位可参照执行。

第三条本规定所称筹资档案，是指在筹资和金融衍生品业务等活动中直接形成的，对各公司具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。

第四条各公司财务部是筹资档案管理的职能部门，接受集团财务部及招商局档案馆的监督、指导。

第二章筹资档案管理职责

第五条筹资档案管理人员由各公司指定专人兼任，负责各公司筹资档案的管理工作。

第六条筹资档案管理人员的职责﹕

（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度；

（二）做好材料的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保

管的筹资档案情况，按时做好筹资档案的移交进（室）馆工作；

（三）维护筹资档案安全，保守档案机密；

（四）编制检索工具，做好筹资档案利用服务工作；

（五）努力学习，接受培训，不断充实专业知识和相关科学知识；

（六）变动工作时，必须在离职前办好交接手续。

第三章筹资档案的管理

第七条筹资档案应包括，但不限于：

（一）审批文件；

（二）正式合同或确认书；

（三）担保函（如有）；

（四）董事会决议；

（五）重要的往来函件及传真；

（六）其它有关的各种不同形式的历史记录文件材料。

第八条筹资业务经办人,在筹资文件签署后一个月内,按照筹资文件材料的自然形成规律和之间的有机联系的原则,将相关筹资文件移交筹资档案管理人员加以整理并统一管理。

第九条筹资档案中有参考价值的电子文件，应及时将电子文件拷贝到光盘或软盘上加以保存，并打印一套纸质文件作归档之用。

第十条筹资档案整理方法

归档筹资文件材料的整理，以件为单位，按分类、装订、排列、加盖档号章、装盒、编目等步骤进行。

（一）分类

1、区分机构﹕将各项筹资业务，按贷款银行或筹资业务承办机构分开。

2、区分日期﹕各项筹资业务按机构区分后，再按各项筹资业务承办日期分开。

（二）装订

归档筹资文件材料按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

（三）排列

先按照筹资文件材料的自然形成规律和之间的有机联系排列，再按文件形成日期先后排列。

（四）文件编号和加盖档号章

归档筹资文件材料依排列顺序逐件编号。

在文件首页右上方加盖档号章并填写有关栏目。

档号章的栏目包括“全宗号、分类号、件号”。

（附件1图一）

全宗号﹕集团给立档单位编制的代号。

分类号﹕每项筹资业务编制一个分类号，分类号由各公司自行决定，但应包括筹资业务的开始年份和贷款银行或筹资业务承办机构名称缩写，以便日后查阅。

同一筹资业务续期时，使用原筹资业务的分类号，以保持该筹资业务与前筹资业务的关连性。

件号﹕文件的排列顺序号。

从“001”开始标注。

编制同一分类号的筹资档案，只编一个流水号，件号不得重复。

（五）编目

1、编制归档文件目录

归档文件着录项目包括分类号、件号、文件字号、文件日期、责任者、项目题名、页数、备注。

（附件3）

分类号﹕与档号章内的分类号相同。

件号﹕按档号章内文件的排列顺序号。

文件字号﹕文件的发文字号或文件的参考字号。

文件日期﹕以8位阿拉伯类字标注年月日，如﹕2000-09-09。

责任者﹕文件的发文机构。

项目题名﹕文件的标题。

页数﹕每一份文件的页数（文件中有图文的页面为一页）。

备注﹕注释文件需说明的情况。

归档文件目录应装订成册并编制封面，以便于档案移交进（室）馆并以备手工检索。

（附件2）

2、装盒、填写档案盒面与背脊

将归档筹资文件按顺序装入档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。

档案盒面填写立档文件单位全称或规范化简称。

（附件1图二）

档案盒背脊项目包括全号、分类号、保管期限、机构、起止件号、盒号。

（附件1图三）

全宗号﹕集团给立档单位编制的代号。

年度﹕改为分类号，与档号章内的分类号相同。

保管期限﹕筹资档案的保管期限。

机构﹕不须填写。

起止件号﹕盒内筹资档案起始和终止件号，填写盒内第一份文件的件号和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接。

盒号﹕即档案盒的排列顺序号。

盒号在移交进（室）馆时由各公司行政部门统一确定。

3、填写备考表

备考表项目包括盒内档案情况说明、整理人、检查人和日期。

（附件1图四）

盒内档案情况说明﹕说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人﹕填写负责整理的人员姓名。

检查人﹕负责检查筹资归档文件整理质量的人员姓名。

日期﹕筹资归档文件整理完毕的日期。

第四章筹资档案的进（室）馆

第十一条各项筹资业务结束后，从筹资业务结束后次年1月1日算起五年内，筹资文件材料存放在承办部门。

筹资业务结束后满五年，按《招商局集团档案进馆办法》将筹资档案移交进各公司的档案室或招商局集团档案馆保存。

第十二条筹资档案的保管期限为筹资业务结束后25年。

第十三条档案主管部门连同筹资档案的职能部门定期对筹资档案的保管期限作出检查,对于超过保管期限的筹资档案,进行鉴定销毁。

第五章筹资档案的利用

第十四条各公司应建立借阅及归还筹资档案的登记簿，及时将借阅和归还的档案进行登记。

第十五条各公司内部人员借阅筹资档案时，需要办理借阅手续，原则上用毕即还，最晚不迟于当日下班前。

如有特殊需要，须经部门负责人同意并办理借阅手续后延迟于次日下班前归还。

借阅期间，档案发生丢失、破损（部分或全部）等问题，责任由借阅人承担。

第十六条外部人员如核数师或政府有关部门等借阅筹资档案时，必须取得部门负责人的同意并办理借阅手续，方可借阅文件，文件不能超过约定的日期归还。

筹资档案管理人需要检查归还的筹资档案。

第十七条筹资档案管理人放假或外出期间，部门负责人应指定专人代管筹资档案。

第六章附则

第十八条本办法自批准之日起执行。

本办法是在原《招商局集团筹资档案管理规定》的基础上修订，原规定同时废止。

第十九条各公司可结合本公司实际情况制定具体实施细则,但不得与本规定相抵触,并报上级公司备案。

第二十条本办法由集团财务部负责解释和修订。

附件1

附件2

归档文件目录

全宗名称﹕______________________

保管期限﹕______________________

年度﹕______________________

起止件号﹕______________________

附件3

归档文件目录

分类号

件号

文件字号

文件日期

责任者

项目题名

页数

备注