XCMGZL001管理文件编写规范.docx
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XCMGZL001管理文件编写规范
受控编号：
XCMGZL001-2008
管理文件编写规范
编制：
刘永恒
审核：
张曙春
批准：
马新峰
2008-01-02发布
2008-01-02实施
徐工重庆工程机械有限公司
文件说明
本文件由质量部责建立并保持。
参加编写和会审人员：
徐旭蒋真平叶新华卢磊杨庆胜彭传伟朱明杨晓进
管理文件编写规范
1目的和范围
为统一质量体系管理文件，规定了管理文件的编号、层次、格式、内容的编辑等。
适用于徐工重庆工程机械限公司质量体系管理文件的编制。
2管理文件层次的描述
2.1章
章是管理文件划分的基本单元。
使用阿拉伯数字从1开始依次对章编号。
编号从“目的和范围”一章开始，最后一章为“记录”。
2.2条
2.2.1条是章的细分。
使用阿拉伯数字编号，第一层次的条（如1.1、1.2……5.1等）可分为第二层次的条（如1.1.1、1.2.1……5.1.1等），需要时，一直可分到第四层（如5.1.2.1.1）。
2.2.2同一层次中有两个以上的条时才可设条。
例如：
如果没有10.2条，就不应设10.1条。
2.3段
段是章或条的细分，段不编号。
2.4列项
管理文件需列项时，每一项的序号应为带半圆括号的小写拉丁字母。
示例：
评审应确保：
a）产品要求得到规定。
b）与以前表述不一致的合同或订单要求已得到解决。
c）有能力满足规定的要求。
3管理文件的编号
3.1管理文件的分类
3.1.1公司管理文件
管理文件在整个公司内使用的文件为公司管理文件（如质量手册，程序文件等），按3.2.1的规定编号。
3.1.2部门管理文件
管理文件在一个或几个部门使用的文件为部门管理文件（如三层次及三层次以下文件等），按3.2.2的规定编号。
3.2管理文件的编号
3.2.1公司管理文件的编号
公司管理文件的编号构成如下：
Q/XCMG□□-□□□□
批准年代号，如2008；
顺序号；
单位代号，用08表示；
企业名称代号；
企业标准代号。
3.2.1.1企业标准代号
企业标准代号按国家技术监督局1990第13号令《企业标准化管理办法》规定，用企业标准的“企”字的第一个汉语拼音大写“Q”加“/”组成的“Q/”表示。
3.2.1.2企业名称代号
企业名称代号用“徐工集团”英文缩写“XCMG”表示。
3.2.1.3单位代号
徐工重庆工程机械有限公司的单位代号用“08”表示。
3.2.1.4顺序号
顺序号采用阿拉伯数字1、2、3……递增顺序表示。
公司质量管理体系手册、程序文件编号范围为300～399，公司环境、职业健康安全管理体系文件的编号范围为400～599。
公司的其他管理体系文件编号从600开始编制。
3.2.1.5批准年代号
批准年代号用四位年代号表示。
如：
2008。
3.2.2部门管理文件编号
部门管理文件编号由企业名称代号、部门代号（选用）、顺序号和批准年代号组成，构成如下：
XCMG□□□□□-□□□□
批准年代号，如2008；
顺序号；
部门代号；
企业名称代号。
3.2.2.1企业名称代号
按3.2.1.2的规定执行。
3.2.2.2部门代号
部门代号由部门拼音字母简写组成，具体构成见表1
表1部门代号的构成
序号
部门名称
部门代号
1
财务部
CW
2
人力资源部
RL
3
技术部
JS
4
质量部
ZL
5
工程部
GC
6
采购部
CG
7
钢结构分厂
JG
8
装配分厂
ZP
9
涂装分厂
TZ
10
营销部
YX
11
服务部
FW
3.2.2.3顺序号
顺序号由三位阿拉伯数字构成，采用阿拉伯数字001、002、003……999递增顺序表示。
3.2.2.4批准年代号
按3.2.1.5的规定执行。
3.3编号的管理
3.3.1公司管理文件的编号由质量部负责编制并管理。
3.3.3部门管理文件的编号由各部门按3.2.2条款自行编制，各部门指定专人负责管理。
4管理文件的格式
4.1纸型和页边距
4.1.1管理文件的纸型为A4（幅面297mm×210mm）。
一般情况均采用纵向格式，只有管理文件内容是横表时，才允许使用横向格式。
4.1.2管理文件封面及封里页边距设置：
上2.5cm，下2cm，左2.5cm，右2cm；正文的页边距设置：
上3cm，下2cm，左2.5cm，右2cm，页眉2cm，页脚1.75cm。
4.2封面
4.2.1格式
管理文件封面的格式见图1。
4.2.2受控编号
手册及程序文件应编制受控编号，受控编号由文件的发放单位编制并管理。
4.2.3文件编号
封面上的文件编号按第3章的规定编制。
4.2.4版本号
手册及程序文件应编制版本号，版本号采用大写拉丁字母依次从A、B、C……排列。
4.2.5封面文字格式及要求见表2。
表2封面文字格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
第一行
受控编号、文件编号
小四号黑体
2
第二行
管理文件名称
一号黑体
3
（第三行）
（版本号+“版”字样，如：
“A版”）
四号宋体
4
第三、四、五行
签字区
三号宋体
5
倒数第二行
发布日期、实施日期
小四号黑体
6
倒数第一行
单位名称
二号隶书
4.3封里
4.3.1管理文件封里的格式见图2，在封里的下部应有“文件说明”，文件说明的表格内注明本文件负责建立的单位，编写及会审人员。
4.3.2封里文字格式及要求见表3
表3封里文字格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
第一行
文件说明
三号宋体
2
表格
第一行
本文件由×××负责建立并保持
四号宋体
第二行起
参加编写和会审人员：
××××××
4.4正文
4.4.1正文中的章、条、段、列项的书写
章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。
段的文字及列项的编号空两个字起排，回行时顶格排，项编号与文字之间空一个字的间隙。
正文中章、条、段的内容行距固定值设为20磅。
4.4.2正文页眉中的版次号
手册及程序文件应编制版次号，版次号是由“版次”字样+封面上的版本号+“/”+数字构成，版次号中数字表示此页更改次数，用阿拉伯数字0、1、2……依次排列。
此页未更改过，此页的版次为“版次A/0”；此页第一次更改，应在文件“更改记录表”上作记录，将本页的版次改为“版次A/1”。
部门文件可省略版次号。
4.4.3正文首页
4.4.3.1正文首页的格式见图3。
4.4.3.2正文首页文字格式及要求见表4。
表4正文首页文字格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
页眉第一、二行
文件编号、版次号
五号黑体
2
第一行
文件名称
三号黑体
3
第二行起
章、条的编号及其标题内容、表题
小四号黑体
4
文件内容
小四号宋体
5
右下角
页码
五号宋体
4.4.3正文其它各页
4.4.3.1正文其它各页的格式见图4。
4.4.3.2正文其它各页文字格式及要求见表5。
表5正文其他各页文字格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
页眉第一、二行
文件编号、版次号
五号黑体
2
第一行起
章、条的编号及其标题内容、表题
小四号黑体
3
文件内容
小四号宋体
4
右下角
页码
五号宋体
4.4.4正文中的更改记录表
4.4.4.1在管理文件正文的最后一页的下端,与文字隔开一段距离的位置设置更改记录表，表的格式见图5。
4.4.4.2更改记录表的文字格式及要求见表6
表6更改记录表的文字格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
第一行
更改记录表的名称
三号宋体
2
表
表的内容
小四号宋体
4.5记录
4.5.1记录的格式见图6。
4.5.2每个管理文件所提及到的记录均应在本文件中列出每个记录格式及编号。
并将每个记录附在正文的后面。
4.5.3记录编号的构成：
4.5.3.1公司管理文件（按3.2.1条编号）的记录编号构成：
表□□□□□
记录顺序号，依次用1、2、3……表示；
本文件的顺序号；
本文件的单位代号；
记录用汉字“表”表示。
例如：
编号为Q/XCMG08301-2008的程序文件，该程序文件中提及的记录编号分别为：
表08308-1、表08308-2、……，依次类推。
4.5.3.2部门管理文件（按3.2.2条编号）的记录编号构成：
表□□□□□
记录顺序号，依次用1、2、3……表示；
文件的顺序号，按3.2.2.3中的顺序号；
文件的部门代号，按3.2.2.2中的部门代号；
记录代号用汉字“表”表示。
例如：
编号为XCMGZL003-2008的部门管理文件，该文件中提及的记录编号分别为：
表ZL003-1、表ZL003-2、……，依次类推。
4.5.4记录文字的格式及要求见表7
表7记录文字的格式及要求
序号
位置
文字内容
字号和字体
1
第一行
记录编号
五号黑体
2
第二行
记录名称
三号黑体
3
记录内容
记录的内容
小四号宋体
25
25
Q/XCMG01×××—2004
受控编号：
20
编制
审核
批准
记录控制程序
A版
55
2008-01-02实施
2008-01-02发布
60
78
徐工重庆工程机械有限公司
25
45
图1封面的格式
文件说明
本文件由×××负责建立并保持。
参加编写和会审人员：
25
20
45
图2封里的格式
记录控制程序
1×××××××××
1.1×××××××××××××
1.2×××××××××××
（页脚需注明页码）-X-
25
45
20
Q/XCMG08×××-××××
版次A/0
100
255
图3正文首页的格式
2×××××××××
2.1×××××××××××××
2.2×××××××××××
（页脚需注明页码）-X-
25
25
20
Q/XCMG08×××-××××
版次A/0
图4正文其他页的格式
25
20
25
300
图5更改记录表的格式
表xxxx-1
（记录名称）
××
××
××
×××
图6记录的格式
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